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Ampliación de soluciones globales de Office SharePoint Server con software de Office Outlook 2007 y Office Groove

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En este artículo:

  • Uso de Office Groove 2007 en entornos WAN

  • Uso de Office Outlook 2007 en entornos WAN

2007 Microsoft Office system ofrece capacidades sin conexión en varias de las aplicaciones cliente que trabajan directamente con sitios de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services 3.0. En este artículo se describen las capacidades de las siguientes aplicaciones cliente:

  • Microsoft Office Groove 2007. Cada aplicación cliente de Office Groove 2007 incluye la herramienta de archivos de SharePoint de Groove, una versión mejorada de la herramienta de archivos que permite a los usuarios interactuar con documentos y sincronizar documentos entre Office Groove 2007 y bibliotecas de documentos en Office SharePoint Server 2007. La implementación de un entorno de Office Groove 2007 permite a los trabajadores globales colaborar en sitios de SharePoint incluso cuando no están directamente conectados a Productos y Tecnologías de SharePoint.

  • Microsoft Office Outlook 2007. Los usuarios pueden conectarse a una biblioteca de SharePoint directamente desde Office Outlook 2007 y usar documentos dentro de la biblioteca sin conexión. Mientras se está sin conexión, los usuarios pueden tener un acceso fácil, obtener una vista previa, buscar y modificar documentos. Cuando están conectados, los usuarios pueden usar Office Outlook 2007 para sincronizar sus cambios. Los usuarios también pueden ver y actualizar la vista y los calendarios de SharePoint, así como crear tareas en un sitio de SharePoint directamente en Office Outlook 2007. Estas capacidades proporcionan una experiencia personal sin conexión y no están pensadas para la colaboración sin conexión con los integrantes del equipo.

Estas capacidades sin conexión pueden permitir a los trabajadores globales seguir usando sitios de Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services 3.0 en entornos con poco ancho de banda o cuando con frecuencia los trabajadores globales están desconectados. En algunos casos, puede usar las funciones de las aplicaciones cliente para ayudar a su organización a que se adapte a la solución centralizada, lo que reduce la necesidad de implementar globalmente granjas de servidores adicionales.

Uso de Office Groove 2007 en entornos WAN

Office Groove 2007 mejora el entorno de colaboración, ya que proporciona acceso a las bibliotecas de documentos de SharePoint en la que los integrantes del equipo almacenan documentos y otros registros de su trabajo. La aplicación cliente de Office Groove 2007 proporciona toda la funcionalidad que admite la colaboración entre compañeros cuando éstos están conectados directamente. Para colaborar, los usuarios se invitan entre sí a áreas de trabajo donde pueden reunir información conjuntamente, analizar planes, compartir archivos, escribir informes, diseñar formularios, administrar reuniones, programar eventos, intercambiar mensajes y realizar otras tareas como un equipo.

Cada cliente de Office Groove 2007 incluye la herramienta archivos de SharePoint de Groove, una versión mejorada de la herramienta de archivos que permite a los usuarios interactuar con archivos y sincronizar el contenido de archivos entre Office Groove 2007 y bibliotecas de documentos de Office SharePoint Server 2007. La herramienta de archivos de SharePoint de Groove proporciona las siguientes ventajas a organizaciones que almacenan el contenido de archivos en bibliotecas de documentos de SharePoint:

  • Acceso a contenido de archivos para las personas seleccionadas fuera de la empresa. La herramienta de archivos de SharePoint de Groove permite a los trabajadores colaborar de una manera cómoda y eficaz con personas que están fuera del firewall corporativo. Además, la herramienta de archivos de SharePoint de Groove proporciona un entorno de trabajo central para los equipos que están muy dispersos geográficamente.

  • Acceso sin conexión al contenido de archivos. La herramienta archivos de SharePoint de Groove proporciona a los trabajadores móviles y a aquellos que tienen un acceso limitado a Internet un entorno en el que se puede tener acceso, ver y actualizar contenido de archivos mientras se está sin conexión.

Para cada grupo de usuarios de Office Groove 2007, se designa un equipo cliente de Office Groove 2007 como sincronizador de SharePoint. Productos y Tecnologías de SharePoint y Office Groove 2007 se sincronizan con el grupo de usuarios de Office Groove 2007 a través de este equipo cliente. El integrante del grupo que actúa como sincronizador de SharePoint debe tener una conexión de red de área extensa (WAN) confiable con la red corporativa para sincronizar el contenido del área de trabajo de Groove con la biblioteca de SharePoint. Cuando se actualizan los documentos, todo el documento se sincroniza con el sitio de SharePoint.

Sin embargo, la colaboración entre el equipo de usuarios de Office Groove 2007 puede producirse fuera de la red corporativa y en un entorno con poco ancho de banda. La colaboración entre los usuarios de Office Groove 2007 está optimizada para las conexiones WAN. Cuando los documentos se actualizan en el entorno de Office Groove 2007, únicamente se sincronizarán con otros equipos cliente de Office Groove 2007 los cambios de los documentos.

En la siguiente figura se muestra una conexión entre Productos y Tecnologías de SharePoint y Office Groove 2007 con la ejecución en el sitio de Office Groove 2007.

Arquitectura de Office SharePoint y Groove

En la siguiente figura se muestra una conexión entre Productos y Tecnologías de SharePoint y Office Groove 2007 con Groove Enterprise Services.

Servicios de Office SharePoint Server y Groove

Para obtener más información acerca de cómo planear e implementar Office Groove 2007, vea Office Groove Server 2007.

Uso de Office Outlook 2007 en entornos WAN

Office Outlook 2007 ofrece a los integrantes individuales del equipo la capacidad de sincronizar una biblioteca de documentos de SharePoint con la aplicación cliente de Office Outlook 2007. Esta capacidad permite que los integrantes del equipo puedan usar Office Outlook 2007 mientras se está sin conexión para disponer de un acceso fácil, obtener una vista previa, buscar y modificar elementos en las bibliotecas de SharePoint.

Para conectar una biblioteca de SharePoint con Office Outlook 2007:

  1. En un explorador web, abra la biblioteca en el sitio de SharePoint.

    Si no encuentra su biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. En el menú Acciones Botón Acciones de Windows SharePoint Services, haga clic en Conectarse a Outlook.

    Opciones de ampliación de Office SharePoint Server

  3. Cuando se le pregunte que confirme si desea conectar la biblioteca con Outlook, haga clic en Sí.

    En Outlook, la biblioteca se agrega a la lista de carpetas en una nueva carpeta denominada Listas de SharePoint.

    Al hacer clic en la biblioteca agregada, los archivos que contiene aparecen del mismo modo que los mensajes de correo electrónico. Haga doble clic en el archivo para abrirlo o haga clic con el botón secundario para ver más opciones.

Mientras se trabaja sin conexión, los cambios realizados en los documentos se guardan de forma local. Cuando se vuelve a establecer la conexión, los usuarios pueden elegir cargar los cambios en la biblioteca de SharePoint cuando la aplicación cliente se sincronice inicialmente o mantener los documentos modificados localmente por el momento.

Tenga en cuenta lo siguiente al planear el uso de Office Outlook 2007 en un entorno WAN:

  • Office Outlook 2007 no proporciona una sincronización de contenido de punto a punto en los sitios de SharePoint. La aplicación cliente de Office Outlook 2007 proporciona una experiencia personal sin conexión para los integrantes individuales del equipo.

  • Aunque los usuarios pueden sincronizar cualquier contenido dentro de una biblioteca de documentos, la capacidad de editar elementos en una biblioteca de SharePoint sin conexión en Office Outlook 2007 sólo está disponible en las aplicaciones cliente de 2007 Office System.

  • De forma predeterminada, los documentos sincronizados no se desprotegen automáticamente y no hay ninguna forma de desproteger un documento desde Office Outlook 2007. El procedimiento recomendado es desproteger documentos desde Productos y Tecnologías de SharePoint antes de sincronizar y editar el contenido en Office Outlook 2007.

  • La sincronización de Office Outlook 2007 con Productos y Tecnologías de SharePoint no está optimizada para anchos de banda bajos. Durante la sincronización, Office Outlook 2007 carga todo el contenido de los documentos modificados y no sólo los cambios.

El sistema de Ayuda de 2007 Office System incluye información exhaustiva acerca de cómo usar Office Outlook 2007 con Productos y Tecnologías de SharePoint, además de cómo realizar las siguientes tareas:

  • Conectar una biblioteca de SharePoint con Outlook

  • Descargar un archivo de una biblioteca de SharePoint en Outlook

  • Abrir un archivo de una biblioteca de SharePoint con Outlook

  • Editar un archivo de una biblioteca de SharePoint con Outlook

  • Quitar un archivo de SharePoint de Outlook

  • Quitar una biblioteca de SharePoint de Outlook

  • Agregar un archivo a una biblioteca de SharePoint mediante el envío de un correo electrónico

Para leer este contenido en Office Online, vea el artículo sobre el procedimiento para abrir, editar y actualizar archivos de un sitio de SharePoint https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=106066&clcid=0xC0A

Para obtener más información acerca de cómo usar Office Outlook 2007 con sitios de SharePoint, vea los artículos siguientes:

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.

Vea también

Conceptos

Implementación global de varias granjas de servidores
Soluciones globales compatibles con Office SharePoint Server
Diseño del gobierno y la arquitectura de información global
Planeación del motor de búsqueda global Enterprise Search
Planeación de los requisitos de ancho de banda
Optimización de Office SharePoint Server para entornos WAN
Optimización de elementos web personalizados para la WAN