Administración de sitios web no usados (Office SharePoint Server)

Los sitios web no usados se eliminan si permanecen inactivos durante un período de tiempo especificado. En este caso, se envía un correo electrónico de aviso al propietario del sitio tras un plazo de 90 días para preguntarle si los sitios están en uso. La decisión de eliminar o realizar cualquier otra acción en los sitios depende de la respuesta del propietario. Las colecciones de sitios sin confirmar también se pueden eliminar automáticamente. Esta característica se puede habilitar y configurar en el sitio web de Administración central de SharePoint.

La confirmación del uso de los sitios y su eliminación puede facilitar el mantenimiento de un entorno más limpio mediante la identificación de los sitios que ya no son necesarios. Esta característica funciona mediante el envío automático de mensajes de correo electrónico a los propietarios de los sitios para comprobar si los sitios están activos. Si el propietario no responde al mensaje de correo electrónico (tras el envío de un número de mensajes especificado durante un período de tiempo especificado), el sitio se puede eliminar.

Para usar esta característica, debe establecer la configuración del correo electrónico saliente.

Para poder establecer la configuración del correo electrónico saliente, debe determinar lo siguiente:

• La cantidad de tiempo que se debe esperar antes de comprobar si el sitio está inactivo. El período de tiempo predeterminado para un grupo o para los sitios del proyecto es de 90 días tras la creación de los sitios, aunque debe ofrecer a los propietarios un período de tiempo superior. Puede indicar a los propietarios un período mínimo de 30 días y un período máximo de 365 días como plazo de aviso.

• La frecuencia con la que se enviará un mensaje de correo electrónico a los propietarios de los sitios para comprobar si los sitios están inactivos. Después del primer mensaje de correo electrónico, si el propietario del sitio no responde, puede seguir enviando avisos adicionales con una periodicidad diaria, semanal o mensual.

• Si desea eliminar automáticamente los sitios que no se usan. Si el propietario del sitio no responde a varios mensajes de correo electrónico, decida si desea continuar y eliminar el sitio automáticamente. En caso afirmativo, se recomienda hacer una copia de seguridad primero. Para ello, asegúrese de que se hacen copias de seguridad regularmente. Tenga en cuenta que éste no es el comportamiento predeterminado. Puede usar el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 para personalizar esta funcionalidad de modo que se hagan automáticamente copias de seguridad del sitio antes de su eliminación.

Para obtener más información acerca de Microsoft Office SharePoint Server, vea la sección sobre el kit de desarrollo de software de SharePoint Server 2007 (en inglés).

• Si tiene previsto eliminar automáticamente los sitios que no se usan, decida cuántos mensajes de correo electrónico enviará a los propietarios de los sitios antes de hacerlo. De forma predeterminada, se envían 28 avisos con una periodicidad diaria antes de la eliminación del sitio, pero puede aumentar o reducir este número para adaptarlo a sus requisitos. Puede enviar un mínimo de 28 avisos y un máximo de 168 avisos con una periodicidad diaria. Cada semana, puede enviar un mínimo de 4 y un máximo de 24 avisos y, cada mes, puede enviar un mínimo de 2 y un máximo de 6 avisos a los propietarios de los sitios.

La notificación de correo electrónico contiene vínculos para confirmar si una colección de sitios está activa o inactiva. Después de enviar la notificación de correo electrónico al propietario del sitio, existen tres resultados posibles:

• Si el sitio está en uso, el propietario de la colección de sitios confirma que dicha colección está activa y se conserva. Cuando el propietario hace clic en el vínculo de confirmación, la fecha de certificación del sitio se renueva.

• Si la colección de sitios no se usa, el propietario puede eliminar la colección de sitios mediante las siguientes instrucciones de la notificación de correo electrónico o esperar hasta recibir una respuesta del propietario del sitio y, a continuación, realizar la acción requerida. El propietario sigue recibiendo notificaciones de correo electrónico periódicas según el intervalo especificado por el administrador del servidor hasta que el propietario confirme si la colección de sitios está en uso o bien la elimina.

• Si la colección de sitios no se usa y el administrador del servidor ha activado la característica de eliminación automática, las notificaciones de correo electrónico se envían al propietario de la colección de sitios el número de veces especificado. Si el propietario de la colección de sitios no confirma el estado de la colección de sitios, la colección de sitios se elimina automáticamente.

Se recomiendan los siguientes procedimientos para protegerse frente a la eliminación automática de un sitio:

• Requerir un segundo contacto cuando los usuarios crean colecciones de sitios.

De forma predeterminada, el creador de la colección de sitios se incluye como propietario de la colección. Según la configuración, el usuario también debe especificar un segundo contacto para la colección de sitios. Las notificaciones de confirmación se envían automáticamente al propietario de la colección de sitios y, si lo hay, al segundo contacto.

• Mantener informada a la organización de las vacaciones y ausencias.

Por ejemplo, si el propietario de una colección de sitios no está disponible durante cuatro semanas y el administrador del servidor ha establecido que se eliminen las colecciones de sitios, tras cuatro confirmaciones de periodicidad semanal no respondidas, es posible que el sitio se elimine sin ofrecer al propietario la posibilidad de confirmar el uso del sitio.

• Asegúrese de que existe una programación para hacer una copia de seguridad de las colecciones de sitios regularmente para poder restaurar una copia reciente si una colección de sitios se elimina por error.

La pertenencia al grupo de administradores de la granja de servidores es el requisito mínimo para completar este procedimiento.

Administración de sitios web no usados

Use este procedimiento para administrar los sitios web no usados.

Administración de sitios web no usados mediante la interfaz de usuario

1. En el sitio web de Administración central de SharePoint, haga clic en Administración de aplicaciones.

2. En la sección Administración de sitios de SharePoint de la página Administración de aplicaciones, haga clic en Confirmación y eliminación del uso de sitios.

3. En la sección Aplicación web de la página Confirmación y eliminación del uso de sitios, haga clic en la flecha abajo junto a Aplicación web y, a continuación, haga clic en Cambiar aplicación web.

4. Seleccione el nombre de la aplicación web para la que desee establecer la configuración de confirmación y eliminación.

5. En la sección Configuración de confirmación y eliminación automática:

   • Active o desactive la casilla Enviar notificaciones de correo electrónico a los propietarios de las colecciones de sitios sin uso.

   • Especifique el número de días, tras confirmar la creación o el uso del sitio, para empezar a enviar notificaciones (mínimo de 30 días y máximo de 365 días).

   • Especifique la frecuencia con que se deben enviar las notificaciones de confirmación por correo electrónico: diaria, semanal o mensualmente (de forma predeterminada, la frecuencia es diaria). Además, puede especificar la hora exacta de la ejecución de la comprobación del uso del sitio (de forma predeterminada, a medianoche).

   • Active la casilla Eliminar automáticamente la colección de sitios si no se confirma su uso.

   • Especifique el número de avisos de confirmación que se enviarán antes de eliminar la colección de sitios (el valor predeterminado es 28 avisos).

6. Haga clic en Aceptar.

Vea también

Conceptos

Creación de plantillas de cuota
Modificación de plantillas de cuota
Eliminación de plantillas de cuota
Bloqueo y desbloqueo de sitios
Configuración de cuotas con una Papelera de reciclaje de la segunda etapa

Otros recursos

Planeación del mantenimiento y la administración de sitios
Confirmación del uso de sitios y eliminación automática: propiedades de Stsadm