Share via

Tallennustilan vapauttaminen Microsoft Dynamics 365:ssä

  • Artikkeli

 

Julkaistu: helmikuu 2017

Koskee seuraavaa: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Huomautus

Nämä tiedoista ovat Dynamics 365n versioille ennen Dynamics 365 (online) -versiota 9.0. Uusin dokumentaatio on kohdassa Tallennustilan vapauttaminen.

Tallennustilan rajoittamisesta siirtämällä tai poistamalla erityyppistä informaatiota Microsoft Dynamics 365 löytyy eri tapoja. Näillä tavoilla voit valvoa tallennustilan kokonaiskäyttöä Microsoft Dynamics 365. Voit poistaa tietyntyyppisiä tietoja tarpeen mukaan tai määrittää joukkopoistotöitä suoritettavaksi määritetyin väliajoin.

Varoitus

Tässä aiheessa mainitut ehdotukset koskevat muistiinpanojen, liitteiden, tuontihistorian ja muiden tietojen poistamista. Ennen kuin poistat tiedot, muista, että tietoja ei enää tarvita, koska poistettuja tietoja ei voi hakea. Ei ole mahdollista suorittaa komentoa "Kumoa" palauttamaan tiedot, kun ne on poistettu. Siksi kannattaakin ehkä mieluummin lisätä Microsoft Dynamics 365n tilaus tallennustilaa sen sijaan, että pienentäisit käytössä olevan tallennustilan määrää.

Huomautus

Lukuun ottamatta tapoja 3 ja 5, kaikki nämä tavat edellyttävät, että sinulla on ylläpitäjän Microsoft Dynamics 365 käyttöoikeusrooli, kuten järjestelmänvalvoja. Käyttöoikeusrooli mahdollistaa tietueiden joukkopoiston ja järjestelmätöiden poistamisen.

Tässä ohjeaiheessa

menetelmä 1: joukkosähköpostin ja työnkulkuesiintymien poistaminen joukkopoistotyöllä

Menetelmä 2: keskeytettyjen työnkulkujen arviointi ja poistaminen

Menetelmä 3: Sähköpostiliitteiden poistaminen Erikoishaku-toiminnolla

Menetelmä 4: liitteitä sisältävien sähköpostiviestien poistaminen joukkopoistotyöllä

Tapa 5: Liitteitä sisältävien muistiinpanojen poistaminen Erikoishaku-toiminnolla

Tapa 6: Liitteitä sisältävien muistiinpanojen poistaminen joukkopoistotyöllä

Menetelmä 7: kaksoiskappaleiden joukkotunnistustöiden ja päällekkäisten tietueiden kopioiden poistaminen

Menetelmä 8: joukkotuontiesiintymien poistaminen joukkopoistotyöllä

Menetelmä 9: joukkopoistotöiden esiintymien poistaminen joukkopoistotyöllä

Menetelmä 10: Seurantalokien poistaminen

menetelmä 1: joukkosähköpostin ja työnkulkuesiintymien poistaminen joukkopoistotyöllä

Varoitus

Jos poistat nämä tiedot, et voi enää tietää, onko jokin sähköpostiviesti lähetetty joukkosähköpostina tai onko jokin työnkulkusääntö suoritettu tietueessa. Lähetetyt sähköpostiviestit ja työnkulun tietueessa suoritetut toiminnot sen sijaan säilyvät.

  1. Valitse Asetukset > Tietojen hallinta. (Miten pääsen sinne?)

  2. Valitse Tietueiden joukkopoisto. Valitse valikkoriviltä Uusi. Näkyviin tulee Ohjattu joukkopoisto -toiminto.

  3. Valitse Seuraava.

  4. Valitse Etsi -luettelosta järjestelmätyöt.

  5. Lisää hakuehtoalueeseen seuraavanlaiset ehdot:

    Järjestelmätyön tyyppi – on sama kuin – Joukkosähköposti; Työnkulku;

    Tilan syy – on sama kuin – Onnistui

    Valmistumisaika – Yli X kuukautta vanhat – 1

  6. Ryhmittele kolme ehtoriviä:

    1. Valitse kummankin ehtorivin vieressä oleva nuoli ja valitse sitten Valitse rivi.

    2. Kun kaikki kolme riviä on valittu, valitse JA-ryhmitys.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Kirjoita Nimi -tekstiruutuun joukkopoistotyön nimi.

  9. Valitse työn aloitusaika ja -päivämäärä. Työ on syytä suorittaa silloin, kun Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä ei ole käyttäjiä.

  10. Valitse Suorita tämä työ jokaisen jälkeen -valintaruutu ja valitse sitten päivää -luettelosta työn tiheys.

  11. Jos haluat ilmoitusviestin, valitse Lähetä sähköpostiviesti minulle (email@domain.com), kun tämä työ on valmis -valintaruutu.

  12. Valitse Seuraava, tarkista joukkopoistotyö ja luo sitten toistuva työ valitsemalla Lähetä.

Menetelmä 2: keskeytettyjen työnkulkujen arviointi ja poistaminen

Joskus työnkulut keskeytyvät, koska jokin ehto ei täyty tai jokin muu syy estää työnkulun jatkumisen.

Varoitus

Toisinaan taas työnkulku voi keskeytyä siksi, että se odottaa jonkin ehdon odotettavissa olevaa täyttymistä. Työnkulku voi esimerkiksi odottaa jonkin tehtävän valmistumista.

  1. Valitse Erikoishaku

  2. Valitse Etsi -luettelosta järjestelmätyöt.

  3. Lisää hakuehtoalueeseen seuraavanlaiset ehdot:

    Järjestelmätyön tyyppi – on sama kuin – Työnkulku

    Tilan syy – on sama kuin – Odottaa

  4. Ryhmittele kaksi ehtoriviä:

    1. Valitse kummankin ehtorivin vieressä oleva nuoli ja valitse sitten Valitse rivi.

    2. Kun kaikki kolme riviä on valittu, valitse JA-ryhmitys.

  5. Valitse Etsi.

  6. Voit avata kohteet tulosikkunassa ja määrittää, voiko työnkulun poistaa.

Menetelmä 3: Sähköpostiliitteiden poistaminen Erikoishaku-toiminnolla

Varoitus

Jos poistat nämä tiedot, liitteet eivät ole enää käytettävissä Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä. Jos olet kuitenkin tallentanut ne Microsoft Office Outlook -ohjelmaan, ne säilyvät siellä edelleen.

  1. Valitse Erikoishaku

  2. Valitse Etsi -luettelosta Sähköpostiviestit.

  3. Lisää hakuehtoalueeseen seuraavanlaiset ehdot:

    Sähköpostiliitteet (Kohde)

    Tiedoston koko (tavua) – on suurempi kuin - kirjoita tekstiruudussa tavun arvo, esimerkiksi 25000.

  4. Valitse Tulokset.

  5. Kohdassa Aktiviteetit sinulla on nyt luettelo sähköpostiviesteistä, joiden liitteet ovat suurempia kuin "X" tavua. Tarkasta sähköpostit ja poista liitteet tarvittaessa.

Menetelmä 4: liitteitä sisältävien sähköpostiviestien poistaminen joukkopoistotyöllä

Varoitus

Jos poistat nämä tiedot, sähköpostiviestit ja niiden liitteet eivät ole enää käytettävissä Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä. Jos olet kuitenkin tallentanut ne Microsoft Office Outlook -ohjelmaan, ne säilyvät siellä edelleen.

  1. Valitse Asetukset > Tietojen hallinta. (Miten pääsen sinne?)

  2. Valitse Tietueiden joukkopoisto ja valitse sitten valikkoriviltä Uusi. Näkyviin tulee Ohjattu joukkopoisto -toiminto.

  3. Valitse Seuraava.

  4. Valitse Etsi -luettelosta Sähköpostiviestit.

  5. Lisää hakuehtoalueeseen seuraavanlaiset ehdot:

    Tilan syy – on sama kuin – Valmis

    Toteutunut lopetus – Yli X kuukautta vanhat – 1

    Sähköpostiliitteet (Kohde)

    Tiedoston koko (tavua) – on suurempi kuin – kirjoita tekstiruudussa tavun arvo, esimerkiksi 25000.

  6. Ryhmittele ensimmäiset kaksi ehtoriviä:

    1. Valitse kummankin ehtorivin vieressä oleva nuoli ja valitse sitten Valitse rivi.

    2. Kun molemmat rivit on valittu, valitse JA-ryhmitys.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Kirjoita Nimi -tekstiruutuun joukkopoistotyön nimi.

  9. Valitse työn aloitusaika ja -päivämäärä. Työ on syytä suorittaa silloin, kun Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä ei ole käyttäjiä.

  10. Valitse Suorita tämä työ jokaisen jälkeen -valintaruutu ja valitse sitten päivää -luettelosta työn tiheys.

  11. Jos haluat ilmoitusviestin, valitse Lähetä sähköpostiviesti minulle (email@domain.com), kun tämä työ on valmis -valintaruutu.

  12. Valitse Seuraava, tarkista joukkopoistotyö ja luo sitten toistuva työ valitsemalla Lähetä.

Tapa 5: Liitteitä sisältävien muistiinpanojen poistaminen Erikoishaku-toiminnolla

Varoitus

Jos poistat nämä tiedot, muistiinpanot ja niiden liitteet eivät ole enää käytettävissä Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä.

  1. Valitse Erikoishaku

  2. Valitse Etsi -luettelosta Muistiinpanot.

  3. Lisää hakuehtoalueeseen seuraavanlaiset ehdot:

    Tiedoston koko (tavua) – on suurempi kuin – kirjoita tekstiruudussa tavun arvo, esimerkiksi 1048576.

  4. Valitse Tulokset.

  5. Nyt sinulla on luettelo liitteistä, joiden koko ylittää määrittämäsi koon.

  6. Valitse yksittäinen liite tai useita liitteitä ja valitse sitten Poista (X).

Tapa 6: Liitteitä sisältävien muistiinpanojen poistaminen joukkopoistotyöllä

Varoitus

Jos poistat nämä tiedot, muistiinpanot ja niiden liitteet eivät ole enää käytettävissä Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä.

  1. Valitse Asetukset > Tietojen hallinta. (Miten pääsen sinne?)

  2. Valitse Tietueiden joukkopoisto ja valitse sitten valikkoriviltä Uusi. Näkyviin tulee Ohjattu joukkopoisto -toiminto.

  3. Valitse Seuraava.

  4. Valitse Etsi -luettelosta Muistiinpanot.

  5. Lisää hakuehtoalueeseen seuraavanlaiset ehdot:

    Tiedoston koko (tavua) – on suurempi kuin – kirjoita tekstiruudussa tavun arvo, esimerkiksi 1048576.

    Luotu – Yli X kuukautta vanhat – 1

  6. Ryhmittele kaksi ehtoriviä:

    1. Valitse kummankin ehtorivin vieressä oleva nuoli ja valitse sitten Valitse rivi.

    2. Kun kaikki kolme riviä on valittu, valitse JA-ryhmitys.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Kirjoita Nimi -tekstiruutuun joukkopoistotyön nimi.

  9. Valitse työn aloitusaika ja -päivämäärä. Työ on syytä suorittaa silloin, kun Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä ei ole käyttäjiä.

  10. Valitse Suorita tämä työ jokaisen jälkeen -valintaruutu ja valitse sitten päivää -luettelosta työn tiheys.

  11. Jos haluat ilmoitusviestin, valitse Lähetä sähköpostiviesti minulle (email@domain.com), kun tämä työ on valmis -valintaruutu.

  12. Valitse Seuraava, tarkista joukkopoistotyö ja luo sitten toistuva työ valitsemalla Lähetä.

Menetelmä 7: kaksoiskappaleiden joukkotunnistustöiden ja päällekkäisten tietueiden kopioiden poistaminen

Aina kun kaksoiskappaleiden tunnistustyö suoritetaan, jokaisen päällekkäisen tietueen kopio tallentuu tietokantaan kaksoiskappaleiden tunnistustyön osana. Jos päällekkäisiä tietueita on esimerkiksi 100, ne tallentuvat tietokantaan kyseisen tunnistustyön esiintymän alle aina, kun kaksoiskappaleita löytävä kaksoiskappaleiden tunnistustyö (manuaalisesti tai toistuvasti suoritettava) suoritetaan, aina siihen asti, kunnes päällekkäiset tietueet yhdistetään tai poistetaan tai kyseinen kaksoiskappaleiden tunnistustyön esiintymä poistetaan.

  1. Valitse Asetukset > Tietojen hallinta. (Miten pääsen sinne?)

  2. Valitse Kaksoiskappaleiden tunnistustyöt.

  3. Valitse poistettavat kaksoiskappaleiden tunnistustyön esiintymät ja valitse sitten Poista (X).

Voit välttää tallennustilan täyttymisen poistamalla kaksoiskappaleet ajoissa, jotta niistä ei tarvitse raportoida useissa kaksoiskappaleiden tunnistustöissä.

Menetelmä 8: joukkotuontiesiintymien poistaminen joukkopoistotyöllä

Aina kun suoritat joukkotuonnin, tuonnin yhteydessä suoritetaan järjestelmätyö. Järjestelmätyön tiedoissa näkyvät tietueet, joiden tuonti onnistui ja joiden tuonti epäonnistui.

Varoitus

Poistettuasi nämä joukkotuontityöt et voi enää tietää, mitä tietoja on tuotu, etkä voi peruuttaa tuontia.

  1. Valitse Asetukset > Tietojen hallinta. (Miten pääsen sinne?)

  2. Valitse Tietueiden joukkopoisto ja valitse sitten valikkoriviltä Uusi. Näkyviin tulee Ohjattu joukkopoisto -toiminto.

  3. Valitse Seuraava.

  4. Valitse Etsi -luettelosta järjestelmätyöt.

  5. Lisää hakuehtoalueeseen seuraavanlaiset ehdot:

    Järjestelmätyön tyyppi – on sama kuin – Tuo

    Tilan syy – on sama kuin – Onnistui

    Valmistumisaika – Yli X kuukautta vanhat – 1

  6. Ryhmittele kolme ehtoriviä:

    1. Valitse kummankin ehtorivin vieressä oleva nuoli ja valitse sitten Valitse rivi.

    2. Kun kaikki kolme riviä on valittu, valitse JA-ryhmitys.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Kirjoita Nimi -tekstiruutuun joukkopoistotyön nimi.

  9. Valitse työn aloitusaika ja -päivämäärä. Työ on syytä suorittaa silloin, kun Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä ei ole käyttäjiä.

  10. Valitse Suorita tämä työ jokaisen jälkeen -valintaruutu ja valitse sitten päivää -luettelosta työn tiheys.

  11. Jos haluat ilmoitusviestin, valitse Lähetä sähköpostiviesti minulle (email@domain.com), kun tämä työ on valmis -valintaruutu.

  12. Valitse Seuraava, tarkista joukkopoistotyö ja luo sitten toistuva työ valitsemalla Lähetä.

Menetelmä 9: joukkopoistotöiden esiintymien poistaminen joukkopoistotyöllä

Aina kun suoritat tietojen joukkopoistotöitä (kuten monissa tässä artikkelissa kuvatuissa tavoissa), järjestelmä luo joukkopoistojärjestelmätyön, jonka voi poistaa.

Varoitus

Poistamalla nämä työt menetät aiemmin suorittamiesi joukkopoistotöiden historiatiedot.

  1. Valitse Asetukset > Tietojen hallinta. (Miten pääsen sinne?)

  2. Valitse Tietueiden joukkopoisto ja valitse sitten valikkoriviltä Uusi. Näkyviin tulee Ohjattu joukkopoisto -toiminto.

  3. Valitse Seuraava.

  4. Valitse Etsi -luettelosta järjestelmätyöt.

  5. Lisää hakuehtoalueeseen seuraavanlaiset ehdot:

    Järjestelmätyön tyyppi – on sama kuin – Joukkopoisto

    Tilan syy – on sama kuin – Onnistui

    Valmistumisaika – Yli X kuukautta vanhat – 1

    Huomautus

    Voit myös poistaa epäonnistuneita tai peruutettuja töitä.

  6. Ryhmittele kolme ehtoriviä:

    1. Valitse kummankin ehtorivin vieressä oleva nuoli ja valitse sitten Valitse rivi.

    2. Kun kaikki kolme riviä on valittu, valitse JA-ryhmitys.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Kirjoita Nimi -tekstiruutuun joukkopoistotyön nimi.

  9. Valitse työn aloitusaika ja -päivämäärä. Työ on syytä suorittaa silloin, kun Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä ei ole käyttäjiä.

  10. Valitse Suorita tämä työ jokaisen jälkeen -valintaruutu ja valitse sitten päivää -luettelosta työn tiheys.

  11. Jos haluat ilmoitusviestin, valitse Lähetä sähköpostiviesti minulle (email@domain.com), kun tämä työ on valmis -valintaruutu.

  12. Valitse Seuraava, tarkista joukkopoistotyö ja luo sitten toistuva työ valitsemalla Lähetä.

Menetelmä 10: Seurantalokien poistaminen

Kun otat seurannan käyttöön, Microsoft Dynamics 365 luo seurantalokeja, johon tallennetaan tietueiden seurantahistoria. Voit vapauttaa levytilaa poistamalla turhat seurantalokit.

Varoitus

Kun poistat seurantalokin, et voi enää tarkastella sen kattaman ajanjakson seurantahistoriaa.

  1. Valitse Asetukset > Seuranta. (Miten pääsen sinne?)

  2. Valitse Seuranta-alueella Seurantalokien hallinta.

  3. Valitse vanhin seurantaloki ja valitse sitten Poista lokit.

  4. Kun näyttöön tulee vahvistussanoma, valitse OK.

Huomautus

Voit poistaa vain vanhimman järjestelmässä olevan seurantalokin. Jos haluat poistaa useita lokeja, toista järjestelmän vanhimman lokin poistoa, kunnes olet poistanut tarpeeksi lokeja.

Katso myös

Tietojen hallinta
Tietojen salaus
Microsoft Dynamics 365 (online) -ympäristön hallinta

© 2017 Microsoft. Kaikki oikeudet pidätetään. Tekijänoikeudet