Gestion de l’information et gouvernance dans SharePoint 2013

 

Sapplique à :SharePoint Server 2013

Dernière rubrique modifiée :2016-12-16

Résumé :Découvrez comment planifier une architecture des informations efficace pour vous assurer que votre solution SharePoint 2013 répond aux besoins de votre entreprise.

Comment allez-vous contrôler les informations dans votre organisation, à savoir les documents, les listes, les sites web et les pages web ? Comment optimiser le confort d’utilisation et la gestion de ces informations ? Qui a accès à quelles informations ? Comment rendez-vous les informations accessibles en interne et en externe, et à qui ?

 

Icône Fondation

Cet article fait partie d’un ensemble d’articles sur la gouvernance. Les articles suivants en décrivent d’autres aspects :

L’affiche explicative de la gouvernance résume ce contenu. Téléchargez la version PDF ou la version Visio, ou faites un zoom détaillé dans le document avec Zoom.it de Microsoft.

L’architecture des informations détermine l’organisation et la présentation des informations de ce site ou de cette solution (pages web, documents, listes et données) aux utilisateurs du site. Elle est souvent enregistrée comme une liste hiérarchique de contenu, de mots-clés, de types de données et d’autres concepts.

Évaluez l’architecture des informations de votre organisation pour la rendre aussi efficace que possible. Une évaluation complète vous permet d’identifier des méthodes pour gagner en efficacité, telles que les suivantes :

 

Icône Méthodes pour gagner en efficacité
Icône Formulaire

Utiliser des métadonnées pour faciliter la recherche et la comparaison de données connexes ou de contenu.

Icône Documents

Gérer les versions et les enregistrements pour savoir sans aucun doute quelle version d’un document fait autorité.

Icône Dossier

Cataloguer et stocker correctement les informations pour que les décideurs puissent disposer de données fiables sur lesquelles s’appuyer.

Icône Navigation

Concevoir la navigation et présenter les informations de sorte que les utilisateurs puissent trouver les informations et les sites essentiels.

Icône Recherche

Intégrer votre architecture des informations à la stratégie de recherche de votre environnement pour permettre aux utilisateurs de trouver ce qu’ils cherchent. L’architecture des informations comprend la maquette et le plan du site, la recherche et la navigation, les balises de métadonnées gérées et les types de contenu.

Icône Écriture

Définir une stratégie de publication : distribuer des tâches de création et utiliser la publication intersites pour contrôler la conception du site et l’affichage du contenu.

Une bonne architecture des informations prend en charge les objectifs suivants :

Trois objectifs de l’architecture de l’information
  • Gestion : l’équipe informatique peut-elle implémenter et gérer les informations efficacement ?

  • Respect des exigences : l’architecture des informations répond-elle aux exigences réglementaires, aux besoins de confidentialité et aux objectifs de sécurité ?

  • Augmentation de l’efficacité de l’entreprise : l’architecture permet-elle d’améliorer l’efficacité de votre organisation ?

Questions à vous poser lors de la conception d’un site ou d’une solution :

 

Question Plus d’informations

Comment le site ou la solution sera-t-il structuré et divisé en un ensemble de collections de sites et de sites ?

Planification de site fondamentale dans SharePoint 2013

Comment seront présentées les données ?

Planifier l’aide à la décision dans SharePoint Server 2013

Comment les utilisateurs navigueront-ils dans le site ?

Vue d’ensemble de la navigation du site dans SharePoint 2013

Comment la recherche sera-t-elle configurée et optimisée ?

Vue d’ensemble de la recherche dans SharePoint Server 2013

Comment pouvez-vous organiser le contenu pour que les recherches renvoient des résultats utiles ?

Meilleures pratiques en matière d’organisation du contenu pour la recherche dans SharePoint Server 2013

Quels types de contenu seront présents sur les sites ?

Planifier les types de contenu et les flux de travail dans SharePoint 2013 et Planifier des sites de publication Internet, intranet et extranet dans SharePoint Server 2013

Comment le contenu sera-t-il balisé et comment les métadonnées seront-elles gérées ?

Vue d’ensemble des métadonnées gérées dans SharePoint Server 2013

Tout le contenu des sites a-t-il les mêmes besoins en matière de sécurité ?

Planification des autorisations pour les sites et le contenu dans SharePoint 2013

Quelle source fait autorité pour les termes ?

Planifier des termes et des ensembles de termes dans SharePoint Server 2013

Comment les informations seront-elles ciblées vers des audiences spécifiques ?

Planification des audiences et du ciblage du contenu (SharePoint Server 2010)

Avez-vous besoin de versions spécifiques de vos sites dans d’autres langues ou dédiées à certains produits ?

Vue d’ensemble des variantes dans SharePoint Server 2013

Qui écrira le contenu du site et quelle méthode utiliserez-vous pour le publier ?

Vue d’ensemble de la publication sur les sites Internet, intranet et extranet dans SharePoint Server 2013

Veillez à prendre en compte l’accès au contenu lors de la conception de votre solution et de vos sites. Si vous prenez en compte votre environnement dans son ensemble, il existe un chevauchement avec la gouvernance informatique. Posez-vous ces questions :

Gestion des informations : autorisations et audiences

Question Plus d’informations

Comment structurer les autorisations dans un site ?

Vue d’ensemble des autorisations de site dans SharePoint 2013

Comment cibler du contenu vers une audience spécifique ?

Planification des audiences et du ciblage du contenu (SharePoint Server 2010)

Dois-je utiliser la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) pour protéger le contenu ?

Planifier la Gestion des droits relatifs à l’information (SharePoint Server 2010)

Gouvernance informatique : accès

Question Plus d’informations

Comment mettre ce contenu à disposition des utilisateurs externes ?

Exemples de conception SharePoint 2013 : sites de portail d’entreprise et extranet

Comment m’assurer que seules les personnes ayant besoin d’y accéder disposent d’un accès ?

Sécurité et autorisations (SharePoint 2013)

Gérez vos informations à l’aide des outils prévus à cet effet, notamment :

 

Outil Plus d’informations

Utiliser des flux de travail et des approbations pour les centres de documents et les pages du site, peu importe l’emplacement de stockage de la documentation officielle.

Planifier les types de contenu et les flux de travail dans SharePoint 2013

Utiliser l’approbation pour les sites web publiés sur des pages de contrôle.

Planifier des sites de publication Internet, intranet et extranet dans SharePoint Server 2013 et Planifier les types de contenu et les flux de travail dans SharePoint 2013

Utiliser l’historique des versions et le contrôle de version pour conserver un historique et un document maître.

Planifier le contrôle de version, l’approbation du contenu et les contrôles d’extraction dans SharePoint 2013

Utiliser les types de contenu avec l’audit et l’expiration pour les bibliothèques de documents afin de gérer le cycle de vie des documents.

Planifier la gestion des documents dans SharePoint 2013

Gérer des bibliothèques à l’aide de l’organisateur de contenu.

Configurer l’organisateur de contenu pour router des documents

Utiliser des stratégies de site pour gérer le cycle de vie des collections de sites.

Vue d’ensemble des stratégies de site dans SharePoint 2013

Utiliser la Gestion des droits relatifs à l’information et l’audit afin de sécuriser et d’auditer les ressources essentielles de l’entreprise et tout site contenant des informations sensibles.

Appliquer la Gestion des droits relatifs à l’information à une liste ou une bibliothèque et Configurer les paramètres d’audit d’une collection de sites

Déterminez les règles ou les stratégies dont vous avez besoin pour les types d’élément suivants : pages, listes, documents, enregistrements, ressources enrichies, blogs et wikis, flux, commentaires anonymes, accès anonyme, termes et ensembles de termes, et données externes (Business Connectivity Services).

Comme bonne pratique de gestion des informations, prenez en compte l’équilibre entre les facteurs suivants :

  • Disponibilité : le contenu doit être disponible au moment où les utilisateurs en ont besoin et à un emplacement où ils peuvent y accéder.

  • Accès : prenez en compte les personnes ayant accès au contenu. Si ce dernier doit être sécurisé, l’est-il vraiment ?

  • Redondance : les exemplaires partagés réduisent la redondance et fournissent une seule version d’un document.

Optimiser la disponibilité, l’accès ou la redondance

Prenez en compte vos priorités pour différents contenus en vous posant les questions suivantes :

  • Lequel de ces facteurs représente la priorité la plus élevée pour chaque type de contenu ?

  • La disponibilité est-elle plus importante que l’accès ?

  • L’accès est-il plus important que la redondance ?

  • Quelle difficulté rencontrée par les utilisateurs les pousserait à choisir une autre solution ?

  • Quels compromis sont possibles ou souhaitables ?

Le tableau suivant présente les ressources disponibles pour aider les architectes à planifier l’architecture des informations de votre solution SharePoint Server.

Ressources d’architecture des informations

Élément à planifier... Voir...

Structure des sites et des sous-sites

Planifier des sites et des collections de sites dans SharePoint 2013

Bibliothèques de documents

Planifier des bibliothèques de documents dans SharePoint 2013

Navigation

Vue d’ensemble de la navigation gérée dans SharePoint Server 2013

Vue d’ensemble de la navigation du site dans SharePoint 2013

Métadonnées

Planifier des métadonnées gérées dans SharePoint Server 2013

Recherche

Planifier la recherche dans SharePoint Server 2013

Expiration du contenu

Planifier la stratégie de gestion de l’information dans SharePoint Server 2013

Gestion des enregistrements

Planifier la gestion des enregistrements dans SharePoint Server 2013

Découverte électronique (ou eDiscovery)

Planifier la fonctionnalité eDiscovery dans SharePoint Server 2013

Publication et gestion des pages

Planifier des sites de publication Internet, intranet et extranet dans SharePoint Server 2013

Modèles

Types de site : modèles Web et définitions de site

Approbation du contenu

Planifier le contrôle de version, l’approbation du contenu et les contrôles d’extraction dans SharePoint 2013

Planifier l’approbation et la planification du contenu

Stratégies de gestion des informations

Planifier la stratégie de gestion de l’information dans SharePoint Server 2013

Informatique sociale

Planifier les fonctionnalités sociales et la collaboration dans SharePoint Server 2013

Planifier les sites Mon site dans SharePoint Server 2013

Planification de OneDrive Entreprise dans SharePoint Server 2013

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