Paramètres par défaut de la gestion des enregistrements (Office SharePoint Server)

Dans cet article :

• Liste de routage des enregistrements

• Liste Suspensions

• Enregistrements non classés

• Site du centre des enregistrements

• Rapport Suspensions

• Configurer une connexion au site du centre des enregistrements

Microsoft Office SharePoint Server 2007 fournit un outil pour la collaboration sur les documents et leur stockage. Toutefois, étant donné que de nombreuses entreprises ont des besoins spécifiques en termes de gestion des enregistrements et de conformité aux réglementations, elles doivent disposer de serveurs distincts qui gèrent les enregistrements de l’entreprise et autres documents soumis à régulation. Cela présente un défi aux responsables des enregistrements pour déplacer des documents facilement et de manière cohérente depuis les sites de collaboration vers l’environnement plus contrôlé d’un serveur de référentiel des enregistrements.

Office SharePoint Server 2007 fournit des outils qui permettent aux responsables des enregistrements de déplacer leurs documents importants, ainsi que les métadonnées associées, vers un site du centre des enregistrements.

Un enregistrement est un document ou une entité électronique ou physique que l’on trouve dans une entreprise servant de preuve des activités ou des transactions effectuées par l’entreprise et qui nécessite d’être conservé pendant une certaine période. La gestion des enregistrements est le processus par lequel une entreprise :

• détermine les types d’informations qui doivent être classés en tant qu’enregistrement ;

• détermine la façon dont les documents actifs susceptibles de devenir des enregistrements doivent être traités au cours de leur utilisation et la façon dont ils doivent être collectés une fois qu’ils ont été déclarés comme enregistrements ;

• détermine de quelle manière et pour combien de temps chaque type d’enregistrement doit être conservé pour répondre aux obligations d’ordre juridique, réglementaire ou professionnel ;

• effectue des tâches liées aux enregistrements, telles que la suppression des enregistrements arrivés à expiration ou la localisation et la protection des enregistrements liés à des événements externes tels que des poursuites judiciaires.

Liste de routage des enregistrements

La liste de routage des enregistrements contient la liste des enregistrements entrants à acheminer vers la bibliothèque de documents appropriée. Pour chaque type d’enregistrement dans la liste, spécifiez le titre et la description du type d’enregistrement et l’emplacement où vous souhaitez stocker les enregistrements de ce type. Vous pouvez gérer les autorisations pour chaque élément de la liste de routage des enregistrements.

Routage des enregistrements : nouvel élément

Le tableau suivant décrit les champs utilisés pour la création des éléments de la liste de routage des enregistrements.

Liste Suspensions

La liste Suspensions est une fonctionnalité de gestion des enregistrements qui permet aux organisations de suspendre des enregistrements de toute stratégie d’expiration pouvant être en vigueur alors que ces enregistrements sont soumis à des événements tels que des litiges, des audits ou des enquêtes. Cette fonctionnalité est disponible dans Office SharePoint Server 2007 pour le modèle de site Centre des enregistrements. Vous pouvez gérer les autorisations pour chaque élément de la liste Suspensions et afficher un élément afin de voir le rapport de suspension qui lui est associé.

Suspensions : nouvel élément

Le tableau suivant décrit les champs utilisés pour la création des éléments de la liste Suspensions.

Enregistrements non classés

Il s’agit de la bibliothèque par défaut qui permet de stocker les enregistrements soumis au site du centre des enregistrements et qui ne correspondent à aucune autre entrée de routage des enregistrements.

Site du centre des enregistrements

Office SharePoint Server 2007 fournit des outils qui permettent aux responsables des enregistrements de déplacer leurs documents importants, ainsi que les métadonnées associées, vers un site du centre des enregistrements.

• Service Web du centre des enregistrements :

  Les responsables des enregistrements peuvent utiliser le service Web du centre des enregistrements pour automatiser le processus de déplacement des documents depuis des sites SharePoint vers un site du centre des enregistrements.

• Modèle de site Centre des enregistrements :

  Le modèle de site Centre des enregistrements fournit aux responsables des enregistrements une solution de centre des enregistrements dans Office SharePoint Server 2007. Le modèle de site implémente entièrement le service Web du centre des enregistrements et est personnalisé pour une utilisation en tant que site du centre des enregistrements.

Rapport Suspensions

Ce rapport indique l’état des enregistrements inclus dans la liste Suspensions.

Configurer une connexion au site du centre des enregistrements

Après avoir développé le site du centre des enregistrements, vous devez configurer une batterie de serveurs pour envoyer des enregistrements à un site du centre des enregistrements.

Pour préparer la batterie de serveurs, dans la section Gestion des applications, sous Connexions à des services externes, cliquez sur le lien Centre des enregistrements.

Le tableau suivant décrit la façon de configurer une batterie de serveurs pour envoyer des enregistrements à un site du centre des enregistrements.