Paramètres par défaut de gestion des documents (Office SharePoint Server)
Dans cet article :
Objectifs de la gestion des documents
Types de contenu de site
Paramètres de contrôle de version
Paramètres de flux de travail par défaut
Personnaliser la configuration d’un flux de travail Approbation
Personnaliser la configuration d’un flux de travail Recueillir les commentaires
Personnaliser la configuration d’un flux de travail à trois états
La gestion des documents dans Microsoft Office SharePoint Server 2007 porte avant tout sur les opérations de stockage et d’organisation des documents visant à permettre la prise en charge des travaux en cours, notamment pour la création et le partage de documents au sein d’une organisation.
Objectifs de la gestion des documents
Stocker, organiser et localiser les documents pour le site Centre de documents.
Garantir la cohérence de documents à l’aide des types de contenu.
Gérer les métadonnées des documents.
Faciliter la protection des documents contre les accès et utilisations non autorisés.
Garantir la cohérence des processus d’entreprise (flux de travail) liés aux méthodes de traitement des documents.
Types de contenu de site
Un type de contenu est un groupe de paramètres réutilisables décrivant les comportements caractéristiques d’un type de contenu spécifique. Les types de contenu permettent aux organisations d’organiser, de gérer et de traiter le contenu sur l’ensemble d’une collection de sites. Grâce aux types de contenu, la cohérence des documents est garantie. Vous pouvez définir un type de contenu pour chaque type de document ou de produit d’information créé par votre organisation, pour faire en sorte que ces différents types de documents soient traités de façon cohérente.
Les types de contenu sont organisés en hiérarchie. Cette hiérarchie permet à un type de contenu d’hériter des caractéristiques d’un autre type de contenu. Ainsi, différentes classes de documents peuvent partager des caractéristiques communes dans l’ensemble une organisation. Cependant, les caractéristiques peuvent être adaptées à certains sites ou à certaines listes.
Les nouveaux types de contenu de site sont basés sur un type de contenu parent. Lorsque vous créez un type de contenu de site, vous devez choisir le type de contenu de site existant (parent) à partir duquel vous souhaitez créer le nouveau type. Ce dernier hérite des attributs du type de contenu de site parent. Voici les attributs susceptibles d’être hérités d’un type de contenu parent :
Modèle de document
Paramètre en lecture seule
Flux de travail
Colonnes
Attributs extensibles ajoutés par d’autres applications
Une fois que vous avez créé un type de contenu de site, vous pouvez le modifier, notamment en y ajoutant ou supprimant des colonnes. Sachez que les modifications apportées directement à un type de contenu enfant n’ont aucun effet sur le type de contenu parent dont il dépend. En revanche, si vous mettez à jour le type de contenu de site parent, vous pouvez décider de répercuter ou non ces modifications dans les types de contenu de liste ou de site qui en sont issus.
Vous pouvez mettre à jour les types de contenu de liste et les types de contenu de site enfants dans toutes les pages des paramètres de type de contenu. Lorsque vous mettez à jour tous les types de contenu héritant de leurs types parents, tous les paramètres de cette page sont également mis à jour sur tous les types de contenu de liste et les types de contenu de site enfants subordonnés au type de contenu modifié. Les paramètres précédents des types de contenu de liste et de site héritant de ce type parent sont alors remplacés. Sachez que tous les attributs d’un type de contenu qui figurent dans le type de contenu parent peuvent être mis à jour sur les types enfants, à l’exception des attributs Nom, Description et Groupe. La mise à jour est impossible pour les colonnes ou les paramètres qui ne figurent pas dans le type parent. Pour vous assurer que les modifications apportées au type de contenu parent ne remplacent pas les paramètres des types de contenu enfants, définissez le type de contenu enfant en lecture seule. Bien que cette configuration soit souhaitable dans la plupart des cas, elle réduit les possibilités de gestion centralisée de la hiérarchie des types de contenu.
Les types de contenu de site sont stockés par groupes. Lorsque vous créez un type de contenu de site, vous pouvez décider de le stocker dans un groupe existant ou dans un nouveau groupe. Si vous ne souhaitez pas partager la nouvelle colonne de site avec d’autres utilisateurs, vous pouvez créer un groupe dont le nom se termine par _Masqué pour y stocker votre colonne de site.
Paramètres de création d’un type de contenu de site
Nom et description
Tapez le nom et la description du type de contenu. La description s’affichera sur le nouveau bouton. Dans la liste Sélectionner un type de contenu parent dans, sélectionnez le groupe sur lequel le nouveau type de contenu doit être basé.
.gif "Note") Remarque : |
|---|
Le groupe des types de contenu spéciaux contient les types de contenu qui modifient le comportement de votre liste ou bibliothèque, une fois ajoutés. |
| Champ | Description |
|---|---|
Nom |
Spécifiez le nom du nouveau document. |
Description |
Fournissez une description du nouveau document. |
Type de contenu parent |
Sélectionnez le type de contenu parent sur lequel le nouveau type de contenu doit être basé, par exemple Types de contenu de document ou Type de contenu de liste. Notes La liste des types de contenu parents varie en fonction de l’option sélectionnée à l’étape précédente. |
Groupe
Cette section permet de choisir de stocker ce nouveau type de contenu de site dans un groupe existant ou dans un nouveau groupe.
| Champ | Description |
|---|---|
Placer ce type de contenu de site dans :
|
Indiquez si vous souhaitez stocker ce nouveau type de contenu de site dans un groupe existant, par exemple dans le type de contenu de document ou le type de contenu personnalisé, ou dans un autre groupe ou un nouveau groupe. |
Paramètres avancés des types de contenu de site
Modèle de document
| Champ | Description |
|---|---|
Entrez l’URL d’un modèle de document existant : |
Tapez l’URL d’un modèle de document existant ou téléchargez un nouveau modèle de document. La liste ci-dessous répertorie les types d’URL que vous pouvez utiliser.
.gif "Caution") Attention :
Si vous définissez un type de contenu en lecture seule, les paramètres du type parent peuvent tout de même remplacer les paramètres du type enfant si la configuration explicite du type parent n’est pas en lecture seule et si vous mettez à jour les modifications sur des types de contenu enfants.
|
Télécharger un nouveau modèle de document : |
Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le nouveau modèle de document. |
Lecture seule
Indiquez si le type de contenu doit être modifiable. Ce paramètre peut être modifié ultérieurement à partir de cette page par tout utilisateur autorisé à modifier le type de contenu.
| Champ | Description |
|---|---|
Ce type de contenu doit-il être en lecture seule ?
|
Sélectionnez Oui si vous souhaitez que le type de contenu soit en lecture seule. Sinon, sélectionnez Non. |
Mettre à jour les sites et les listes
Indiquez si vous souhaitez ou non que tous les types de contenu enfants de site et de liste qui utilisent ce type soient être mis à jour en fonction des paramètres de cette page. Cette opération peut durer un certain temps et toutes les modifications apportées aux types de contenu de site et de liste seront perdues.
| Champ | Description |
|---|---|
Mettre à jour tous les types de contenu qui héritent de ce type ?
|
Sélectionnez Oui si vous souhaitez que tous les types de contenus qui héritent de ce type soient mis à jour. Sinon, sélectionnez Non. |
Paramètres de contrôle de version
Lorsque le contrôle de version est activé pour les listes et les bibliothèques, les modifications apportées aux éléments, aux fichiers et à leurs propriétés sont mémorisées. Vous pouvez ainsi suivre et gérer plus facilement le contenu, et même restaurer une version antérieure du contenu. Le contrôle de version est particulièrement recommandé lorsque plusieurs personnes collaborent à un projet ou lorsque des informations passent par plusieurs étapes de développement et de révision.
Le contrôle de version est disponible pour tous les éléments de liste de tous les types de listes par défaut (notamment les calendriers, les listes de suivi des problèmes et les listes personnalisées) et pour tous les types de fichiers pouvant être stockés dans une bibliothèque, notamment les pages de composants WebPart.
Le contrôle de version offre plusieurs avantages :
Lorsque le contrôle de version est activé, vous pouvez enregistrer un historique des versions. Vous savez à quel moment un élément ou un fichier a été modifié et qui a procédé à la modification. Vous pouvez également voir à quel moment les propriétés ou informations du fichier ont été modifiées. Si par exemple quelqu’un change la date d’échéance d’un élément de liste, cet événement est consigné dans l’historique des versions. Pour les fichiers, vous pouvez également voir les commentaires laissés par les personnes qui y ont apporté des modifications.
Vous pouvez restaurer une version antérieure et la définir comme version actuelle. Si vous venez de commettre une erreur dans la version actuelle ou que vous souhaitez restaurer une partie d’un document que vous avez supprimé, vous pouvez remplacer facilement une version actuelle par une version antérieure. Cette version actuelle rejoint alors les autres dans l’historique des versions.
Vous pouvez afficher une version antérieure. Vous pouvez consulter une version antérieure, par exemple pour retrouver des instructions passées, sans écraser la version actuelle. Sachez toutefois qu’en ce qui concerne les fichiers .aspx, vous pouvez uniquement consulter les détails relatifs aux modifications et non les pages réellement créées par les fichiers.
Les tableaux ci-dessous décrivent les paramètres de contrôle de version d’une bibliothèque de documents.
Approbation de contenu
Si vous désactivez l’approbation de contenu, les éléments en attente et les éléments rejetés figurent dans les affichages publics.
| Champ | Description |
|---|---|
Exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés
|
Indiquez si les nouveaux éléments ou les modifications apportées aux éléments existants doivent rester à l’état de brouillon tant qu’ils n’ont pas été approuvés. |
Historique des versions des documents
Lorsque vous réalisez un suivi des versions des fichiers ou des éléments de liste, chaque version est numérotée et enregistrée dans un historique de versions. Les personnes de votre organisation peuvent afficher cet historique et si nécessaire récupérer d’anciennes versions. Vous pouvez configurer plusieurs paramètres de contrôle de version, notamment le type et le nombre de versions à conserver. Vous pouvez également configurer des paramètres d’interaction avec le contrôle de version, par exemple pour exiger l’approbation de contenu ou l’extraction des fichiers.
| Champ | Description |
|---|---|
Créer une version à chaque modification d’un fichier dans cette bibliothèque de documents
|
|
Si vous le souhaitez, vous pouvez limiter le nombre de versions à conserver :
|
Activez cette case à cocher pour réaliser un suivi du nombre de versions principales. Activez cette case à cocher pour conserver des brouillons pour le nombre de versions principales indiqué. Notes Les deux options sont désactivées lorsque le contrôle de version n’est pas activé. |
Sécurité des éléments de brouillon
Les brouillons sont des versions secondaires ou des éléments qui n’ont pas été approuvés
| Champ | Description |
|---|---|
Qui peut voir les éléments de brouillon dans cette bibliothèque de documents ?
Notes Toutes ces options sont désactivées si Non est sélectionné dans la section Approbation de contenu. |
Indiquez quels utilisateurs doivent être en mesure d’afficher les brouillons de la bibliothèque de documents. |
Exiger l’extraction
Le fait d’exiger l’extraction des fichiers permet d’éviter que plusieurs personnes apportent simultanément des modifications aux fichiers, cette situation risquant de provoquer des conflits et de créer une certaine confusion.
| Champ | Description |
|---|---|
Exiger l’extraction des documents avant de pouvoir les modifier ?
|
Indiquez si vous souhaitez que les utilisateurs soient ou non obligés d’extraire les documents avant d’apporter des modifications dans cette bibliothèque de documents. |
Paramètres de flux de travail par défaut
Les flux de travail par défaut fournis avec Office SharePoint Server 2007 sont constitués de paramètres communs à l’ensemble des flux de travail et de paramètres propres à un flux de travail en particulier. Pour prendre en charge les processus d’entreprise courants relatifs aux documents, Office SharePoint Server 2007 contient des flux de travail intégrés que les organisations peuvent utiliser pour gérer les tâches de révision de document, d’approbation et de collecte de signatures, par exemple. Un flux de travail correspond à déplacement automatisé de documents ou d’éléments au sein d’une séquence d’actions ou de tâches relatives à un processus d’entreprise. Les flux de travail permettent aux organisations de gérer plus efficacement les processus d’entreprise liés aux documents en automatisant le suivi et la gestion des tâches humaines impliquées dans ces processus.
Pour plus d’informations sur les flux de travail, voir Présentation des flux de travail (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123306&clcid=0x40C, éventuellement en anglais).
Les tableaux ci-dessous décrivent les paramètres permettant d’ajouter un flux de travail à une bibliothèque de documents.
Flux de travail
Un site Office SharePoint Server 2007 inclut plusieurs flux de travail censés correspondre à différents scénarios d’entreprise. Ces flux de travail acheminent un document ou un élément vers un groupe de personnes en vue d’obtenir leur approbation. Le flux de travail Approbation étant par défaut associé au type de contenu de document, il est automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents. Une version du flux de travail Approbation est également associée par défaut à la bibliothèque Pages d’un site de publication. Ce flux de travail permet de gérer le processus d’approbation de la publication des pages Web.
| Champ | Description |
|---|---|
Sélectionnez un modèle de flux de travail :
|
Sélectionnez un modèle de flux de travail parmi les choix proposés. |
Approbation |
Ce flux de travail achemine un document en vue de son approbation. Les approbateurs peuvent approuver ou refuser le document, réaffecter la tâche d’approbation ou demander à ce que des modifications soient apportées au document. |
Recueillir les commentaires |
Ce flux de travail achemine un document ou un élément vers un groupe de personnes en vue de recueillir leurs commentaires. Les relecteurs peuvent fournir des commentaires qui sont ensuite compilés et envoyés à l’initiateur du flux de travail. Par défaut, le flux de travail Recueillir les commentaires est associé au type de contenu de document et il est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents. |
Collecte des signatures |
Ce flux de travail achemine un document Microsoft Office vers un groupe de personnes en vue de collecter leurs signatures numériques. Ce flux de travail doit être démarré dans un programme client qui fait partie de Microsoft Office System 2007. Les participants doivent terminer leurs tâches de signature en ajoutant leur signature numérique au document dans l’application Microsoft Office concernée. Par défaut, le flux de travail Collecte des signatures est associé au type de contenu de document et il est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents. En revanche, il s’affiche pour un document dans la bibliothèque de documents uniquement si ce document contient une ou plusieurs lignes de signature Microsoft Office. |
Approbation de destruction |
Ce flux de travail, qui prend en charge les processus de gestion des enregistrements, gère l’expiration et la rétention des documents en permettant aux participants de décider si les documents arrivés à expiration doivent être conservés ou supprimés. Le flux de travail Approbation de destruction est conçu pour être utilisé principalement dans un site Centre des enregistrements. |
Trois états |
Ce flux de travail gère les processus d’entreprise obligeant les organisations à réaliser le suivi d’un volume important d’incidents ou d’éléments, tels que les incidents transmis au service d’assistance technique, les ventes potentielles ou les tâches d’un projet. |
Approbation de groupe |
Ce flux de travail présente de nombreuses similitudes avec le flux de travail Approbation, mais il utilise une bibliothèque de documents désignée et offre un affichage personnalisé des processus d’approbation dans lequel un utilisateur est impliqué. Ce flux de travail fournit un organigramme à partir duquel les approbateurs peuvent être sélectionnés. L’organigramme permet à ces derniers d’utiliser un estampage au lieu d’une signature. Cette solution est disponible uniquement dans les versions d’Asie de l’Est d’Office SharePoint Server 2007. |
Gestion des traductions |
Ce flux de travail gère le processus de traduction des documents en créant des copies des documents à traduire, puis en attribuant les tâches de traduction aux traducteurs. Ce flux de travail est disponible uniquement pour les bibliothèques de gestion des traductions. |
Nom
Dans la section Nom, tapez un nom unique pour le flux de travail. Le nom permettra aux utilisateurs de ce type de contenu d’identifier ce flux de travail.
| Champ | Description |
|---|---|
Tapez un nom unique pour le flux de travail : |
Spécifiez un nom unique pour le flux de travail. |
Liste de tâches
Vous pouvez utiliser la liste des tâches par défaut ou en créer une nouvelle. Si vous utilisez la liste des tâches par défaut, les participants au flux de travail pourront facilement trouver et consulter leurs tâches dans la vue Mes tâches de la liste des tâches.
Si les tâches de ce flux de travail révèlent des données sensibles ou confidentielles que vous voulez conserver séparément de la liste des tâches générale, vous devez créer une nouvelle liste de tâches.
Si votre organisation utilise de nombreux flux de travail, ou si ces derniers comportent de nombreuses tâches, vous avez tout intérêt à créer une nouvelle liste de tâches. Dans ce cas, créez des listes de tâches pour chaque flux de travail.
| Champ | Description |
|---|---|
Entrez le nom d’une liste de tâches : |
Une liste des tâches portant ce nom est utilisée lorsque ce type de contenu de site est appliqué à une liste. |
Historique
Dans la section Historique, sélectionnez l’historique à utiliser avec ce flux de travail. L’historique affiche tous les événements qui se produisent au cours de chaque instance du flux de travail. Vous pouvez utiliser l’historique par défaut ou en créer un nouveau. Si votre organisation compte utiliser de nombreux flux de travail, il peut être utile de créer un historique pour chaque flux de travail.
| Champ | Description |
|---|---|
Entrez un nom d’historique : |
Un historique portant ce nom est utilisé lorsque ce type de contenu de site est appliqué à une liste. |
Options de démarrage
Indiquez comment un flux de travail peut être démarré, quand et par qui.
| Remarque : |
|---|
L’option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale de cet élément est disponible uniquement si le contrôle de versions principales et secondaires est activé pour la bibliothèque et que le modèle de flux de travail sélectionné peut être utilisé pour l’approbation de contenu. |
| Champ | Description |
|---|---|
Autoriser le démarrage manuel de ce flux de travail par un utilisateur authentifié, habilité à modifier les éléments. Option sélectionnée par défaut. Les autorisations Gérer les listes sont requises pour démarrer le flux de travail. |
Sélectionnez cette option si vous souhaitez qu’un utilisateur authentifié démarre manuellement le flux de travail. Par défaut, la case à cocher Les autorisations Gérer les listes sont requises est désactivée. |
Démarrer le flux de travail lorsqu’un nouvel élément est créé. Notes Cette option n’est pas disponible pour le modèle de flux de travail Collecte des signatures. |
Sélectionnez cette option lorsqu’un nouvel élément est créé. |
Démarrer le flux de travail lorsqu’un élément est modifié. Notes Cette option n’est pas disponible pour les modèles de flux de travail Collecte des signatures et Trois états. |
Sélectionnez cette option lorsqu’un élément est modifié. |
Mettre à jour les types de contenu de site et de liste
Indiquez si vous souhaitez ou non que tous les types de contenu enfants de site et de liste qui utilisent ce type soient mis à jour en fonction des paramètres de cette page. Cette opération dure un certain temps et toutes les modifications apportées à ces valeurs dans les types de contenu de site et de liste sont alors perdues.
| Champ | Description |
|---|---|
Modifier ce flux de travail dans tous les types de contenu basés sur celui-ci ?
|
Sélectionnez cette option pour mettre à jour tous les sites enfants et les types de contenu de liste par le biais de ce type de flux de travail. |
Si d’autres options de personnalisation sont disponibles pour les flux de travail prédéfinis, spécifiez les options voulues dans la page de personnalisation du flux de travail. Pour plus d’informations sur l’utilisation des flux de travail prédéfinis, consultez les articles répertoriés dans la section « Voir aussi » à la fin de cet article.
Personnaliser la configuration d’un flux de travail Approbation
Le flux de travail Approbation prend en charge les processus d’entreprise qui impliquent l’envoi d’un document ou d’un élément à des collègues ou des responsables en vue de leur approbation. Les approbateurs peuvent approuver ou refuser le document, réaffecter la tâche d’approbation ou demander à ce que des modifications soient apportées au document. Le flux de travail Approbation améliore l’efficacité des processus d’approbation en gérant toutes les tâches humaines impliquées dans le processus, en assurant leur suivi et en enregistrant le processus une fois celui-ci terminé.
Les tableaux ci-dessous décrivent les paramètres de personnalisation du flux de travail Approbation.
Tâches de flux de travail
Indiquez comment les tâches doivent être acheminées vers les participants et si vous autorisez la délégation de tâches. Indiquez également si les participants sont autorisés à demander à ce que des modifications soient apportées au document avant de terminer leurs tâches.
| Champ | Description |
|---|---|
Affecter des tâches à :
|
Affecter des tâches à tous les participants simultanément (flux de travail en parallèle). Affecter des tâches à un seul participant à la fois (flux de travail en série). Si vous définissez le flux de travail en tant que flux de travail en série, un participant doit terminer une tâche pour que le suivant puisse en recevoir une. Notes Par défaut, l’option Un seul participant à la fois est activée. |
Autoriser les participants du flux de travail à :
|
Autoriser les participants du flux de travail à réaffecter leurs tâches à d’autres personnes. Autoriser les participants du flux de travail à solliciter la modification du document ou de l’élément à approuver avant l’achèvement d’une tâche. Notes Par défaut, les deux cases à cocher sont activées. |
Valeurs de démarrage par défaut du flux de travail
Si vous incluez des groupes en tant que participants du flux de travail, activez la case à cocher Affectez une seule tâche à chaque groupe entré. (Ne développez pas les groupes.) pour affecter une seule notification de tâche au groupe plutôt que des notifications individuelles à chaque membre du groupe.
Pour un flux de travail en série, saisissez un nombre, puis sélectionnez Jour(s) ou Semaine(s) comme incrément de temps.
Pour un flux de travail en parallèle, tapez ou sélectionnez une date dans le champ Échéance des tâches.
Si vous voulez que d’autres personnes reçoivent des notifications (et non des affectations de tâches) au démarrage du flux de travail, tapez leurs noms dans le champ Copie carbone ou cliquez sur Copie carbone pour sélectionner des personnes et des groupes dans le service d’annuaire.
| Champ | Description |
|---|---|
Tapez les noms des personnes qui doivent participer au démarrage du flux de travail. Ajoutez les noms dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées (dans le cas d’un flux de travail en série).
|
Pour sélectionner des personnes et des groupes dans le service d’annuaire, cliquez sur Approbateurs. Sélectionnez cette option si vous envisagez de spécifier des groupes en tant que participants du flux de travail et souhaitez affecter une seule tâche au groupe plutôt que des tâches individuelles à chaque membre du groupe. L’option Permettre des changements dans la liste des participants lorsque ce flux de travail a commencé est sélectionnée par défaut. Si vous ne voulez pas que les personnes qui démarrent le flux de travail puissent modifier des participants ou en ajouter, désactivez cette case à cocher. |
Tapez le message à inclure dans votre demande : |
Entrez un message dans cette zone de texte pour l’inclure dans votre demande. |
Échéance |
Si une date d’échéance est spécifiée et que le courrier électronique est activé sur le serveur, les participants recevront un rappel à cette date si leur tâche n’est pas terminée. |
Échéance des tâches (en parallèle) : |
Indique la date d’échéance de chaque tâche. |
Donnez à chaque personne le délai suivant pour accomplir sa tâche (en série). |
Spécifie le délai imparti pour chaque tâche et le mode de mesure. |
Avertir les autres utilisateurs |
Permet d’avertir d’autres utilisateurs du démarrage du flux de travail sans affecter des tâches. Pour avertir d’autres personnes, ajoutez également des noms dans le champ Copie carbone. |
Terminer le flux de travail
Indiquez à quel moment le flux de travail doit être considéré comme terminé. Si vous ne sélectionnez pas d’option, le flux de travail se terminera une fois toutes les tâches terminées.
| Champ | Description |
|---|---|
Terminer ce flux de travail quand :
|
Activez la case à cocher Le nombre suivant de tâches sont terminées et tapez un nombre pour indiquer le nombre de tâches à accomplir pour terminer le flux de travail. Notes Par défaut, cette option est désactivée, puisqu’il s’agit d’un flux de travail en série. |
|
Activez la case à cocher Le document est rejeté pour indiquer que le flux de travail doit être considéré comme terminé lorsque le document ou l’élément est rejeté. Activez la case à cocher Le document est modifié pour indiquer que le flux de travail doit être considéré comme terminé lorsque le document ou l’élément est modifié. |
Activités successives à l’achèvement du flux de travail
Indiquez les actions à réaliser une fois le flux de travail terminé.
Sélectionnez cette option si vous souhaitez que le flux de travail gère l’approbation du contenu et si vous avez activé la case à cocher Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale de cet élément dans la page Ajouter un flux de travail.
| Champ | Description |
|---|---|
Une fois le flux de travail terminé :
|
Sélectionnez cette option pour mettre à jour le statut d’approbation une fois le flux de travail terminé. |
Personnaliser la configuration d’un flux de travail Recueillir les commentaires
Le flux de travail Recueillir les commentaires envoie un document ou un élément enregistré dans une liste ou une bibliothèque à un groupe de personnes afin de recueillir leurs commentaires de révision. Le flux de travail Recueillir les commentaires étant par défaut associé au type de contenu Document, il est automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents.
Les tableaux ci-dessous décrivent les paramètres de personnalisation du flux de travail Recueillir les commentaires.
Tâches de flux de travail
Indiquez comment les tâches doivent être acheminées vers les participants et si vous autorisez la délégation de tâches. Indiquez également si les participants sont autorisés à demander à ce que des modifications soient apportées au document avant de terminer leurs tâches.
| Champ | Description |
|---|---|
Affecter des tâches à :
|
Affecter des tâches à tous les participants simultanément (flux de travail en parallèle). Affecter des tâches à un seul participant à la fois (flux de travail en série). Si vous définissez le flux de travail en tant que flux de travail en série, un participant doit terminer une tâche pour que le suivant puisse en recevoir une. Notes Par défaut, l’option Tous les participants simultanément est sélectionnée. |
Autoriser les participants du flux de travail à :
|
Autoriser les participants du flux de travail à réaffecter leurs tâches à d’autres personnes. Autoriser les participants du flux de travail à solliciter la modification du document ou de l’élément à approuver avant l’achèvement d’une tâche. Notes Par défaut, les deux cases à cocher sont activées. |
Valeurs de démarrage par défaut du flux de travail
Si vous incluez des groupes en tant que participants du flux de travail, activez la case à cocher Affectez une seule tâche à chaque groupe entré. (Ne développez pas les groupes.) pour affecter une seule notification de tâche au groupe plutôt que des notifications individuelles à chaque membre du groupe.
Pour un flux de travail en série, saisissez un nombre, puis sélectionnez Jour(s) ou Semaine(s) comme incrément de temps.
Pour un flux de travail en parallèle, tapez ou sélectionnez une date sous Échéance des tâches.
Si vous voulez que d’autres personnes reçoivent des notifications (et non des affectations de tâches) au démarrage du flux de travail, tapez leurs noms dans le champ Copie carbone ou cliquez sur Copie carbone pour sélectionner des personnes et des groupes dans le service d’annuaire.
| Champ | Description |
|---|---|
Tapez les noms des personnes qui doivent participer au démarrage du flux de travail. Ajoutez les noms dans l’ordre dans lequel vous souhaitez que les tâches soient affectées (dans le cas d’un flux de travail en série).
|
Pour sélectionner des personnes et des groupes dans le service d’annuaire, cliquez sur Approbateurs. Sélectionnez cette option si vous souhaitez spécifier des groupes comme participants du flux de travail et affecter une seule tâche au groupe plutôt que des tâches individuelles à chaque membre du groupe. L’option Permettre des changements dans la liste des participants lorsque ce flux de travail a commencé est sélectionnée par défaut. Si vous ne voulez pas que les personnes qui démarrent le flux de travail puissent modifier des participants ou en ajouter, désactivez cette case à cocher. |
Tapez le message à inclure dans votre demande : |
Entrez un message dans cette zone de texte pour l’inclure dans votre demande. |
Échéance |
Si une date d’échéance est spécifiée et que le courrier électronique est activé sur le serveur, les participants recevront un rappel à cette date si leur tâche n’est pas terminée. |
Échéance des tâches (en parallèle) : |
Indique la date d’échéance de chaque tâche. |
Donnez à chaque personne le délai suivant pour accomplir sa tâche (en série). |
Spécifie le délai imparti pour chaque tâche et le mode de mesure. |
Avertir les autres utilisateurs |
Utilisez cette option pour avertir d’autres utilisateurs du démarrage du flux de travail sans affecter des tâches. Pour avertir d’autres personnes, ajoutez également des noms dans le champ Copie carbone. |
Terminer le flux de travail
Indiquez à quel moment le flux de travail doit être considéré comme terminé. Si vous ne sélectionnez pas d’option, le flux de travail se terminera une fois toutes les tâches terminées.
| Champ | Description |
|---|---|
Terminer ce flux de travail quand :
|
Activez la case à cocher Le nombre suivant de tâches sont terminées, puis tapez un nombre pour indiquer le nombre de tâches à accomplir pour terminer le flux de travail. Notes Cette option est sélectionnée par défaut, mais elle n’est pas disponible si le flux de travail est en série. |
|
Par défaut, la case à cocher Le document est rejeté est désactivée, puisque votre flux de travail est en série. Activez la case à cocher Le document est modifié pour indiquer que le flux de travail doit être considéré comme terminé lorsque le document ou l’élément est modifié. |
Activités successives à l’achèvement du flux de travail
Indiquez les actions à réaliser une fois le flux de travail terminé.
Sélectionnez cette option si vous souhaitez que le flux de travail gère l’approbation du contenu et si vous avez activé la case à cocher Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale de cet élément dans la page Ajouter un flux de travail.
| Champ | Description |
|---|---|
Une fois le flux de travail terminé :
|
Sélectionnez cette option pour mettre à jour le statut d’approbation une fois le flux de travail terminé. |
Personnaliser la configuration d’un flux de travail à trois états
Le flux de travail à trois états est conçu pour le suivi de l’état d’un élément de liste au cours de trois états (phases). Il peut servir à gérer des processus d’entreprise qui obligent les organisations à réaliser le suivi de grands volumes d’informations ou d’éléments, tels que les questions liées au service d’assistance client, aux ventes ou aux tâches de projet.
Les tableaux ci-dessous décrivent les paramètres de personnalisation d’un flux de travail à trois états.
États du flux de travail
Dans le cas d’une liste de problèmes, les états d’un élément sont indiqués dans le champ État, où :
État initial = Actif
État moyen = Résolu
État final = Fermé
Lorsque l’élément passe d’une étape à une autre au sein du flux de travail, l’élément est mis à jour automatiquement.
| Champ | Description |
|---|---|
Sélectionnez un champ de choix :
Le type de liste ou de contenu doit contenir au moins une valeur unique et un champ de choix offrant au moins trois choix. |
Sélectionnez un champ de choix, puis choisissez une valeur pour les états initial, moyen et final. |
Indiquer ce qui doit se produire lorsqu’un flux de travail est initié
Lorsqu’un flux de travail est initié pour un problème figurant dans une liste de problèmes, Office SharePoint Server 2007 crée une tâche pour l’utilisateur concerné. Lorsque l’utilisateur termine la tâche, le flux de travail passe de l’état initial (Actif) à l’état moyen (Résolu). Vous pouvez également décider d’envoyer un message électronique pour avertir l’utilisateur qu’une tâche a été affectée.
| Champ | Description |
|---|---|
Détails de la tâche
|
Tapez toutes les informations à inclure dans le nom de la tâche. Si vous activez la case à cocher Inclure le champ de liste, le nom de l’élément de liste est ajouté dans le message personnalisé. |
Description de la tâche
|
Tapez toutes les informations que vous souhaitez inclure dans la description de la tâche. Si vous activez la case à cocher Inclure le champ de liste, le nom de l’élément de liste est ajouté au message personnalisé. Si vous activez la case à cocher Ajouter un lien aux éléments de liste, un lien vers l’élément de liste est inclus dans la description. |
|
Si vous devez spécifier une date d’échéance pour la tâche, activez la case à cocher Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne de dates dans la liste qui contient la date d’échéance voulue. |
|
Pour affecter la tâche à une personne spécifiée dans la liste, cliquez sur Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne dans la liste qui contient les informations utilisateur à utiliser. Lorsque le flux de travail démarre, la première tâche est affectée à la personne dont le nom apparaît dans cette colonne pour le flux de travail. |
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Tapez le nom de la personne à qui vous souhaitez envoyer une alerte par courrier électronique sur la tâche de flux de travail. Activez la case à cocher Inclure la tâche assignée à si vous voulez envoyer l’alerte au propriétaire de la tâche par courrier électronique. |
Tapez la ligne d’objet que vous souhaitez utiliser pour l’alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Utiliser le nom de la tâche si vous voulez ajouter le nom de la tâche à la ligne d’objet du message électronique. |
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Tapez les informations que vous voulez faire figurer dans le corps de message de l’alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Ajouter un lien aux éléments de liste si vous voulez inclure un lien vers l’élément de liste dans le message. |
Indiquer ce qui doit se produire lorsqu’un flux de travail passe en état intermédiaire
Par exemple, lorsqu’un problème figurant dans une liste de problèmes passe à l’état Résolu, une tâche est créée pour l’utilisateur concerné. Lorsque l’utilisateur termine la tâche, le flux de travail passe de l’état moyen (Résolu) à l’état final (Fermé). Vous pouvez également décider d’envoyer un message électronique pour avertir l’utilisateur en question du nouvel état de la tâche.
| Champ | Description |
|---|---|
Détails de la tâche
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Tapez toutes les informations à inclure dans le nom de la tâche. Si vous activez la case à cocher Inclure le champ de liste, le nom de l’élément de liste est ajouté dans le message personnalisé. |
Description de la tâche
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Tapez toutes les informations que vous souhaitez inclure dans la description de la tâche. Si vous activez la case à cocher Inclure le champ de liste, le nom de l’élément de liste est ajouté au message personnalisé. Si vous activez la case à cocher Ajouter un lien aux éléments de liste, un lien vers l’élément de liste est inclus dans la description. |
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Inclure le champ de liste : si vous souhaitez spécifier une date d’échéance pour la tâche, activez la case à cocher Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne de dates dans la liste qui contient la date d’échéance voulue. |
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Pour affecter la tâche à une personne spécifiée dans la liste, cliquez sur Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne dans la liste qui contient les informations utilisateur à utiliser. Lorsque le flux de travail démarre, la première tâche est affectée à la personne dont le nom apparaît dans cette colonne pour l’élément de flux de travail. Pour affecter cette tâche dans toutes les instances de ce flux de travail à une personne ou un groupe que vous spécifiez, cliquez sur Personnalisé, puis tapez ou sélectionnez le nom de la personne ou du groupe auquel vous souhaitez affecter la tâche. |
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Tapez le nom de la personne à qui vous souhaitez envoyer une alerte par courrier électronique sur la tâche de flux de travail. Activez la case à cocher Inclure la tâche assignée à si vous voulez envoyer l’alerte au propriétaire de la tâche par courrier électronique. Tapez la ligne d’objet que vous souhaitez utiliser pour l’alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Utiliser le nom de la tâche si vous voulez ajouter le nom de la tâche à la ligne d’objet du message électronique. Tapez les informations que vous voulez inclure dans le corps de message de l’alerte par courrier électronique. Activez la case à cocher Ajouter un lien aux éléments de liste si vous voulez inclure un lien vers l’élément de liste dans le message. |
Voir aussi
Autres ressources
Présentation des flux de travail
Utilisation d’un flux de travail Approbation
Utilisation d’un flux de travail Recueillir les commentaires
Utiliser un flux de travail à trois états