Planifier les ensembles de documents dans SharePoint Server 2013
S’APPLIQUE À :
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SharePoint dans Microsoft 365
Cet article décrit les ensembles de documents et fournit des conseils sur la façon dont vous pouvez les intégrer à votre solution de gestion de documents SharePoint Server.
À propos des ensembles de documents
Les ensembles de documents sont une fonctionnalité de SharePoint Server qui permet à une organisation de gérer un seul livrable ou produit de travail, qui peut inclure plusieurs documents ou fichiers. Un ensemble de documents est un type spécial de dossier qui combine des attributs d’ensemble de documents uniques, les attributs et le comportement des dossiers et des documents, et fournit une interface utilisateur (IU), des métadonnées et des éléments de modèle objet pour aider à gérer tous les aspects du produit de travail.
Pour les équipes et les utilisateurs de nombreuses organisations, un ensemble de documents, ou un produit de travail, est nécessaire pour mieux gérer un projet ou un livrable. Par exemple, une équipe juridique pourrait avoir besoin de collecter, créer et gérer divers documents, photos et fichiers audio liés à un cas particulier. De même, une équipe de vente pourrait avoir besoin de compiler les documents provenant de différentes sources afin de créer et gérer l’appel d’offres d’un client potentiel. Un ensemble de documents permet aux équipes et aux utilisateurs de gérer ces documents en tant que collection unique, livrable ou produit de travail. Les propriétaires d’un ensemble de documents peuvent alors créer une page d’accueil personnalisée affichant les éléments inclus et les informations importantes concernant le produit de travail.
Dans SharePoint Server, les organisations qui souhaitent créer et gérer des ensembles de documents de manière cohérente peuvent configurer un type de contenu d’ensemble de documents pour chaque produit de travail qu’elles créent généralement. Le type de contenu d’un ensemble de documents peut alors définir des types de contenu approuvés, des attributs, des éléments par défaut, des colonnes, des flux de travail et des stratégies. Il est possible de créer des types de contenu d’ensemble de documents personnalisés supplémentaires à partir du type de contenu parent, chacun héritant des propriétés et des paramètres du type de contenu d’ensemble de documents parent. Une fois le type de contenu ajouté à une bibliothèque, les utilisateurs peuvent créer un ensemble de documents qui hérite des attributs du type de contenu d’ensemble de documents en utilisant la commande Nouveau . Un type de contenu d’ensemble de documents fournit des paramètres supplémentaires permettant de spécifier les types de contenu autorisés, le contenu par défaut, les colonnes partagées, les colonnes de la page d’accueil et l’affichage par défaut de la page d’accueil.
Pour plus d’informations sur les types de contenu, voir Planifier les types de contenu et les flux de travail dans SharePoint 2013.
Pour plus d’informations sur la création et la gestion d’ensembles de documents dans SharePoint Server 2013, voir Créer et configurer un nouveau type de contenu d’ensemble de documents dans l’aide de SharePoint Server 2013.
Administration des ensembles de documents
Les ensembles de documents dans SharePoint Server partagent la plupart des mêmes attributs et propriétés que les dossiers. Cependant, vous devez tenir compte de certains éléments importants lors de la planification d’une solution d’ensemble de documents.
Le nombre de documents présents dans un ensemble de documents n’est pas limité. Cependant, le temps de chargement d’affichage peut être limité par le seuil d’affichage de liste, défini sur 5 000 éléments par défaut. Dans un ensemble de documents, les dossiers sont autorisés mais la navigation par métadonnées ne peut pas être effectuée. Par conséquent, il est important d’envisager la possibilité de dépasser le seuil d’affichage de liste et des problèmes liés à la conception de la navigation lorsque vous déterminez le nombre d’éléments que l’ensemble de documents contiendra. En outre, lorsque vous utilisez la fonctionnalité Envoyer vers avec un ensemble de documents, la taille de tous les documents de l’ensemble ne peut excéder 50 Mo. Pour obtenir une collection ou un produit de travail avec un nombre d’éléments élevé, il est conseillé d’établir une structure de dossiers dans une bibliothèque de documents.
Le nombre d’ensembles de documents présents dans une bibliothèque de documents n’est pas limité. Cependant, le nombre d’ensembles de documents apparaissant dans les listes sera limité par le seuil d’affichage de liste.
Lors de l’utilisation de métadonnées partagées, s’il y a plus de 10 articles qui utilisent les métadonnées partagées dans un ensemble de documents, les mises à jour des métadonnées seront effectuées par un travail du minuteur toutes les 15 minutes. Par exemple, si vous avez 10 documents dans le niveau supérieur de la bibliothèque et un seul document dans un ensemble de documents avec des métadonnées partagées, le travail du minuteur ne sera pas effectué. Mais, si vous ajoutez un autre ensemble de documents comptant 9 documents de plus, le travail du minuteur sera effectué.
Lors de l’utilisation du routage d’ensemble de documents, les ensembles de documents envoyés à un organisateur de contenu resteront dans la bibliothèque de remise et seront déplacés à l’emplacement approprié par l’organisateur de contenu durant le traitement du travail du minuteur, qui s’exécute par défaut tous les jours.
Pour utiliser des ensembles de documents dans une collection de sites, la fonctionnalité Ensembles de documents doit être activée.
Pour activer la fonctionnalité Ensembles de documents pour une collection de sites
Sur la page Paramètres du site, dans la section Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.
Sur la page Fonctionnalités, pour Ensembles de documents, cliquez sur Activer.
Une fois que la fonctionnalité Ensembles de documents est activée, vous pouvez créer des types de contenu d’ensemble de documents.