Avantages d'Exchange Hosted Archive
Dernière modification de la rubrique : 2011-05-12
EHA offre un intérêt inestimable dans plusieurs domaines clés :
Caractère pratique du service hébergé : EHA permet l'archivage complet des messages de votre organisation pour un coût total d'exploitation faible, sans nécessiter d'investissement en matériel ou en logiciels.
Conservation automatisée et workflow de mise en conformité : EHA a été conçu pour aider les clients soumis à des contraintes de rétention des messages électroniques relevant de pratiques de gouvernance d'entreprise ou de réglementations sectorielles. Les fonctionnalités EHA intègrent des outils de flux de travail pour la supervision de la conformité, l'audit et la génération de rapports.
Détection et récupération intégrées des messages : EHA offre un accès en libre-service basé sur les rôles à un référentiel centralisé. Il inclut des outils permettant aux utilisateurs de rechercher des messages, de les organiser et de les restaurer. Tous les messages sont indexés en texte intégral, si bien qu'ils peuvent être récupérés, restaurés ou exportés à n'importe quel moment.
Interface utilisateur Web intuitive : tous les aspects du système, depuis l'interaction de l'utilisateur final jusqu'aux tâches d'administration et de supervision, sont gérés par le biais d'une interface Web familière et conviviale qui réduit les besoins en formation des administrateurs et des utilisateurs.
Les fonctions de recherche simples et avancées d'EHA peuvent vous aider à répondre rapidement à vos besoins métier, tels que les demandes d'e-discovery, la récupération de messages pour restaurer des données métier ou les enquêtes internes.
Les recherches simples peuvent inclure des dates, des plages de dates et des mots clés dans la ligne d'objet, le corps du message et les pièces jointes. Ces recherches peuvent être limitées à des tailles de messages ou des types de pièces jointes spécifiques et porter sur des adresses de messagerie d'expéditeurs/destinataires, des domaines ou des noms uniques ou multiples.
EHA contient également des fonctionnalités d'opérateur avancées pour la réalisation de recherches complexes. La portée des résultats de recherche affichés dépend des rôles attribués. Par exemple, les utilisateurs auxquels le rôle de travail est attribué peuvent uniquement effectuer des recherches sur leurs propres archives et consulter les messages qu'ils ont envoyés et reçus.
Vous pouvez enregistrer les résultats de la recherche ou des messages spécifiques dans des dossiers créés par l'utilisateur au sein de l'archive pour faciliter l'organisation. Les recherches peuvent être attribuées à un dossier particulier pour affiner davantage vos résultats. Vous pouvez également partager vos dossiers avec les autres utilisateurs ; par exemple, les membres d'une équipe qui collaborent dans le cadre d'une enquête peuvent partager des dossiers les uns avec les autres pour revérifier les données. Vous pouvez même créer un compte dans l'archive pour un utilisateur externe, tel qu'un conseiller ou un auditeur externe, et partager uniquement les données organisées dans un dossier avec cet utilisateur externe pour limiter la portée des données auxquelles il peut accéder et réduire le volume des messages qu'il peut être amené à réviser.
Avec EHA, vous pouvez surveiller périodiquement vos communications d'entreprise en cours afin de renforcer l'application de vos stratégies de conformité ou de contrôle qualité. De nombreuses sociétés de services financiers basées aux États-Unis sont placées sous le contrôle de la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) et de la Security and Exchange Commission (SEC). L'une des mesures de la législation FINRA (l'ancienne National Association of Securities Dealers [NASD]) 3010 exige que les entreprises examinent les communications d'entreprise de leurs employés afin de s'assurer de leur conformité avec la législation. Les ressources humaines, les bureaux de conformité et d'autres groupes d'entreprise peuvent également utiliser la fonctionnalité de surveillance d'EHA pour s'assurer que les services et les employés adhèrent aux stratégies de gouvernance internes de l'entreprise, notamment celles qui régissent les pratiques d'embauche et le code de conduite général. Les organisations peuvent également avoir à surveiller les messages électroniques des équipes du service après-vente pour les aider à respecter l'assurance qualité.
Avec la fonctionnalité de surveillance d'EHA, vous pouvez établir des relations de superviseurs et de subordonnés et configurer un workflow pour les messages afin qu'ils soient surveillés et révisés par les superviseurs après leur envoi. EHA fournit les mécanismes suivants pour la capture de messages en vue de leur révision :
Correspondance de mots clés/expressions dans les messages électroniques, instantanés et Bloomberg (le système de messagerie Bloomberg est un outil de communication standard utilisé au sein de la communauté des marchés financiers).
Échantillonnage aléatoire de messages selon un pourcentage spécifié.
Correspondance de mots clés et échantillonnage aléatoire.
Votre organisation peut créer des dictionnaires personnalisés en fonction des différents besoins métier, inclure des listes supplémentaires et ajouter des mots clés pour capturer les messages correspondants. Vous pouvez également définir différent pourcentages d'échantillonnage pour les messages électroniques entrants et sortants, les messages instantanés et les messages Bloomberg. Vous pouvez même effectuer des tests de recherche de conformité pour aider à déterminer si les critères d'échantillonnage proposés offrent les résultats escomptés, ou procéder à une recherche de conformité spécifique.