Exchange Server 2007

Exchange & Outlook : Plus efficaces ensemble

Michael Khalili

Vue d'ensemble:

• Installation simplifiée
• Intégrer la voix, le fax et le courrier électronique
• Dossiers gérés pour conformité

Pendant un certain nombre d'années, Microsoft Exchange Server et Outlook ont envoyé des courriers électroniques fiables par millions, aidé des gens à collaborer et à gérer leurs calendriers et facilité l'organisation des contacts. Certains pourraient se demander ce que ces deux outils associés pourraient faire de mieux. En fait, Exchange Server 2007

et Microsoft Office Outlook 2007 sont à la veille d'être mis à la disposition du public et constituent à eux deux un saut quantique dans le domaine de la communication et de la collaboration.

Les améliorations proposées par Exchange Server 2007 et Office Outlook® 2007 sont visibles dès lors que vous démarrez le client Outlook. Dans les versions précédentes, Outlook s'attendait à ce que vous sachiez le nom de votre serveur de boîtes aux lettres Exchange, ce qui bloquait un grand nombre d'utilisateurs. Il en résultait des appels fréquents au support technique ou des scripts d'initialisation compliqués, lesquels augmentaient le coût et la complexité d'exécution d'un environnement de messagerie efficace. Aujourd'hui, avec le service Web Exchange Autodiscover, Outlook peut configurer automatiquement le compte si le client est joint au domaine. Si le client n'est pas joint au domaine, l'utilisateur n'aura à entrer qu'un nom, une adresse électronique et un mot de passe. Outlook et Exchange se chargeront du reste (voir Figure 1).

Figure 1** Installation de comptes **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

De même, au bon vieux temps (pas si vieux que ça), les utilisateurs n'installaient pas seulement Outlook pour l'utilisation initiale mais étaient également responsables de la reconfiguration d'Outlook à chaque fois qu'on les déplaçait vers un serveur de courrier électronique différent. Même si un courrier avertissait les utilisateurs d'une migration de boîte aux lettres imminente, les bêtes de travail ne prêtaient que peu d'attention à tout ce qui avait à voir avec la migration en question - jusqu'à ce qu'ils se retrouvent un matin devant l'impossibilité d'accéder à Outlook. À ce stade, s'ensuivait un autre appel au support technique. Les services Web Autodiscover peuvent aussi résoudre cela. Lorsqu'un utilisateur est déplacé d'un serveur de boîtes aux lettres vers un autre, Outlook reconnaît que l'ancienne configuration n'est plus valide, questionne le service Web Autodiscover une nouvelle fois, puis reconfigure le client pour la nouvelle boîte aux lettres. Ce processus est transparent pour l'utilisateur final.

Réinventer le calendrier

Par le passé, la plus grande partie de la logique calendaire résidait dans Outlook. Chaque mise à jour de réunion était considérée comme une invitation à une réunion séparée, ce qui signifiait que les notifications pouvaient être acceptées dans le mauvais ordre. Si deux mises à jour de réunion étaient envoyées rapidement l'une après l'autre et qu'un destinataire acceptait la seconde avant la première, il pouvait avoir des informations obsolètes sur son agenda. De plus, accéder aux informations Outlook depuis un Smartphone ou un PDA pouvait entraîner des informations de disponibilité différées suivant la méthode utilisée par les utilisateurs pour afficher les données.

La solution était de déplacer toute la logique calendaire depuis le client Outlook vers Exchange Server 2007. Lorsqu'une demande de réunion est reçue par le serveur, la réunion est automatiquement placée sur le calendrier comme provisoire jusqu'à ce que l'utilisateur choisisse d'accepter ou de refuser le rendez-vous. Si une modification de l'heure ou du lieu de la réunion est reçue, la réunion sera automatiquement mise à jour et l'ancienne invitation marquée comme obsolète afin que les utilisateurs ne l'acceptent pas par erreur. Cette logique est uniforme pour tous les clients - Office Outlook, Outlook Web Access, Outlook Mobile ou tout autre client tiers - de sorte que seules les réunions valides et à la dernière mise à jour sont visibles.

Grâce à la fiabilité et à la précision du calendrier, il devient possible de proposer un nouvel ensemble d'outils qui peut rendre les utilisateurs plus productifs. Par le passé, il n'était pas aisé de mettre en place des réunions auxquelles de nombreux employés à l'emploi du temps chargé pouvaient participer. Les utilisateurs devaient trouver manuellement des plages horaires vides pour les réunions, parcourant les informations de journées entières pour trouver un horaire adapté à tous les participants. Désormais, l'Assistant Planification Outlook 2007 (voir Figure 2) trouvera le meilleur horaire pour chacun. Après avoir entré le nom des participants obligatoires et facultatifs ainsi que les salles ou ressources souhaitées, l'Assistant Planification affiche une vue des jours les plus adaptés pour une réunion, codés par couleur. Une fois qu'un jour a été sélectionné, la même méthode est utilisée pour trouver le meilleur horaire du jour en question.

Figure 2** Assistant Planification **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

L'Assistant Planification accorde d'abord la priorité aux participants obligatoires, puis aux participants facultatifs et enfin aux salles et aux ressources pour déterminer l'heure optimale de la réunion. L'Assistant Planification facilite également la gestion des problèmes tels que la flexibilité des heures de travail et les différents fuseaux horaires. Les utilisateurs peuvent fixer leurs propres heures de travail, en définissant leur heure d'arrivée chaque matin et leur heure de départ chaque soir. Donc, un « lève-tard » qui n'arrive pas avant 9 ou 10 heures du matin peut définir que son travail démarre à cette heure-là. Lorsque d'autres personnes ont besoin de programmer une réunion, un horaire plus matinal (8 heures par exemple) ne sera pas proposé. Si deux groupes appartenant à deux fuseaux horaires différents - l'un à Londres et l'autre à Los Angeles par exemple - doivent se rencontrer, seuls les horaires qui se chevauchent sur leurs jours de travail seront proposés. Les Londoniens se réuniront en fin d'après-midi tandis que les « Angelinos » se réuniront à la première heure de la matinée, afin d'éviter une réunion à 2 heures du matin, qu'il s'agisse des uns ou des autres.

Trouver l'aiguille dans la botte de foin

Au fil des années, le nombre de courriers électroniques arrivant en moyenne dans la boîte aux lettres de l'utilisateur n'a cessé de croître à un rythme alarmant. Alors qu'une boîte aux lettres professionnelle de base ne peut contenir que quelques centaines de messages environ, certaines personnes en reçoivent désormais autant en un seul jour. Être enseveli sous cette avalanche de messages représente une multitude d'informations critique pour les opérations de n'importe quelle entreprise. Trouver les bonnes informations au moment où vous en avez besoin peut s'avérer être un gros problème.

Les possibilités de recherche d'Office Outlook 2007 et d'Exchange Server 2007 ont été nettement améliorées comparées aux versions précédentes. Que l'utilisateur soit en mode mis en cache ou en ligne, les mêmes algorithmes de recherche sont appliqués au message. En mode en ligne, la demande de recherche est envoyée au serveur Exchange, où la recherche est exécutée. L'Indexeur de contenu Exchange, 35 fois plus rapide que celui d'Exchange Server 2003, est utilisé pour s'assurer que les messages peuvent être trouvés et récupérés rapidement. En mode mis en cache, Outlook utilise la Recherche instantanée, basée sur Windows® Desktop Search 3.0, consolidant les moteurs d'indexation et réduisant le temps processeur. La recherche peut être effectuée pour du texte trouvé dans l'objet, dans le corps du texte, vers et depuis des champs ou même dans les pièces jointes, comme illustré dans la Figure 3.

Figure 3** Nouvelles techniques de recherche pour ce type de message électronique important **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Accès depuis n'importe où avec la messagerie unifiée

La messagerie unifiée Exchange, qui est un composant intégré d'Exchange Server 2007, met tous les types de communications professionnelles dans une seule boîte aux lettres, y compris les courriers électroniques, les messages vocaux et les fax. Dans les systèmes traditionnels, les messages vocaux sont accessibles par téléphone, les courriers électroniques via l'ordinateur et les fax via un télécopieur dédié à cet usage. La messagerie unifiée Exchange permet à l'utilisateur de choisir le client le mieux adapté à ses besoins à un moment et à un endroit donnés. Dans Outlook, les messages vocaux et les fax apparaissent dans la boîte de réception juste à côté des messages électroniques. Le message vocal, lorsqu'il est sélectionné, contient un lecteur intégré pour pouvoir écouter directement le message à partir du volet de lecture (voir Figure 4).

Figure 4** Lecture de messages de la messagerie vocale via Outlook **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Outlook permet également aux messages d'être traités en contexte. En général, lorsque vous écoutez un message vocal, vous prenez quelques notes sur une feuille de papier. Ces notes ne sont pas associées au message et peuvent se perdre - ce qui est loin d'être un modèle de communication efficace. Grâce à la messagerie unifiée Exchange, les notes peuvent être directement prises dans Outlook. Elles sont conservées avec le message et seront indexées en tant que texte pouvant faire l'objet d'une recherche, ce qui garantit que les notes s'afficheront toujours dans le contexte de ce message vocal. Ainsi, elles peuvent être rapidement retrouvées à l'aide du système de recherche amélioré d'Exchange Server 2007 et d'Office Outlook 2007.

Outlook peut également gérer de nombreuses options de messagerie vocale (voir Figure 5), y compris celle de permettre aux utilisateurs de modifier leur numéro d'identification personnel (PIN) à partir du client. (La réinitialisation du code PIN est une source majeure d'appels au support technique pour les systèmes de messagerie vocale.) À partir de leurs options Outlook, les utilisateurs peuvent obtenir un nouveau code PIN qu'ils génèrent et reçoivent sur leur adresse électronique. Ce code PIN leur donne un accès à usage unique à Outlook Voice Access, l'interface téléphonique de messagerie unifiée Exchange, il leur est ensuite demandé de modifier leur code PIN.

Figure 5** La messagerie unifiée contient une option Pin Reset (réinitialisation du code PIN) **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Sécuriser et protéger

Aujourd'hui, les organisations doivent faire face à de nombreuses menaces sur leur environnement de messagerie. Outlook et Exchange collaborent pour lutter contre ces menaces. Le courrier indésirable ne constitue que l'une de ces menaces et Office Outlook 2007 introduit la prise en charge des cachets électroniques Outlook, une nouvelle façon de lutter contre le spam. Outlook applique une petite « moulinette » de calcul sur le message sortant et ajoute la réponse de ce calcul au message. Exchange vérifie alors les résultats. Alors que ces « moulinettes » de calcul consomment un temps processeur relativement faible lorsqu'elles sont effectuées une seule fois, comme c'est typiquement le cas avec le courrier légitime, si la machine d'un expéditeur de courriers indésirables devait créer ces « moulinettes » pour du courrier électronique de masse, la contrainte sur leur machine serait extrême. Par conséquent, un message comportant un cachet électronique Outlook a bien plus de chances d'être légitime qu'un message qui n'en comporte pas et Exchange prend ceci en considération lorsqu'il détermine la validité de chaque message électronique.

En plus des menaces déjà anciennes comme le courrier indésirable, de nouveaux systèmes de réglementation sont en train de changer les exigences applicables aux systèmes de messagerie. Les réglementations telles que Sarbanes-Oxley, HIPPA et Basel II édictent des règles strictes pour la rétention ou la destruction des enregistrements. Afin de répondre à ce besoin naissant, Exchange et Outlook introduisent les Dossiers gérés. Ces dossiers sont configurés par un administrateur pour les messages d'un type particulier. Dans Outlook, l'utilisateur final voit ces dossiers avec une description de ce qui devrait être stocké dans le dossier (voir Figure 6). Les messages peuvent également être envoyés automatiquement dans un dossier en particulier en se servant des règles de transport Exchange. Une fois inclus dans un Dossier géré donné, les messages conservent les stratégies d'archivage, de rétention et d'expiration de ce dossier et seront automatiquement traités de manière à être en cohérence avec la stratégie de l'organisation.

Figure 6** Les Dossiers gérés renforcent les règles de conformité pour le courrier électronique **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Malgré tous les efforts déployés, des violations de conformité se produisent. Dans ces cas, il est impératif de procéder à une identification et à une réparation rapides. Le mode de recherche rapide proposé par Exchange devient un élément clé pour que les responsables de la conformité trouvent les messages susceptibles de constituer des indices d'identification de violation de conformité. Les recherches peuvent être effectuées sur plusieurs boîtes aux lettres afin de repérer et de remédier à ces violations.

Un environnement plus gérable

Ensemble, Exchange Server 2007 et Office Outlook 2007 offrent un système de messagerie très nettement amélioré par rapport aux versions précédentes. Ils placent toutes vos communications professionnelles vitales en un seul emplacement, ce qui permet de les retrouver et de les configurer facilement et les rend compatibles et conformes dès qu'ils arrivent. Ensemble, ils ont fait passer la collaboration et la communication au niveau supérieur.

Michael Khalili est chef de produit d'Exchange Server, responsable de l'Accès client et de la Messagerie unifiée. Il est, entre autres, responsable de l'intégration d'Outlook et d'Exchange.

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