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Rapports de la visionneuse d'archives

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Dernière modification de la rubrique : 2011-04-07

Les rôles de gestionnaire de mise en conformité, d'administrateur technique et de superviseur peuvent choisir parmi une large sélection de rapports. Vous avez la possibilité de sélectionner et d'exécuter des rapports en fonction de vos besoins. Il est également possible de planifier des rapports pour qu'ils s'exécutent à intervalles réguliers, puis qu'ils vous soient transmis.

Vous pouvez consulter un rapport sous la forme d'une page Web, d'un fichier PDF (avec Adobe Acrobat 5.0, ou une version ultérieure avec examen PDF inclus) ou d'un tableur Excel.

RemarqueRemarque :
Le traitement de certains rapports peut prendre un certain temps dans les grandes organisations qui comptent de nombreux messages électroniques à réviser. Le temps requis pour traiter les rapports peut dépasser les paramètres du délai d'expiration de session de la visionneuse d'archives. Pour les rapports volumineux dont le traitement peut être long, inscrivez-vous au rapport afin qu'il vous soit envoyé par message électronique. Notez que les rapports auxquels vous vous inscrivez utilisent les paramètres de rapport par défaut et ne peuvent pas être configurés.

Le tableau suivant récapitule les rapports disponibles dans la visionneuse d'archives.

Rapport Description

Rapport récapitulatif des activités

Offre un aperçu du nombre de messages internes et externes envoyés et reçus, pour les messages électroniques ou instantanés, ainsi que pour les autres fichiers et documents. Ce rapport indique également la taille totale et la taille moyenne pour chaque catégorie de messages. Il comptabilise les messages réels et supprime les messages incorporés.

Rapport récapitulatif d'archivage

Présente les statistiques d'archivage de l'organisation. Il inclut des statistiques pour les messages électroniques ou instantanés, ainsi que pour les autres fichiers et documents, y compris les rapports Bloomberg, les télécopies et les documents téléchargés. Les répartitions statistiques incluent le nombre de messages, la taille de base, la taille des pièces jointes, ainsi que la taille moyenne. Les totaux sont indiqués pour toutes les catégories de données.

Rapport récapitulatif des pièces jointes

Présente les données dans un tableau et un histogramme en trois dimensions affichant les types de pièces jointes les plus utilisés qui ont été détectés dans le trafic des messages archivés. Ce rapport inclut des données sur l'extension de fichier, le type de document, la quantité, la taille totale et la taille moyenne.

Rapport d'événements d'audit

Fournit des détails sur toutes les actions spécifiques liées à l'utilisateur qui sont exécutées. Ces activités incluent l'affichage des messages électroniques l'exportation et la restauration des activités de message, ainsi que l'ouverture et la fermeture de session. Ce rapport peut fournir des informations globales et individuelles propres à chaque catégorie.

Rapport de statistiques quotidiennes

Présente les statistiques quotidiennes relatives à tous les types de messages (messages électroniques ou instantanés, et autres fichiers et documents) archivés pour un jour particulier. Le total et la taille sont indiqués pour toutes les colonnes de données.

Rapport de destruction

Valide et répertorie les messages qui ont été détruits suite à l'expiration de la période de rétention. Les détails relatifs à chaque message comprennent la date de destruction, la date d'envoi et de réception, l'ancienneté au moment de la destruction, l'expéditeur du message, le destinataire du message et l'objet du message. Les messages dont la période de rétention a expiré sont détruits dans tous les centres de données (production et récupération d'urgence) une fois par jour, à partir de 18h00, heure du Pacifique. Si vous avez implémenté une mise en suspens, les messages ne sont pas détruits. Tous les messages électroniques et instantanés, transcriptions Bloomberg et documents téléchargés sont détruits lorsque leur période de rétention expire. Les informations d'en-tête des messages sont conservées, mais le corps des messages et les pièces jointes sont détruits.

Rapport récapitulatif des messages électroniques

Résume les statistiques de tous les utilisateurs ou d'utilisateurs spécifiques. Ces statistiques incluent des récapitulatifs des messages internes et externes envoyés et reçus, la taille moyenne des messages et les totaux.

Rapport de liste des employés

Affiche une liste complète des utilisateurs avec des comptes d'archive, en plus des rôles attribués à ces utilisateurs, du nom de leur superviseur et de la date de leur dernière connexion. Ce rapport affiche également les paramètres de période de rétention d'utilisateurs spécifiques, les derniers messages envoyés et les derniers messages reçus. Les totaux sont inclus pour toutes les colonnes de données, accompagnés d'une répartition des totaux par rôle attribué.

Rapport des rôles privilégiés

Affiche une catégorie pour chaque rôle doté de privilèges : gestionnaire de mise en conformité, opérateur de mise en conformité, auditeur de conformité externe, directeur des ressources humaines, surveillant, opérateur de surveillance, gestionnaire de rôles, superviseur, administrateur technique et opérateur technique. Dans chaque catégorie, les utilisateurs dotés du rôle correspondant sont répertoriés, y compris la date à laquelle le rôle leur a été attribué. Les totaux sont indiqués pour chaque rôle.

Rapport SEC 17a-4

Atteste que votre organisation dispose de messages complets, sérialisés et archivés. Il identifie les premier et dernier messages archivés, ainsi que des informations telles que la date, l'heure, le destinataire, l'expéditeur, l'objet et l'ID de message pour la sérialisation.

Ce rapport indique également le nombre de messages capturés, le nombre de messages détruits, le nombre de messages suspendus et les ID des messages annulés. Les ID qui ne sont pas générés de façon séquentielle ne sont pas utilisés (ces ID sont annulés).

Rapport d'attestations pour superviseurs

Le rapport d'attestations pour superviseurs est utile pour les audits. Ce rapport indique non seulement aux gestionnaires de mise en conformité le nombre et le pourcentage de communications dont la conformité à la réglementation NASD 3010 est vérifiée, mais il fournit également les mêmes mesures pour les subordonnés dont les messages sont examinés à des fins générales.

Un gestionnaire de mise en conformité peut déterminer qui doit être inclus dans ce rapport. Une des options suivantes (ou les deux) peut être sélectionnée : Inclure les personnes nécessitant une vérification NASD 3010 et Inclure les personnes nécessitant une vérification. Si seule la première option est sélectionnée, le titre de rapport s'affiche sous la forme Rapport d'attestations FINRA 3010. Dans toute autre situation, le titre du rapport est Rapport d'attestations pour superviseurs.

Lorsque vous sélectionnez les options Inclure les personnes nécessitant une vérification NASD 3010 et Inclure les personnes nécessitant une vérification, les noms dont la conformité à la réglementation NASD 3010 est vérifiée s'affichent en rouge et en gras. Les gestionnaires de mise en conformité peuvent utiliser ce rapport pour surveiller les activités de révision des superviseurs.

Le rapport d'attestations pour superviseurs est détaillé par superviseur, et indique le nombre de messages capturés et examinés pour chaque subordonné. Dans le rapport d'attestations pour superviseurs, le champ Dernier échantillonnage indique la date à laquelle le superviseur a procédé au dernier échantillonnage régulier des messages.

Rapport de statistiques système

Le rapport de statistiques système offre une vue du système complet pour la plage de dates spécifiée. Les statistiques couvrent le nombre de boîtes aux lettres, les destinataires, les expéditeurs, le volume et les statistiques d'archivage. Les données détaillent la quantité, la taille moyenne et les totaux pour toutes les catégories.