Configuration de la fonctionnalité d'e-mail dans Microsoft Dynamics AX

Mise à jour : January 16, 2014

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Pour configurer la fonctionnalité d'e-mail dans Microsoft Dynamics AX, exécutez les procédures décrites dans cette rubrique. Ces procédures vous aideront à connecter Microsoft Dynamics AX à un Serveur de courrier SMTP, à configurer les paramètres d'e-mail pour les utilisateurs, à paramétrer un traitement par lots pour envoyer des messages e-mail, et à créer des modèles d'e-mail.

Après avoir exécuté les procédures décrites dans cette rubrique, Microsoft Dynamics AX peut envoyer des messages e-mail aux utilisateurs en fonction des fonctions que vous utilisez. Par exemple, Microsoft Dynamics AX peut envoyer des messages e-mail aux utilisateurs lorsque les documents leur sont affectés pour approbation (tel que défini par un workflow), ou lorsque des commandes client sont annulées (tel que défini par une règle d'alerte).

Aperçu

Le diagramme suivant indique les étapes du processus pour configurer la fonctionnalité d'e-mail dans Microsoft Dynamics AX.

1. Paramétrez votre Serveur de courrier SMTP

La première étape du processus est de paramétrer un serveur de courrier de protocole SMTP dans votre environnement. Pour ce faire, procédez comme suit.

Installez le serveur SMTP

Installez le serveur SMTP sur un ordinateur exécutant Windows Server. Les directions varient en fonction de la version de Windows Server que vous utilisez.

Si vous utilisez Windows Server 2008 ou Windows Server 2008 R2, procédez comme suit pour installer le serveur SMTP.

1. Cliquez sur Démarrer > Outils d'administration > Gestionnaire de serveur.

2. Dans la section Fonctions récapitulatives, cliquez sur Ajouter des fonctionnalités.

3. La page Sélectionner les composants s'affiche. Activez la case à cocher Serveur SMTP.

4. Une fenêtre s'affiche et demande si vous souhaitez ajouter des services de rôle et des fonctionnalités pour le serveur SMTP. Cliquez sur Ajouter les services de rôle requis.

5. La page Sélectionner les composants s'affiche à nouveau. Cliquez sur Suivant.

6. La page Serveur Web (IIS) s'affiche. Cliquez sur Suivant.

7. La page Sélectionner des services de rôle s'affiche. Cliquez sur Suivant.

8. La page Confirmer les services d'installation s'affiche. Cliquez sur Installer.

Si vous utilisez Windows Server 2012, procédez comme suit pour installer le serveur SMTP.

1. Dans l'écran Démarrer, cliquez sur Gestionnaire de serveur.

2. Cliquez sur le menu Gérer, puis cliquez sur Ajouter des rôles et des fonctionnalités.

3. La page Avant de commencer s'affiche. Cliquez sur Suivant.

4. La page Sélectionner le type d'installation s'affiche. Sélectionnez l'option Installation basée sur un rôle ou une fonctionnalité puis cliquez sur Suivant.

5. La page Sélectionner le serveur de destination s'affiche. Sélectionnez le serveur sur lequel vous souhaitez installer le serveur SMTP. Cliquez sur Suivant.

6. La page Sélectionner les rôles de serveur s'affiche. Cliquez sur Suivant.

7. La fenêtre Sélectionner les composants s'affiche. Activez la case à cocher Serveur SMTP.

8. Une fenêtre s'affiche et demande si vous souhaitez ajouter des services de rôle et des fonctionnalités pour le serveur SMTP. Cliquez sur Ajouter des fonctionnalités.

9. La page Sélectionner les composants s'affiche à nouveau. Cliquez sur Suivant.

10. La page Serveur Web (IIS) s'affiche. Cliquez sur Suivant.

11. La page Sélectionner des services de rôle s'affiche. Cliquez sur Suivant.

12. La page Confirmer les services d'installation s'affiche. Cliquez sur Installer.

Configurez le serveur SMTP

La procédure suivante permet de configurer le serveur SMTP pour l'authentification intégrée de Windows.

1. Dans le menu ou l'écranDémarrer, cliquez sur Outils d’administration.

2. Cliquez sur Gestionnaire de Services Internet (IIS) 6.0 pour ouvrir le Gestionnaire IIS.

3. Dans le volet de gauche, sélectionnez le nom de votre serveur.

4. Dans le volet de droite, cliquez avec le bouton droit sur [Serveur SMTP virtuel #1] puis sur Propriétés.

5. La fenêtre Propriétés [Serveur SMTP virtuel #1] s'affiche. Cliquez sur l'onglet Accès.

6. Cliquez sur le bouton Authentication.

7. La fenêtre Authentification s'affiche. Activez la case à cocher Authentification Windows intégrée. Cliquez sur OK

8. L'onglet Accès s'affiche à nouveau. Cliquez sur le bouton Relais.

9. La fenêtre Restrictions de relais s'affiche. Activez la case à cocher Autoriser tous les ordinateurs qui s'authentifient avec succès à relayer, indépendamment de la liste ci-dessus. Cliquez sur OK

10. La fenêtre Propriétés [Serveur SMTP virtuel #1] s'affiche à nouveau. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

Connexion de Microsoft Dynamics AX au Serveur de courrier SMTP

La procédure suivante permet de connecter Microsoft Dynamics AX au Serveur de courrier SMTP.

1. Ouvrez le client Microsoft Dynamics AX.

2. Cliquez sur Administration du système > Paramétrage > Système > Paramètres d'e-mail.

3. Dans le champ Serveur de messagerie sortant, entrez le nom de l'ordinateur sur lequel vous avez installé le serveur SMTP.

4. Dans le champ Adresse IP du serveur SMTP, entrez le nom de l'ordinateur local.

5. Dans le champ Numéro de port SMTP, entrez le numéro du port à utiliser avec SMTP. Le numéro de port par défaut est 25.

6. Si le serveur SMTP requiert l'authentification, entrez un nom d'utilisateur et un mot de passe valides.

7. Activez la case à cocher Utiliser NTLM.

8. Dans le champ Limite de taille de la pièce jointe (Mo), entrez une limite de taille pour les pièces jointes.

   La clé de Registre maxbuffersize limite également la taille acceptable pour les pièces jointes. Si la taille que vous définissez ici dépasse la taille de marge maximale, la taille maximale de marge est appliquée.

9. Dans le champ Autoriser les données incorporées et les fichiers joints à partir de, entrez ou accédez à l'emplacement où les pièces jointes ou d'autres données embarquées dans un e-mail sont enregistrées.

2. Entrez l'adresse e-mail de chaque utilisateur

Pour entrer l'adresse e-mail de chaque utilisateur Microsoft Dynamics AX, exécutez cette procédure.

1. Ouvrez le client Microsoft Dynamics AX.

2. Cliquez sur Administration du système > Courant > Utilisateurs > Utilisateurs.

3. Sélectionner un utilisateur.

4. Cliquez sur l'Options.

5. Dans le champ E-mail, entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur sélectionné.

6. Cliquez sur Fermer.

7. La page Utilisateurs s'affiche à nouveau. Sélectionnez un autre utilisateur et répétez les étapes 4-6.

3. Utilisez le traitement par lots pour envoyer des messages e-mail

Le traitement par lots est utilisé pour envoyer des messages e-mail générés à partir de Microsoft Dynamics AX. Les procédures suivantes permettent de créer un groupe de traitement par lots et de configurer le traitement par lots qui enverra des messages e-mail.

Créer un groupe de traitements par lots

Un traitement par lots, nommé Traitement par lots de distributeur d'e-mail, est utilisé pour envoyer des messages e-mail générés à partir de Microsoft Dynamics AX. Le traitement par lots doit s'exécuter dans le contexte d'un groupe de traitements par lots. Procédez comme suit pour créer un groupe de traitements par lots pour le traitement par lots de distributeur d'e-mails.

1. Cliquez sur Administration du système > Paramétrage > Groupe de traitement par lots.

2. Cliquez sur Nouveau pour créer un groupe de traitement par lots.

3. Dans le champ Groupe, entrez un nom unique pour le groupe de traitement par lots. Par exemple, entrez E-mail.

4. Dans le champ Description, entrez une description afin d'identifier le groupe de traitement par lots.

5. Cliquez sur l'onglet Serveurs de traitement par lots.

   La liste Serveurs sélectionnés affiche les instances d'AOS sur lesquelles le groupe de traitements par lots s'exécute. La liste Serveurs restants affiche les autres instances d'AOS disponibles comme serveurs de traitement par lots.

6. Utilisez les flèches pour ajouter des serveurs à la liste Serveurs sélectionnés ou pour en supprimer de la liste Serveurs sélectionnés.

Configurez le traitement par lots

Effectuez les étapes suivantes pour configurer le traitement par lots de distributeur d'e-mails.

1. Cliquez sur Administration du système > Périodique > Traitement des e-mails > Traitement par lots.

2. Activez la case à cocher Traitement par lots.

3. Dans le champ Description de la tâche, entrez une description pour ce traitement par lots.

4. Dans la liste Groupe de traitement par lots, sélectionnez le groupe de traitements par lots créé au cours de la procédure précédente.

5. Activez la case à cocher Privé pour empêcher d'autres utilisateurs d'exécuter ce traitement par lot. Un traitement par lots privé ne peut être exécuté que par l'utilisateur qui l'a ordonné et sur l'ordinateur où la session de cet utilisateur est ouverte.

6. Cliquez sur le bouton Répétition pour spécifier la fréquence d'exécution de ce traitement par lots.

7. Cliquez sur Alertes pour envoyer des notifications lorsque ce traitement par lots se termine, rencontre une erreur ou est annulé.

4. Configuration des paramètres d'e-mail pour des fonctions ou applications spécifiques

Plusieurs des fonctions et applications de Microsoft Dynamics AX peuvent être configurées pour envoyer des notifications par e-mail aux utilisateurs. Vous devez configurer les paramètres d'e-mail spécifiques à ces fonctions et applications. Consultez la documentation pour des instructions spécialisées sur ces fonctions et applications. Exemple :

• Si vous utilisez des workflows, voir Configuration des paramètres e-mail pour le système de workflow pour plus d'informations sur la configuration des fonctionnalités d'e-mail pour le système de workflow.

• Si vous utilisez des règles d'alerte, voir Messages e-mail d'alerte pour plus d'informations sur la configuration des fonctionnalités d'e-mail pour les règles d'alerte.

• Si vous utilisez la vente au détail, voir Paramétrage des envois de tickets de caisse par e-mail pour plus d'informations sur comment envoyer des réceptions par message électronique aux clients.

Le processus de configuration des paramètres d'e-mail pour les fonctionnalités ou applications spécifiques peut varier, mais au minimum, le processus inclut la création d'un ou plusieurs modèles d'e-mail. Les étapes pour créer un modèle d'e-mail sont incluses ci-dessous.

Création d'un modèle d'e-mail

Dans le cadre du processus de configuration des paramètres d'e-mail pour une fonctionnalité ou une application spécifique, vous devez créer un ou plusieurs modèles d'e-mail.

Par exemple, supposons que vous avez créé un workflow dans Microsoft Dynamics AX pour les demandes d'achat. Ce workflow définit qui doit approuver les demandes d'achat. Vous pouvez configurer le workflow afin que les messages e-mail (basés sur un modèle) soient envoyés aux utilisateurs à qui des demandes d'achat sont affectées pour approbation.

Un modèle d'e-mail peut contenir plusieurs versions, chaque version étant écrite dans une langue différente.

Pour créer un modèle d'e-mail, exécutez la procédure suivante.

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Modèles d'e-mail.

2. Le modèle d'e-mail que vous créez va-t-il être utilisé dans l'ensemble de l'organisation ou pour une société spécifique ? La réponse à cette question détermine si vous devez activer la case à cocher Afficher les e-mails système.

   • Si le modèle d'e-mail que vous créez est utilisé avec une configuration ou une application utilisée dans l'ensemble de l'organisation, activez la case à cocher Afficher les e-mails système.

     Par exemple, si vous créez un modèle d'e-mail à utiliser avec un workflow de demande d'achat, activez cette case à cocher. Cela est dû au fait qu'un workflow de demande d'achat est utilisé pour l'ensemble d'une organisation. (Pour plus d'informations sur la manière dont chaque type de workflow est utilisé, voir Types de workflows).

   • Si le modèle d'e-mail que vous créez est utilisé avec une configuration ou une application utilisée pour une société spécifique, n'activez pas la case à cocher Afficher les e-mails système.

     Par exemple, si vous créez un modèle d'e-mail à utiliser avec un workflow de commande fournisseur, n'activez pas cette case à cocher. Cela est dû au fait qu'un workflow de commande fournisseur est utilisé pour une société spécifique.

3. Dans le volet supérieur de l'écran, appuyez sur CTRL+N pour créer un modèle d'e-mail.

4. Entrez les informations suivantes pour le modèle d'e-mail :

   1. Dans le champ ID e-mail, entrez un identificateur pour le modèle d'e-mail. L'ID doit correspondre à l'objet du modèle. Ce champ est limité à 10 caractères.

   2. Dans le champ Description de l'e-mail, entrez une description pour le modèle d'e-mail.

   3. Dans le champ Code langue par défaut, sélectionnez un code langue. Si un utilisateur utilise une autre langue et qu'il n'existe aucune version correspondante du modèle d'e-mail pour cette langue, le message e-mail est envoyé dans la langue spécifiée ici.

   4. Dans le champ Nom de l'expéditeur, entrez un nom pour l'expéditeur, tel que Microsoft Dynamics AX. Il s'agit du nom que le destinataire voit dans sa boîte de réception lors de la réception d'un message e-mail.

   5. Dans le champ E-mail de l'expéditeur, entrez une adresse e-mail qui peut être utilisée pour envoyer des messages e-mail générés par Microsoft Dynamics AX.

5. Cliquez sur l'onglet Général. Procédez comme suit :

   1. Dans la liste Priorité, sélectionnez une priorité. Ceci permet de déterminer si le message e-mail doit apparaître avec une priorité dans la boîte de réception du destinataire.

   2. Dans la liste Groupe de traitement par lots, sélectionnez le groupe de traitements par lots créé précédemment dans cette rubrique.

6. Dans le volet inférieur de l'écran, appuyez sur CTRL+N pour créer une version spécifique à une langue du modèle. Pour chaque version que vous créez, procédez comme suit :

   1. Vérifiez que le champ ID e-mail affiche l'ID créé à l'étape 4.

   2. Dans le champ Langue, sélectionnez la langue que vous utiliserez pour écrire le corps du message e-mail.

   3. Dans le champ Sujet, entrez l'objet du message e-mail.

      Si vous souhaitez que l'objet du message e-mail soit généré automatiquement, entrez %subject%. Pour mieux comprendre comment cet espace réservé fonctionne, voir l'exemple indiqué dans le tableau suivant.

      SCÉNARIO :	Vous créez un modèle d'e-mail pour un workflow de demande d'achat.
      SI :	Supposons ce qui suit : Vous entrez l'espace réservé suivant dans le champ Sujet du modèle d'e-mail : %subject% Le champ Objet de l'article de travail contient le texte suivant. Ce champ est situé dans l'écran Propriétés pour l'étape d'approbation de workflow. Action requise : une demande d'achat vous est affectée pour approbation.
      ALORS :	Dans l'e-mail qui est généré et envoyé aux utilisateurs, l'espace réservé %subject% est automatiquement remplacé par le texte suivant : Action requise : une demande d'achat vous est affectée pour approbation.

      Pour plus d'informations sur les espaces réservés, voir la section suivante dans cette rubrique.

   4. Dans le champ Mise en page, sélectionnez XSLT ou HTML, selon le message à afficher.

   5. Cliquez sur l'Message d'e-mail. Dans l'écran affiché, entrez le contenu du message.

      Si vous souhaitez que le message soit généré automatiquement, entrez %message%. Pour mieux comprendre comment cet espace réservé fonctionne, voir l'exemple indiqué dans le tableau suivant.

      SCÉNARIO :	Vous créez un modèle d'e-mail pour un workflow de demande d'achat.
      SI :	Supposons ce qui suit : Vous entrez l'espace réservé suivant comme message du modèle d'e-mail : %message% Le champ Instructions de l'élément de travail contient le texte suivant. Ce champ est situé dans l'écran Propriétés pour l'étape d'approbation de workflow. La demande d'achat %Purchase requisition.PurchReqId% vous a été affectée pour approbation. Cette demande d'achat totalise %Purchase requisition.Approval amount%, et elle a été soumise par %Purchase requisition.Worker.createdBy%. > [!Note] > Le texte entre les symboles % représente des espaces réservés que vous pouvez insérer lorsque vous configurez le workflow. Dans cet exemple, les espaces réservés seront remplacés par des données spécifiques relatives aux demandes d'achat.
      ALORS :	Dans l'e-mail qui est généré et envoyé aux utilisateurs, l'espace réservé %message% est automatiquement remplacé par le texte suivant : La demande d'achat PR-0108 vous a été affectée pour approbation. Cette demande d'achat s'élève à 5000 EUR, et a été soumise par Jimmy Matney.

      Pour plus d'informations sur les espaces réservés, voir la section suivante dans cette rubrique.

   6. Permet d'enregistrer le message.

Utilisez des espaces réservés

Les espaces réservés peuvent être utilisés lorsque vous créez des modèles d'e-mail. Les espaces réservés seront remplacés par le texte spécifique à la fonctionnalité pour laquelle vous créez le modèle d'e-mail.

Par exemple, supposons que vous créez un modèle d'e-mail qui sera envoyé aux utilisateurs qui doivent approuver les demandes d'achat. Si vous entrez %message% dans le corps du modèle d'e-mail, l'espace réservé %message% est remplacé par le texte entré dans les propriétés de configuration de workflow.

Les espaces réservés suivants peuvent être ajoutés aux modèles d'e-mail. Les espaces réservés que vous devez utiliser dépendent de votre choix de créer le modèle d'e-mail au format HTML ou XSLT.

Spécifiez quand chaque modèle doit être utilisé

Après la création des modèles d'e-mail, vous devez indiquer quand chaque modèle doit être utilisé. Pour obtenir des instructions sur la procédure à suivre, voir la documentation sur les fonctions pour lesquelles vous avez créé des modèles d'e-mail.

Exemple :

• Si vous avez créé des modèles d'e-mail pour les workflows, voir Configuration des paramètres e-mail pour le système de workflow pour plus d'informations sur la configuration du système de workflow pour utiliser ces modèles.

• Si vous avez créé des modèles d'e-mail pour les règles d'alerte, voir Définition d'une identification d'e-mail pour alertes pour plus d'informations sur la configuration de règles d'alerte pour utiliser ces modèles.

• Si vous avez créé des modèles d'e-mail à des fins de recouvrement dans le module Ventes, voir Paramétrage des recouvrements pour plus d'informations sur la configuration des Ventes pour utiliser ces modèles.

5. Surveillance des messages e-mail en attente d'envoi

Utilisez les procédures suivantes pour surveiller les messages e-mail sortants.

Affichage du statut des messages e-mail sortants

La procédure suivante permet de surveiller le statut des messages e-mail en attente d'envoi.

1. Cliquez sur Administration du système > Périodique > Traitement des e-mails > Statut d'envoi des e-mails.

2. Si vous souhaitez que l'écran répertorie tous les messages e-mail, y compris ceux dont l'envoi a réussi, sélectionnez la case à cocher Afficher également les e-mails envoyés.

3. Permet d'afficher le statut de chaque message e-mail dans la colonne Statut.

   • Lorsqu'un message a été soumis, son statut est Envoyé.

   • Lorsqu'un message attend d'être envoyé, son statut est En attente.

     Le statut En attente est suivi par un nombre « n » entre parenthèses, par exemple 1. Ce nombre correspond au nombre de tentatives d'envoi de l'e-mail. Il ne peut pas être supérieur au nombre de nouvelles tentatives figurant dans la planification de nouvelle tentative. (Pour plus d'informations sur la planification de nouvelle tentative, voir la section suivante.)

   • Lorsque l'envoi d'un message n'a pas réussi et qu'aucune tentative de relance n'est planifiée, son statut est Échec.

     Si vous voulez tenter de renvoyer ce message, cliquez sur Recommencer l'envoi. La planification de nouvelle tentative sera respectée lors de la tentative d'envoi de ce message.

Établir une planification de nouvelle tentative

Vous pouvez paramétrer une planification de nouvelle tentative pour les messages qui n'ont pas été envoyés. La planification de nouvelle tentative spécifie le nombre de tentatives vous souhaitez voir effectuer pour envoyer des messages e-mail, ainsi que la période entre chaque tentative.

La planification de nouvelle tentative doit être paramétrée de telle façon à ce que le serveur AOS ne soit pas surchargé. Les intervalles entre les tentatives doivent augmenter progressivement. Par exemple, la première tentative de relance peut se produire après une minute, la deuxième après une heure, la troisième après un jour, etc. Pour répartir la charge de travail, la planification de nouvelle tentative peut être paramétrée sur plusieurs serveurs AOS.

Procédez comme suit pour paramétrer une planification de nouvelle tentative :

1. Cliquez sur Administration du système > Périodique > Traitement des e-mails > Nouvelle tentative de planification.

2. Appuyez sur Ctrl+N pour créer une nouvelle tentative de relance.

   Les tentatives de relance sont numérotées automatiquement pour vous. (Par exemple, elles sont numérotées 1, 2, 3, etc.). Chaque tentative est répertoriée dans la colonne Période de retard.

3. Entrez un nombre dans le champ Délai de nouvelle tentative.

   Par exemple, si vous souhaitez que cette tentative se produise 5 minutes après la précédente tentative d'envoi du message e-mail, entrez 5 ici.

4. Dans le champ Mesure, sélectionnez une unité de mesure du temps, comme Minutes, Heures ou Jours.

   Par exemple, supposons que vous souhaitiez que la première tentative de relance se produise après une minute, la deuxième après une heure et la troisième après un jour. Dans ce cas, l'écran Nouvelle tentative de planification ressemblerait au tableau suivant.

   Période de retard	Délai de nouvelle tentative	Mesure
   1	1	Minutes
   2	1	Heures
   3	1	Jours