Protection des messages sensibles et des documents critiques à l’aide de la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) dans Office 2016

Résumé: Utilisez la gestion des droits relatifs à l’information (IRM) dans Office 2016 pour spécifier l’autorisation d’accès et d’utilisation de documents et de messages sensibles.

La gestion des droits relatifs à l’information (IRM) permet aux particuliers et aux administrateurs de définir qui a accès aux documents, aux classeurs et aux présentations. Cette fonctionnalité protège les informations sensibles contre l’impression, le transfert ou la copie non autorisés. Cet article fournit une vue d’ensemble de la technologie de gestion des droits relatifs à l’information (IRM) dans les applications Office. Il inclut des conseils sur la configuration et l’installation des logiciels nécessaires à l’implémentation de la gestion des droits relatifs à l’information dans Office 2016, ainsi que des liens vers des informations supplémentaires.

Vue d’ensemble de l’IRM

Azure Rights Management et Active Directory Rights Management sont des technologies persistantes de protection des informations au niveau du document de Microsoft. Ils implémentent des autorisations et des autorisations pour protéger les informations sensibles. La restriction des autorisations pour un document ou un message avec irm garantit que les personnes non autorisées ne peuvent pas l’imprimer, le transférer ou le copier. Les restrictions d’utilisation sont incorporées dans le document ou le message électronique, et voyagent avec le fichier où qu’il se trouve. Microsoft Office implémente la prise en charge de ces technologies à l’aide des fonctionnalités de gestion des droits relatifs à l’information (IRM).

« Vous pouvez créer des documents ou des messages électroniques avec des autorisations restreintes dans Office Professionnel Plus 2016 et Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises. Cette fonctionnalité est également disponible dans les versions autonomes de Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016, InfoPath 2016 et Word 2016. Le contenu IRM créé dans Office 2016 peut être consulté dans Office 2007, Office 2010, Office 2013 ou Office 2016.

Pour plus d’informations sur les fonctionnalités IRM et Active Directory Rights Management Services (AD RMS) prises en charge dans Office 2016, Office 2013, Office 2010 et Office 2007, voir Considérations relatives au déploiement d’AD RMS et Microsoft Office. Pour plus d’informations sur IRM et Azure RMS, consultez Comment les applications prennent en charge Azure Rights Management et Qu’est-ce que Azure Rights Management ?

La prise en charge irm dans Office 2016 aide les organisations et les travailleurs du savoir à répondre à deux besoins fondamentaux :

• Autorisations restreintes pour les informations sensibles La gestion des droits relatifs à l’information (IRM) permet de protéger les informations sensibles contre tout accès et réutilisation non autorisés. Les organisations s’appuient sur des pare-feu, des mesures de sécurité de connexion et d’autres technologies réseau pour protéger la propriété intellectuelle sensible. Toutefois, l’une des principales limitations de ces technologies est que les utilisateurs autorisés peuvent partager des informations avec des personnes non autorisées, ce qui entraîne une violation potentielle de la stratégie de sécurité.

• Confidentialité, contrôle et intégrité des informations Les travailleurs de l’information travaillent souvent avec des informations confidentielles ou sensibles. En utilisant irm, les employés n’ont pas à dépendre de la discrétion d’autres personnes pour s’assurer que les matériaux sensibles restent à l’intérieur de l’entreprise. Irm empêche les utilisateurs de transférer, de copier ou d’imprimer des informations confidentielles en désactivant ces fonctions dans les documents et les messages qui utilisent des autorisations restreintes.

Pour les responsables des technologies de l’information (TI), la gestion des droits relatifs à l’information (IRM) permet d’appliquer les stratégies d’entreprise existantes en matière de confidentialité des documents, de flux de travail et de rétention des e-mails. L’IRM est un outil précieux pour les cadres et les agents de sécurité. Il réduit le risque que les informations clés de l’entreprise atteignent les mauvaises personnes. Cette protection couvre les fuites accidentelles, les erreurs négligentes et les attaques intentionnelles.

Fonctionnement de l’IRM dans Office 2016

Les utilisateurs d’Office appliquent des autorisations aux messages ou documents à l’aide des options du menu Fichier ; par exemple, à l’aide de l’option Restreindre l’accès , sous Informations, Protéger le document. Les options de protection disponibles sont basées sur des modèles de stratégie de droits que vous pouvez personnaliser pour votre organization. Les modèles de stratégie de droits sont des groupes de droits IRM que vous empaquetez ensemble dans une stratégie prédéfinie que les utilisateurs peuvent appliquer à leurs documents. Office 2016 fournit également une option prédéfinie Ne pas transférer qui accorde des droits spécifiques aux destinataires d’un e-mail. Pour en savoir plus sur les modèles de stratégie de droits, consultez Configuration et gestion des modèles pour Protection des données Microsoft Purview.

Pour protéger un document dans Office 2016 à l’aide d’IRM, vous devez disposer d’un abonnement AD RMS local ou Azure RMS dans le cadre de Office 365 ou en tant que service autonome.

Utilisation de la gestion des droits relatifs à la gestion des droits avec Active Directory Rights Management Services

L’activation de l’IRM dans votre organization nécessite l’accès à un ordinateur exécutant Active Directory Rights Management Services (AD RMS) pour Windows Server 2012 ou Windows Server 2012 R2, ou à un locataire cloud avec un abonnement Azure RMS. Les autorisations sont appliquées à l’aide de l’authentification, généralement à l’aide de services de domaine Active Directory (AD DS) ou Microsoft Entra ID.

Les organisations peuvent définir les stratégies d’autorisations qui apparaissent dans les applications Office en créant des modèles de stratégie de droits. Par exemple, vous pouvez définir un modèle de stratégie de droits nommé Marketing Confidential, qui spécifie que les documents ou les messages électroniques qui utilisent la stratégie peuvent uniquement être ouverts par les utilisateurs de ce service. Bien qu’il n’y ait aucune limite au nombre de stratégies d’autorisation qui peuvent être créées, Office ne peut afficher que jusqu’à 20 modèles de stratégie à la fois. Azure Rights Management fournit deux modèles prédéfinis organization. Vous pouvez créer vos propres modèles personnalisés ou désactiver les modèles existants si nécessaire.

Avec AD RMS sur Windows Server 2012, les utilisateurs peuvent partager des documents protégés par des droits entre des sociétés qui ont une relation d’approbation fédérée. Pour plus d’informations, consultez Vue d’ensemble d’Active Directory Rights Management Services et Fédération d’AD RMS. Avec Azure RMS, la possibilité de collaborer en toute sécurité entre les organisations est intégrée et ne vous oblige pas à effectuer une configuration spéciale.

Dans Outlook 2016, vous pouvez créer et lire des e-mails protégés sans paramètres de serveur de messagerie spéciaux. Toutefois, Exchange Server 2016 améliore cette fonctionnalité. Il fournit une protection RMS pour les messages vocaux de messagerie unifiée et une protection IRM automatique pour les messages dans Outlook 2016 via les règles de protection Microsoft Outlook. En outre, l’activation de l’intégration IRM dans Exchange Server permet aux utilisateurs de créer et de consommer des e-mails protégés dans Outlook Web App et dans Exchange ActiveSync appareils mobiles avec IRM. Pour plus d’informations, consultez Gestion des droits relatifs à l’information dans Exchange 2016.

Configuration d’IRM pour Office 2016

L’application d’autorisations IRM à des documents ou des messages électroniques nécessite les éléments suivants :

• Accès à AD RMS pour Windows Server 2012 ou Windows Server 2012 R2, ou à Azure Rights Management afin d’obtenir des licences pour consommer du contenu.

• Logiciel client Rights Management. Ce logiciel client est inclus dans Windows Vista et versions ultérieures. L’application de partage Rights Management fournit un module complémentaire facultatif qui améliore la fonctionnalité IRM dans Office.

• Microsoft Office 2007, Office 2010, Office 2013 ou Office 2016. Seules des éditions spécifiques d’Office permettent aux utilisateurs de créer des autorisations IRM.

Configuration de l’accès au serveur RMS

AD RMS et Azure RMS gèrent les licences et d’autres fonctions serveur qui fonctionnent avec IRM pour fournir la gestion des droits aux applications clientes telles qu’Office 2016. Un programme client compatible RMS, tel qu’Office 2016, permet aux utilisateurs de créer et d’afficher du contenu protégé par des droits.

Configuration de Rights Management sur le client

Windows Vista, Windows 7, Windows 8.1 et Windows 10 sont fournis avec le logiciel client RMS. Pour activer les fonctionnalités IRM dans Office avec l’application de partage RMS, les utilisateurs peuvent l’installer eux-mêmes. Les administrateurs peuvent également le déployer automatiquement pour les utilisateurs.

Définition et déploiement de modèles de stratégie de droits pour Office 2016

Comme dans Office 2007, Office 2010 et Office 2013, Office 2016 inclut la possibilité pour les utilisateurs d’appliquer des droits individuels aux documents et messages, tels que Lire et modifier dans Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 et Visio 2016. Dans Outlook, vous pouvez utiliser l’option Ne pas transférer qui vous permet de partager des e-mails en toute confiance, en accordant uniquement des droits limités aux destinataires prévus du message. Vous pouvez créer des modèles de stratégie de droits personnalisés pour votre organization. Ces modèles sont automatiquement déployés sur les clients, ce qui permet aux utilisateurs de les appliquer sans effort.

Vous créez et gérez des modèles de stratégie de droits à l’aide du site d’administration sur votre serveur RMS ou AD RMS. Pour plus d’informations sur la création, la configuration et la publication de modèles de stratégie personnalisés, consultez Guide pas à pas de déploiement de modèles de stratégie de droits AD RMS.

Les droits que vous pouvez inclure dans les modèles de stratégie d’autorisations pour Office 2016 sont répertoriés dans les sections suivantes.

Droits IRM

Chaque droit IRM répertorié dans le tableau suivant peut être appliqué par les applications Office 2016 configurées pour fonctionner avec AD RMS ou Azure RMS.

Droits d’autorisation IRM

Groupes prédéfinis d'autorisations

Office 2016 fournit les groupes de droits prédéfinis suivants parmi lesquels les utilisateurs peuvent choisir lorsqu’ils créent du contenu IRM. Les options sont disponibles dans la boîte de dialogue Autorisation pour Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 et Visio 2016. Dans l’application Office, sélectionnez l’onglet Fichier , choisissez Informations, choisissez le bouton Protéger le document , sélectionnez Restreindre l’accès, puis choisissez parmi les modèles de stratégie de droits répertoriés, ou choisissez Accès restreint. Si vous choisissez Accès restreint, vous avez la possibilité de sélectionner l’un des groupes d’autorisations prédéfinis pour chaque utilisateur individuel.

Groupes d’autorisations de lecture/modification prédéfinis

Dans Outlook 2016, les utilisateurs peuvent sélectionner le groupe de droits prédéfini suivant lorsqu’ils créent un élément de courrier électronique. Pour accéder à l’option à partir de l’élément d’e-mail, choisissez Fichier, Informations, puis Définir des autorisations. Ensuite, choisissez parmi les modèles de stratégie de droits répertoriés, qui sont remplis par le serveur ou le service Rights Management, ou choisissez Ne pas transférer, qui implémente les droits suivants.

Groupe prédéfini « Ne pas transférer »

Autorisations avancées

Dans Word 2016, d’autres autorisations IRM peuvent être spécifiées pour certaines parties d’un document. Dans Informations, Protéger le document, choisissez Restreindre la modification, puis sélectionnez l’option Plus d’utilisateurs pour ajouter des utilisateurs disposant de droits pour modifier les sections indiquées d’un document. Pour encore plus d’options de restriction, choisissez Restreindre l’autorisation en bas du panneau Restreindre la modification . Par exemple, les utilisateurs peuvent spécifier une date d’expiration, empêcher d’autres utilisateurs d’imprimer ou de copier du contenu, etc.

Configuration des paramètres IRM pour Office 2016

Vous pouvez verrouiller de nombreux paramètres pour personnaliser la gestion des droits relatifs à l’information à l’aide du modèle Office stratégie de groupe (Office). Utilisez ce modèle stratégie de groupe pour configurer stratégie de groupe Objects dans Active Directory et ne devez pas être confondu avec les modèles de stratégie de droits. Il existe en outre des options de l'IRM configurables uniquement avec des paramètres de clé de Registre.

Paramètres IRM d’Office 2016

Les paramètres que vous pouvez configurer pour irm dans stratégie de groupe sont répertoriés dans le tableau suivant. Dans stratégie de groupe, ces paramètres se trouvent sous Configuration utilisateur\Stratégies\Modèles d’administration\Microsoft Office 2016\Gérer les autorisations restreintes.

Paramètres IRM pour stratégie de groupe

Options de clé de Registre Irm Office 2016

Les paramètres que vous pouvez configurer pour irm dans le Registre sont répertoriés dans les tableaux suivants.

Les paramètres de Registre IRM suivants se trouvent dans HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\DRM.

Options de clé de Registre IRM

Le paramètre de Registre IRM suivant se trouve dans HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\DRM\LicenseServers. Il n’existe aucun paramètre de stratégie de groupe correspondant.

Paramètre de Registre IRM pour les serveurs de licences

Le paramètre de Registre IRM suivant se trouve dans HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Security. Il n’existe aucun paramètre de stratégie de groupe correspondant.

Paramètres du Registre IRM pour la sécurité

Les métadonnées chiffrées ne sont pas compatibles avec les étiquettes Protection des données Microsoft Purview. Si vous utilisez ces étiquettes, ne définissez pas la valeur sur 1.

Dans les formats Open XML tels que docx, xlsx, pptx, etc., les utilisateurs peuvent chiffrer les métadonnées Office dans un fichier géré par des droits. Ils peuvent également laisser les métadonnées non chiffrées, ce qui permet à d’autres applications, telles que la fonctionnalité FCI sur les serveurs de fichiers Windows, d’accéder aux données.

Les utilisateurs peuvent choisir de chiffrer les métadonnées en définissant une clé de Registre. Vous pouvez définir une option par défaut pour les utilisateurs en déployant le paramètre de Registre. Il n’existe aucune option pour chiffrer certaines métadonnées : toutes les métadonnées sont chiffrées ou aucune n’est chiffrée.

En outre, le paramètre de Registre DRMEncryptProperty ne détermine pas si le stockage de métadonnées non client Office, comme les métadonnées créées par SharePoint Server 2016, est chiffré.

Configuration des paramètres IRM pour Outlook 2016

Dans Outlook 2016, les utilisateurs peuvent créer et envoyer des messages électroniques avec des autorisations restreintes pour empêcher les messages d’être transférés, imprimés ou copiés. Les documents, classeurs et présentations Office 2016 joints aux messages avec des autorisations restreintes sont automatiquement limités.

En tant qu’administrateur Microsoft Outlook, vous pouvez configurer plusieurs options pour la messagerie IRM, telles que la désactivation de l’IRM ou la configuration de la mise en cache des licences locales.

Les paramètres et fonctionnalités IRM suivants peuvent être utiles lorsque vous configurez la messagerie électronique gérée par des droits :

• Configurez la mise en cache automatique des licences pour IRM.

• Aide à appliquer une période d’expiration de message électronique.

• N’utilisez pas Outlook pour valider les adresses e-mail pour les autorisations IRM.

Paramètres IRM d’Outlook

Vous pouvez verrouiller la plupart des paramètres pour personnaliser irm pour Microsoft Outlook à l’aide du modèle de stratégie de groupe Microsoft Outlook (Outlk) ou du modèle Office stratégie de groupe (Office). Vous pouvez également configurer les paramètres par défaut pour la plupart des options à l’aide de l’outil de personnalisation Office (OCT), qui permet aux utilisateurs de configurer les paramètres. Les paramètres de l’outil de personnalisation Office se trouvent aux emplacements correspondants dans la page Modifier les paramètres utilisateur de l’outil OPO.

Options IRM d’Outlook

Outlook 2016 options de clé de Registre IRM

La boîte de dialogue Autorisation utilise Microsoft Outlook pour valider les adresses e-mail entrées dans cette boîte de dialogue. Cela entraîne le démarrage d’une instance de Microsoft Outlook lorsque les autorisations sont restreintes. Vous pouvez désactiver cette option à l’aide de la clé de Registre répertoriée dans le tableau suivant. Il n’existe aucun paramètre stratégie de groupe ou OCT correspondant pour cette option.

Le paramètre de Registre IRM suivant se trouve dans HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\DRM.

Options de clé de Registre Irm Outlook

Vue d’ensemble de la configuration de la gestion des droits relatifs à l’information dans Office 2016

Vous pouvez verrouiller de nombreux paramètres pour personnaliser irm à l’aide des fichiers de modèle d’administration Office 2016 (Office16.admx) et du modèle de stratégie de groupe Microsoft Outlook (Outlk16.admx). En outre, il existe des options de configuration IRM que vous pouvez uniquement configurer à l’aide des paramètres de clé de Registre.

Dans Outlook 2016, les utilisateurs peuvent créer et envoyer des messages électroniques avec des autorisations restreintes pour empêcher les messages d’être transférés, imprimés, copiés et collés. Les documents, classeurs et présentations Office 2016 joints aux messages avec des autorisations restreintes sont également automatiquement limités.

En tant qu’administrateur Microsoft Outlook, vous pouvez configurer plusieurs options pour la messagerie IRM, telles que la désactivation de l’IRM ou la configuration de la mise en cache des licences locales. Vous pouvez également concevoir des autorisations IRM personnalisées pour les utilisateurs, en plus du groupe d’autorisations Ne pas transférer par défaut.

Avant de commencer

Avant de commencer le déploiement, déterminez les paramètres que vous devrez peut-être configurer pour irm.

Vous pouvez télécharger les modèles Office 2016 et Outlook 2016 à partir du Centre de téléchargement Microsoft, fichiers de modèles d’administration (ADMX/ADML) pour Office.

Désactiver la gestion des droits relatifs à l’information dans Office 2016

Vous pouvez désactiver la gestion des droits relatifs à l’information pour toutes les applications Office. Pour désactiver la gestion des droits relatifs à l’information dans Outlook 2016, vous devez désactiver la gestion des droits relatifs à toutes les applications Office. Il n’existe aucune option distincte pour désactiver la gestion des droits relatifs à l’information uniquement dans Microsoft Outlook.

Pour désactiver la gestion des droits relatifs à l’information dans Office 2016 à l’aide de stratégie de groupe

1. Dans stratégie de groupe, chargez le modèle Office 2016 (Office) et recherchez Configuration utilisateur\Stratégies\Modèles d’administration\Microsoft Office 2016\Gérer les autorisations restreintes.

2. Choisissez Désactiver l’interface utilisateur de la gestion des droits relatifs à l’information.

3. Choisissez Activé.

4. Sélectionnez OK.

Configurer la mise en cache automatique des licences pour Outlook 2016

Par défaut, Outlook 2016 télécharge automatiquement la licence IRM pour les e-mails gérés par des droits lorsqu’Outlook se synchronise avec Exchange Server. Vous pouvez configurer Outlook 2016 pour empêcher la mise en cache locale des informations de licence. Cela force les utilisateurs à se connecter au réseau pour récupérer les informations de licence avant de pouvoir ouvrir des messages électroniques gérés par des droits.

Pour désactiver la mise en cache automatique des licences pour irm à l’aide de stratégie de groupe

1. Dans stratégie de groupe, chargez le modèle Outlook 2016 (Outlk) et recherchez Configuration utilisateur\Stratégies\Modèles d’administration\Microsoft Outlook 2016\Divers.

2. Choisissez Ne pas télécharger les informations de licence d’autorisation des droits pour la messagerie IRM pendant la synchronisation des dossiers Exchange.

3. Choisissez Activé.

4. Sélectionnez OK.