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Fonctionnalités de la page Approbation des feuilles de temps

Mis à jour: février 2009

 

Dernière rubrique modifiée : 2010-06-01

Les utilisateurs peuvent accéder à Approbation des feuilles de temps via le lien Page d’accueil ou en cliquant sur Feuilles de temps sous l’en-tête Approbations lorsque les autorisations sont accordées et les feuilles de temps sont envoyées. Les responsables des feuilles de temps consultent de la liste des requêtes envoyées dans la page Feuilles de temps conjointement aux champs Nom de la ressource, Nom de la feuille de temps, Période, État, Approbateur précédent, Commentaires sur la transaction, Total, Total réel, Total des heures supplémentaires, Total non facturable et Total des heures supplémentaires non facturables.

Les responsables des feuilles de temps utilisent cette page pour afficher la liste des feuilles de temps en attente du niveau d’approbation et définir l’Approbateur suivant, le cas échéant. Si un utilisateur clique sur Approuver dans cette page, la feuille de temps peut ne pas être approuvée si un processus d’approbation sur plusieurs niveaux est établi et que l’utilisateur ne dispose pas de l’autorisation de catégorie de ressource Approuver les feuilles de temps pour le propriétaire de la feuille de temps. Dans ce cas de figure, la feuille de temps est marquée comme Acceptable et envoyée à l’approbateur suivant.

Paramètres de révision et d’ajustement

La page Approbation des feuilles de temps peut être temporairement submergée de requêtes provenant des ressources et peut être difficile à gérer compte tenu du cycle de vie des projets et des délais d’envoi. L’utilisateur peut également être désigné comme Ajusteur de feuilles de temps pouvant recevoir des centaines, voire des milliers, de feuilles de temps. Les responsables des feuilles de temps peuvent cliquer sur le menu déroulant Paramètres pour fournir des options de filtrage afin d’aider à localiser et à organiser les feuilles de temps à approuver ou à ajuster.

Les filtres sont composés des options suivantes :

  • En attente de mon approbation. Liste des feuilles de temps dont l’État indique Soumise qui sont en attente d’évaluation.

  • Approuvée par moi. Liste des feuilles de temps évaluées. Les feuilles de temps reçoivent l’état Approuvé ou Acceptable. L’état Acceptable est accordé lorsque la feuille de temps est évaluée par plusieurs réviseurs. Lorsqu’elle passe entre les mains du dernier approbateur, son état passe alors en Approuvé.

    Cette option de filtrage permet également à un responsable des feuilles de temps de Rappeler une feuille de temps qui a été approuvée. Rappeler une feuille de temps permet au responsable des feuilles de temps et à l’utilisateur de corriger les irrégularités qui peuvent surgir après l’approbation de la feuille de temps.

  • Feuilles de temps disponibles à ajuster. Liste des feuilles de temps que le responsable des feuilles de temps peut modifier. Si une feuille de temps est approuvée mais que les valeurs qui ont été approuvées sont incorrectes, le responsable peut cliquer sur le Nom de la feuille de temps pour afficher et corriger la feuille de temps approuvée. Les feuilles de temps d’une période Fermée peuvent être également modifiées.

  • Feuilles de temps non soumises dans Mes ressources. Liste des feuilles de temps qui n’ont pas été soumises au responsable des feuilles de temps. La liste comprend les feuilles de temps qui présentent l’ÉtatPas encore créée, En cours ou Soumise.

Filtres chronologiques

Les Filtres chronologiques sont composés d’une Période fiscale ou d’une Plage de dates personnalisée. Les utilisateurs appliquent un Filtre chronologique en activant la Date et les critères de sélection pour Période fiscale ou Plage de dates personnalisée.

Périodes fiscales

Les utilisateurs peuvent créer des Périodes financières pour Gestion des tâches et Gestion du temps dans Administration de Project Web Access (PWA). Les Périodes fiscales représentent des périodes comptables qui permettent de regrouper des données financières et d’établir des rapports sur ces données.

Les utilisateurs peuvent utiliser des Périodes financières pour filtrer les feuilles de temps à passer en revue. Les utilisateurs sélectionnent la Période fiscale, puis appliquent la Période. La liste des feuilles de temps de la Période fiscale sélectionnée s’affiche.

Plage de dates personnalisée

Les responsables des feuilles de temps peuvent indiquer une plage de dates pour filtrer les feuilles de temps à passer en revue pour la période appliquée.

Filtre de ressource

Les filtres de ressource permettent de filtrer les feuilles de temps en fonction du Centre de coûts ou du Nom de la ressource. Le numéro du Centre de coûts est initialement appliqué aux ressources via les propriétés utilisateur dans le Centre de ressources, la Liste des ressources d’entreprise, ou l’option Gérer les utilisateurs. Le même Centre de coûts est appliqué comme option de filtre. La liste des utilisateurs qui appartiennent au Centre de coûts est affichée. Les utilisateurs sélectionnent le deuxième filtre de ressources dans une liste déroulante Nom de la ressource.

Nom de la feuille de temps

Le champ Nom de la feuille de temps contient un lien actif vers les Détails de la feuille de temps, où les Responsables des feuilles de temps peuvent :

  1. Passer en revue les détails de la main-d’œuvre qui a été soumise.

  2. Ajuster ou réconcilier les heures qui ont été soumises, si le Responsable des feuilles de temps a l’autorisation d’Ajuster la feuille de temps.

  3. Procéder à l’approbation finale de la feuille de temps.

La page Détails de la feuille de temps affiche des informations supplémentaires à propos de la feuille de temps. Les utilisateurs cliquent sur le Nom de la feuille de temps pour accéder à cette page.

Approuver et rejeter

Lorsque le Responsable de la feuille de temps a passé en revue les détails et réconcilié les heures qui sont envoyées sur la page Approbation des feuilles de temps, il peut ensuite :

  • Approuver la feuille de temps. L’État de la feuille de temps est alors Approuvé ou Acceptable.

  • Rejeter la feuille de temps. La feuille de temps est renvoyée au membre d’équipe pour correction. L’État est alors En cours.

Si la feuille de temps est incomplète ou non conforme aux normes d’entreprise établies, le responsable des feuilles de temps peut y faire des corrections avant de l’approuver. La feuille de temps est alors renvoyée au membre d’équipe si le responsable des feuilles de temps clique sur Rejeter sur une des pages.

Le menu Action présente les fonctionnalités suivantes :

  • Imprimer la grille

  • Exporter la grille dans Excel

Lignes non vérifiées

Les lignes non vérifiées ne correspondent pas à des affectations de tâches ou à des activités hors projet. Les lignes non vérifiées correspondent à des activités non planifiées que le membre de l’équipe doit rapporter pour faire état de son utilisation totale pour la Période. Les lignes non vérifiées sont approuvées lors de l’envoi de la feuille de temps, de la même manière que les Mises à jour de tâche ou les Activités hors projet. Nous ne savons pas où ces données sont stockées dans la base de données principale ou comment les utilisateurs peuvent générer des rapports sur ces données. Les données des lignes non vérifiées peuvent se trouver dans la base de données de rapports conjointement à toutes les autres lignes de feuille de temps.

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