Déterminer le nombre et les types d'utilisateurs

Responsables de projets

Les responsables de projets sont chargés de suivre le déroulement des projets et de les finaliser, parfois en collaboration avec d'autres responsables de projets et des responsables de ressources de l'organisation. Les responsables de projets utilisent Microsoft Office Project Professional 2007 pour :

• créer et publier des projets dans la base de données Project Server ;

• modifier des projets en fonction des commentaires reçus en retour ;

• affecter des membres de l'équipe aux tâches du projet ;

• suivre l'avancement du projet en incorporant les mises à jour des tâches apportées par les membres de l'équipe ;

• déterminer les barres de planning et les coûts réels et estimés du projet ;

• créer des rapports.

Les responsables de projets utilisent également Microsoft Office Project Web Access pour suivre l'état d'avancement en ligne et analyser les risques et les problèmes liés au projet, en particulier lorsque vous travaillez à distance.

Responsables de ressources

Les responsables de ressources sont chargés de la gestion des ressources et de la définition des compétences en fonction des capacités. Ils collaborent avec les responsables de projets et les autres responsables des ressources pour garantir que ce sont les ressources qualifiées qui sont affectées aux tâches des projets. Les responsables de ressources utilisent Project Web Access pour :

• voir la charge de travail et les disponibilités dans le temps, par projet ;

• voir la charge de travail et les disponibilités dans le temps, par ressource ;

• ajouter des membres aux équipes des projets ;

• publier des incidents et télécharger des documents ;

• utiliser le Modeleur de portefeuille pour déterminer la disponibilité des ressources ;

• modifier les compétences des ressources et d'autres codes.

Membres d'équipe

Les membres d'une équipe sont des ressources qui sont affectées aux tâches des projets. Un membre d'une équipe travaille généralement sur plusieurs projets en même temps et il est chargé d'effectuer des tâches selon un calendrier. Il peut utiliser à la fois Project Web Access et Microsoft Office Outlook 2007 ou 2003. Le complément Microsoft Office Project pour Outlook permet aux membres d'une équipe d'intégrer les données Project Server dans Outlook. Le complément Outlook peut être téléchargé à partir de Project Web Access. Project Web Access sert à :

• respecter les délais en identifiant les tâches actuelles et à venir afin de classer le travail quotidien par ordre de priorité ;

• reporter dans des feuilles de temps l'état d'avancement des tâches ;

• déléguer et ajouter des tâches ;

• inscrire les problèmes et les risques liés au projet et y apporter une réponse ;

• lier les problèmes aux tâches ;

• envoyer des rapports d'état ;

• travailler en collaboration avec les autres membres de l'équipe sur des documents relatifs à un projet.

Les membres de l'équipe utilisent Outlook pour :

• recevoir des notifications par courrier électronique concernant les nouvelles tâches, les problèmes et les affectations ;

• importer des tâches de projet dans leurs calendriers Outlook ;

• créer des rapports sur les tâches affectées.

Utilisateurs qui affichent simplement des données

Ces utilisateurs emploient Project Web Access pour afficher l'état ou les rapports concernant un ou plusieurs projets. Par exemple, un chef de service peut surveiller plusieurs projets différents gérés par plusieurs responsables afin d'avoir une vision globale du calendrier et du budget. Project Web Access sert à :

• afficher les rapports des projets et des ressources dans l'Analyseur de portefeuille ;

• signaler les problèmes aux responsables des projets et des ressources.

Administrateurs

Les administrateurs déploient et gèrent Office Project Server 2007 et les applications associées. Ils gèrent l'accès au serveur et à la base de données du serveur. Project Web Access donne accès aux outils d'administration de Project Server. Ces outils sont également fournis dans Microsoft Windows Server et SQL Server. Project Professional sert à :

• définir les codes des rapports des projets et des ressources ;

• télécharger des modèles d'entreprise.

Les administrateurs utilisent Project Web Access pour :

• définir les affichages Feuille de temps ;

• verrouiller des périodes de rapports et des chiffres réels dans des feuilles de temps ;

• créer des rapports standardisés pour des affichages de l'Analyseur de portefeuille ;

• ajouter des membres d'équipe, et en retirer, dans la liste des ressources d'entreprise.