Créer un plan de gestion de fichiers pour gérer les enregistrements dans SharePoint Server 2010
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Le plan de gestion de fichiers est le document principal de planification de la gestion des enregistrements dans SharePoint Server 2010. Les plans de gestion de fichiers peuvent varient d’une entreprise à l’autre, mais généralement, ils :
décrivent les types d’éléments que l’entreprise reconnaît comme étant des enregistrements ;
décrivent la catégorie d’enregistrements plus large à laquelle les éléments appartiennent ;
indiquent où les enregistrements sont stockés ;
décrivent les périodes de rétention des enregistrements ;
définissent qui est chargé de gérer les différents types d’enregistrements.
Cet article décrit le contenu d’un plan de gestion de fichiers et résume la création d’un plan de gestion de fichiers pour votre organisation. Il vous dirige également vers une feuille de calcul dans laquelle vous pouvez enregistrer le plan de gestion de fichiers.
Dans cet article :
Identifier les types d’enregistrements
Terminer le plan de gestion de fichiers
Feuille
Identifier les types d’enregistrements
La détermination des documents actifs de votre entreprise susceptibles d’être déclarés comme enregistrements nécessite la collaboration des responsables des enregistrements, des juristes, des contrôleurs qualité et des gestionnaires de contenu. Notez que même si le secteur d’activité de votre entreprise n’est pas soumis à de fortes réglementations, il existe des lois d’ordre général qui peuvent obliger votre entreprise à conserver ses enregistrements. Parallèlement aux lois générales qui s’appliquent au niveau professionnel, vous devez tenir compte des impératifs juridiques propres à votre entreprise.
Cet article a uniquement pour but de fournir des informations générales sur la manière de déterminer ce qu’est un enregistrement dans votre entreprise. Il est, en effet, fort probable que votre entreprise possède déjà une méthode de gestion des enregistrements, qu’elle a rempli la plupart des rôles de gestion des enregistrements dont elle a besoin et qu’elle a déjà fait appel à une taxonomie des enregistrements.
Généralement, pour déterminer ce que sont les enregistrements dans votre entreprise, vous devez :
Connaître les obligations juridiques et les besoins de votre entreprise.
Analyser l’utilisation des documents actifs, en collaboration avec les différentes divisions de votre entreprise.
Développer la liste des types de documents susceptibles de devenir des enregistrements. Par exemple, vous pouvez déterminer que les documents ci-dessous doivent être conservés en tant qu’enregistrements :
Contrats pour la location des locaux professionnels.
Documents relatifs aux indemnités des employés.
Documents relatifs à la recherche et au développement des produits.
Classer les enregistrements. Les enregistrements d’une même catégorie possèdent souvent les mêmes périodes de rétention et peuvent nécessiter un traitement équivalent.
Enregistrer les informations collectées. Vous pouvez utiliser la feuille de calcul mentionnée dans la section Feuille à cet effet. Enregistrez le type de l’enregistrement, la catégorie à laquelle il appartient, ainsi qu’une brève description de celui-ci.
Voici un exemple de feuille de calcul :
| Type d’enregistrement | Catégorie d’enregistrements | Description |
|---|---|---|
Systèmes d’indemnité, régimes d’assurance, régimes de retraite |
Description du système d’indemnité de l’employé |
Description du système d’indemnité de tous les employés |
Feuilles de temps de paie, informations complémentaires sur la paie |
Enregistrements de paie |
Résumés des heures travaillées, des heures supplémentaires et du salaire versé. |
Factures fournisseurs |
Factures |
Enregistrements des biens ou des services achetés auprès de fournisseurs. |
Enquêtes sur les produits, questionnaires, manuels de formation, vidéos de formation |
Manuels de formation |
Assure une formation interne ou externe. |
Formulaires d’expédition, rapports d’expédition |
Enregistrements des expéditions |
Documente l’expédition des marchandises. |
Communiqués de presse, articles de presse |
Communiqués de presse |
Informations de type relations publiques sur les produits et les services. |
Feuilles des contacts en cas d’urgence, formulaires d’inscription au régime d’assurance maladie, curriculum vitae, rapports périodiques d’assurance |
Enregistrements concernant le personnel |
Enregistrements de l’historique des emplois et des mouvements de personnel associés. |
Terminer le plan de gestion de fichiers
Après avoir déterminé les documents à conserver en tant qu’enregistrements et avoir créé un jeu de catégories d’enregistrements, terminez votre plan de gestion de fichiers en fournissant des informations supplémentaires sur chaque type d’enregistrement. Indiquez les informations suivantes :
Durée de conservation de chaque type d’enregistrement.
Mode de suppression des enregistrements à l’expiration de la période de rétention.
Identité du principal gestionnaire d’enregistrements pour les enregistrements du type correspondant.
Nature du média où les enregistrements du type correspondant doivent être stockés.
Voici un exemple de plan de gestion de fichiers terminé :
| Enregistrements | Description | Support | Catégorie d’enregistrement | Rétention | Destruction | Contact |
|---|---|---|---|---|---|---|
Plans de retraite complémentaires |
Description du système d’indemnité de l’employé |
Pages Web |
Systèmes d’indemnité de l’employé |
X années |
Aucune |
Kathi Flood |
Régimes d’assurance |
Description du régime d’assurance de l’employé |
Impression |
Systèmes d’indemnité de l’employé |
X années |
Aucune |
Reshma Patel |
Régimes de retraite |
Description du régime de retraite de l’employé. |
Impression |
Systèmes d’indemnité de l’employé |
X années |
Aucune |
Reshma Patel |
Feuilles de présence de paie |
Résumés des heures travaillées, des heures supplémentaires et du salaire versé. |
Documents électroniques |
Enregistrements de paie |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
Informations complémentaires sur les salaires |
Synthèse des congés maladie, des congés annuels et autres éléments hors salaire. |
Documents électroniques |
Enregistrements de paie |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
Factures fournisseurs |
Enregistrements des biens ou des services achetés auprès de fournisseurs. |
Impression |
Factures |
X années |
Détruire |
Eric Lang |
Enquêtes produit |
Enquête de satisfaction client. |
Pages Web |
Documents d’enquête |
X années |
Archive |
Molly Dempsey |
Questionnaires |
Questionnaire pour collecter les données démographiques concernant les clients. |
Impression |
Documents d’enquête |
X années |
Archive |
Molly Dempsey |
Manuels de formation |
Version papier des manuels de formation. |
Impression |
Manuels de formation |
X années |
Détruire |
Molly Dempsey |
Vidéos de formation |
Contenu de vidéo de formation. |
Vidéo |
Manuels de formation |
X années |
Détruire |
Molly Dempsey |
Formulaires d’expédition |
Configuration de l’expédition des marchandises |
Impression |
Documents d’expédition |
X années |
Détruire |
Eric Lang |
Rapports d’expédition |
Documentation de l’expédition des marchandises. |
Feuilles de calcul électroniques |
Documents d’expédition |
X années |
Détruire |
Eric Lang |
Communiqués de presse |
Communiqués relatifs aux produits et services |
Documents électroniques |
Informations de type relations publiques |
X années |
Archive |
Molly Dempsey |
Articles de presse |
Articles sur les produits et services. |
Impression |
Informations de type relations publiques |
X années |
Archive |
Molly Dempsey |
Fiches sur les contacts en cas d’urgence |
Informations sur l’employé. |
Documents électroniques |
Enregistrements concernant le personnel |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
Formulaires d’inscription au régime d’assurance maladie |
Formulaires d’inscription aux régimes d’assurance maladie des employés. |
Documents électroniques |
Enregistrements concernant le personnel |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
CV |
CV reçus. |
Mixte |
Enregistrements concernant le personnel |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
Notes
L’exemple utilisé précédemment dans cette section est purement fictif. Il ne doit pas être considéré comme une recommandation relative à des paramètres de plan de gestion de fichiers particuliers. Afin d’insister sur le fait qu’il s’agit d’un exemple et non d’une recommandation en matière de gestion des enregistrements, aucune période de rétention n’est proposée.
Feuille
Aidez-vous de la feuille suivante et des informations fournies dans cet article pour planifier votre déploiement :