Qu’est-ce que la gestion de documents ?
Mise à jour : 2009-02-26
Dans cet article :
Les éléments d’un système de gestion des documents
Le processus de planification
La gestion des documents permet de contrôler le cycle de vie des documents dans votre entreprise, c’est-à-dire la façon dont ils sont créés, révisés, publiés et utilisés, et comment ils sont finalement supprimés ou conservés. Bien que le terme « gestion » implique un contrôle hiérarchique des informations, un système de gestion des documents efficace doit refléter la culture de l’entreprise qui l’utilise. Les outils que vous utilisez pour la gestion des documents doivent être souples, permettre un contrôle strict du cycle de vie des documents si cela correspond à la culture et aux objectifs de votre entreprise, mais également permettre d’implémenter un système plus faiblement structuré si cela répond mieux aux besoins de votre entreprise.
Un système de gestion des documents bien conçu facilite la recherche et le partage des informations. Il permet d’organiser le contenu d’une manière logique et facilite la normalisation de la création et de la présentation de contenu au sein de l’entreprise. Il favorise la gestion des connaissances et l’exploration des données. Il permet à l’entreprise d’être en conformité avec ses obligations légales. Il fournit des fonctionnalités à chaque étape du cycle de vie d’un document, depuis la création du modèle jusqu’à la création, la révision, la publication l’audit et enfin la destruction ou l’archivage du document.
Les éléments d’un système de gestion des documents
Une solution de gestion des documents efficace spécifie :
Les types de documents et autre contenu susceptibles d’être créés dans une entreprise.
Les modèles à utiliser pour chaque type de document.
Les métadonnées à fournir pour chaque type de document.
L’emplacement dans lequel stocker les documents à chaque étape du cycle de vie d’un document.
Comment contrôler l’accès à un document à chaque étape de son cycle de vie.
Comment déplacer des documents dans l’entreprise alors que les membres de l’équipe continuent à créer, modifier, approuver, publier et mettre en forme les documents.
Les stratégies à appliquer aux documents afin que les actions qui portent sur les documents soient auditées, que les documents soient conservés ou supprimés correctement et enfin, que le contenu important pour l’entreprise soit protégé.
La façon dont les documents sont convertis au passage d’une étape à une autre pendant leur cycle de vie.
La façon dont les documents sont traités en tant qu’enregistrements d’entreprise et lesquels doivent être conservés conformément aux exigences légales et aux instructions de l’entreprise.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclut des fonctionnalités qui implémentent tous ces aspects de la gestion des documents. Pour vous assurer que les utilisateurs peuvent facilement tirer parti de ces fonctionnalités, sans avoir à se détourner de leurs tâches quotidiennes et de leurs outils familiers, certaines applications Microsoft Office system 2007 telles que Microsoft Outlook et Microsoft Word, incluent également des fonctionnalités qui prennent en charge chaque étape du cycle de vie d’un document.
Le processus de planification
Le processus de planification de la gestion des documents s’articule autour des étapes principales suivantes :
Identifier les rôles de gestion des documents Assurez-vous que vos plans intègrent les commentaires des principales parties prenantes de votre entreprise, que vous disposez de l’équipe adéquate en place pour implémenter la solution et enfin, que vous savez qui participera au processus de gestion des documents. Pour plus d’informations sur la création d’une équipe de planification de la gestion des documents, voir Identification des participants et des parties prenantes à la gestion des documents.
Analyser l’utilisation des documents Après avoir identifié les personnes qui travaillent sur les documents, déterminez les types de documents sur lesquels elles travaillent et comment ils seront utilisés. Pour plus d’informations, voir Analyser l’utilisation des documents.
Planifier l’organisation des documents Vous pouvez organiser les documents dans des bibliothèques, des sites d’équipes et des sites portail. Office SharePoint Server 2007 propose une gamme de fonctions d’organisation et de stockage de documents, qui vont des sites spécialisés, tels que les référentiels d’enregistrements aux bibliothèques de documents au format libre pour la création de document et la collaboration ad-hoc. Dans une bibliothèque, vous pouvez organiser le contenu de manière plus approfondie en dossiers et sous-dossiers. Pour plus d’informations, voir Planifier les bibliothèques de documents.
Planifier le déplacement du contenu d’un emplacement à un autre Il peut s’avérer nécessaire de déplacer ou de copier un document d’un site ou d’une bibliothèque vers un(e) autre à différentes étapes de son cycle de vie. Par exemple, le processus de publication peut inclure le déplacement d’un document d’un site intermédiaire vers un site Internet public. Si le contenu doit être converti d’un format à un autre lors de son déplacement d’un site à l’autre, vous devrez également planifier les conversions de contenu. Pour plus d’informations, voir « Planifier le flux de contenu » dans la rubrique Planifier les bibliothèques de documents.
Planifier les types de contenu Utilisez les types de contenu pour organiser les informations sur les types de documents, telles que les métadonnées, les modèles de documents, les stratégies et les processus de flux de travail. Cette étape est essentielle pour vous aider à organiser vos documents et à appliquer une certaine cohérence dans votre entreprise. Pour plus d’informations, voir Planifier les types de contenu (Office SharePoint Server).
Planifier le contrôle de contenu Vous pouvez planifier le degré de contrôle approprié à chaque type de contenu et chaque emplacement de stockage. Par exemple, pour une bibliothèque de documents, vous pouvez planifier d’exiger l’archivage et l’extraction et de protéger les documents de la distribution non autorisée. Pour plus d’informations, voir Planifier la gestion des versions, l’approbation de contenu et les extractions.
Planifier les flux de travail En planifiant les flux de travail pour votre entreprise, vous pouvez contrôler les documents et suivre leur déplacement d’un membre d’équipe à un autre dès lors que chaque participant intervient dans le cycle de vie d’un document. Office SharePoint Server 2007 inclut les flux de travail pour les tâches courantes des équipes, telles que la révision et l’approbation des documents. Office SharePoint Server 2007 prend également en charge la création et l’installation de flux de travail personnalisés. Pour plus d’informations, voir Planifier des flux de travail pour la gestion de documents.
Planifier les stratégies Pour chaque type de contenu, planifiez des stratégies de gestion des informations pour vous assurer que les documents sont correctement audités, conservés, étiquetés et gérés dans le respect des besoins institutionnels et légaux de votre entreprise. Office SharePoint Server 2007 inclut des stratégies qui implémentent l’audit, la rétention des documents, l’étiquetage et les codes-barres (pour garantir que le contenu imprimé peut être associé aux versions correspondantes dans les bibliothèques de documents). Pour plus d’informations, voir Planifier des stratégies de gestion des informations.
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