Planifier l’intégration de la présence (Office SharePoint Server)
Mise à jour : 2009-02-26
Dans cet article :
À propos de la présence en ligne
Avantages de l’incorporation de la présence en ligne
Remarques concernant les entreprises
Configuration logicielle requise
Condition requise par le compte de messagerie
La présence en ligne permet aux utilisateurs disposant d’un accès à votre site de voir qui est en ligne et d’envoyer des messages instantanés à ces personnes. La présence en ligne peut être un outil de collaboration puissant pour aider les membres du site à déterminer rapidement qui est disponible pour répondre aux questions.
Cet article explique ce qu’est la présence en ligne et comment elle peut être utilisée dans une entreprise, ainsi que les logiciels qui sont nécessaires pour l’activer.
À propos de la présence en ligne
La présence en ligne donne aux utilisateurs la possibilité d’identifier qui est en ligne et disponible pour communiquer avec eux à un moment donné. L’activation de la présence en ligne (et l’installation des logiciels requis) ajoute un indicateur d’état en ligne à côté du nom d’une personne à chaque fois que son nom apparaît dans une collection de sites. L’indicateur d’état en ligne indique si la personne est hors connexion ou en ligne et disponible pour répondre aux requêtes via un client de messagerie instantanée. Lorsqu’une personne est en ligne, vous pouvez cliquer sur l’indicateur d’état en ligne pour envoyer un message instantané. Cet accès direct aux sources reconnues peut aider des membres d’équipes à travailler plus efficacement.
Dès qu’un nom de membre apparaît dans un site, le menu d’indicateur d’état en ligne est disponible. L’indicateur d’état en ligne est intégré au service d’annuaire Active Directory, à Microsoft Exchange Server et à MSN Messenger pour fournir des informations telles que l’emplacement du bureau et l’état libre ou occupé, c’est donc un outil utile pour planifier des réunions et envoyer du courrier électronique même lorsqu’une personne est hors connexion.
L’état en ligne est généré par un contrôle ActiveX qui est installé avec Microsoft Office. Le contrôle ActiveX permet l’affichage de l’état en ligne. Ce contrôle vérifie l’adresse de messagerie sur l’enregistrement de l’utilisateur et dirige une requête vers le serveur de présence de ce client pour déterminer s’il est en ligne. Le contrôle ActiveX ne stocke pas les informations en ligne ni les adresses de messagerie ; il dirige simplement les requêtes à partir du site vers l’adresse de messagerie et génère l’état approprié.
La présence en ligne est activée par défaut ; toutefois, la configuration logicielle requise et la condition requise par le compte de messagerie doivent être conformes pour que la fonctionnalité puisse être disponible pour les utilisateurs finaux.
Avantages de l’incorporation de la présence en ligne
L’avantage que procure l’activation de la présence en ligne est qu’il est possible de l’utiliser pour améliorer la collaboration entre les membres du groupe et d’augmenter l’efficacité des processus d’entreprise. En intégrant la messagerie instantanée et des informations de présence à un site SharePoint, les membres du groupe peuvent voir qui est en ligne et savoir instantanément qui est disponible pour une question rapide ou une brève réunion. Chacun peut rationaliser les processus de travail en avertissant immédiatement les membres de l’équipe des modifications d’un document ou d’un planning ou établir des sessions de collaboration de groupe à l’aide de la messagerie instantanée.
Remarques concernant les entreprises
Dans la mesure où la présence en ligne est activée au niveau de l’application Web, elle est activée pour tous les sites et sous-sites de ce serveur virtuel. Par conséquent, il est essentiel de vous assurer que toutes les collections de sites au sein du serveur virtuel sont prêtes à partager ce niveau de transparence.
Si l’activation de la présence en ligne est utile dans de nombreux environnements où la collaboration est essentielle, il est important d’équilibrer les avantages d’une meilleure collaboration entre les membres de groupe avec les critères de sécurité et de conformité, particulièrement en ce qui concerne le déploiement d’un client de messagerie instantanée. La planification de la présence doit comporter l’assurance que les communications internes comme externes vers et à partir du client de messagerie instantanée sont cohérentes avec la stratégie de l’entreprise pour la sécurité et la conformité aux instructions de réglementation et aux pratiques d’entreprise.
Par exemple, dans certains secteurs fortement réglementés, les conversations de messagerie instantanées doivent être conservées conformément à l’obligation d’archivage des communications électroniques. Les sociétés soumises à la réglementation Sarbanes-Oxley doivent archiver les conversations de messagerie instantanée dans le cadre de leur obligation de tenue de registres.
Configuration logicielle requise
Étant donné que l’état en ligne est généré par Office, Office 2003 ou une version ultérieure est nécessaire sur tous les ordinateurs clients. En outre, l’un des clients de messagerie instantanée suivants doit être installé sur les ordinateurs clients pour permettre les communications en temps réel :
Microsoft Windows Messenger version 4.6
MSN Messenger version 4.6 ou ultérieure
Microsoft Office Communicator version 2005 ou ultérieure
Si MSN Messenger ou Windows Messenger est installé sur l’ordinateur client, l’utilisateur verra par défaut uniquement l’état en ligne de ses contacts Messenger. Si Office Communicator est installé, il verra l’état en ligne de tous les utilisateurs qui disposent d’autorisations sur la collection de sites.
Condition requise par le compte de messagerie
Pour afficher l’état en ligne, la fonctionnalité de présence utilise une adresse SIP (Session Initiation Protocol) pour communiquer avec le client de messagerie instantanée. Si l’adresse SIP n’est pas disponible, une adresse .NET (MSN Messenger) ou une adresse de messagerie instantanée Exchange (Windows Messenger) peut être configurée sur une base individuelle. Toutefois, seules les adresses SIP peuvent tirer parti des fonctionnalités de présence supplémentaires, telles que la possibilité d’envoyer et de recevoir du courrier électronique et d’afficher les informations de disponibilité avec l’indicateur d’état en ligne.
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