Identifier les rôles de gestion des enregistrements (Office SharePoint Server)

Mise à jour : 2009-02-26

Une gestion efficace des enregistrements nécessite un engagement à l’échelle de l’entreprise pour la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’utilisation des programmes de gestion des enregistrements. Pour y parvenir, les membres de votre organisation ayant différents rôles et compétences liés à la gestion des enregistrements doivent tous participer. Lorsque vous commencez la planification de votre solution de gestion des enregistrements, déterminez qui remplit les rôles suivants dans l’organisation :

• Gestionnaires d’enregistrements   En général, ils appartiennent au service juridique d’une organisation. Ils sont compétents dans le processus de classement des documents électroniques et physiques et pour décider quels documents deviennent des enregistrements. Les gestionnaires d’enregistrements aident à déterminer les stratégies de gestion des enregistrements et ils participent à la création de la solution. Ils sont chargés des recherches et de la rédaction du plan de classement et de la planification de la rétention, et ils participent à l’écriture du document des conditions de conformité. Les gestionnaires d’enregistrements utilisent également le système de gestion des enregistrements, effectuant des tâches telles que la suspension des enregistrements pendant un litige et leur suppression à la fin de la période de rétention. Leur participation est un facteur essentiel du succès de votre système de gestion des enregistrements.

• Agents préposés aux règlements   Ils appartiennent eux aussi au service juridique d’une organisation. Cette fonction est parfois assurée par les gestionnaires d’enregistrements. Ces agents surveillent tous les aspects de la gestion des enregistrements de l’entreprise afin de s’assurer que l’organisation respecte à la lettre les recommandations et les réglementations correspondantes. Ils sont chargés essentiellement de la rédaction du document des conditions de conformité, qui décrit la méthodologie, les recommandations et les plans de formation de la gestion des enregistrements de l’entreprise.

• Professionnels de l’informatique   Ils sont chargés du déploiement, du fonctionnement et de la maintenance des ordinateurs et des applications qui mettent en œuvre la solution de gestion des enregistrements. Ils s’assurent que cette solution est sécurisée, adaptée à la taille de l’entreprise, fiable et qu’elle communique avec les serveurs de gestion des documents et les serveurs de messagerie qui lui fournissent les enregistrements.

• Concepteurs de sites   Dans une solution de gestion des enregistrements reposant sur Microsoft Office SharePoint Server 2007, ces experts créent et configurent des sites Web mettant en œuvre un Centre des enregistrements.

• Gestionnaires de contenu   Ils gèrent les équipes qui produisent des documents ou qui manipulent des fichiers physiques ou électroniques pouvant être des enregistrements. Leur rôle consiste à contrôler l’identification des enregistrements et la planification des processus pour les équipes afin de mettre en place de bonnes pratiques de gestion des enregistrements, et à s’assurer que les membres de l’équipe qui travaillent sur les informations participent à l’effort de gestion des enregistrements de l’organisation.

• Travailleurs de l’information   Personnes qui participent au système de gestion des enregistrements. Elles créent ou gèrent les documents électroniques et papier, les mémos, les rapports, les messages et tout autre contenu pouvant constituer des enregistrements. Le succès de votre solution de gestion des enregistrements dépend de la qualité de la participation des travailleurs de l’information dans votre organisation.

  Remarque :

  La manière dont vous concevez votre système de gestion des enregistrements peut avoir un impact important sur son adoption par les travailleurs de l’information. Par exemple, en créant des processus simples de conservation des enregistrements, vous augmentez la participation car les employés verront moins ces tâches comme des obstacles à leur travail. De plus, une formation et une documentation pertinentes de la gestion des enregistrements augmentent leur participation active.

Votre organisation a peut-être déjà rempli tous les rôles décrits dans cet article. Dans le cas contraire, vous souhaiterez peut-être rechercher des experts de la gestion des enregistrements et de la conformité. Des organisations professionnelles telles que des associations de responsables et administrateurs d’enregistrements peuvent s’avérer utiles dans la recherche de spécialistes de la gestion des enregistrements dans votre région.

L’équipe chargée de concevoir votre système de gestion des enregistrements commence par des tâches initiales, telles que l’analyse de l’utilisation du contenu dans votre organisation, l’analyse de la réglementation et autres conditions requises qui affecteront les décisions relatives à la gestion des enregistrements, l’évaluation des ressources matérielles et d’applications à utiliser pour la conservation des enregistrements et la planification de la meilleure stratégie pour s’assurer de la coopération des travailleurs de l’information dans la gestion des enregistrements. Comme cette planification a trait à de nombreuses disciplines dans votre organisation, formez une équipe diversifiée pour planifier votre solution de gestion des enregistrements, avec tous les rôles décrits ci-dessus.

Feuille

Utilisez la feuille suivante pour vous aider à planifier votre déploiement :

• Feuille des participants et parties prenantes à la gestion des enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x40C) (en anglais)

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Cette rubrique est incluse dans le livre téléchargeable suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

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