Planifier la maintenance et la gestion du site (SharePoint Server 2010)
S’applique à : SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Tous les sites Web, particulièrement les sites qui comptent plusieurs auteurs, finissent par être surchargés. Une révision et un nettoyage périodiques permettent de maintenir votre site dans un état de bon fonctionnement, quelle que soit sa taille. Si vous établissez un plan de maintenance pour vos sites dès le départ, ces derniers demeurent à jour, utiles et exploitables.
Dans cet article :
Planifier la maintenance de site
Planifier la gestion des collections de sites
Feuille
Planifier la maintenance de site
Votre plan de maintenance de site dépendra de votre environnement et comprendra des éléments spécifiques. La maintenance de site diffère selon que les sites sont gérés par un service informatique ou qu’ils sont créés et gérés par les utilisateurs. Toutefois, voici certaines meilleures pratiques pour un plan de maintenance de site :
Demandez aux utilisateurs ce qu’ils souhaitent dans les sites gérés par un service informatique. Effectuez des enquêtes périodiques pour déterminer l’attente des utilisateurs par rapport au site.
Utilisez des journaux et des rapports d’utilisation pour déterminer quelles sont les zones du site qui sont utilisées, puis mettez les résultats obtenus en corrélation avec les enquêtes effectuées auprès des utilisateurs pour déterminer ce qui peut être amélioré.
Archivez le contenu ou les sites obsolètes. Toutefois, si vous prévoyez d’archiver ou de supprimer du contenu ou des sites obsolètes, veillez à en informer clairement les utilisateurs et à effectuer ces actions uniquement à des moments prévisibles. Par exemple, publiez une planification indiquant à quel moment vous allez archiver du contenu ou supprimer des sites inutilisés.
Passez régulièrement en revue les autorisations de site. Par exemple, passez en revue les autorisations chaque trimestre pour supprimer les autorisations accordées aux utilisateurs qui ont quitté le groupe ou le projet.
Sélectionnez un intervalle de temps acceptable pour vos activités de maintenance. Par exemple, si vous envisagez d’effectuer des enquêtes périodiques auprès des utilisateurs, contentez-vous au maximum de deux enquêtes par an (ou, de préférence, d’une enquête annuelle).
Créez un plan de sauvegardes régulières du contenu de site. Déterminez ou évaluez la fréquence à laquelle les sauvegardes seront réalisées et le processus de restauration de contenu à appliquer en cas de besoin. Pour plus d’informations sur la planification de la sauvegarde et de la restauration, voir Planifier la sauvegarde et la récupération dans SharePoint Server 2010.
Dès le processus de planification, créez un plan de maintenance de site. Enregistrez votre plan, y compris la fréquence à laquelle vous devez optimiser le contenu du site et des archives. Soumettez votre plan à des membres de votre équipe et à des représentants de votre base d’utilisateurs. Cela vous permet d’identifier les attentes immédiates des utilisateurs, de déterminer la meilleure façon d’y répondre et de mettre en place un plan de maintenance de site avant la mise en service de votre site.
Vous pouvez enregistrer ces informations dans la feuille relative à la création et la maintenance des sites (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=193521&clcid=0x40C).
Planifier la gestion des collections de sites
Une partie de votre plan de maintenance de site doit être consacrée à la gestion de la taille des collections de sites dans votre environnement et de leur nombre. Cela est notamment important si vous autorisez la gestion de sites libre-service. La plupart des organisations souhaitent pouvoir prévoir et contrôler dans quelle mesure les sites sont susceptibles de croître, en raison de leur impact sur les ressources des bases de données. Par exemple, si une base de données de contenu particulière contient 100 sites, et que l’un de ces sites occupe plus de 50 % de l’espace, il est peut-être nécessaire que ce site se trouve dans sa propre base de données de contenu. Cela permet de disposer d’un espace supplémentaire pour une nouvelle croissance, tout en gardant la possibilité de sauvegarder et de restaurer les bases de données.
Il existe de deux méthodes pour gérer les collections de sites :
Quotas de collection de sites Utilisez cette méthode pour contrôler la taille que peuvent atteindre les collections de sites volumineuses.
Confirmation et suppression de l’utilisation de sites Utilisez cette méthode pour surveiller et supprimer les collections de sites inutilisées.
Planifier des quotas de collection de sites
Utilisez des quotas pour effectuer le suivi de l’espace de stockage de site et limiter cet espace. Vous pouvez envoyer un message électronique d’avertissement aux administrateurs de collection de sites lorsque l’espace de stockage de site atteint une taille particulière (en mégaoctets), puis verrouiller le site afin qu’il ne puisse pas accueillir du contenu supplémentaire lorsque l’espace de stockage de site atteint une taille maximale. Lorsque vous planifiez la capacité des bases de données et des serveurs, déterminez les tailles limites éventuelles à appliquer. Les points suivants expliquent comment tirer le meilleur parti des quotas :
Créez différents modèles de quota pour différents types de site. Par exemple, vous pouvez souhaiter différents quotas pour différents services, différents types de client ou différents chemins d’accès (peut-être que les sites sous le chemin d’accès /sites ne disposent que de 100 Mo par collection de sites, contre 300 Mo au plus pour les sites sous le chemin d’accès /vip). Chaque fois que vous créez une collection de sites à partir de l’Administration centrale, vous pouvez spécifier le modèle de quota sur lequel elle repose. Notez que les sites créés à l’aide de la fonctionnalité de gestion de sites libre-service utilisent le quota par défaut associé à l’application Web. Pour plus d’informations, voir Créer, modifier et supprimer des modèles de quota (SharePoint Server 2010).
Prévoyez suffisamment d’espace pour la croissance des sites. Suivant la finalité de chaque site, l’espace de stockage peut varier sensiblement. Les sites sont conçus pour croître au fil de leur utilisation. Une limite de quota de 50 Mo est probablement un espace de stockage initial insuffisant pour la plupart des sites, et il est peu probable que cet espace suffise pour un site ayant une longue durée de vie.
Prévoyez une marge de notification suffisante entre l’envoi du message électronique d’avertissement et le verrouillage du site pour dépassement de son quota. Par exemple, ne définissez pas la limite de déclenchement de l’avertissement sur 80 Mo et la limite de l’espace de stockage de site sur 85 Mo. Si les utilisateurs sont en train de télécharger plusieurs fichiers volumineux, ils ne seront pas satisfaits s’ils se trouvent dans l’impossibilité de terminer cette tâche du fait d’avoir été informés avec une marge très faible.
Planifier la confirmation et la suppression de l’utilisation de sites
Vous devez planifier la façon de gérer les sites qui deviennent inactifs au terme d’un projet ou des sites que des utilisateurs ont créés uniquement pour tester des idées, puis abandonnés. La fonctionnalité de confirmation et suppression de l’utilisation de sites permet de nettoyer votre environnement régulièrement, grâce à l’identification des sites qui ne sont plus nécessaires. Cette fonctionnalité consiste à envoyer automatiquement un message électronique aux propriétaires de site afin de déterminer s’ils considèrent que leur site est actif. Si le propriétaire ne répond pas au message électronique (après un nombre spécifié de messages pendant une période définie), le site peut être supprimé.
Pour planifier la confirmation et la suppression de l’utilisation de sites, déterminez les points suivants :
Le délai au terme duquel il faut vérifier si un site est inactif. Le délai par défaut pour les sites d’équipe ou de projet est de 90 jours après la création des sites, mais vous devez probablement accorder aux propriétaires un délai supérieur. Dans le cas d’un site de test ou personnel, 90 jours représentent probablement un délai trop long. En règle générale, le cycle de vie d’un site, entre sa création et la situation propice à sa suppression ou à son archivage, en passant par son utilisation active, s’étale sur une période comprise entre six mois et probablement quelques années. Des rappels tous les six mois sont précieux dans ces situations.
La fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer un message électronique aux propriétaires de site pour déterminer si leurs sites sont inactifs. Après le premier message électronique, si l’administrateur de site ne répond pas, vous pouvez envoyer des avis supplémentaires selon une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
L’opportunité de supprimer automatiquement les sites inutilisés. Si l’administrateur de site ne répond pas à plusieurs messages électroniques, souhaitez-vous poursuivre et supprimer le site automatiquement ? Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde au préalable. Pour ce faire, vous pouvez planifier la réalisation de sauvegardes régulières. Vous pouvez utiliser le portail des développeurs SharePoint 2010 sur MSDN (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=178818&clcid=0x40C) pour personnaliser cette fonctionnalité afin qu’elle effectue automatiquement une sauvegarde du site avant sa suppression, mais il ne s’agit pas du comportement par défaut.
Dans l’hypothèse d’une suppression automatique des sites inutilisés, le nombre de messages électroniques à envoyer au préalable aux propriétaires de site. Par défaut, quatre avis hebdomadaires sont envoyés avant que le site ne soit supprimé, mais vous pouvez augmenter ou diminuer ce nombre en fonction de vos besoins.
Pour plus d’informations, voir Gérer les sites Web inutilisés (SharePoint Server 2010).
Feuille
Utilisez la feuille suivante pour planifier la maintenance et la gestion des sites :