Planifier les types de contenu et les flux de travail (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Cet article décrit les types de contenu et les flux de travail et fournit des conseils sur la planification de leur intégration à votre solution de gestion de documents Microsoft SharePoint Server 2010.

Dans cet article :

• Planifier les types de contenu

• Planifier les flux de travail

• Fiches

Planifier les types de contenu

Dans cette section :

• Description des types de contenu

• Intégration de propriétés à la version 2010 d’Office

• Modèles de colonne

• Types de contenu de dossier

• Planification des types de contenu de document

• Planification des types de contenu de liste

• Planification de la conversion des documents

Description des types de contenu

Un type de contenu définit les attributs d’un élément de liste, d’un document ou d’un dossier. Chaque type de contenu peut spécifier :

• des propriétés à associer aux éléments de même type ;

• les métadonnées à associer aux éléments de son type ;

• des flux de travail qui peuvent être lancés à partir des éléments de son type ;

• des stratégies de gestion des informations à associer à des éléments de son type ;

• des modèles de document (pour les types de contenu de document) ;

• des conversions de document en vue de les mettre à la disposition des utilisateurs (pour les types de contenu de document) ;

• des fonctionnalités personnalisées.

Vous pouvez associer un type de contenu à une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous procédez ainsi, vous indiquez que la liste ou la bibliothèque peut contenir des éléments de ce type de contenu et que la commande Nouveau dans cette liste ou cette bibliothèque permettra aux utilisateurs de créer de nouveaux éléments de ce type.

Les bibliothèques de documents et les listes peuvent contenir plusieurs types de contenu. Par exemple, une bibliothèque peut contenir des documents et des graphiques associés à un projet. Lorsqu’une liste ou une bibliothèque contient plusieurs types de contenu, les points suivants s’appliquent :

• Par défaut, la commande Nouveau dans cette liste ou bibliothèque permet aux utilisateurs d’effectuer un choix parmi tous les types de contenu disponibles lorsqu’ils créent un nouvel élément. Les propriétaires de type de contenu peuvent configurer la commande Nouveau de manière à afficher uniquement certains types de contenu.

• les colonnes associées à tous les types de contenu disponibles sont affichées.

Vous pouvez définir les types de contenu personnalisés dans la galerie de types de contenu d’un site. Un type de contenu personnalisé doit être dérivé, directement ou indirectement, d’un type de contenu de base tel que Document ou Élément. Après avoir été défini dans un site, un type de contenu personnalisé est disponible dans ce site et dans tous ses sous-sites. Pour rendre un type de contenu plus largement accessible au sein d’une collection de sites, définissez-le dans la galerie de types de contenu du site de niveau supérieur dans une collection de sites. Vous pouvez également créer un type de contenu personnalisé dans un concentrateur de type de contenu défini dans une instance de service de métadonnées gérées. Lorsqu’il est créé dans un concentrateur de type de contenu, le type de contenu est disponible pour les autres collections de sites qui font partie des applications Web associées à cette instance de service de métadonnées gérées.

Par exemple, si votre organisation utilise un modèle de contrat particulier, dans la galerie des types de contenu du site de niveau supérieur dans une collection de sites, vous pouvez créer un type de contenu qui définit les métadonnées pour ce contrat, le modèle du contrat et les flux de travail nécessaires à l’examen et à la réalisation du contrat, les stratégies d’audit des actions liées au contrat, une période de rétention du contrat et des étiquettes à insérer dans les versions imprimées du contrat. Ensuite, toutes les bibliothèques de documents de votre collection de sites auxquelles vous associerez le type de contenu Contrat comprendront toutes ces fonctionnalités et permettront aux auteurs de créer de nouveaux contrats basés sur le modèle.

Dans des sites basés sur SharePoint Server 2010, chaque élément de liste ou de bibliothèque par défaut, tel que Contact, Tâche ou Document, possède un type de contenu de base correspondant dans la galerie de types de contenu du site. Lorsque vous planifiez les types de contenu, vous pouvez utiliser ces définitions de type de contenu de base comme points de départ, puis baser les nouveaux types de contenu sur des types existants en fonction de vos besoins ou modifier les types de base.

Les types de contenu sont organisés selon une hiérarchie qui permet à un type de contenu d’hériter ses caractéristiques d’un autre type de contenu. Grâce à cet héritage, une même classe de documents peut avoir les mêmes caractéristiques partout dans l’organisation et chaque service peut adapter librement ces caractéristiques selon la spécificité du site ou de la liste.

Par exemple, tous les documents des éléments livrables aux clients dans une entreprise peuvent nécessiter un ensemble de métadonnées telles que le numéro de compte, le numéro de projet et le responsable de projet. En créant un type de contenu de niveau supérieur Élément livrable au client, dont tous les autres types de documents d’éléments livrables aux clients tirent leurs caractéristiques, vous avez la garantie que les informations obligatoires, telles que les numéros de compte et les numéros de projet, seront associées à toutes les variantes de documents d’éléments livrables aux clients dans votre organisation. Notez que si le propriétaire du type de contenu ajoute une autre colonne requise au type de contenu de niveau supérieur Élément livrable au client, le propriétaire du type de contenu peut propager les modifications vers tous les types de contenu qui héritent de celui-ci, ce qui se traduira par l’ajout de la nouvelle colonne dans tous les documents d’éléments livrables aux clients.

Intégration de propriétés à la version 2010 d’Office

Dans Microsoft Office System, lorsqu’un utilisateur modifie un document sur un serveur de gestion de documents SharePoint Server 2010, le Panneau Informations sur le document s’affiche en haut du document. Celui-ci affiche un formulaire modifiable des propriétés du document sur le serveur.

SharePoint Server 2010 facilite la personnalisation du formulaire de propriétés pour un type de contenu. Lorsque vous configurez un type de contenu, vous pouvez démarrer Microsoft InfoPath 2010, lequel génère un formulaire de propriétés par défaut en fonction des propriétés du type de contenu. Le formulaire par défaut inclut les mêmes contrôles, dispositions et schémas qui seraient utilisés par InfoPath 2010 si aucun formulaire personnalisé n’était défini. Vous pouvez ensuite personnaliser et déployer le formulaire comme tout autre formulaire InfoPath 2010. Par exemple, vous pouvez ajouter le logo de votre société, des polices et un jeu de couleurs à un formulaire ; le connecter à une source de données personnalisée ; ajouter une logique conditionnelle ; et concevoir des fonctionnalités de formulaire disponibles pour les utilisateurs selon leurs rôles.

Parallèlement à la modification des propriétés dans le Panneau Informations sur le document, les auteurs qui utilisent Microsoft Word 2010 peuvent insérer des propriétés définies sur le serveur dans leurs documents. Par exemple, si les propriétés du document incluent le nom d’un responsable de projet, ce nom peut être inséré dans la page de titre, le pied de page ou à un autre emplacement auquel le nom est utilisé dans le document. Si un responsable de projet est affecté à un projet, la propriété Responsable de projet peut être mise à jour sur le serveur de gestion des documents ; cette mise à jour sera reflétée dans chaque instance de cette propriété insérée dans un document.

Utilisation de métadonnées avec des types de contenu

Les métadonnées, ou colonnes, sont des informations sur un document qui permettent de classer votre contenu. Les métadonnées sont associées à un type de contenu sous la forme d’une colonne. Les métadonnées peuvent fournir des informations contextuelles sur vos documents en associant celles-ci à un auteur, un sujet, une audience, une langue, etc. À la différence des propriétés, les métadonnées sont stockées sous la forme de colonnes et peuvent être indexées et explorées par le moteur de recherche de SharePoint.

Les métadonnées ajoutées au niveau de la collection de sites peuvent être associées à des types de contenu. Utiliser des métadonnées avec des types de contenu permet à tous les types de contenu suivants d’hériter d’une partie ou de toutes les métadonnées dérivées du type de contenu parent situé au niveau de la collection de sites. Des métadonnées supplémentaires peuvent ensuite être ajoutées à un niveau inférieur tel qu’un document.

Modèles de colonne

Chaque élément de métadonnées associé à un type de contenu constitue une colonne, qui est un emplacement dans une liste destiné au stockage d’informations. Les listes ou les bibliothèques sont souvent affichées sous forme graphique en tant que colonnes d’informations. Toutefois, en fonction de l’affichage associé à la liste, les colonnes peuvent apparaître différemment, par exemple sous la forme de jours dans un affichage de type calendrier. Dans les formulaires associés à une liste ou à une bibliothèque, les colonnes sont affichées en tant que champs.

Vous pouvez définir des colonnes à utiliser dans plusieurs types de contenu. Pour ce faire, vous devez les créer dans une galerie de modèles de colonne. Il existe une galerie de modèles de colonne dans chaque site d’une collection de sites. Comme dans le cas des types de contenu, les colonnes définies dans la galerie de modèles de colonne d’un site sont disponibles dans ce site et dans tous les sites sous ce dernier.

Types de contenu de dossier

Les types de contenu de dossier définissent les métadonnées associées à un dossier dans une liste ou bibliothèque. Lorsque vous appliquez un type de contenu de dossier à une liste ou bibliothèque, la commande Nouveau dans cette liste ou bibliothèque inclut le type de contenu de dossier, ce qui permet aux utilisateurs de créer des dossiers de ce type.

Vous pouvez définir, dans une liste ou bibliothèque, des affichages disponibles uniquement dans les dossiers d’un type de contenu particulier. Cela est utile lorsque vous souhaitez qu’un dossier contienne un type particulier de document et que les affichages dans ce dossier ne présentent que les colonnes qui sont pertinentes pour le type de document contenu dans ce dossier.

À l’aide du modèle objet SharePoint Server 2010, vous pouvez personnaliser la commande Nouveau pour un type de contenu de dossier de sorte que, lorsqu’un utilisateur crée un nouveau dossier de ce type, le dossier comporte déjà plusieurs fichiers et documents basés sur les modèles stockés sur le serveur. Cela est utile, par exemple, pour implémenter un type de document composé qui nécessite l’exploitation de plusieurs fichiers pour l’élaboration d’un document d’élément livrable unique.

Les ensembles de documents constituent dans SharePoint Server 2010 une nouvelle fonctionnalité qui vous permet d’utiliser Microsoft Office 2010 pour gérer des produits de travail englobant plusieurs documents. Les ensembles de documents sont des types spéciaux de dossiers qui permettent de gérer un élément livrable spécifique, ou produit de travail, pouvant inclure plusieurs documents à divers emplacements. Vous créez des ensembles de documents à l’aide de modèles extensibles fournis avec SharePoint Server 2010. Vous pouvez également personnaliser les modèles d’ensembles de documents pour représenter les produits de travail qui sont pertinents pour votre organisation. En outre, les ensembles de documents comprennent le contrôle de version, ce qui vous permet de capturer l’état de la totalité de l’ensemble de documents à différents points de son cycle de vie.

Planification des types de contenu de document

Planifiez les types de contenu de document pour votre solution à l’aide de la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents, que vous avez remplie à l’aide de l’article Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents. Utilisez la fiche relative au type de contenu (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x40C) pour enregistrer les décisions que vous prenez au sujet de chaque nouveau type de contenu.

Chaque type de contenu de document doit hériter ses paramètres directement du type de contenu de document de base ou d’un type de contenu issu du type de contenu du document. Cela garantit la présence des colonnes de base pour vos types de documents, telles que Titre et Créé par, et la possibilité d’associer un modèle au type de contenu.

La première étape de planification des types de contenu de document consiste à examiner chaque type de document recensé dans la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents afin de déterminer si un type de contenu fonctionnera pour ce type de document. Si un type de contenu de base (tel que Document) est suffisant, entrez le nom du type de contenu dans la colonne Type de contenu de la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents.

Après avoir examiné votre liste de types de documents afin de déterminer ceux qui peuvent utiliser les types de contenu de base, planifiez les nouveaux types de contenu de document en procédant comme suit. Pour chaque type de contenu que vous planifiez, renseignez une fiche relative au type de contenu distincte.

1. Entrez le type de document indiqué dans la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents.

2. Entrez l’URL de site à laquelle le nouveau type de contenu sera défini. Gardez à l’esprit que les types de contenu sont disponibles dans le site dans lequel ils sont définis et dans tous les sites sous celui-ci.

3. Déterminer le type de contenu parent   Entrez le type de contenu parent dans le champ Parent Content Type (Type de contenu parent) de la fiche relative au type de contenu. Il s’agit soit d’un type de contenu de base, soit d’un type de contenu personnalisé que vous avez déjà planifié.

4. Déterminer les colonnes   Dans le tableau Plan Columns (Planification des colonnes) de la fiche relative au type de contenu, procédez comme suit :

   1. Entrez chaque colonne héritée du type de contenu parent. Dans la colonne New? (Nouveau), tapez Non pour chaque entrée.

   2. Pour chaque colonne supplémentaire, entrez le nom d’une colonne prédéfinie ou d’une colonne que vous allez créer. Le nom d’une colonne est important, car il peut indiquer la finalité de la colonne. Par conséquent, même si une colonne d’un type dont vous avez besoin est déjà définie dans la galerie des colonnes de collection de sites, vous pouvez décider de définir une colonne similaire à l’aide d’un nom plus pertinent pour votre application. Outre les noms des colonnes supplémentaires, entrez leurs types et indiquez si elles sont nouvelles.

5. Déterminer le modèle   Dans la section Plan Template (Planification de modèle) de la fiche, entrez le nom du modèle à associer à ce type de contenu, ainsi que son type (tel que .Docx) et une brève description de l’objectif du modèle. Si le modèle n’est pas hérité du type de contenu parent, dans le champ New? (Nouveau), tapez Non.

6. Déterminer les flux de travail   Les flux de travail associent une logique métier aux documents et éléments de liste. Vous pouvez associer n’importe quel flux de travail disponible à un type de contenu ; le flux de travail peut ensuite être exécuté sur n’importe quel document de ce type de contenu. Après avoir examiné les flux de travail et déterminé ceux qui sont disponibles, entrez chaque flux de travail à associer au type de contenu dans le tableau Plan Workflows (Planification des flux de travail) de la fiche relative au type de contenu. Si le flux de travail n’est pas hérité du type de contenu parent, entrez cette information dans la colonneNew? (Nouveau).

7. Déterminer la stratégie   Une stratégie est un ensemble de règles pour un type de contenu. Elle est composée de fonctionnalités de stratégie qui fournissent les détails de chaque règle, tels que la possibilité ou non d’imprimer les éléments du type de contenu ou les actions de l’élément à auditer. Vous pouvez appliquer une stratégie à n’importe quel type de contenu personnalisé. Notez que vous ne pouvez pas appliquer une stratégie à un type de contenu de base. Pour plus d’informations sur la planification des stratégies, voir Planification des stratégies de gestion des informations (SharePoint Server 2010). Après avoir examiné les stratégies et déterminé les fonctionnalités et modèles de stratégie disponibles, dans la section Plan a Policy (Planification d’une stratégie) de la fiche relative au type de contenu, effectuez les opérations suivantes :

   1. Si le type de contenu parent possède des paramètres de stratégie, ils seront appliqués tels quels dans le nouveau type de contenu. Cela garantit que les stratégies, une fois définies, sont appliquées dans tous les types de contenu pertinents. Si le type de contenu actuel hérite ses paramètres de stratégie de son type parent, dans la section Plan a Policy (Planification d’une stratégie) dans la fiche relative au type de contenu, répondez Oui à la question de savoir si la stratégie est définie dans le type de contenu parent.

   2. Si le type de contenu actuel hérite une stratégie en fonction du type de contenu parent, dans le champ Record the Policy Name (Enregistrement du nom de la stratégie)de la section Plan a Policy (Planification d’une stratégie), tapez le nom du modèle de stratégie. De la même façon, si le type de contenu parent n’hérite pas une stratégie et que vous souhaitez appliquer un modèle de stratégie, dans ce même champ, tapez le nom du modèle de stratégie.

   3. Si le type de contenu actuel hérite une ou plusieurs fonctionnalités de stratégie individuelles du type de contenu parent, entrez chaque fonctionnalité de stratégie dans le tableau Feature (Fonctionnalité) dans la section Plan a Policy (Planification d’une stratégie) de la fiche. Au contraire, si le type de contenu parent n’hérite pas d’une stratégie et que vous souhaitez associer des fonctionnalités de stratégie au type de contenu actuel, entrez ces fonctionnalités dans le tableau Feature (Fonctionnalité). Notez que vous ne pouvez pas associer des fonctionnalités de stratégie individuelles et une stratégie par nom à un type de contenu.

8. Déterminer la conversion des documentsSharePoint Server 2010 prend en charge l’installation de composants de conversion de documents sur le serveur qui convertissent les documents d’un format à un autre. Pour une vue d’ensemble de la conversion des documents, voir Planification de la conversion des documents, plus loin dans cet article.

   Vous pouvez associer un ou plusieurs convertisseurs de documents à un type de contenu. Par exemple, si un type de contenu est associé à un modèle de type .docx, vous pouvez associer au type de contenu le convertisseur D’un document Word vers une page Web inclus dans SharePoint Server 2010. Cela permet aux auteurs de rédiger des documents de ce type de contenu dans Microsoft Office Word 2007 et de les convertir en pages Web pour les publier.

Dans la section Plan Document Conversions (Planification des conversions de documents) de la fiche relative au type de contenu, enregistrez chaque convertisseur de documents à associer au type de contenu, indiquez si le convertisseur est nouveau (et nécessite une installation) et ajoutez éventuellement des remarques.

Planification des types de contenu de liste

Les éléments d’un type de contenu de liste comprennent les colonnes de métadonnées associées au type de contenu ainsi que les flux de travail pouvant s’exécuter sur les éléments de ce type de contenu de liste. Utilisez un type de contenu de liste pour définir un type d’élément de liste propre à votre solution. Par exemple, dans une solution de centre d’appels, dans laquelle le personnel en charge du support examine et résout les problèmes techniques rencontrés par les clients, un type de contenu de liste peut être utilisé pour normaliser les données de chaque incident signalé et effectuer le suivi de l’incident à l’aide d’un flux de travail.

Planification de la conversion des documents

SharePoint Server 2010 prend en charge l’installation de composants de conversion de documents sur le serveur qui convertissent les documents d’un format à un autre. Les conversions peuvent être exécutées à partir de l’interface utilisateur ou par programme, tel qu’un flux de travail personnalisé. La relation entre les documents sources et leurs homologues convertis est conservée. SharePoint Server 2010 inclut des convertisseurs qui créent des pages Web à partir de documents Microsoft Office Word 2007 et de formulaires Microsoft Office InfoPath 2003.

Outre la fourniture de l’infrastructure sur le serveur pour installer et exécuter des convertisseurs de documents, SharePoint Server 2010 inclut un service d’équilibrage de charge que vous pouvez configurer afin d’optimiser l’utilisation de vos ressources serveur. Une partie de la planification de la conversion des documents consiste à configurer votre batterie de serveurs afin d’optimiser l’équilibrage de la charge lorsque les documents sont convertis.

Pour être disponible aux utilisateurs, un convertisseur doit être installé sur la batterie de serveurs et activé par un administrateur de serveur. Une fois qu’un convertisseur est activé pour un serveur, il est disponible pour s’exécuter sur des documents sources sur ce serveur.

Pour configurer des convertisseurs de documents, procédez comme suit :

1. Dans l’analyse relative à l’utilisation des documents effectuée dans Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents, identifiez les candidats pour la conversion (documents écrits dans un format mais qui doivent être publiés ou archivés dans un autre format).

2. Pour chaque conversion requise pour vos documents, recherchez les convertisseurs que vous pouvez utiliser pour implémenter la conversion sur vos serveurs.

3. Le cas échéant, installez les convertisseurs sur les serveurs d’applications (niveau intermédiaire) dans votre batterie.

4. Configurez les services de lancement et d’équilibrage de charge, sur les serveurs Web ou sur les serveurs d’applications (niveau intermédiaire).

5. Identifiez les points dans le cycle de vie des documents auxquels la conversion a lieu.

6. Identifiez comment les conversions sont implémentées, manuellement ou à l’aide de solutions personnalisées qui les exécutent.

Planifier les flux de travail

Les flux de travail implémentent les processus métiers dans les documents, les pages Web, les formulaires et les éléments de liste dans SharePoint Server 2010. Ils peuvent être associés à des bibliothèques, des listes ou des types de contenu.

Dans la gestion de documents, utilisez les flux de travail pour envoyer des documents d’une personne à une autre afin que chacune d’elles puisse effectuer ses propres tâches de gestion de documents, telles que la révision des documents, l’approbation de leur publication ou la gestion de leur destruction. Utilisez également des flux de travail personnalisés pour déplacer des documents d’un site ou d’une bibliothèque à l’autre. Par exemple, vous pouvez concevoir un flux de travail qui copie un document d’un site vers un autre lorsque le document est programmé pour l’archivage.

SharePoint Server 2010 intègre des flux de travail qui répondent aux besoins en gestion de documents suivants :

• Recueillir les commentaires   Envoie un document pour révision.

• Approbation   Soumet un document à l’approbation, généralement, préalablement à sa publication.

• Destruction   Gère l’expiration et la destruction du document.

• Collecte des signatures   Envoie un document pour signatures.

• Traduction   Gère la traduction d’un document dans une ou plusieurs langues.

• Approbation de documents pour l’Asie de l’Est   Envoie un document pour approbation à l’aide de cachets en guise de signatures et d’un processus de consensus de groupe.

Associez un flux de travail à un type de contenu si vous souhaitez rendre ce flux de travail disponible à chaque fois que ce type de contenu est utilisé. Par exemple, un type de contenu Bon de commande peut nécessiter l’approbation d’un responsable avant d’effectuer la transaction. Pour garantir que le flux de travail d’approbation sera toujours disponible lorsqu’un bon de commande est lancé, créez un type de contenu Bon de commande et associez-le au flux de travail d’approbation. Ensuite, ajoutez le type de contenu Bon de commande à toutes les bibliothèques de documents dans lesquelles les bons de commande seront stockés.

Pour planifier les flux de travail pour votre solution de gestion de documents, analysez chaque type de contenu de document que vous prévoyez d’implémenter et identifiez les processus d’entreprise qui doivent être disponibles pour exécuter le contenu de ce type. Ensuite, identifiez les flux de travail que vous devez rendre disponibles pour ce contenu.

Voici un exemple de tableau qui analyse des flux de travail pour un type de contenu Contrat :

Fiches

Utilisez les fiches suivantes pour enregistrer les informations traitées dans cet article :

• Fiche relative au type de contenu (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x40C)

• Fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x40C)