Gestion de l’information et gouvernance dans SharePoint
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SharePoint dans Microsoft 365
Comment allez-vous contrôler les informations dans votre organisation, à savoir les documents, les listes, les sites web et les pages web ? Comment optimiser le confort d'utilisation et la gestion de ces informations ? Qui a accès à quelles informations ? Comment rendez-vous les informations accessibles en interne et en externe, et à qui ?
Qu’est-ce que l’architecture des informations ?
L'architecture des informations détermine l'organisation et la présentation des informations de ce site ou de cette solution (pages web, documents, listes et données) aux utilisateurs du site. Elle est souvent enregistrée comme une liste hiérarchique de contenu, de mots-clés, de types de données et d'autres concepts.
Évaluez l'architecture des informations de votre organisation pour la rendre aussi efficace que possible. Une évaluation complète vous permet d'identifier des méthodes pour gagner en efficacité, telles que les suivantes :
Utiliser des métadonnées pour faciliter la recherche et la comparaison de données connexes ou de contenu.
Gérer les versions et les enregistrements pour savoir sans aucun doute quelle version d'un document fait autorité.
Cataloguer et stocker correctement les informations pour que les décideurs puissent disposer de données fiables sur lesquelles s'appuyer.
Concevoir la navigation et présenter les informations de sorte que les utilisateurs puissent trouver les informations et les sites essentiels.
Intégrer votre architecture des informations à la stratégie de recherche de votre environnement pour permettre aux utilisateurs de trouver ce qu'ils cherchent. L'architecture des informations comprend la maquette et le plan du site, la recherche et la navigation, les balises de métadonnées gérées et les types de contenu.
Définir une stratégie de publication : distribuer des tâches de création et utiliser la publication intersites pour contrôler la conception du site et l'affichage du contenu.
Une bonne architecture des informations prend en charge les objectifs suivants :
Gestion: l'équipe informatique peut-elle implémenter et gérer les informations efficacement ?
Respect des exigences: l'architecture des informations répond-elle aux exigences réglementaires, aux besoins de confidentialité et aux objectifs de sécurité ?
Augmentation de l'efficacité de l'entreprise: l'architecture permet-elle d'améliorer l'efficacité de votre organisation ?
Questions à vous poser lors de la conception d'un site ou d'une solution :
Accès aux informations
Veillez à prendre en compte l'accès au contenu lors de la conception de votre solution et de vos sites. Si vous prenez en compte votre environnement dans son ensemble, il existe un chevauchement avec la gouvernance informatique. Posez-vous ces questions :
Gestion des informations : autorisations et audiences
| Question | Plus d’informations |
|---|---|
| Comment structurer les autorisations dans un site ? |
Vue d'ensemble des autorisations de site dans SharePoint 2013 |
| Comment cibler du contenu vers une audience spécifique ? |
Planification des audiences et du ciblage du contenu (SharePoint Server 2010) |
| Dois-je utiliser la Gestion des droits relatifs à l'information (IRM) pour protéger le contenu ? |
Planifier la Gestion des droits relatifs à l'information (SharePoint Server 2010) |
Gouvernance informatique : accès
| Question | Plus d’informations |
|---|---|
| Comment mettre ce contenu à disposition des utilisateurs externes ? |
Exemples de conception SharePoint Server : sites de portail d'entreprise et extranet |
| Comment m'assurer que seules les personnes ayant besoin d'y accéder disposent d'un accès ? |
Security and permissions (SharePoint 2013) |
Outils de gestion des informations
Gérez vos informations à l'aide des outils prévus à cet effet, notamment :
| Outil | Plus d’informations |
|---|---|
| Utiliser des flux de travail et des approbations pour les centres de documents et les pages du site, peu importe l'emplacement de stockage de la documentation officielle. |
Planifier les types de contenu et les flux de travail dans SharePoint 2013 |
| Utiliser l'approbation pour les sites web publiés sur des pages de contrôle. |
Planifier des sites de publication Internet, intranet et extranet dans SharePoint Server et Plan content types and workflows in SharePoint 2013 |
| Utiliser l'historique des versions et le contrôle de version pour conserver un historique et un document maître. |
Planifier le contrôle de version, l’approbation du contenu et les contrôles d’extraction dans SharePoint 2013 |
| Gérer des bibliothèques à l’aide de l’organisateur de contenu. |
Configurer l'organisateur de contenu pour router des documents |
| Utiliser des stratégies de site pour gérer le cycle de vie des collections de sites. |
Vue d'ensemble des stratégies de site dans SharePoint Server |
| Utiliser la Gestion des droits relatifs à l'information et l'audit afin de sécuriser et d'auditer les ressources essentielles de l'entreprise et tout site contenant des informations sensibles. |
Application de la gestion des droits relatifs à l’information à une liste ou à une bibliothèque et Configurer les paramètres d’audit d’une collection de sites |
Déterminez les règles ou les stratégies dont vous avez besoin pour les types d’élément suivants : pages, listes, documents, enregistrements, ressources enrichies, blogs et wikis, flux, commentaires anonymes, accès anonyme, termes et ensembles de termes, et données externes (Business Connectivity Services).
Comme bonne pratique de gestion des informations, prenez en compte l’équilibre entre les facteurs suivants :
Disponibilité: le contenu doit être disponible au moment où les utilisateurs en ont besoin et à un emplacement où ils peuvent y accéder.
Accès: prenez en compte les personnes ayant accès au contenu. Si ce dernier doit être sécurisé, l'est-il vraiment ?
Redondance: les exemplaires partagés réduisent la redondance et fournissent une seule version d'un document.
Prenez en compte vos priorités pour différents contenus en vous posant les questions suivantes :
Lequel de ces facteurs représente la priorité la plus élevée pour chaque type de contenu ?
La disponibilité est-elle plus importante que l'accès ?
L'accès est-il plus important que la redondance ?
Quelle difficulté rencontrée par les utilisateurs les pousserait à choisir une autre solution ?
Quels compromis sont possibles ou souhaitables ?
Ressources pour la planification de l’architecture des informations
Le tableau suivant présente les ressources disponibles pour aider les architectes à planifier l'architecture des informations de votre solution SharePoint.
Ressources d'architecture des informations