Vue d’ensemble des flux de travail (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Le flux de travail est une fonctionnalité de Microsoft SharePoint Server 2010 qui permet aux architectes, concepteurs et administrateurs de solutions d’améliorer les processus métiers. Il se compose essentiellement de deux éléments : les formulaires utilisés pour interagir avec les utilisateurs et la logique définissant le comportement du flux de travail. Pour comprendre la façon dont les flux de travail sont créés, il faut connaître ces deux éléments.

Dans cet article :

• Présentation des flux de travail

• Avantages de l’utilisation des flux de travail

• Flux de travail prédéfinis

• Exemple de scénario de flux de travail

• Types de flux de travail : déclaratifs et basés sur du code

• Modèles de flux de travail

• Associations de flux de travail

• Interopérabilité avec les clients Office

Présentation des flux de travail

Les flux de travail dans SharePoint Server 2010 permettent aux entreprises de réduire la quantité d’interactions superflues entre les personnes à mesure qu’elles réalisent des processus métiers. Par exemple, pour prendre une décision, les groupes suivent généralement une série d’étapes. Ces étapes peuvent être formelles, conformes à une procédure de fonctionnement standard ou un mode de fonctionnement implicitement admis informel. Ensemble, les étapes forment un processus métier. Le nombre d’interactions humaines qui se produisent dans les processus métiers peut porter préjudice à la rapidité et à la qualité des décisions. Les logiciels qui simplifient et gèrent ce « flux de travail humain » permettent l’automatisation des interactions entre les groupes qui participent au processus. Cette automatisation aboutit à davantage de rapidité, à une meilleure efficacité globale des interactions et, souvent, à une diminution des erreurs.

Vous pouvez modéliser des processus métiers à l’aide de diagrammes de flux, tels que ceux créés à l’aide de Microsoft Visio 2010, et les représenter à l’aide de la terminologie des flux de travail. Vous pouvez automatiser les processus métiers, tels que l’approbation de document, en associant un flux de travail à des données dans SharePoint Server 2010. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail pour router un document pour révision, effectuer le suivi d’un problème à travers ses différents stades de résolution ou guider un contrat à travers un processus d’approbation.

L’un des problèmes majeurs auxquels sont confrontés de nombreux services informatiques lors de l’implémentation de processus métiers nécessitant la participation des personnes en charge du traitement de l’information est que ces processus ne s’intègrent pas à la façon dont les personnes travaillent réellement. Pour qu’un processus métier soit efficace, il doit être intégré aux outils et aux applications utilisés quotidiennement dans l’entreprise, de façon à faire partie des habitudes quotidiennes des utilisateurs. Dans un environnement informatique, cela inclut l’intégration à la messagerie, aux calendriers, aux listes de tâches et aux sites Web de collaboration.

Avantages de l’utilisation des flux de travail

Les principaux avantages de l’utilisation de flux de travail sont la facilitation des processus métiers et l’amélioration de la collaboration.

Les processus métiers utilisés par les entreprises dépendent du flux d’informations ou de documents. Ces processus requièrent la participation active des personnes chargées du traitement des informations pour effectuer les tâches qui contribuent aux décisions ou aux éléments livrables de leur groupe de travail. Dans SharePoint Server 2010, ces types de processus métiers sont implémentés et gérés à l’aide de flux de travail.

Voici des exemples de processus métiers qui peuvent être facilités par les flux de travail :

• Approbation de contrat Supervision d’un contrat entre les différents membres d’une organisation qui doivent l’approuver ou le refuser.

• Note de frais   Gestion de l’envoi d’une note de frais et des reçus associés, incluant son examen, son approbation et le remboursement au demandeur.

• Support technique   Supervision de la progression d’un incident de support technique (ouverture par un client, analyse par un technicien du support technique, acheminement vers des experts techniques, résolution et ajout à une base de connaissances).

• Entretiens   Gestion du processus d’entretien en vue de l’embauche d’un candidat à un poste. Ceci inclut la planification et le suivi des différents entretiens, la collecte des commentaires sur les entretiens, la mise à disposition des commentaires pour les personnes qui conduisent les entretiens suivants et l’aide à la décision d’embaucher ou non.

• Publication de contenu   Gestion de l’approbation de la publication de contenu sur le site de présence Internet d’une entreprise.

Automatisation des processus d’entreprise

Les entreprises sont tributaires des processus d’entreprise. Bien que ces processus impliquent souvent du logiciel, les processus les plus importants dans de nombreuses organisations dépendent des personnes. Les flux de travail peuvent automatiser les interactions entre les personnes participant à un processus pour améliorer le fonctionnement du processus, accroître son efficacité et réduire son taux d’erreurs.

De nombreux processus peuvent bénéficier de la prise en charge automatisée des interactions humaines. Voici quelques exemples :

• Approbation   Un aspect courant des processus d’entreprise orientés vers l’humain est la nécessité d’obtenir l’approbation de plusieurs participants. Ce qui est approuvé peut varier considérablement, allant d’un document Microsoft Word qui contient la stratégie commerciale de l’année suivante à une note de frais de la présence à une conférence. Dans chaque cas, un certain nombre d’utilisateurs doit réviser les informations, éventuellement ajouter des commentaires, puis indiquer l’approbation ou le rejet.

• Coordination des efforts du groupe   Qu’il s’agisse de préparer une réponse à un appel d’offres, de gérer la traduction d’un document dans une ou plusieurs langues ou d’effectuer une autre tâche, de nombreux processus requièrent une collaboration des utilisateurs de manière organisée. La définition des étapes du processus par le biais d’un flux de travail automatisé permet de renforcer l’efficacité du travail du groupe et le caractère prévisible du processus proprement dit.

• Suivi des problèmes   De nombreux processus d’entreprise génèrent une liste de problèmes en suspens. Un flux de travail automatisé permet de tenir cette liste à jour, d’affecter les problèmes aux personnes pouvant les résoudre et d’effectuer le suivi de l’état de cette résolution.

Pour prendre en charge ces types de processus d’entreprise automatisés, SharePoint Server 2010 peut exécuter des applications de flux de travail. Basées sur Windows Workflow Foundation 3.5, ces applications interagissent avec les personnes par l’intermédiaire d’un navigateur Web. Pour plus d’informations sur Windows Workflow Foundation 3.5, voir Windows Workflow Foundation (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=127778&clcid=0x40C).

Les flux de travail améliorent la collaboration

Les flux de travail aident les individus à collaborer sur des documents et à gérer les tâches des projets en implémentant des processus métiers sur des documents et des éléments sur une collection de sites ou un site SharePoint. Les flux de travail aident les organisations à suivre des pratiques de processus métier cohérentes. Ils améliorent l’efficacité et la productivité de l’organisation à travers la gestion des tâches et des étapes impliquées dans ces processus métiers. Ils accélèrent la prise de décision en garantissant la disponibilité des informations appropriées pour les personnes appropriées au moment où elles en ont besoin. Ils permettent également de s’assurer que les tâches individuelles des flux de travail ont été effectuées par la personne appropriée et selon la séquence appropriée. Ceci permet aux personnes qui effectuent ces tâches de se concentrer sur le travail lui-même et non pas sur les processus de ce travail.

Par exemple, sur un site SharePoint Server 2010, vous pouvez créer un flux de travail à utiliser avec une bibliothèque de documents pour router un document vers un groupe de personnes pour approbation. Lorsque l’auteur démarre ce flux de travail, celui-ci crée une tâche d’approbation de document, affecte ces tâches aux participants du flux de travail, puis envoie des alertes de messagerie aux participants.

Lorsque le flux de travail est en cours, le propriétaire du flux de travail ou les participants du flux de travail peuvent vérifier l’avancement sur la page État du flux de travail. Lorsque les participants du flux de travail achèvent leurs tâches, le flux de travail se termine et le propriétaire du flux de travail est averti automatiquement que ce flux de travail est terminé.

Flux de travail prédéfinis

Microsoft SharePoint Server 2010 inclut les modèles de flux de travail prédéfinis suivants, qui correspondent à des scénarios métiers courants :

• Recueillir les commentaires   Route un document ou un élément vers un groupe de personnes pour en recueillir les commentaires. Les relecteurs peuvent produire des commentaires, qui sont ensuite rassemblés puis envoyés à la personne qui a initié le flux de travail. Par défaut, le flux de travail Recueillir les commentaires est associé au type de contenu Document et il est par conséquent disponible dans les bibliothèques de documents.

• Approbation   Route un document ou un élément vers un groupe de personnes. Par défaut, le flux de travail Approbation est associé au type de contenu Document et il est par conséquent disponible dans les bibliothèques de documents. Une version du flux de travail Approbation est également associée par défaut à la bibliothèque Pages d’un site de publication et elle peut être utilisée pour gérer le processus d’approbation de la publication de pages Web.

  Le flux de travail Approbation est un modèle d’approbation par étapes (le premier groupe d’approbateurs peut effectuer le processus de relecture et d’approbation, puis le groupe d’approbateurs suivant, etc.) Chaque étape ou ensemble d’approbation peut également avoir son propre mode opératoire. Par exemple, les membres du premier groupe peuvent effectuer leur relecture selon un ordre d’approbation séquentiel (l’un après l’autre), les membres du deuxième groupe peuvent effectuer leur relecture en parallèle (les relecteurs peuvent apporter leurs commentaires selon un ordre quelconque), etc.

• Approbation de destruction   Gère l’expiration et la conservation des documents en laissant les participants décider s’il faut conserver ou supprimer des documents arrivés à expiration. Le flux de travail Approbation de destruction prend en charge les processus de gestion d’enregistrements et est conçu principalement pour être utilisé dans un site Centre des enregistrements.

• Rassembler les signatures   Route un document qui a été créé dans une application Microsoft vers un groupe de personnes pour collecter leur signature numérique. Ce flux de travail doit être démarré dans des applications des suites Microsoft Office System 2007 et Microsoft Office 2010, telles que Microsoft Word. Les participants doivent effectuer leur tâche de signature en ajoutant leur signature numérique aux documents dans le programme client approprié. Par défaut, le flux de travail Rassembler les signatures est associé au type de contenu Document et il est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents. Cependant, il s’affiche pour un document dans la bibliothèque de documents uniquement si ce document contient une ou plusieurs lignes de signature Microsoft Office.

  Pour plus d’informations sur les lignes de signature Microsoft Office, voir Ajouter ou supprimer une signature numérique dans les documents Office (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=157408&clcid=0x40C).

• Trois états   Conçu pour le suivi de l’état d’un élément de liste à travers trois états (phases). Il peut servir à gérer des processus métiers qui obligent les organisations à réaliser le suivi de grands volumes de problèmes ou d’éléments, tels que des questions liées au service d’assistance client, des prospects ou des tâches de projet.

  Le flux de travail à trois états doit son nom au fait qu’il suit l’état d’un problème ou d’un élément au cours de trois états différents et de deux transitions entre les états. Par exemple, lorsqu’un flux de travail est initié pour un problème figurant dans une liste de problèmes, SharePoint Server 2010 crée une tâche pour l’utilisateur concerné. Lorsque l’utilisateur termine la tâche, le flux de travail passe de l’état initial (Actif) à l’état moyen (Résolu) et crée une tâche pour l’utilisateur concerné. Lorsque l’utilisateur termine la tâche, le flux de travail passe de l’état moyen (Résolu) à l’état final (Fermé) et crée une autre tâche pour l’utilisateur auquel le flux de travail est affecté à ce moment-là. Notez que ce flux de travail est pris en charge sur les listes uniquement, pas sur les bibliothèques.

• Gestion des traductions   Gère la traduction manuelle de documents en créant des copies du document à traduire et en affectant les tâches de traduction à des traducteurs. Ce flux de travail est disponible uniquement pour les bibliothèques de gestion des traductions.

• Suivi des problèmes   Route un problème vers des membres d’une équipe pour sa résolution. Il présente une page Web à l’utilisateur qui peut entrer de nouveaux problèmes, par exemple des réclamations de clients. Au fil de l’évolution d’un problème à travers les différents états du flux de travail, la page Web de l’utilisateur change en reflétant les événements appropriés ; par exemple, une page Web qui est fermée lorsqu’un problème est résolu.

Vous pouvez personnaliser chacun de ces flux de travail de plusieurs façons pour une organisation. Par exemple, lorsque vous ajoutez un flux de travail à une liste, à une bibliothèque, à un type de contenu ou à un site pour le rendre disponible à l’utilisation sur des documents ou des éléments, vous pouvez personnaliser les listes de tâches et les historiques où les informations sur le flux de travail sont stockées.

Lorsqu’un utilisateur démarre un flux de travail sur un document, sur un élément ou sur un site, vous pouvez lui donner la possibilité de personnaliser davantage ce flux de travail en spécifiant la liste des participants, une date d’échéance et des instructions pour les tâches.

Vous pouvez également créer une copie d’un flux de travail prédéfini sur laquelle baser la création d’un flux de travail personnalisé.

Exemple de scénario de flux de travail

Imaginez que vous travaillez pour Adventure Works, une franchise de magasins de sports qui vend des vélos dans le monde entier. Cette société a des représentants commerciaux qui visitent différents pays pour aider les nouveaux franchisés à ouvrir de nouveaux magasins de sports.

Le scénario décrit dans cette section illustre la soumission d’une note de frais pour approbation. Si la note de frais est inférieure à 5 000 euros, un responsable doit l’approuver, la désapprouver ou la transmettre. Si la note de frais est supérieure ou égale à 5 000 euros, un responsable doit l’examiner et la commenter, puis, s’il recommande son approbation, elle est transmise à un vice-président, qui doit l’approuver ou la désapprouver.

Dans ce scénario, le formulaire de note de frais est un formulaire InfoPath Forms Services. Le flux de travail est un projet de flux de travail de type Approbation séquentiel créé dans Microsoft SharePoint Designer 2010 et est composé de tâches automatisées et de tâches requérant une action humaine. Le flux de travail s’exécute sur SharePoint Server 2010.

1. Le représentant commercial (premier participant du flux de travail) accède à un portail self-service intranet et sélectionne le formulaire Note de frais. Une page d’entrée de données s’ouvre. Le représentant commercial remplit d’abord un formulaire de note de frais simple qui contient des entrées pour le nom de la personne, l’objet des dépenses, le total des dépenses, ainsi que le nom et l’adresse de messagerie du responsable direct de la personne. Il clique ensuite sur Envoyer pour envoyer le formulaire.

   Après l’envoi du formulaire, les données sont enregistrées à un emplacement centralisé, le flux de travail est initié et la tâche d’examen est affectée à l’approbateur (dans ce cas, le responsable du représentant commercial).

2. Le flux de travail envoie une notification au responsable du représentant commercial. La notification est un message de courrier électronique contenant des instructions pour effectuer la tâche et fournissant un lien vers un site Web qui affiche le formulaire Note de frais.

3. Le responsable (deuxième participant du flux de travail) accède au site Web et examine la note de frais. L’élément de tâche de flux de travail fournit les trois actions Approuver, Désapprouver ou Transmettre, qui peuvent être effectuées par le responsable :

   • Si le montant de la note de frais est inférieur à 5 000,00 euros, le responsable voit des options pour Approuver ou Désapprouver la note de frais.

   • Si le montant de la note de frais est supérieur à 5 000,00€, le responsable voit des options pour Transférer la note de frais à un vice-président de la société ou pour Désapprouver la note de frais à son niveau.

4. Le responsable choisit d’approuver, de désapprouver ou de transférer, puis le flux de travail continue :

   • Si les dépenses sont approuvées par le responsable, l’achèvement de la tâche envoie un message au flux de travail indiquant que la tâche est terminée, le flux de travail envoie une notification au représentant commercial via un message électronique, puis le flux de travail ajoute les données des frais au système de comptabilité métier.

   • Si les dépenses ne sont pas approuvées par le responsable, celui-ci entre une explication de sa décision. L’achèvement de la tâche envoie un message au flux de travail indiquant que la tâche est terminée, puis le flux de travail envoie une notification au représentant commercial via un message électronique.

   • Si le responsable sélectionne l’option de transfert de la note de frais à un vice-président de la société, le responsable ajoute les commentaires appropriés dans le formulaire, puis clique sur Transférer. Le flux de travail envoie ensuite une notification au vice-président via un message électronique contenant des instructions pour effectuer la tâche et fournissant un lien vers un site Web qui affiche le formulaire Note de frais.

5. Le vice-président (troisième participant du flux de travail) a comme options d’ Approuver ou de Désapprouver la note de frais. Lorsque le vice-président effectue l’action nécessaire pour approuver ou désapprouver la note de frais, le flux de travail continue.

   • Si le vice-président approuve les frais, les données correspondant à ces frais sont ajoutées au système de comptabilité, le flux de travail envoie une notification au représentant commercial et au responsable via un message électronique, puis le flux de travail notifie à SharePoint que la tâche est terminée.

   • Si le vice-président n’approuve pas les frais, il entre une explication de la décision dans le formulaire. Le flux de travail envoie une notification au représentant commercial et au responsable par courrier électronique, puis notifie à SharePoint que la tâche est terminée.

Comme vous pouvez l’imaginer, il existe de nombreux moyens de développer les fonctionnalités de ce flux de travail dans le cadre de ce scénario. Par exemple, vous pouvez configurer le flux de travail de telle façon que si le vice-président désapprouve la note de frais, le rapport soit renvoyé au responsable du représentant commercial. Le responsable peut alors justifier la note de frais et la renvoyer pour approbation au vice-président, peut faire suivre la désapprobation au représentant commercial ou entreprendre une autre action.

Dans cet exemple de scénario de note de frais, les règles métiers sont toujours les mêmes. Cette solution de flux de travail définit comme approbateurs le responsable et le vice-président, définit la logique métier pour le routage du flux de travail, et prédéfinit le contenu des notifications. Cependant, beaucoup d’applications du monde réel ont des règles métiers complexes. Le routage pour l’approbation peut dépendre de plusieurs variables métiers. Les notifications peuvent également changer en fonction d’autres variables.

Par exemple, imaginez que, dans la même solution pour les notes de frais, vous ayez à router la note de frais à jusqu’à dix responsables, en fonction de la raison des frais, du total des frais et de la date d’envoi. En outre, en fonction de la raison des frais, le contenu des notifications envoyées par le flux de travail présente de petites différences. Cela signifie qu’il peut y avoir plusieurs solutions de flux de travail avec différents niveaux de routage et différentes notifications.

Microsoft SharePoint Server 2010 vous permet de créer et d’implémenter des solutions de flux de travail pour répondre aux besoins métiers de votre organisation. Il le fait en tirant profit des fonctionnalités de conception et de personnalisation des flux de travail de SharePoint Designer 2010 et de Microsoft Visual Studio 2010 Édition Premium, de la fonctionnalité de prototypage de Microsoft Visio 2010 utilisée avec SharePoint Designer 2010 et des capacités du système Microsoft Office.

Types de flux de travail : déclaratifs et compilés

Une distinction importante à faire au sujet d’un flux de travail concerne sa nature : s’agit-il d’un flux de travail déclaratif, tel que ceux créés à l’aide de Microsoft SharePoint Designer 2010, ou d’un flux de travail compilé, tel que ceux créés à l’aide de Visual Studio 2010. Un flux de travail déclaratif est un flux de travail qui est créé à partir de conditions et d’actions assemblées en règles et en étapes, et qui définit les paramètres pour le flux de travail sans écrire de code.

Un flux de travail compilé, tel que les flux de travail déclaratifs, peut également être créé à partir de conditions et d’actions sans que son auteur ait véritablement besoin d’écrire de code, mais se différencie par le fait que ce dernier peut l’enrichir de code personnalisé. Qu’un auteur de flux de travail ajoute ou non du code à un flux de travail basé sur du code, la distinction la plus importante à faire concerne la façon dont les flux de travail déclaratifs et compilés sont exécutés sur le serveur. Un flux de travail compilé est stocké sur un serveur exécutant SharePoint Server 2010 sous la forme d’un fichier dll précompilé, tandis qu’un flux de travail déclaratif est déployé sur un serveur exécutant SharePoint Server 2010 sous la forme d’un fichier XOML (Extensible Object Markup Language) et compilé dans la base de données de contenu chaque fois qu’une instance du flux de travail est démarrée. Pour plus d’informations sur les outils Microsoft pris en charge pour la création de flux de travail, voir Planifier pour créer des flux de travail (SharePoint Server 2010).

Modèles de flux de travail

Lorsque vous créez un flux de travail personnalisé à l’aide de SharePoint Designer 2010, vous pouvez choisir de créer un flux de travail qui ne sera utilisé qu’avec une liste, une bibliothèque, un type de contenu ou un site spécifique. Vous pouvez aussi choisir de créer un modèle de flux de travail réutilisable, pouvant être associé à plusieurs listes, bibliothèques, types de contenu ou sites.

Lorsque vous créez un flux de travail, vous pouvez également le définir comme étant global, auquel cas, une fois activé sur un site, il sera également actif pour tous les sous-sites situés sous ce site. Toutefois, vous ne pouvez pas utiliser SharePoint Designer 2010 pour créer un flux de travail global, puis enregistrer celui-ci en tant que fichier WSP.

Associations de flux de travail

SharePoint Server 2010 tire parti du runtime de Workflow Foundation. Un ou plusieurs modèles de flux de travail, chacun contenant le code qui définit un flux de travail particulier, peuvent être installés sur un serveur. Une fois cette opération effectuée, une association peut être créée entre un modèle spécifique et une bibliothèque de documents, une liste, un type de contenu ou un site. Ce modèle peut ensuite être chargé et exécuté par le runtime de Workflow Foundation hébergé par SharePoint Server 2010, créant une instance de flux de travail.

À l’image de tous les flux de travail Workflow Foundation, les flux de travail basés sur SharePoint Server 2010 reposent sur les services d’exécution de Workflow Foundation. Le service de persistance standard de Workflow Foundation permet la liaison de l’état d’un flux de travail persistant avec le document ou l’élément et autorise les processus d’entreprise dont l’exécution peut durée des jours, des mois ou des années.

Les flux de travail SharePoint peuvent être associés à des listes, des bibliothèques et des types de contenu. Les flux de travail réutilisables créés à l’aide de Visual Studio 2010 peuvent également être associés à des sites. Le tableau suivant décrit les autorisations minimales dont vous devez bénéficier pour associer un flux de travail.

Pour plus d’informations sur les associations de flux de travail, voir Ajouter une association de flux de travail (SharePoint Server 2010).

Interopérabilité avec les clients Office

L’implémentation de processus métiers nécessitant la participation des personnes en charge du traitement de l’information est souvent entravée par le fait que ces processus sont rarement adaptés à la façon dont les personnes travaillent. Pour qu’un processus métier soit efficace, il doit être intégré aux outils et aux applications utilisés quotidiennement dans l’entreprise, de façon à faire partie des habitudes quotidiennes des utilisateurs. Dans un environnement informatique, cela inclut l’intégration à la messagerie, aux calendriers, aux listes de tâches, aux sites Web de collaboration et aux applications clientes telles que Microsoft Outlook et Microsoft Word. Cette approche intégrée est implémentée dans des flux de travail basés sur SharePoint Server 2010.

SharePoint Server 2010 fournit des applications de flux de travail via une technologie appelée Windows Workflow Foundation. Les personnes interagissent avec ces flux de travail dans le navigateur Web et dans Microsoft Office System 2007 et Suites Microsoft Office 2010 via des programmes tels que Microsoft Word. SharePoint Server 2010 utilise la fonctionnalité Windows Workflow Foundation pour fournir plusieurs flux de travail qui automatisent les processus métiers courants. En outre, des flux de travail personnalisés peuvent être créés à l’aide de différents outils, et ces flux de travail peuvent ensuite être associés à des bibliothèques, des listes, des types de contenus et des sites SharePoint.