Planifier le courrier électronique entrant (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

La fonctionnalité de courrier électronique entrant de Microsoft SharePoint Server 2010 permet aux sites SharePoint de recevoir et de stocker des messages électroniques et des pièces jointes dans des listes et des bibliothèques. Cet article aide les administrateurs de serveur et de batterie de serveurs à comprendre les choix qu’ils doivent opérer avant de déployer la fonctionnalité de courrier électronique entrant pour leur organisation.

Dans cet article :

• À propos du courrier électronique entrant

• Décisions essentielles pour la planification du courrier électronique entrant

• Options de configuration et modes de paramètres

À propos du courrier électronique entrant

La fonctionnalité de courrier électronique entrant permet aux équipes de stocker le courrier électronique qu’elles envoient à d’autres membres d’équipe sans ouvrir le site SharePoint, ni télécharger le contenu envoyé dans le courrier électronique. Cela est possible, car une adresse de messagerie unique peut être affectée à la plupart des types de listes et de bibliothèques.

Avant de configurer le courrier électronique entrant, vous devez effectuer les tâches suivantes :

• Si vous utilisez le scénario de base, chaque serveur Web frontal SharePoint doit exécuter le service SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) et le service Application Web de Microsoft SharePoint Foundation.

• Si vous utilisez le scénario avancé, vous pouvez recourir à un ou plusieurs serveurs de la batterie de serveurs pour exécuter le service SMTP et pour disposer d’une adresse de serveur SMTP valide. Si vous ne procédez pas ainsi, vous devez connaître le nom d’un serveur externe à la batterie de serveurs qui exécute le service SMTP et l’emplacement du dossier de dépôt des messages électroniques.

Pour plus d’informations sur l’installation du service SMTP, voir Configurer le courrier électronique entrant (SharePoint Server 2010).

Décisions essentielles pour la planification du courrier électronique entrant

Lorsque vous envisagez d’implémenter le courrier électronique entrant, vous devez décider s’il faut utiliser un scénario de base ou un scénario avancé, comme décrit ci-après.

Utilisation d’un scénario de base

Vous pouvez mettre en œuvre un scénario de base de courrier électronique entrant en installant le service SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) sur le serveur exécutant SharePoint Server 2010 et en activant le courrier électronique entrant à l’aide du mode de paramètres automatiques avec tous les paramètres par défaut. Dans ce scénario, le courrier électronique est envoyé directement sur votre serveur SMTP et SharePoint Server 2010 recherche périodiquement les messages électroniques dans le dossier de dépôt des messages électroniques par défaut qui est automatiquement configuré par le service SMTP.

La sélection du mode de paramètres automatiques et l’acceptation de tous les paramètres par défaut constituent la façon la plus facile d’activer le courrier électronique entrant, car tous les paramètres de configuration sont automatiquement définis, ce qui suppose peu de compétences de votre part. Pour la plupart des organisations, cette configuration est la seule qui soit nécessaire.

La mise en œuvre d’un scénario de base de courrier électronique repose sur la procédure suivante :

1. L’administrateur de serveur utilise l'Assistant Ajout de fonctionnalités pour installer le fonctionnalité Serveur SMTP sur le serveur à partir duquel vous souhaitez recevoir le courrier électronique entrant. Cette opération installe et démarre le service SMTP sur ce serveur.

2. L’administrateur de batterie active le courrier électronique entrant en utilisant le mode de paramètres automatiques et en acceptant toutes les valeurs par défaut.

3. L’administrateur de collection de sites active la fonctionnalité de courrier électronique entrant sur les bibliothèques et les listes dans lesquelles il souhaite stocker le courrier électronique entrant et affecte à chaque bibliothèque et liste une adresse de messagerie unique sous la forme adresse@SMTPserveraddress, par exemple, fichiers_partagés@SMTPserver.contoso.com.

Lorsque les utilisateurs envoient du courrier électronique à l’adresse d’une liste ou d’une bibliothèque, SharePoint Server 2010 détecte que du nouveau courrier électronique a été envoyé et le transmet à la liste ou bibliothèque appropriée en fonction de l’adresse de messagerie.

Si ce scénario de base répond à vos besoins, vous pouvez ignorer le reste de cet article. Pour plus d’informations, voir Configurer le courrier électronique entrant (SharePoint Server 2010).

Utilisation d’un scénario avancé

Pour les administrateurs plus avancés, des choix supplémentaires sont disponibles et la mise en œuvre de certains d’entre eux nécessite des compétences qui vont au-delà du choix du scénario de base avec toutes les options par défaut. Cette section décrit les options de configuration suivantes :

• service de gestion d’annuaire SharePoint ;

• adresse complète du serveur de courrier entrant ;

• serveur de messagerie fiable ;

• dossier de dépôt des messages électroniques.

Si vous utilisez le scénario avancé pour configurer le courrier électronique entrant, vous devez effectuer des procédures supplémentaires. Pour plus d’informations, voir Configurer le courrier électronique entrant (SharePoint Server 2010).

Service de gestion d’annuaire SharePoint

Le service de gestion d’annuaire SharePoint connecte les sites SharePoint à l’annuaire utilisateur de votre organisation pour fournir des fonctionnalités de messagerie électronique améliorées. L’avantage de l’utilisation de ce service est qu’il permet aux utilisateurs de créer et de gérer des groupes de distribution de courrier électronique à partir de sites SharePoint. En outre, ce service crée des contacts dans l’annuaire des utilisateurs de votre organisation et les utilisateurs peuvent rechercher des listes SharePoint activées pour la messagerie électronique dans leurs carnets d’adresses. Toutefois, l’utilisation du service de gestion d’annuaire SharePoint requiert un effort de gestion, car il communique avec les services de domaine Active Directory (AD DS, Active Directory Domain Services).

Vous pouvez configurer le service de gestion d’annuaire SharePoint en utilisant le mode de paramètres automatiques ou le mode de paramètres avancés. Vous pouvez choisir d’activer le service de gestion d’annuaire SharePoint dans votre batterie de serveurs SharePoint ou vous pouvez utiliser le service de gestion d’annuaire SharePoint d’une autre batterie de serveurs. L’un des avantages de l’utilisation du service en cours d’exécution sur une autre batterie de serveurs est que les autorisations Active Directory sont gérées à partir d’un point central (c’est-à-dire, sur l’autre batterie de serveurs).

Pour que vous puissiez activer ce service sur un serveur ou sur une batterie de serveurs exécutant SharePoint Server 2010, le compte du pool d’applications de l’Administration centrale de SharePoint utilisé par SharePoint Server 2010 doit disposer d’un accès en écriture au conteneur que vous spécifiez dans Active Directory. Cela suppose qu’un administrateur Active Directory configure l’unité d’organisation et les autorisations sur celle-ci. L’avantage d’utiliser le service de gestion d’annuaire SharePoint sur une batterie de serveurs distante est que vous n’avez pas besoin de l’aide d’un administrateur Active Directory pour créer et configurer l’unité d’organisation si celle-ci existe déjà.

La mise en œuvre d’un scénario classique de gestion d’annuaire se déroule comme suit :

1. Un administrateur de collection de sites crée un groupe SharePoint.

2. L’administrateur choisit de créer une liste de diffusion à associer à ce groupe SharePoint et affecte une adresse de messagerie à cette liste de diffusion.

3. Au fil du temps, l’administrateur ajoute des utilisateurs à ce groupe SharePoint et en supprime. Parallèlement, le service de gestion d’annuaire SharePoint les ajoute et les supprime automatiquement dans la liste de diffusion, stockée dans le service d’annuaire Active Directory. Étant donné que les listes de diffusion sont associées à un groupe SharePoint spécifique, cette liste de diffusion est disponible pour tous les membres de ce groupe SharePoint.

4. Par défaut, les adresses de messagerie sont automatiquement générées pour les forums de discussion et les calendriers sur les sites d’équipe, puis ajoutées à la liste de diffusion d’équipe. Les adresses de messagerie pour ces deux listes se présentent sous la forme suivante, par défaut : adresse_groupe.discussions et adresse_groupe.calendrier.

5. L’inclusion dans la liste de diffusion des adresses de messagerie pour les forums de discussion et les calendriers permet d’archiver dans le site d’équipe toutes les invitations électroniques et toutes les invitations à une réunion envoyées à cette liste de diffusion.

Pour plus d’informations sur le service de gestion d’annuaire SharePoint, voir Au cœur de SharePoint : intégration de l’annuaire SharePoint (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=151766&clcid=0x40C).

Options de configuration du service de gestion d’annuaire SharePoint

Lorsque vous configurez le service de gestion d’annuaire SharePoint pour créer des groupes de distribution et des contacts dans Active Directory, vous devez fournir les informations suivantes :

• Nom du conteneur Active Directory dans lequel les groupes de distribution et les contacts seront créés. Vous devez indiquer ce nom sous la forme suivante :

  OU=nom_conteneur, DC=nom_domaine, DC=nom_domaine_de_niveau_supérieur

  Exemple

  OU=contacts_SharePoint,DC=Contoso,DC=com

• Nom du serveur SMTP à utiliser pour le courrier électronique entrant (ou acceptez le serveur SMTP par défaut éventuellement existant). Vous devez indiquer ce nom sous la forme suivante :

  serveur.sous-domaine.domaine.domaine_de_niveau_supérieur

  Par exemple, serveur_SharePoint.support.contoso.com

• Si seuls les messages en provenance d’utilisateurs authentifiés doivent être acceptés.

• S’il faut autoriser les utilisateurs à créer des groupes de distribution à partir des sites SharePoint. Si vous choisissez Oui pour cette option, vous pouvez également indiquer si les utilisateurs peuvent effectuer n’importe quelle combinaison des actions suivantes :

  • créer un groupe de distribution ;

  • modifier l’adresse de messagerie d’un groupe de distribution ;

  • modifier le titre et la description d’un groupe de distribution ;

  • supprimer un groupe de distribution.

Lorsque vous configurez le service de gestion d’annuaire SharePoint pour créer des groupes de distribution et des contacts à l’aide d’un service de gestion d’annuaire SharePoint distant, vous devez indiquer les informations suivantes :

• l’URL du service de gestion d’annuaire distant, par exemple, http://serveur:port_admin/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx ;

• le nom du serveur SMTP à utiliser pour le courrier électronique entrant ;

• si seuls les messages en provenance d’utilisateurs authentifiés doivent être acceptés ;

• s’il faut autoriser les utilisateurs à créer des groupes de distribution à partir des sites SharePoint.

Adresse complète du serveur de courrier entrant

Les administrateurs peuvent spécifier l’adresse du serveur de messagerie qui s’affiche dans les pages Web lorsque les utilisateurs créent une adresse de messagerie entrante pour un site, une liste ou un groupe. Ce paramètre est souvent utilisé conjointement avec le service de gestion d’annuaire SharePoint afin que les utilisateurs puissent taper une adresse de serveur de messagerie plus conviviale, par exemple, maliste@example.com.

Serveur de messagerie fiable

Vous pouvez configurer SharePoint Server 2010 de manière à accepter le courrier électronique en provenance de n’importe quel serveur de messagerie ou uniquement le courrier électronique qui a été routé par le biais d’une application de serveur de messagerie fiable.

Le routage du courrier électronique par le biais d’un serveur de messagerie fiable présente les avantages suivants :

• Authentification de l’utilisateur : le service SMTP ne peut pas authentifier les utilisateurs qui envoient du courrier électronique à votre site, contrairement à Exchange Server. L’administrateur de serveur peut utiliser le site Web Administration centrale de SharePoint pour spécifier que le système accepte le courrier électronique en provenance des utilisateurs authentifiés uniquement si le courrier électronique est envoyé par le biais d’Exchange Server.

• **Filtrage du courrier indésirable :**Exchange Server met à votre disposition un dispositif de filtrage du courrier indésirable qui permet d’éliminer le courrier électronique commercial non sollicité avant qu’il ne soit transféré à sa destination, en l’occurrence, le serveur exécutant SharePoint Server 2010. Une autre technique qui permet de limiter le courrier indésirable consiste à autoriser les membres du site d’équipe à archiver le courrier électronique uniquement dans les listes sur lesquelles vous leur avez accordé des autorisations d’écriture.

• **Protection antivirus :**Exchange Server offre une protection antivirus pour le courrier électronique dont il assure le routage.

Dossier de dépôt des messages électroniques

Si le service SMTP est en cours d’exécution sur un serveur autre que le serveur SharePoint, vous devez spécifier l’emplacement à partir duquel SharePoint Server 2010 doit récupérer le courrier électronique entrant. La spécification du dossier de dépôt des messages électroniques indique à SharePoint Server 2010 à partir de quel emplacement récupérer le courrier électronique entrant. Toutefois, si vous indiquez un dossier de dépôt des messages électroniques spécifique, SharePoint Server 2010 ne peut pas détecter les modifications de configuration sur le serveur de messagerie distant qui envoie le courrier électronique à votre dossier de dépôt. Cela signifie que si un administrateur configure le serveur de messagerie de manière à ce qu’il n’envoie plus de courrier électronique à ce dossier, SharePoint Server 2010 ne peut pas détecter que la configuration a été modifiée, ce qui l’empêche de récupérer les fichiers à partir du nouvel emplacement.

Options de configuration et modes de paramètres

En tant qu’administrateur de batterie, vous disposez de deux modes de paramètres pour activer le courrier électronique entrant : le mode automatique et le mode avancé. Comme indiqué dans la section « Utilisation d’un scénario de base » , vous pouvez choisir le mode de paramètres automatiques avec les paramètres par défaut. Toutefois, le mode de paramètres automatiques met à votre disposition des options supplémentaires.

Le tableau suivant décrit les options de configuration et indique si elles sont définies dans la page Configurer les paramètres du courrier entrant de l’Administration centrale à l’aide du mode de paramètres automatiques ou du mode de paramètres avancés.

Les modes de paramètres avancés et de paramètres automatiques sont similaires en ce sens que tous les deux permettent aux administrateurs de batterie de configurer le service de gestion d’annuaire SharePoint et l’adresse de serveur de messagerie à afficher dans les pages Web. Ces modes de paramètres diffèrent en ce sens que le mode de paramètres automatiques remplace la possibilité de choisir les serveurs de messagerie en provenance desquels le courrier électronique doit être accepté par la possibilité de spécifier le dossier dans lequel le courrier électronique est déposé. SharePoint Server 2010 utilise ce dossier de dépôt des messages électroniques pour détecter les nouveaux messages électroniques.

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Concepts

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