Qu’est-ce que la gouvernance dans SharePoint 2013 ?

 

Sapplique à :SharePoint Server 2013

Dernière rubrique modifiée :2016-12-16

Résumé : Découvrez la gouvernance, élément essentiel d’un déploiement SharePoint réussi, ainsi que les divers composants du plan de gouvernance d’une organisation.

La gouvernance correspond à l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus permettant de contrôler la façon dont les services commerciaux et les équipes informatiques d’une organisation collaborent pour réaliser leurs objectifs. Chaque organisation a des besoins et des objectifs propres qui ont une influence sur son approche de la gouvernance. Les grandes entreprises nécessiteront probablement une gouvernance plus importante et plus détaillée que des organisations de plus petite taille. Un plan de gouvernance adapté peut :

  • Simplifier le déploiement de produits et de technologies, tels que SharePoint Server 2013.

  • Répondre aux besoins de sécurité et de conformité du système de votre organisation.

  • Garantir le meilleur retour sur votre investissement technologique.

 

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Cet article fait partie d’un ensemble d’articles sur la gouvernance. Les articles suivants en décrivent d’autres aspects :

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La gouvernance pour SharePoint Server 2013 comprend trois domaines principaux, d’importance égale : la gouvernance informatique, la gestion des informations et la gestion des applications.

L’image montre un anneau divisé en segments pour chaque domaine de gouvernance.

Graphique illustrant des quantités égales pour trois zones de gouvernance : gouvernance informatique, gestion de l’information et gestion des applications

À chaque type de site sa stratégie de gouvernance : étant donné que les sites sont différents, ils ont des exigences différentes, et celles-ci reflètent leur importance pour l’organisation. Les sites publiés ont une gouvernance plus forte sur la gestion des applications et des informations que les sites d’équipe et les sites personnels (Mes sites).

En règle générale, plus le nombre de personnes obtenant des informations depuis un type de site particulier est élevé, plus sa gouvernance est étroite, et inversement. Cette relation est illustrée dans le graphique suivant. Par exemple, si l’ensemble des collaborateurs de votre organisation a accès à la page d’accueil de l’intranet, sa gouvernance est généralement plus forte que le site du service de la comptabilité, dont la gouvernance est, à son tour, plus forte que pour la plupart des sites d’équipe ou de groupes, etc. Les sites personnels sont généralement les types de sites affichant la gouvernance la plus faible.

Graphique illustrant la relation entre la gouvernance et le nombre de personnes utilisant un site, l’augmentation du deuxième facteur impliquant généralement celle du premier.

Graphique des modifications des niveaux de gouvernance selon le type

Vos stratégies de gouvernance doivent soutenir les objectifs de votre organisation et être mises à jour en fonction de l’évolution des besoins de votre organisation. Nous vous recommandons de mettre en place une équipe constituée de personnes issues de différents services de votre organisation pour développer et maintenir ces stratégies. Intégrez, autant que possible, des personnes occupant les postes suivants :

 

Rôle Responsabilité

Dirigeants

Les principaux dirigeants doivent définir les objectifs généraux du comité de gouvernance et évaluer périodiquement la réussite des stratégies et des pratiques mises en œuvre.

Acteurs financiers

Les acteurs financiers doivent s’assurer que les processus et règles de gouvernance favorisent l’augmentation du retour sur investissement de votre organisation dans les produits Produits SharePoint.

Responsables du service commercial

Les responsables commerciaux sont les équipes qui effectuent les tâches fondamentales de l’entreprise et qui orientent les besoins fonctionnels et architecturaux du déploiement. Ils travaillent avec les architectes des informations pour structurer les normes de taxonomie et d’architecture des informations. Ils collaborent également avec les responsables informatiques pour créer des contrats de niveau du service et d’autres stratégies de support.

Responsables informatiques

Les responsables informatiques contribuent au développement des offres de services et déterminent la manière d’assumer leurs responsabilités informatiques (par exemple, améliorer la sécurité et garantir la fiabilité) tout en prenant en charge les fonctionnalités requises par les équipes commerciales.

Responsables du développement logiciel

Les responsables du développement logiciel contribuent à l’identification des outils de personnalisation approuvés, à la vérification de la sécurité du code et à la garantie de l’application des meilleures pratiques liées au code.

Techniciens spécialisés

Les techniciens spécialisés conçoivent, mettent au point et exécutent des solutions et services informatiques.

Formateurs

Les experts pédagogiques doivent développer un plan de formation pour votre organisation.

Professionnels de l’information influents

Les membres de votre organisation en charge des tâches quotidiennes doivent contribuer à garantir que l’architecture des informations et des services répond à leurs besoins.

Architectes ou taxonomistes des informations

Les membres de ces groupes conçoivent des taxonomies et des systèmes d’informations. En se basant sur leur analyse des besoins du public en matière d’informations, ils développent des plans qui soutiennent les objectifs de l’organisation et définissent la navigation et l’architecture du site.

Agents chargés de la conformité

La gouvernance consiste à s’assurer qu’une organisation répond aux exigences réglementaires et légales qui lui incombent et qu’elle gère ses connaissances professionnelles. Si, au sein de votre organisation, il existe des postes d’agents chargés de la conformité ou du contrôle juridique, intégrez des représentants de ces services dans votre équipe de gouvernance.

Ces postes n’existent peut-être pas dans votre organisation, ou ils sont peut-être désignés d’une autre manière.

Une formation solide, des ressources de qualité et des recherches efficaces sont des éléments fondamentaux pour convaincre les utilisateurs d’adopter le système. Nous vous recommandons de proposer à vos employés les éléments suivants :

 

Proposer Pourquoi ?

Une formation sur les produits et les services

En incluant une formation sur SharePoint dans votre plan de gouvernance, vous augmentez les chances d’adoption par les utilisateurs et réduisez les coûts de support.

Une formation sur vos stratégies de gouvernance

La formation de votre communauté d’utilisateurs permet d’améliorer de façon appropriée la conformité avec vos stratégies, d’augmenter la satisfaction liée à vos services et de réduire les coûts de support.

Du contenu pour appuyer vos services et stratégies.

La mise à disposition de ressources de bonne qualité et d’informations pour vos utilisateurs leur permet de trouver les réponses à leurs questions concernant un service, un processus ou une stratégie.

Une infrastructure de recherche pertinente

Une infrastructure de recherche pertinente aide vos utilisateurs à trouver ce dont ils ont besoin, lorsqu’ils en ont besoin.

Un plan de gouvernance efficace anticipe les besoins et les objectifs des services commerciaux et des équipes informatiques de votre organisation. Chaque entreprise est unique, c’est pourquoi nous vous recommandons de créer un plan de gouvernance sur mesure pour votre environnement en suivant les étapes ci-après.

  1. Déterminez les objectifs et les principes initiaux. Le comité de gouvernance doit développer des normes, des stratégies et une vision de gouvernance mesurables pour pouvoir suivre la conformité et quantifier les avantages qu’elle apporte à votre organisation. Par exemple, votre plan doit identifier les exigences en matière de prestations de services pour les aspects commerciaux et techniques de votre déploiement SharePoint.

  2. Classez vos informations professionnelles. Organisez vos informations en fonction d’une taxonomie existante ou créez une taxonomie personnalisée incluant toutes les informations qui sous-tendent votre solution d’entreprise. Une fois que vos informations sont organisées, concevez une architecture des informations pour les gérer. Ensuite, déterminez les services informatiques les plus appropriés pour leur prise en charge.

  3. Développez une stratégie de formation. Le facteur humain est, après le plan de gouvernance, l’élément le plus déterminant du succès ou de l’échec d’un déploiement SharePoint. Un plan de formation complet doit indiquer comment utiliser SharePoint conformément aux normes et aux pratiques mises en œuvre et expliquer pourquoi ces dernières sont importantes. Votre plan doit aborder les types de formation requis pour des groupes d’utilisateurs spécifiques et décrire les outils de formation appropriés. Par exemple, votre service informatique peut tenir une page de FAQ au sujet des offres de services SharePoint, ou bien votre service commercial peut proposer une formation en ligne qui présente la configuration et l’utilisation d’un nouveau processus de gestion des documents.

  4. Développez un plan en continu. Une gouvernance réussie s’inscrit dans la continuité. Le comité de gouvernance doit se réunir régulièrement pour examiner les nouvelles exigences du plan de gouvernance, réévaluer et ajuster les principes de gouvernance et résoudre les conflits au sein des services commerciaux concernant les ressources informatiques. Le comité doit fournir des rapports réguliers à ses cadres exécutifs pour promouvoir l’obligation de rendre compte et contribuer à l’application de la conformité dans votre organisation. Malgré la complexité apparente de ce processus, il vise à augmenter votre retour sur investissement dans SharePoint, à profiter pleinement des avantages et de l’utilité qu’offre de votre solution SharePoint, ainsi qu’à améliorer la productivité de votre organisation.

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