Planification des enregistrements physiques (SharePoint Server 2010)
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Dans SharePoint Server 2010,vous pouvez gérer des enregistrements physiques et électroniques dans la même archive d’enregistrements. Toutefois, leur mode de gestion diffère. Les enregistrements électroniques peuvent être stockés directement dans Microsoft SharePoint Server, alors que les enregistrements physiques doivent être stockés hors de SharePoint Server, par exemple dans des boîtes dans un entrepôt. Pour gérer des enregistrements physiques dans SharePoint Server, créez un élément de liste, liez l’élément de liste à l’élément physique, puis gérez l’élément de liste.
Cet article décrit comment planifier l’utilisation de SharePoint Server pour gérer des enregistrements physiques. Il ne contient pas les procédures spécifiques à suivre pour implémenter votre plan. Avant d’effectuer les activités décrites dans cette rubrique, il est recommandé de créer un plan de gestion de fichiers. Pour plus d’informations sur les plans de gestion de fichiers, voir Créer un plan de gestion de fichiers pour gérer les enregistrements dans SharePoint Server 2010.
Contenu de cet article :
Identifier les types d’enregistrements
Identifier les propriétés de chaque type d'enregistrement
Organiser les types de contenu
Organiser l’archive des enregistrements
Feuille de calcul
Identifier les types d’enregistrements
Votre plan de gestion de fichiers doit identifier les types d’éléments physiques que votre entreprise souhaite conserver comme enregistrements. Si ce n’est pas le cas, mettez à jour le plan de gestion de fichiers de manière à inclure des enregistrements physiques. Pour chaque type d’enregistrement physique dans le plan de gestion de fichiers, indiquez le support correspondant. Par exemple, des contrats signés peuvent être des documents papier, tandis que des modèles techniques peuvent être des plans grand format.
Pour plus d’informations sur les plans de gestion de fichiers, voir Créer un plan de gestion de fichiers pour gérer les enregistrements dans SharePoint Server 2010.
Identifier les propriétés de chaque type d’enregistrement
Tous les enregistrements du même type doivent avoir les mêmes propriétés. Les propriétés des enregistrements physiques que vous devez prendre en compte dans cette étape de planification sont les suivantes :
Attributs (qui deviendront des colonnes dans SharePoint Server)
Processus (qui deviendront des flux de travail dans SharePoint Server)
Stratégies de gestion des informations
Formulaires
Pour chaque type d’enregistrement, identifiez les attributs à capturer pour les enregistrements de ce type. Ces attributs constitueront les colonnes du type de contenu SharePoint Server correspondant à ce type d’enregistrement. Il peut s’agir d’informations que vous utilisez pour classer les enregistrements, ou de données que les personnes recherchent. D’autres attributs des enregistrements physiques lient l’enregistrement dans SharePoint Server, représenté par un élément dans une liste, à l’objet physique stocké dans un emplacement physique. L’emplacement et un moyen d’identification de l’objet physique sont des attributs que vous souhaiterez probablement capturer.
Comme pour les enregistrements électroniques, vous souhaiterez probablement appliquer certaines stratégies aux enregistrements physiques. Tous les enregistrements sont susceptibles d’avoir une stratégie d’expiration et une stratégie d’audit. Les enregistrements physiques peuvent notamment disposer d’une stratégie nécessitant un code-barres. Une image du code-barres apposé à l’objet physique peut être associée à l’élément de liste représentant l’enregistrement physique. Une stratégie d’étiquetage peut exiger que chaque objet physique soit étiqueté avec les mêmes attributs que ceux associés à l’élément de liste représentant l’objet physique. Pour chaque type d’enregistrement physique, indiquez si des stratégies d’expiration, d’audit, de code-barres et d’étiquetage sont requises. Notez également les stratégies supplémentaires qui sont nécessaires.
Un enregistrement physique dans SharePoint Server (élément d’une liste) n’est en fait qu’un espace réservé pour l’enregistrement réel ; il ne s’agit par de l’objet physique proprement dit. Par conséquent, vous devrez probablement ajouter des processus afin de synchroniser les éléments physiques aux actions exécutées sur les éléments de liste. Ces processus correspondent aux flux de travail SharePoint Server. Identifiez les processus qui doivent être associés à chaque type d’enregistrement. Parmi les processus courants pour les enregistrements physiques, citons :
Suppression de l’enregistrement physique lorsque l’élément de liste représentant l’enregistrement a expiré
Déplacement de l’objet physique vers un emplacement de stockage lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste
Récupération de l’objet physique
Des formulaires doivent-ils être associés aux enregistrements de ce type ? Vous aurez peut-être besoin d’un formulaire pour chaque processus que vous avez identifié ou pour fournir l’accès à l’inventaire des enregistrements physiques.
Utilisez l’onglet Enregistrements physiques de la feuille de calcul dans la section Feuille de calcul pour enregistrer les informations que vous avez identifiées sur chaque type d’enregistrement physique. Ne renseignez pas tout de suite le type de contenu pour le type d’enregistrement.
Organiser les types de contenu
Pour associer des types de contenu à des enregistrements physiques, la solution la plus simple consiste à définir un type de contenu pour chaque type d’enregistrement physique. Toutefois, si plusieurs types d’enregistrements physiques partagent les mêmes colonnes, flux de travail, stratégies de gestion des informations et formulaires, vous pouvez utiliser un seul type de contenu pour représenter tous les types similaires d’enregistrements physiques.
Organisez les types de contenu. Vous pouvez créer un type de contenu sous lequel figurent tous les autres types de contenu pour les enregistrements physiques. Ce type de contenu parent est dérivé du type de contenu Élément. Pour le type de contenu parent, ajoutez des propriétés (colonnes, stratégies de gestion des informations, flux de travail et formulaires) qui sont communes aux types de contenu pour tous les enregistrements physiques.
Une fois que vous avez créé le type de contenu parent, vous pouvez organiser les types de contenu de deux façons :
Vous pouvez créer une structure plate dans laquelle chaque type de contenu représentant un type d’enregistrement physique est un enfant du type de contenu parent que vous avez créé précédemment.
Vous pouvez créer une hiérarchie, sous le type de contenu parent, basée sur les similarités entre les propriétés des types de contenu.
Sous l’onglet Types de contenu de la feuille de calcul, identifiez chaque type de contenu représentant un type d’enregistrement physique. Pour chaque type de contenu, notez son type de contenu parent. Dans la colonne Colonnes, entrez le nom de chaque colonne qui est définie au niveau du type de contenu . N’entrez pas les noms de colonnes qui sont héritées d’autres types de contenu. Dans la colonne Flux de travail, entrez le nom de chaque flux de travail défini au niveau du type de contenu. Dans la colonne Stratégie de gestion des informations, entrez le nom de chaque stratégie de gestion des informations définie au niveau du type de contenu. Dans la colonne Formulaires, entrez le nom de chaque formulaire défini au niveau du type de contenu.
Organiser l’archive des enregistrements
Il est courant d’utiliser des archives distinctes pour les enregistrements physiques et les enregistrements électroniques. Toutefois, vous pouvez décider d’entrecouper une ou plusieurs listes d’éléments représentant des enregistrements physiques avec des bibliothèques de documents contenant des enregistrements électroniques.
Après avoir identifié l’archive d’enregistrements dans laquelle vous voulez stocker les enregistrements physiques, déterminez le mode d’organisation des listes dans l’archive d’enregistrements. Vous pouvez créer des dossiers dans les listes et utiliser les dossiers pour créer une structure organisationnelle plus profonde pour les enregistrements physiques. Quand vous déterminez les listes à créer, sachez que la navigation par métadonnées et des flux de travail peuvent être appliqués aux listes.
Voici quelques idées pour organiser les listes et les dossiers :
Par type d’enregistrement
De la même manière que les objets physiques sont organisés (par exemple, un dossier peut représenter une boîte et les éléments dans le dossier peuvent représenter les objets dans la boîte).
À l’aide d’un modèle d’organisation d’entreprise, par exemple par projet ou par division.
Par année
Étant donné que les enregistrements physiques ne sont pas déplacés dans l’archive d’enregistrements à l’aide de l’option Envoyer à, vous ne pouvez pas utiliser l’organisateur de contenu avec des enregistrements physiques. Au lieu de cela, le gestionnaire d’enregistrements qui crée l’enregistrement physique doit placer l’enregistrement dans le dossier approprié de la liste adéquate.
Sous l’onglet Listes et dossiers de la feuille de calcul, entrez l’URL de chaque liste que vous avez identifiée. Pour chaque liste, dans la colonne Types de contenu, déterminez les types de contenu qui seront autorisés au sein de la liste. Utilisez les colonnes Niveau de dossier 1, Niveau de dossier 2, Niveau de dossier 3 et Niveau de dossier 4 pour enregistrer la hiérarchie des dossiers et sous-dossiers dans la liste. Ajoutez d’autres colonnes si vous souhaitez imbriquer des dossiers avec plus de quatre niveaux de profondeur.
Feuille de calcul
Vous pouvez utiliser la feuille de calcul suivante pour vous aider à planifier la gestion des enregistrements physiques :
Feuille de calcul relative à la planification des enregistrements physiques (éventuellement en anglais) https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x40C
See Also
Concepts
Créer un plan de gestion de fichiers pour gérer les enregistrements dans SharePoint Server 2010