Confirmation d’utilisation et suppression automatique de sites : propriétés Stsadm (Windows SharePoint Services)

Mise à jour : 2007-11-01

Les propriétés relatives à la confirmation d’utilisation et à la suppression automatique de sites peuvent être définies au niveau du serveur et de la batterie de serveurs, ou au niveau de l’application Web. Ils peuvent être utilisés pour spécifier s’il faut envoyer des notifications par courrier électronique à propos des sites non utilisés, combien de temps il faut attendre avant d’envoyer la première notification par courrier électronique, le nombre de notifications à envoyer, s’il faut supprimer automatiquement les sites Web non utilisés et quand ils doivent être supprimés.

Dans Windows SharePoint Services 3.0, de nouvelles options d’administration vous permettent d’envoyer automatiquement des avis aux propriétaires de site leur demandant de confirmer que leurs sites sont utilisés. Vous pouvez également supprimer automatiquement des sites non confirmés. Ces fonctionnalités vous offrent un moyen de contrôler le nombre de sites Web inutilisés sur votre serveur. Les sites Web basés sur Windows SharePoint Services 3.0 peuvent devenir inactifs pour de nombreuses raisons. Par exemple, un site peut avoir été configuré pour des documents liés à un projet qui est terminé, ou un utilisateur peut avoir essayé Windows SharePoint Services 3.0 et créé un site dont il n’a plus besoin. Étant donné que les sites inactifs occupent de l’espace sur les serveurs, il est important de vérifier auprès des propriétaires de site si leurs sites sont toujours nécessaires ou s’ils sont devenus inactifs.

La confirmation d’utilisation de site fonctionne comme les alertes pour les sites de vos utilisateurs. Lorsque des sites sont créés, ils sont ajoutés à la base de données et sont enregistrés en tant que sites actifs. Après une période spécifiée définie par l’administrateur, une notification est envoyée par courrier électronique aux propriétaires de site, leur demandant de réactiver ou de supprimer leurs sites Web inutilisés. Le courrier électronique de notification peut aboutir à trois résultats :

• Si un site est utilisé, le propriétaire du site clique sur un lien pour confirmer que le site est actif et conserver ce site. Lorsque le propriétaire clique sur le lien de confirmation, le minuteur est redémarré, et le propriétaire recevra à nouveau une notification après la même période de temps.

• Si un site n’est pas utilisé mais que la fonctionnalité de suppression automatique n’a pas été activée, le propriétaire du site peut supprimer le site en suivant les instructions contenues dans le message de notification, ou bien ne rien faire. Le propriétaire du site continue de recevoir périodiquement des notifications par courrier électronique (la périodicité est définie par l’administrateur) jusqu’à ce que l’utilisation soit confirmée ou que le site soit supprimé.

• Si un site n’est pas utilisé et que vous avez activé la fonctionnalité de suppression automatique, le propriétaire du site est interrogé un certain nombre de fois (tel que cela est configuré par l’administrateur) et, si l’utilisation n’est pas confirmée, le site est automatiquement supprimé.

La suppression automatique est une fonctionnalité avancée d’administration qui peut supprimer des sites inutiles sans intervention d’administration et sans aucun mécanisme de sauvegarde. Par défaut, la confirmation de site est automatiquement activée et au moins deux avis de confirmation sont envoyés avant qu’un site puisse être supprimé. Vous devez activer la confirmation d’utilisation de site avant de pouvoir activer la suppression automatique. En plus de ces protections de base, vous devez également tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

• Demandez un contact secondaire lorsque des sites sont créés. Lorsqu’un utilisateur crée un site, l’utilisateur est répertorié en tant que propriétaire du site. En fonction de votre configuration, l’utilisateur peut également devoir spécifier un contact secondaire pour le site. Les notifications de confirmation sont automatiquement envoyées au propriétaire du site et au contact secondaire s’il en existe un.

  Pour plus d’informations, voir Planifier le processus de création de sites (Windows SharePoint Services)

• Définissez des intervalles raisonnables entre les confirmations et avant la suppression automatique.

  Par exemple, si un propriétaire de site n’est pas disponible pendant quatre semaines et que les sites sont supprimés après quatre confirmations hebdomadaires manquées, le site pourrait être pu supprimé sans donner au propriétaire la possibilité de confirmer. Si vous activez cette fonctionnalité au sein d’une entreprise, n’oubliez pas de prendre en compte les stratégies de votre organisation concernant les congés et les absences lorsque vous configurez les intervalles de confirmation et de suppression.

• Sauvegardez les sites Web régulièrement, afin de pouvoir en restaurer une copie récente si un site est involontairement supprimé.

  Par exemple, si vous configurez la confirmation et la suppression automatique pour qu’elles soient effectuées le cinquième jour de chaque mois, il faut mettre en œuvre une stratégie consistant à sauvegarder votre serveur le quatrième jour. Vous pouvez automatiser ce processus en créant une procédure stockée dans Microsoft SQL Server pour vérifier la table des sites et sauvegarder automatiquement tous les éléments dont la suppression est planifiée. Pour plus d’informations sur SQL Server, voir la documentation de SQL Server. Pour plus d’informations sur la table des sites, voir Windows SharePoint Services Software Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=103449&clcid=0x40C) .

Il existe plusieurs paramètres qui peuvent être configurés pour contrôler le délai entre les étapes de confirmation et la suppression automatique. Vous pouvez configurer les éléments suivants :

• Quand commencer à envoyer des avis de confirmation d’utilisation d’un site

  La valeur de la notification initiale contrôle quand le premier avis de confirmation est envoyé au propriétaire d’un nouveau site ou au propriétaire d’un site dont l’utilisation a été confirmée. Cette valeur ne contrôle pas la fréquence des notifications, mais seulement le nombre de jours à attendre avant la notification initiale.

• À quelle fréquence vérifier les sites requérant une confirmation et à quelle fréquence envoyer les notifications

  La valeur de la fréquence affecte à la fois la fréquence à laquelle le serveur est vérifié et la fréquence d’envoi des avis de confirmation. Si vous définissez une fréquence hebdomadaire, le serveur est vérifié toutes les semaines, et les notifications sont également envoyées toutes les semaines, immédiatement après la vérification du serveur.

• À quel moment effectuer la vérification et envoyer les notifications

  Modifiez ce moment pour l’adapter à votre environnement. Par exemple, si la plupart de vos utilisateurs sont en ligne et accèdent au serveur au cours de la journée, choisissez un moment dans la nuit, lorsque le serveur est moins occupé.

• Combien de notifications envoyer avant d’autoriser la suppression automatique

  Adaptez ce nombre pour être certain que les propriétaires de site reçoivent la notification avant qu’un site soit supprimé. Le nombre de notifications dépend également de la fréquence : ainsi, si vous spécifiez des vérifications quotidiennes, avec 30 rappels avant suppression, le propriétaire du site sera averti chaque jour pendant un mois avant que le site soit supprimé.

Assurez-vous de configurer ces moments de façon utile et raisonnable, compte tenu du contexte de votre organisation. Dans une grande entreprise, où les utilisateurs peuvent avoir besoin que les données soient stockées pendant un certain temps, vous pouvez spécifier des intervalles plus longs. Par exemple, vous pouvez démarrer l’envoi des notifications à 180 jours, envoyer une notification tous les mois et supprimer les sites après six mois sans confirmation. Si vous hébergez des sites gratuits pour des clients, vous pouvez réduire ces intervalles. Par exemple, vous pouvez démarrer l’envoi des notifications à 45 jours, envoyer une notification toutes les semaines et supprimer les sites après quatre semaines sans confirmation. Si vous hébergez des sites pour des clients payants, vous n’utiliserez probablement pas cette fonctionnalité, à moins de disposer d’une stratégie de sauvegarde automatisée qui vous permet de restaurer des sites sur demande.

La fonctionnalité de confirmation et de suppression automatique s’appuie sur le service du minuteur de Microsoft SharePoint pour effectuer les travaux planifiés. Les moments et les intervalles que vous spécifiez ici suivent les mêmes règles que n’importe quel autre travail du service du minuteur de SharePoint dans Windows SharePoint Services 3.0. Pour plus d’informations, voir Scheduling Timed Jobs (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=103322&clcid=0x40C) .

Remarque :

Il existe deux versions de la notification par courrier électronique de la confirmation. L’une est utilisée lorsque seule la confirmation d’utilisation de site est activée, et l’autre lorsque la suppression automatique est également activée. Le texte pour les messages électroniques de notification est stocké dans le fichier DEADWEB.XML, dans le dossier \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\12\TEMPLATE\XML du serveur. Vous devez être administrateur sur l’ordinateur serveur pour afficher ou modifier ce fichier. Il existe différentes versions de ces messages électroniques pour chaque version linguistique. Si vous hébergez des collections de sites dans plusieurs langues, assurez-vous aussi de personnaliser les versions linguistiques spécifiques des messages électroniques de notification.

Les propriétés relatives à la confirmation d’utilisation et à la suppression automatique de sites font partie des opérations setproperty et getproperty. La syntaxe pour l’opération setproperty est la suivante :

stsadm -o setproperty

-propertyname <nom de la propriété>

-propertyvalue <valeur de la propriété>

[-url] <http://nom_serveur>

La syntaxe pour l’opération getproperty est la suivante :

stsadm -o getproperty

-propertyname <nom de la propriété>

[-url] <http://nom_serveur>

Remarque :
Vous pouvez substituer -pn à -propertyname et -pv à -propertyvalue.

Le tableau suivant décrit les propriétés relatives à la confirmation d’utilisation et à la suppression automatique de sites.