Gestion des documents (Windows SharePoint Services 3.0)
Mise à jour : 2008-09-11
Windows SharePoint Services 3.0 offre de solides fonctions de gestion documentaire qui vous permettent de contrôler le cycle de vie des documents dans votre organisation — de leur création à leur élimination finale ou leur conservation. Ces fonctions de gestion des documents permettent effectuer les tâches suivantes :
stocker, organiser et localiser des documents ;
assurer la cohérence des documents ;.
gérer les métadonnées des documents ;
faciliter la protection des documents contre tout accès ou utilisation non autorisé ;
assurer la cohérence des processus de gestion (flux de travail) quant à la gestion des documents.
Une entreprise typique possède un organe de gouvernance qui développe une architecture complète pour les informations. La gestion de documents est un composant de l'architecture de l'information. L'organe de gouvernance évalue les ressources, les pratiques métier, les considérations relatives à la conformité et d'autres facteurs qui garantissent que le processus de gestion des documents sert l'entreprise. L'organe de gouvernance élabore des décisions fondamentales et veille à ce que les administrateurs du site implémentent une gestion des documents qui suive leurs recommandations. Pour plus d'informations, consultez Implementing and governing information architecture.
La gestion des documents est le processus par lequel les documents sont enregistrés et organisés pour faciliter le travail actif en cours, tel que la création et le partage de contenu au sein d'une organisation. Par exemple, dans certains cas, les documents doivent être approuvés par le biais d'un workflow d'approbation. Les travailleurs de l'information assurent généralement les tâches de création et d'approbation des documents. Les administrateurs de site sont responsables de l'activation des fonctionnalités de gestion des documents pour une collection de sites. En outre, les administrateurs de site gérent les autorisations pour les groupes qui servent à accorder aux utilisateurs les autorisations nécessaires pour effectuer ces tâches. Les administrateurs de site et les administrateurs de bibliothèque de document sont responsables de la mise en place d'une gestion efficace des documents, qui réponde aux besoins de leur organisation. Pour plus d'informations, voir Plan document management. Vous pouvez également utiliser la feuille de calcul d'analyse de l'utilisation des documents (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x40C) afin de consigner votre analyse de l'utilisation des documents.
Cette section comprend des articles sur l'administration du cycle de vie du document et à sa relation à la gestion des documents dans Windows SharePoint Services 3.0.
Les objectifs suivants font partie de l'administration de la gestion des documents :
Voir aussi
Autres ressources
Workflow Administration
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