Planification d'un rapport (Générateur de rapports version 2.0)

Le Générateur de rapports vous permet de créer de nombreux types de rapports. Par exemple, vous pouvez créer des rapports qui indiquent des données de ventes récapitulatives ou détaillées, des tendances de ventes et de marketing, ou encore des rapports opérationnels. Vous pouvez également créer des rapports qui tirent parti de texte enrichi, tels que des commandes clients, des catalogues de produits ou des lettres types. Tous ces types de rapports sont créés à l'aide de différentes combinaisons des mêmes blocs de construction dans le Générateur de rapports. Pour créer un rapport utile et facilement compréhensible, il est préférable de dresser un plan. Voici quelques éléments à prendre en considération avant de commencer :

• Quelle structure souhaitez-vous utiliser pour présenter les données dans le rapport ?

  Pour présenter vos données, vous avez le choix entre des structures tabulaires, matricielles (semblables à un rapport d'analyse croisée ou de tableau croisé dynamique), graphiques, à jauge, de forme libre, ou toute combinaison de ces structures. Les graphiques conviennent particulièrement aux informations agrégées et à l'affichage des relations entre données, tandis que les jauges sont conçues pour présenter une petite quantité de points de données relativement à une cible. Pour plus d'informations sur les différentes régions de données et sur leur utilisation, consultez Utilisation de régions de données (Générateur de rapports version 2.0).

• Quelle apparence souhaitez-vous donner à votre rapport ?

  Le Générateur de rapports fournit de nombreux éléments de rapports que vous pouvez ajouter à votre rapport afin d'en faciliter la lecture, de souligner des informations clés, d'aider les utilisateurs à parcourir le rapport, et ainsi de suite. Le fait de savoir quelle disposition de rapport vous souhaitez appliquer peut déterminer si vous devez utiliser des éléments de rapports tels que des zones de texte, des rectangles, des images ou des lignes. Vous souhaiterez peut-être également afficher ou masquer des éléments, ajouter un explorateur de documents, inclure des rapports ou des sous-rapports d'extraction, ou établir des liaisons vers d'autres rapports. Pour plus d'informations, consultez Ajout d'autres éléments de rapport (Générateur de rapports version 2.0) et Ajout de fonctionnalités interactives (Générateur de rapports version 2.0).

• Quelles données souhaitez-vous présenter aux utilisateurs ? Les données ou le format doivent-ils être filtrés pour différents publics ?

  Vous souhaiterez peut-être réduire l'étendue du rapport à des utilisateurs ou des emplacements spécifiques, par exemple à une période donnée. Pour filtrer les données du rapport, utilisez des paramètres afin d'extraire et afficher uniquement les données souhaitées. Pour plus d'informations, consultez Ajout de paramètres à un rapport (Générateur de rapports version 2.0).

• Quel format souhaitez-vous affecter au rapport ?

  Vous pouvez restituer les rapports en ligne dans un navigateur tel que le Gestionnaire de rapports ou les exporter vers d'autres formats tels qu'Excel, Word ou PDF. La forme finale de votre rapport est un aspect important car toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles dans tous les formats d'exportation. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités prises en charge et sur les considérations relatives à la pagination, consultez Exportation de rapports (Générateur de rapports version 2.0).

• Comment allez-vous délivrer le rapport ?

  Vous pouvez enregistrer votre rapport sur votre ordinateur local et continuer à travailler dessus ou l'exécuter localement à des fins d'informations personnelles. Toutefois, pour partager votre rapport avec d'autres personnes, vous devez l'enregistrer sur un serveur de rapports ou un site SharePoint. Le fait de l'enregistrer sur un serveur permet à d'autres personnes de l'exécuter lorsqu'ils le souhaitent. En guise d'alternative, l'administrateur du serveur de rapports peut configurer un abonnement au rapport ou la remise du rapport par messagerie électronique à d'autres utilisateurs. Vous pouvez faire remettre le rapport dans un format d'exportation spécifique si vous préférez. Pour plus d'informations, consultez Recherche, enregistrement et gestion des rapports (Générateur de rapports version 2.0).

• Avez-vous besoin de créer vos propres calculs ?

  Parfois, votre source de données et vos datasets ne contiennent pas les champs exacts nécessaires pour votre rapport. Dans ce cas, il vous faudra peut-être créer vos propres champs calculés. Par exemple, vous souhaiterez peut-être multiplier le prix par unité par la quantité afin d'obtenir un montant des ventes par élément. Pour plus d'informations, consultez Utilisation des expressions de rapport (Générateur de rapports version 2.0). Notez que les expressions sont également utilisées pour fournir une mise en forme conditionnelle et autres fonctionnalités avancées.

• Voulez-vous masquer initialement des éléments de rapport ?

  Décidez si vous souhaitez masquer des éléments de rapport, y compris des régions de données, des groupes et des colonnes, lors de la première exécution du rapport. Vous pouvez par exemple présenter initialement un tableau récapitulatif, puis explorer les données plus en détail. Pour plus d'informations, consultez Masquage conditionnel des éléments de rapport (Générateur de rapports version 2.0).