Messages d’accueil, annonces, menus et invites de messagerie vocale dans Exchange Server
S’applique à : Exchange Server 2013, Exchange Server 2016
Lorsque vous installez la messagerie unifiée, un ensemble commun de fichiers audio par défaut utilisés pour le système de messagerie vocale et pour les invites de menu, les messages d’accueil et les annonces d’information sont installés. Même si vous pouvez créer un standard automatique de messagerie unifiée complet ou un plan de numérotation qui utilise uniquement les messages audio par défaut, ces derniers sont trop génériques pour constituer une interface publique acceptable pour de nombreuses sociétés. Cette rubrique présente les invites système et de menu, les messages d'accueil et les messages d'information automatiques utilisés par les plans de numérotation et les standards automatiques de messagerie unifiée, ainsi que leur utilisation lorsque les appelants accèdent au système de messagerie unifiée.
Vue d'ensemble des invites audio et des messages d'accueil
Une fois la messagerie unifiée installée, les fichiers audio pour les plans de numérotation et les standards automatiques de messagerie unifiée sont copiés sur le serveur de boîtes aux lettres. Par défaut, le programme d’installation copie les fichiers audio dans le dossier %ExchangeInstallPath%Unified Messaging\Prompts_\<language>_. Si vous avez installé la version en anglais (É.U.), un dossier nommé \en est créé au cours de l'installation pour conserver les versions en anglais É.U des invites système. Le serveur de boîtes aux lettres lit ces invites aux appelants pour qu'ils puissent entendre les messages d'accueil, les invites de menu et les messages d'information automatiques, et ainsi naviguer dans les menus de la messagerie unifiée.
Ces fichiers ou invites audio de système ne doivent pas être remplacés. Toutefois, la messagerie unifiée vous permet de personnaliser les messages d'accueil, les invites de menu et les messages d'information automatiques des plans de numérotation et des standards automatiques de messagerie unifiée.
Le tableau suivant résume les invites et les messages d'accueil utilisés avec les plans de numérotation de messagerie unifiée.
Invites audio des plans de numérotation de messagerie unifiée
| Invites et messages d'accueil | Description |
|---|---|
| Invites système | Ne doivent pas être modifiées. |
| Message d'accueil | Le message d'accueil par défaut est une invite du système lue par défaut. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez. |
| Message d'information automatique | Par défaut, les messages d'information automatiques sont désactivés. Si vous activez un message d'information automatique, vous devez spécifier un fichier de message d'accueil personnalisé. |
Le tableau suivant résume les invites et les messages d'accueil utilisés avec des standards automatiques de messagerie unifiée.
Invites audio pour les standards automatiques de messagerie unifiée
| Invites et messages d’accueil | Description |
|---|---|
| Invites système | Ne doivent pas être modifiées. |
| Invites de menu pendant les heures d'ouverture | Par défaut, les invites de menu pendant les heures d'ouverture sont activées et une invite du système est lue. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez. |
| Invites de menu en dehors des heures d'ouverture. | Par défaut, les invites de menu en dehors des heures d'ouverture sont activées et une invite du système est lue. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez. |
| Message d'accueil pendant les heures d'ouverture | Par défaut, un message d'accueil pendant les heures d'ouverture est activé et une invite du système est lue. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez. Ce message est également appelé message d'accueil. |
| Message d'accueil en dehors des heures d'ouverture | Par défaut, un message d'accueil en dehors des heures d'ouverture est activé et une invite du système est lue. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez. Ce message est également appelé message d'accueil. |
| Message d'information automatique | Par défaut, les messages d'information automatiques sont désactivés. Si vous activez un message d'information automatique, vous devez spécifier un fichier de message d'accueil personnalisé. |
Avertissement
La modification des invites système installées n'est pas prise en charge.
Invites système
La messagerie unifiée est installée avec un ensemble d'invites audio par défaut à utiliser avec Outlook Voice Access, les plans de numérotation et les standards automatiques. Des centaines d'invites système pour chaque langue sont installées sur le serveur de boîtes aux lettres. Le serveur de boîtes aux lettres lit les fichiers audio de ces invites système aux appelants quand ils accèdent au système de messagerie vocale. Voici quelques exemples de ces invites système :
- « Entrez votre code confidentiel. »
- « Pour accéder à votre boîte aux lettres, entrez votre poste. »
- « Pour contacter quelqu'un, appuyez sur la touche dièse. »
- « Épeler le nom de la personne que vous appelez, prénom d’abord. »
- « Pour joindre une personne en particulier, dites son nom. »
Avertissement
La modification des invites système installées n'est pas prise en charge.
Remarque
Lorsque le service de messagerie unifiée démarre sur le serveur de boîtes aux lettres, il vérifie que toutes les invites système sont disponibles. Si une invite du système est introuvable, la messagerie unifiée renvoie un message d'erreur. Pour corriger cette erreur, recherchez l'événement à l'aide de l'Observateur d'événements et copiez le fichier correspondant dans la fenêtre Propriétés des événements du DVD d'installation vers le dossier approprié sur le serveur de boîtes aux lettres.
Messages d'accueil et annonces des plans de numérotation de messagerie unifiée
Après avoir installé un serveur de boîtes aux lettres et créé un plan de numérotation de messagerie unifiée, vous avez la possibilité d'utiliser les fichiers audio des invites système par défaut créés lors de l'installation ou de créer des fichiers personnalisés utilisables avec des plans de numérotation de messagerie unifiée.
Les plans de numérotation de messagerie unifiée contiennent un message d'accueil et message d'information automatique facultatif que vous pouvez modifier. Le message d'accueil est utilisé quand un utilisateur d'Outlook Voice Access ou un autre appelant appelle le numéro d'accès d'abonné. Les appelants entendent un message d’accueil par défaut qui indique « Bienvenue, vous êtes connecté à Microsoft Exchange ». Vous souhaiterez peut-être modifier ce message d’accueil par défaut et fournir un autre message d’accueil spécifique à votre entreprise, par exemple, « Bienvenue dans Outlook Voice Access pour Woodgrove Bank ». Si vous personnalisez ce message d’accueil, vous pouvez enregistrer le message d’accueil personnalisé et l’enregistrer en tant que fichier .wav, puis configurer le plan de numérotation pour utiliser ce message d’accueil personnalisé.
La messagerie unifiée permet de faire suivre le message d'accueil d'un message d'information automatique. Par défaut, aucune annonce d’information n’est configurée. Toutefois, vous pouvez en fournir une pour les appelants. Vous pouvez utiliser le message d'information automatique pour les annonces générales qui changent plus souvent que le message d'accueil ou pour les annonces requises par les stratégies de conformité d'entreprise. S'il est important que les appelants entendent le message d'information automatique dans son intégralité, vous pouvez le configurer comme ne pouvant pas être interrompu. Cela empêche les appelants d'appuyer sur une touche ou d'énoncer une commande qui interrompe et mette fin au message d'information automatique.
Le tableau suivant décrit les messages d'accueil et les messages d'information automatiques des plans de numérotation de messagerie unifiée.
Messages d'accueil et messages d'information automatiques des plans de numérotation de messagerie unifiée
| Message d'accueil | Exemple par défaut | Exemple personnalisé |
|---|---|---|
| Message d'accueil | « Bienvenue, vous êtes connecté à Microsoft Exchange. » | « Bienvenue sur Outlook Voice Access pour Woodgrove Bank. » |
| Message d'information automatique | Par défaut, aucun message d'information automatique n'est configuré. | « En utilisant ce système, vous acceptez d’adhérer à toutes les stratégies d’entreprise lorsque vous accédez à ce système. » |
Lorsque vous personnalisez et configurez les messages d’accueil et les annonces, assurez-vous que le paramètre de langue configuré sur le plan de numérotation de messagerie unifiée est identique à la langue des invites personnalisées que vous créez. Sinon, un appelant pourrait entendre un message ou un message d'accueil dans une langue, et un autre message ou message d'accueil dans une autre langue.
Messages d'accueil, annonces et invites de menu des standards automatiques de messagerie unifiée
Comme les plans de numérotation de messagerie unifiée, les standards automatiques de messagerie unifiée possèdent un message d'accueil, un message d'information automatique facultatif et une invite de menu personnalisée facultative. Vous pouvez configurer différentes versions du message d'accueil et de l'invite de menu pendant les heures d'ouverture et en dehors de celles-ci. Vous pouvez toutes les modifier.
Le message d’accueil est la première chose qu’un appelant entend lorsqu’un standard automatique de messagerie unifiée répond à l’appel. Par défaut, cela indique : « Bienvenue dans le standard automatique Microsoft Exchange ». Le fichier audio lu pour l’appel est l’invite système par défaut pour le standard automatique de messagerie unifiée. Toutefois, vous souhaiterez peut-être fournir un autre message d’accueil spécifique à votre entreprise, par exemple, « Merci d’avoir appelé Woodgrove Bank ». Pour personnaliser ce message d’accueil, enregistrez le message d’accueil personnalisé et enregistrez-le en tant que fichier .wav, puis configurez le standard automatique pour utiliser ce message d’accueil personnalisé. Comme pour les salutations de bienvenue, vous pouvez également personnaliser les invites de menu.
La messagerie unifiée permet également qu’une annonce d’information suive un message d’accueil d’heures d’ouverture ou un message d’accueil non professionnel. Par défaut, aucune annonce d’information n’est configurée, mais vous souhaiterez peut-être en fournir une aux appelants. L’annonce d’information peut annoncer les heures d’ouverture de votre entreprise, par exemple : « Nos heures d’ouverture sont de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi, et de 8 h 30 à 13 h le samedi. » L’annonce d’information peut également fournir des informations requises pour la conformité aux stratégies d’entreprise, par exemple , « Les appels peuvent être surveillés à des fins de formation ». Lorsqu’il est important que toute l’annonce d’information soit entendue, vous pouvez la configurer pour qu’elle soit ininterruptible. Cela empêche l’appelant d’appuyer sur une touche ou de prononcer une commande pour interrompre et arrêter l’annonce d’information.
Le tableau suivant décrit les messages d'accueil et les messages d'information automatiques des standards automatiques de messagerie unifiée.
Messages d'accueil, messages d'information automatiques et invites de menu des standards automatiques de messagerie unifiée
| Message d'accueil | Exemple par défaut | Exemple personnalisé |
|---|---|---|
| Message d'accueil pendant les heures d'ouverture | « Bienvenue sur le standard automatique Microsoft Exchange. » | « Merci d'avoir appelé Woodgrove Bank. » |
| Message d'accueil en dehors des heures d'ouverture | Aucun message d'accueil par défaut pendant les heures d'ouverture n'est lu tant que vous n'avez pas configuré le standard automatique. Toutefois, le message d'accueil par défaut pendant les heures d'ouverture est lu aux appelants toute la journée. | « Vous appelez Woodgrove Bank en dehors des heures d'ouverture. Nos heures d’ouverture sont de 8h00 à 17h00, du lundi au vendredi. |
| Message d'information automatique | Par défaut, aucun message d'information automatique n'est configuré. | « Les appels peuvent être analysés à des fins de formation. » |
| Invite du menu principal pendant les heures d'ouverture | Aucune heure d’ouverture par défaut main invite de menu n’est lue tant que vous n’avez pas configuré les mappages de clés sur le standard automatique. | « Pour le support technique, appuyez ou dites 1. Pour les bureaux d’entreprise et l’administration, appuyez ou dites 2. Pour les ventes, appuyez ou dites 3. |
| Invite du menu principal en dehors des heures d'ouverture | Aucune invite du menu principal en dehors des heures d'ouverture par défaut n'est lue tant que vous n'avez pas configuré les mappages de touches et les heures d'ouverture sur le standard automatique. | « Votre appel est très important pour nous. Toutefois, vous avez atteint Woodgrove Bank après les heures d’ouverture. Si vous souhaitez laisser un message, appuyez ou dites 1, et nous retournerons votre appel dès que possible. » |
Comme pour les plans de numérotation de messagerie unifiée, assurez-vous que le paramètre de langue configuré sur le standard automatique de messagerie unifiée est le même que la langue des messages d'accueil personnalisés que vous créez et qu'il est défini sur la même langue que le plan de numérotation de messagerie unifiée. Sinon, un appelant pourrait entendre un message ou un message d'accueil dans une langue, et un autre message ou message d'accueil dans une autre langue.
Messages d'accueil, annonces et invites de menu personnalisés, et menus de navigation
Bien que les messages d'assistance vocale du système ne doivent pas être remplacés ou modifiés, vous pouvez cependant personnaliser les messages d'accueil, les messages d'information automatiques, les invites de menu et les menus de navigation utilisés avec les plans de numérotation et les standards automatiques de messagerie unifiée. Suite à l'installation, vous pouvez configurer les plans de numérotation de messagerie unifiée et les standards automatiques pour qu'ils utilisent des fichiers audio personnalisés (.wav ou .wma). Procédez comme suit pour activer les invites vocales personnalisées à l'intention des appelants :
- Enregistrez les messages d'accueil, les annonces et les invites personnalisés et enregistrez-les en tant que fichiers .wav. Le codec audio Linear PCM (16 bits/échantillon), 8 kilohertz (KHz), doit être utilisé pour coder les fichiers .wav. Si vous n'utilisez pas ce format spécifique pour les fichiers .wav, une erreur est générée indiquant que le format du fichier source n'est pas pris en charge. Bien qu'une erreur soit générée, celle-ci n'apparaît pas dans l'Observateur d'événements.
- Configurez le plan de numérotation ou le standard automatique de messagerie unifiée pour qu'il utilise les messages d'accueil, les annonces et les invites personnalisés.
Par défaut, lorsque vous créez un standard automatique de messagerie unifiée, les messages d'assistance vocale ou messages d'accueil pendant ou en dehors des heures d'ouverture ne sont pas configurés et aucun mappage de touches n'est défini pour les messages d'assistance vocale de menu principal pendant ou en dehors des heures d'ouverture. Pour configurer correctement des messages d'accueil et des invites personnalisés pour un standard de messagerie automatique, vous devez :
- configurer les heures d'ouverture et de fermeture dans la page Heures d'ouverture;
- créer les fichiers (.wav ou .wma) audio d'accueil à utiliser pour les messages d'accueil pendant et en dehors des heures d'ouverture ;
- configurer les messages d'accueil pendant et en dehors des heures d'ouverture dans la page Messages d'accueil;
- créer les fichiers de message d'accueil à utiliser pour le message d'accueil de menu principal pendant et en dehors des heures d'ouverture ;
- configurer le message d'accueil de menu principal pendant et en dehors des heures d'ouverture dans la page Messages d'accueil;
- activer et configurer la navigation de menu pendant et en dehors des heures d'ouverture dans la page Navigation de menu.