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Protection de la messagerie vocale dans Exchange Online

Exchange Online
 

Sapplique à :Exchange Online

Dernière rubrique modifiée :2016-05-04

Certains systèmes téléphoniques PBX (Private Branch eXchange) et PBX IP existants permettent à l'appelant de marquer un message vocal comme privé, empêchant ainsi le destinataire de le transférer à un tiers. Dans les systèmes de messagerie vocale intégrés, il est possible d'accéder à un message vocal de plusieurs façons, ce qui rend délicate la tâche d'empêcher que les messages marqués comme privés soient écoutés par un tiers à qui ils ne sont pas destinés. La messagerie unifiée peut être configurée pour protéger les messages vocaux pour votre organisation. Cette fonctionnalité est appelée Messagerie vocale protégée.

Quand un message vocal est protégé, le destinataire ne peut non seulement pas le transférer, mais la messagerie unifiée garantit également que seuls le ou les destinataires peuvent accéder à son contenu. Il est possible d'accéder à des messages vocaux protégés par le biais d'Outlook Web App ou Outlook Voice Access.

Contenu de cette rubrique

Overview of Protected Voice Mail

Client support and end-user features

Protected voice mail structure

Composing a Protected Voice Mail message

UM mailbox policies

Text message notifications and Protected Voice Mail

La fonctionnalité de la messagerie vocale est disponible avec la messagerie unifiée (MU). Il peut être configuré sur une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée et tous les paramètres de la messagerie vocale protégée peuvent être configurés à l'aide de la Centre d’administration Exchange (EAC) ou les applets de commande dans le Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell dans Exchange 2013.

La fonctionnalité de messagerie vocale protégée est implémentée par l'application de la gestion des droits relatifs à l'information (IRM) aux messages vocaux. Quand les messages vocaux sont protégés par la messagerie unifiée :

  • Les utilisateurs peuvent répondre aux messages vocaux protégés.

  • Les destinataires d'un message vocal ne peuvent pas le transférer.

  • Les utilisateurs ne peuvent pas enregistrer une copie du message vocal.

  • Les utilisateurs ne peuvent pas enregistrer ou copier les données audio jointes au message vocal.

  • Un message vocal ne peut être ouvert que par son ou ses destinataires.

Tant les messages vocaux de répondeur automatique que les messages vocaux interpersonnels (messages vocaux envoyés à un utilisateur via Outlook Voice Access) peuvent être protégés par la messagerie unifiée. Toutefois, les types de messages suivants ne sont pas protégés :

  • Messages de télécopie.

  • Messages non vocaux. Par exemple, les messages électroniques ou les demandes de réunion, même s'ils sont créés via Outlook Voice Access (réponses vocales).

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Le logiciel client de messagerie utilisé pour écouter un message vocal protégé doit prendre en charge l'IRM et pouvoir lire un message vocal protégé par messagerie unifiée. Les clients de messagerie pris en charge comprennent Outlook, Outlook Web App et Outlook Voice Access. Le tableau suivant contient la liste des clients de messagerie et indique s'ils sont pris en charge ou non.

 

Client de messagerie Description

Outlook

Les messages vocaux protégés sont pris en charge dans Outlook 2010 et les versions ultérieures.

Outlook Web App

Outlook Web App prend en charge les messages vocaux protégés.

Outlook Voice Access

Outlook Voice Access prend en charge la messagerie vocale protégée.

Windows Mobile ou Windows Phone

Windows Mobile ne prend pas en charge la messagerie vocale protégée. En revanche, Windows Phone 7 et Windows Phone 8 prennent en charge la messagerie vocale protégée.

Autres clients de messagerie tiers

La fonctionnalité de messagerie vocale protégée n'est pas prise en charge.

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Deux messages sont en fait impliqués pour chaque message protégé. Le premier message est le message externe, qui n'est pas chiffré. Il contient une pièce jointe nommée message.rpmsg, qui renferme le message vocal protégé par IRM et les données de contrôle de gestion des droits internes. Les données de contrôle de gestion des droits contiennent une clé de contenu et des informations relatives aux droits qui spécifient les personnes pouvant accéder au message vocal et de quelle manière.

Les messages vocaux protégés sont affichés dans la boîte de réception de l'utilisateur, dans le dossier de recherche de la Messagerie vocale. L'utilisateur peut écouter les messages vocaux par le biais du lecteur audio intégré, tout comme il écouterait un message vocal ordinaire, sauf que le bouton Transférer est désactivé et qu'une notification apparaît en haut du message indiquant qu'il est protégé et ne peut être transféré.

Pour les clients de messagerie qui ne prennent pas en charge la messagerie vocale protégée, le corps du message externe est simplement affiché. Les administrateurs peuvent inclure un texte lorsque le logiciel du client ne prend pas en charge la messagerie vocale protégée à l’aide de stratégies de boîte aux lettres de messagerie unifiée. Vous pouvez personnaliser le texte par défaut inclus dans le message électronique en configurant une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée. Vous pouvez par exemple configurer une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée avec un texte du type : « Vous ne pouvez pas ouvrir ce message vocal car il est protégé. Pour afficher ou écouter ce message, connectez-vous à votre boîte aux lettres sur https://mail.contoso.com ou appelez le +1 (425) 555-1234 pour accéder à Outlook Voice Access. »

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Il existe deux cas dans lesquels il est possible de créer des messages vocaux protégés :

  • Répondeur automatique   Le répondeur se met en marche quand une personne appelle un utilisateur à extension messagerie unifiée, mais que cet utilisateur ne répond pas ou qu'il transmet l'appel directement à la messagerie vocale. Dans les scénarios de répondeur automatique, le système de messagerie vocale lit une série d'invites vocales après que l'appelant a enregistré un message vocal.

    L'appelant peut alors choisir parmi plusieurs options de message, notamment celle de marquer le message comme étant un message privé en appuyant sur la touche dièse (#). Si l'appelant appuie sur la touche #, il peut suivre les instructions de la messagerie unifiée pour marquer le message comme étant privé, supprimer cette option pour le message ou indiquer qu'il s'agit d'un message important. Le diagramme suivant montre les options du menu à disposition des appelants qui souhaitent laisser un message vocal privé à leur interlocuteur.

    RemarqueRemarque :
    Pour les appels arrivant sur le répondeur automatique, la messagerie unifiée utilise les paramètres de la messagerie vocale protégée de la stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée du destinataire du message, car l'appelant n'est pas authentifié.

    Créer un message vocal protégé à l'aide du répondeur automatique

    Créer des messages vocaux protégés à l’aide du répondeur automatique
  • Outlook Voice Access Outlook Voice Access permet aux utilisateurs à extension messagerie unifiée d'accéder à leur boîte aux lettres à partir de téléphones analogiques, numériques ou cellulaires en composant leur numéro Outlook Voice Access. Les utilisateurs à extension messagerie unifiée peuvent accéder à deux interfaces utilisateur de messagerie unifiée : l'interface utilisateur téléphonique et l'interface utilisateur vocale.

    Les utilisateurs d'Outlook Voice Access peuvent rechercher leurs contacts dans le répertoire et leur envoyer des messages vocaux. Si la fonctionnalité de messagerie vocale protégée a été activée pour les destinataires à extension messagerie unifiée, les appelants peuvent marquer les messages comme privés après les avoir enregistrés. Les administrateurs peuvent également configurer une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée pour s'assurer que tous les messages vocaux envoyés par des utilisateurs authentifiés sont protégés par la messagerie unifiée.

    RemarqueRemarque :
    Si un appelant est authentifié, les paramètres de messagerie vocale protégée sur la stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée qui est liée à l’appelant sont appliqués, indépendamment des paramètres de stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée pour le destinataire prévu du message vocal.

    Créer un message vocal protégé à l'aide de l'interface utilisateur vocale

    Créer des messages vocaux protégés à l’aide de l’interface vocale

    Créer un message protégé à l'aide de l'interface utilisateur téléphonique

    Créer la messagerie vocale protégée à l’aide des entrées à tonalité

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Vous pouvez créer une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée pour appliquer un jeu commun de paramètres de stratégie de messagerie unifiée, par exemple, des paramètres de stratégie de code confidentiel, des restrictions d'appel et des paramètres de messagerie vocale protégée, à une série de boîtes aux lettres à extension messagerie unifiée. Pour plus d'informations sur les stratégies de boîte aux lettres de messagerie unifiée, consultez les rubriques Gérer une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée et Procédures de la messagerie vocale protégées.

Vous pouvez utiliser le CAE ou l'applet de commande Set-UMMailboxPolicy dans les Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour configurer les options de la messagerie vocale protégée. Le tableau suivant répertorie les paramètres qui peuvent être configurées pour la messagerie vocale protégée.

Paramètres de messagerie vocale protégée

 

Paramètre de l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell Quels sont les paramètres disponibles dans le CAE ? Description

ProtectAuthenticatedVoiceMail

Oui

Le paramètre ProtectAuthenticatedVoiceMail permet de spécifier si les utilisateurs à extension messagerie unifiée peuvent envoyer des messages vocaux protégés quand ils accèdent à leur boîte aux lettres via Outlook Voice Access. Le paramètre par défaut est None. Cela signifie qu'aucune protection n'est appliquée lors de la création des messages vocaux et que les appelants ne peuvent pas marquer leurs messages comme étant privés. Si la valeur est définie sur Private, seuls les messages marqués comme étant privés par l'appelant sont protégés. Si la valeur est définie sur All, tous les messages vocaux sont protégés, quelle que soit l'option choisie par l'appelant.

ProtectUnauthenticatedVoiceMail

Oui

Le paramètre ProtectUnauthenticatedVoiceMail spécifie si les serveurs de boîtes aux lettres qui répondent aux appels destinés aux utilisateurs à extension messagerie unifiée associés à une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée créent des messages vocaux protégés. Ce paramètre s'applique aussi quand un message est envoyé depuis un standard automatique de messagerie unifiée à un utilisateur de messagerie unifiée. Le paramètre par défaut est None. Cela signifie qu'aucune protection n'est appliquée aux messages vocaux et que l'appelant ne pourra pas marquer son message comme étant privé. Si la valeur est définie sur Private, seuls les messages marqués comme étant privés par l'appelant sont protégés. Si la valeur est définie sur All, tous les messages vocaux seront protégés, que l'appelant ait marqué son message comme étant privé ou non.

ProtectedVoiceMailText

Oui

Le paramètre ProtectedVoiceMailText permet de spécifier le texte à inclure dans le corps du message externe d'un message vocal protégé. Ce texte est affiché dans tous les clients de messagerie qui ne prennent pas en charge les messages vocaux protégés. Veuillez noter que la messagerie unifiée fournit toujours un texte par défaut lorsque cette propriété est configurée sur Null ou qu'elle n'est pas renseignée.

RequireProtectedPlayOnPhone

Oui

Le paramètre RequireProtectedPlayOnPhone permet de spécifier si les utilisateurs associés à la stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée doivent écouter leurs messages vocaux protégés par le biais du téléphone (à l'aide de la fonctionnalité Émettre au téléphone). La valeur par défaut est $false.. Lorsque cette valeur est configurée sur $true, le lecteur audio intégré aux formulaires de messagerie vocale protégée dans Outlook ou Outlook Web App est désactivé. Veuillez noter qu'il est toujours possible d'accéder à la fonctionnalité d'aperçu du message vocal. L'utilisateur ne peut lire le fichier audio ni avec le lecteur intégré ni avec tout autre lecteur afin d'écouter le message vocal.

AllowVoiceResponseToOtherMessageTypes

Oui

Le paramètre AllowVoiceResponseToOtherMessageTypes permet de spécifier si les appelants authentifiés pour accéder à leur messagerie via Outlook Voice Access sont autorisés à composer une réponse vocale aux messages électroniques et aux demandes de réunion.

Pour plus d'informations sur la gestion des paramètres de messagerie vocale protégée, consultez la rubrique Procédures de la messagerie vocale protégées ou Set-UMMailboxPolicy.

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Les utilisateurs qui configurent leur compte de messagerie unifiée pour envoyer des notifications par message texte (appelés également notifications par SMS) à leur téléphone mobile quand ils reçoivent des messages vocaux, recevront aussi une transcription du message vocal (Aperçu de messagerie vocale) dans le corps du message texte. Ceci représente toutefois un problème de sécurité car le contenu des messages vocaux protégés doit être protégé en permanence.

Quand la messagerie unifiée crée un SMS de notification pour un message vocal protégé, elle vérifie d'abord si le message vocal est marqué comme étant privé. Si tel est le cas, la transcription du texte audio n'est pas ajoutée au message envoyé au téléphone mobile. Au lieu de cela, le texte suivant est inclus dans le message texte : « Utilisez Outlook Voice Access pour accéder à ce message vocal protégé. »

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