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Anglais

Navigation dans les menus avec Outlook Voice Access

Exchange 2013
 

Sapplique à :Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

Dernière rubrique modifiée :2013-04-23

Outlook Voice Access est une fonctionnalité de la messagerie unifiée qui permet aux utilisateurs de relever leurs messages électroniques et vocaux, ainsi que de gérer leur calendrier et leurs contacts personnels en utilisant un téléphone analogique, numérique ou mobile. Ils peuvent interagir avec leur boîte aux lettres en utilisant le clavier de leur téléphone ou des commandes vocales, mais doivent utiliser le clavier pour rechercher un utilisateur dans l'annuaire de votre organisation.

Lorsque des utilisateurs à extension messagerie appellent un numéro Outlook Voice Access, ils peuvent se connecter à leur boîte aux lettres en utilisant leur téléphone. Une série d'invites vocales leur sont alors proposées. Ces invites vocales les aident à naviguer dans les menus du système de messagerie vocale et leur permettent d'accéder à leur boîte aux lettres. Outlook Voice Access permet aux utilisateurs d'effectuer les opérations suivantes :

  • récupérer, écouter, créer, et transférer des messages vocaux et électroniques, ainsi qu'y répondre ;

  • écouter ou modifier des informations de calendrier ;

  • modifier des options personnelles telles que le code confidentiel, ainsi qu'appeler un contact personnel ou lui envoyer un message vocal.

Une Outlook numéro d'accès de la voix est affectée à un utilisateur lorsqu'elles sont activées pour la messagerie unifiée. L'utilisateur peut trouver une Outlook numéro d'accès de la voix pour accéder à leur boîte aux lettres dans le message de bienvenue envoyé leur lorsqu'elles sont activées pour la messagerie unifiée ou en vous connectant à leur boîte aux lettres à l'aide de Outlook Web App, sur le point d'Options > téléphone et localiser l'ou les numéros dans la section Outlook Voice Access Outlook Voice Access.

Après qu'un utilisateur a entré son numéro de poste et son code confidentiel, le système de messagerie vocale l'informe du nombre de nouveaux messages électroniques et vocaux qu'il a reçus et du moment de sa prochaine réunion. Après avoir lu cette invite, le système de messagerie vocale lit le menu principal d'Outlook Voice Access, et l'utilisateur peut prononcer l'un des choix suivants :

  • Messagerie vocale

  • Courier électronique

  • Calendrier

  • Options personnelles

Contenu de cette rubrique

Reading and reviewing email

Managing calendar meetings and appointments

Managing personal options and contacts

Les utilisateurs peuvent écouter, créer et transférer des messages électroniques non lus à l'aide de leur téléphone, ainsi qu'y répondre. Par exemple, si un utilisateur attend un message électronique important, mais n'a pas accès à Internet, il peut utiliser un téléphone mobile pour appeler un numéro Outlook Voice Access.

Pour écouter des messages électroniques en utilisant sa voix, l'utilisateur doit appeler un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :

  1. Dire « Courrier électronique » pour accéder à ses messages électroniques.

  2. Le système de messagerie vocale lit le nom, l'objet, l'heure et la priorité du premier message électronique non lu.

  3. L'utilisateur peut ensuite prononcer l'une des options suivantes :

    • « Message suivant » pour marquer le message comme Lu et passer au message électronique suivant.

    • « Marquer comme non lu » pour conserver le message marqué comme Non lu et passer au message suivant.

    • « Fin » pour passer à la fin du message.

    • « Supprimer » pour supprimer le message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Écouter des messages électroniques via l’interface utilisateur vocale

Pour écouter des messages électroniques en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit appeler un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 2 pour accéder à sa messagerie électronique.

  2. Le système de messagerie vocale lit le nom, l'objet, l'heure et la priorité du premier message électronique non lu.

  3. L'utilisateur peut ensuite utiliser les touches suivantes :

    • # pour marquer le message comme Lu et passer au message électronique suivant.

    • 9 pour conserver le message marqué comme Non lu et passer au message suivant.

    • 33 pour passer à la fin du message.

    • 7 pour supprimer le message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Écoute des messages électroniques via l’interface utilisateur à tonalité

Retour au début

Pour écouter des messages électroniques, puis y répondre vocalement, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Dire « Courrier électronique ».

  2. Dire « Message suivant » jusqu'à atteindre le message électronique auquel il veut répondre.

  3. Écouter le message ou dire « Fin » pour accéder à la fin de ce dernier.

  4. Prononcer l'une des commandes suivantes :

    • « Répondre » pour répondre à l'expéditeur.

    • « Répondre à tous » pour répondre à l'expéditeur et à tous les autres destinataires.

    • « Transférer » pour transférer le message à un autre utilisateur ou groupe.

  5. Enregistrer une réponse, puis raccrocher, rester silencieux ou appuyer sur une touche quelconque. Pour valider le message de réponse et l'envoyer, dire « Envoyer ».

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Réponse aux messages électroniques via l’interface utilisateur vocale

Pour écouter des messages électroniques, puis y répondre en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 2.

  2. Appuyer sur # jusqu'à atteindre le message électronique auquel il veut répondre.

  3. Écouter le message ou taper 33 pour accéder à la fin du message.

  4. Appuyer sur les touches suivantes :

    • 8 pour répondre à l'expéditeur.

    • 88 pour répondre à l'expéditeur et à tous les autres destinataires.

    • 6 pour transférer le message à un autre utilisateur ou groupe.

  5. Enregistrer une réponse, puis appuyer sur #. Pour valider le message de réponse et l'envoyer, appuyer sur 1.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Réponse aux messages électroniques via l’interface à tonalités

Retour au début

Pour écouter un message électronique, puis passer au message non lu suivant en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Dire « Courrier électronique ».

  2. Dire « Message non lu suivant ». Dire « Marquer comme non lu » s'il veut marquer le message comme Non lu.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Lire le prochain message non lu

Pour écouter un message électronique, puis passer au message non lu suivant en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 2.

  2. Appuyer sur ## pour écouter le message non lu suivant. Appuyer sur 9 pour marquer le message comme Non lu.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Lire le prochain message non lu

Retour au début

Pour écouter des messages électroniques et les marquer pour le suivi en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Dire « Courrier électronique ».

  2. Dire « Message suivant » jusqu'à atteindre le message électronique qu'il veut marquer pour le suivi. Dites « Marquer comme non lu » pour marquer le message comme Non lu.

  3. Écouter le message ou dire « Fin » pour accéder à la fin de ce dernier.

  4. Dire « Marquer » ou « Marquer pour le suivi » pour marquer le message pour le suivi.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Ajouter un indicateur de suivi au message

Pour écouter des messages électroniques et les marquer pour le suivi en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 2.

  2. Appuyer sur # jusqu'à atteindre le message électronique qu'il veut marquer pour le suivi. Appuyer sur 9 pour marquer le message comme Non lu.

  3. Écouter le message ou taper 33 pour accéder à la fin du message.

  4. Appuyer deux fois sur 0 pour accéder à d'autres options.

  5. Taper 44 pour marquer le message pour le suivi.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Ajouter un indicateur de suivi au message

Retour au début

Pour écouter des messages électroniques et masquer une conversation de façon à ce que le système de messagerie vocale ne lise pas d'autres messages électroniques faisant partie de la conversation en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Dire « Courrier électronique ».

  2. Dire « Message suivant » jusqu'à atteindre le message électronique souhaité. Dites « Marquer comme non lu » pour marquer le message comme Non lu.

  3. Écouter le message ou dire « Fin » pour accéder à la fin de ce dernier.

  4. Dites « Masquer » ou « Masquer la conversation » pour masquer la conversation. Le message électronique suivant d'une autre conversation est lu.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Masquer une conversation électronique

Pour écouter des messages électroniques et masquer une conversation de façon à ce que le système de messagerie vocale ne lise pas d'autres messages électroniques faisant partie de la conversation en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 2.

  2. Appuyer sur # jusqu'à atteindre le message électronique à masquer. Appuyer sur 9 pour marquer le message comme Non lu.

  3. Écouter le message ou taper 33 pour accéder à la fin du message.

  4. Taper 99 pour masquer la conversation. Le message électronique suivant d'une autre conversation est lu.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Masquer une conversation électronique
RemarqueRemarque :
Quand une conversation est masquée, elle l'est uniquement pour la session en cours. Si l'utilisateur se déconnecte de sa boîte aux lettres, puis se reconnecte, le système de messagerie vocale lit les messages électroniques figurant dans la même conversation.

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Les utilisateurs peuvent écouter, créer et transférer des demandes de réunion et des rendez-vous de leur calendrier, ainsi qu'y répondre, à l'aide du téléphone.

Par exemple, un utilisateur a une réunion à 10 heures. Toutefois, il va être en retard de 15 minutes. L'utilisateur peut informer les autres participants à la réunion de son retard en appelant le numéro Outlook Voice Access, en se connectant à sa boîte aux lettres, puis en accédant à la liste des réunions du jour dans son calendrier. Après lecture de la demande de réunion de 10 heures par le système de messagerie vocale, l'utilisateur peut utiliser la fonction de notification Je serai en retard pour informer les autres participants qu'il aura un retard de 15 minutes. Chaque participant reçoit un message électronique l'informant que l'utilisateur sera en retard de 15 minutes. L'utilisateur peut également joindre un message vocal.

Dans un autre exemple, un utilisateur peut avoir un client important qui décide de planifier une réunion sur la journée entière en prévenant peu de temps à l'avance. L'utilisateur peut annuler toutes les autres réunions du jour très simplement. En utilisant la fonction Effacer mon calendrier, l'utilisateur peut aisément et rapidement effacer son calendrier pour la journée entière.

Pour envoyer un message de notification de retard aux autres participants d'une réunion en utilisant sa voix, l'utilisateur doit composer un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :

  1. Dire « Calendrier du jour » pour accéder au calendrier.

  2. Écouter les demandes de réunion pour localiser la réunion pour laquelle il faut envoyer un je serai en retard message.

  3. Dire « Je serai en retard » après lecture de la demande de réunion.

  4. Le système de messagerie vocale demande l'importance du retard. Dire « 10 minutes ».

  5. Le système de messagerie vocale demande à l'utilisateur s'il souhaite enregistrer un message. Dans l'affirmative, dire « Oui », enregistrer le message, puis dire « Envoyer ». Autrement, dire « Non ».

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Envoyer un message de type « Je serai en retard »

Pour envoyer un message de notification de retard aux autres participants d'une réunion en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit composer un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 3 pour accéder au calendrier.

  2. Écouter les demandes de réunion pour localiser la réunion pour laquelle il faut envoyer un je serai en retard message.

  3. Une fois la demande de réunion lue, appuyer sur 3.

  4. Le système de messagerie vocale demande l'importance du retard. Taper 10 sur le clavier du téléphone.

Envoyer un message de type « Je serai en retard »

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Pour annuler une réunion, l'utilisateur doit en être l'organisateur. Pour annuler la réunion en utilisant sa voix, l'organisateur doit procéder comme suit :

  1. Dites « Calendrier du jour ».

  2. Écouter les demandes de réunion pour localiser la réunion à annuler.

  3. Après lecture de la demande de réunion, dire « Annuler la réunion ».

  4. Confirmer l'annulation de la réunion en disant « Oui ».

  5. Si l'organisateur de la réunion souhaite envoyer un message vocal, il peut dire « Oui », enregistrer le message, puis dire « Envoyer ».

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Annuler une réunion

Pour annuler une réunion, l'utilisateur doit en être l'organisateur. Pour annuler la réunion en utilisant le clavier du téléphone, l'organisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 3.

  2. Écouter les demandes de réunion pour localiser la réunion à annuler.

  3. Appuyer sur 7 pour annuler la réunion.

  4. Si l'organisateur de la réunion décide d'envoyer un message vocal, il peut utiliser les touches suivantes :

    • # pour arrêter l'enregistrement du message.

    • 1 pour valider le message enregistré.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Annuler une réunion

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Pour effacer son calendrier en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Dites « Calendrier du jour ».

  2. Dire « Effacer mon calendrier ».

  3. Entrer la date ou le nombre de jours à effacer.

  4. Le système de messagerie vocale demande à l'utilisateur s'il souhaite joindre un message vocal enregistré. Dans l'affirmative, dire « Oui », enregistrer le message, puis dire « Envoyer ». Autrement, dire « Non ».

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Effacer mon calendrier

Pour effacer son calendrier en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 3.

  2. Taper 00 pour accéder au menu Autres options.

  3. Taper 7 pour effacer le calendrier.

  4. Entrer le nombre d'heures à effacer du calendrier.

  5. Si l'utilisateur décide d'envoyer un message vocal, il peut procéder de l'une des manières suivantes :

    • Appuyer sur # pour ne pas envoyer de message vocal.

    • Enregistrer le message vocal lorsqu'il y est invité, appuyer sur # pour arrêter l'enregistrement du message, puis appuyer sur 1 pour valider le message enregistré.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Effacer mon calendrier

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Pour accepter une demande de réunion en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Dire « Courrier électronique » pour accéder à ses messages électroniques.

  2. Écouter le message électronique contenant la demande de réunion.

  3. Dire « Accepter » pour accepter la demande de réunion.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Accepter une demande de réunion

Pour accepter une demande de réunion en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 2 pour accéder à sa messagerie électronique.

  2. Écouter le message électronique contenant la demande de réunion.

  3. Appuyer sur 4 pour accepter la demande de réunion.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Accepter une demande de réunion

Pour répondre à une demande de réunion en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Dites « Calendrier du jour ».

  2. Écouter les demandes de réunion pour repérer celle à laquelle répondre.

  3. Dites « Autres options » pour ouvrir le menu Autres d'options.

  4. Dire « Répondre » pour répondre à l'organisateur de la réunion.

  5. Enregistrer un message.

  6. Dire « Envoyer ».

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Réponse à une demande de réunion

Pour répondre à une demande de réunion en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 3.

  2. Écouter les demandes de réunion pour repérer celle à laquelle répondre.

  3. Taper 00 pour accéder à d'autres options.

  4. Appuyer sur 8 pour répondre à l'organisateur de la réunion.

  5. Enregistrer un message, puis appuyer sur #.

  6. Appuyer sur 1 pour valider l'enregistrement et envoyer le message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Réponse à une demande de réunion

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Les utilisateurs peuvent gérer leurs options et contacts personnels en utilisant Outlook Voice Access. Ils peuvent :

  • appeler un contact personnel ;

  • localiser et appeler un utilisateur dans l'annuaire ;

  • configurer des options personnelles, telles que la modification de leur code confidentiel, en utilisant le téléphone.

Quand un utilisateur configure sa boîte aux lettres pour la première fois, il doit créer un message d'accueil personnel et des réponses automatiques que les appelants entendront lorsqu'il ne pourra pas répondre au téléphone. Par exemple, si un utilisateur réalise qu'il a oublié d'activer un message d'accueil de réponse automatique indiquant aux appelants un numéro de remplacement à composer s'ils ont besoin d'une réponse immédiate, l'utilisateur peut utiliser Outlook Voice Access pour accéder à ses options personnelles, puis enregistrer et activer un message d'accueil de réponse automatique à partir d'un téléphone quelconque.

Si un utilisateur doit contacter un gestionnaire de comptes afin de lui communiquer des informations importantes à propos d'un client, il peut appeler le numéro utilisé pour Outlook Voice Access, utiliser la fonctionnalité de recherche dans l'annuaire en utilisant le clavier de son téléphone pour localiser le gestionnaire de comptes, puis passer l'appel.

RemarqueRemarque :
Quand un utilisateur accède au menu Options personnelles, il doit utiliser le clavier du téléphone.

Pour en enregistrer un message d'accueil personnel en utilisant sa voix, un utilisateur doit appeler un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :

  1. Dire « Options personnelles » pour accéder aux options personnelles.

  2. Appuyer sur 2 pour accéder à l'enregistrement de messages d'accueil.

  3. Appuyer sur 1 pour enregistrer un message d'accueil personnel. Appuyer sur 2 en cas de nécessité de réenregistrer le message d'accueil personnel.

  4. Appuyer sur # pour arrêter l'enregistrement du message d'accueil personnel.

  5. Appuyer sur 1 pour valider le message d'accueil personnel.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Enregistrer votre message d’accueil personnel

Pour enregistrer un message d'accueil personnel en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit appeler un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 6 pour accéder aux options personnelles.

  2. Appuyer sur 2 pour accéder à l'enregistrement de messages d'accueil.

  3. Appuyer sur 1 pour enregistrer un message d'accueil personnel. Appuyer sur 2 en cas de nécessité de réenregistrer le message d'accueil personnel.

  4. Appuyer sur # pour arrêter l'enregistrement du message d'accueil personnel.

  5. Appuyer sur 1 pour valider le message d'accueil personnel.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Enregistrer votre message d’accueil personnel
RemarqueRemarque :
Quand un utilisateur modifie le message d'accueil de son téléphone, il a la possibilité d'activer ou de désactiver son message électronique de réponse automatique.

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Pour localiser un autre utilisateur à extension messagerie unifiée et lui envoyer un message vocal en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Dites « Répertoire ».

  2. Dire le nom de la personne à localiser.

  3. Sélectionner la personne appropriée dans la liste.

  4. Dire « Envoyer un message », puis enregistrer le message vocal.

  5. Dire « Envoyer » pour envoyer le message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Envoyer un message vocal à un utilisateur

Pour localiser un autre utilisateur à extension messagerie unifiée et lui envoyer un message vocal en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 4 pour rechercher un contact.

  2. Taper 00 pour localiser la personne dans l'annuaire.

  3. Utiliser le clavier du téléphone pour épeler le nom de la personne à localiser.

  4. Sélectionner la personne appropriée dans la liste.

  5. Appuyer sur 3 pour envoyer un message vocal à la personne.

  6. Enregistrer le message vocal, puis appuyer sur # pour arrêter l'enregistrement.

  7. Appuyer sur 1 pour valider le message vocal et l'envoyer.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Envoyer un message vocal à un utilisateur

Pour modifier son code confidentiel en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Dire « Options personnelles ».

  2. Appuyer sur 3 pour modifier le code confidentiel.

  3. Entrer le nouveau code confidentiel, puis appuyer sur #.

  4. Appuyer sur # pour valider le nouveau code confidentiel.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Modifier le code confidentiel

Pour modifier son code confidentiel en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :

  1. Appuyer sur 6 pour accéder aux options personnelles.

  2. Appuyer sur 3 pour modifier le code confidentiel.

  3. Entrer le nouveau code confidentiel, puis appuyer sur #.

  4. Appuyer sur # pour valider le nouveau code confidentiel.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.

Modifier le code confidentiel

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