Exclusions de responsabilité, signatures, pieds de page ou en-têtes de message à l’échelle de l’organisation dans Exchange Online

Article
02/27/2024

Dans Exchange Online organisations ou organisations de Exchange Online Protection autonomes (EOP) sans boîtes aux lettres Exchange Online, vous pouvez ajouter une exclusion de responsabilité légale html ou en texte brut, une déclaration de divulgation, une signature ou d’autres informations en haut ou en bas des messages électroniques qui entrent ou quittent votre organization. Pour ce faire, créez une règle de flux de messagerie (également appelée règle de transport) qui ajoute les informations nécessaires aux messages.

Remarques :

Les utilisateurs peuvent appliquer des signatures à leurs propres messages sortants dans Outlook ou Outlook sur le web (anciennement Outlook Web App). Pour plus d’informations, consultez Créer et ajouter une signature électronique dans Outlook sur le web.
Si vous voulez que les informations soient ajoutées uniquement aux messages sortants, vous devez ajouter une condition correspondante (par exemple, que les destinataires sont situés en dehors de l'organisation). Par défaut, les règles de flux de messagerie sont appliquées aux messages entrants et sortants.
Pour éviter l'ajout de plusieurs clauses d'exclusion de responsabilité à une conversation par messagerie, ajoutez une exception recherchant du texte unique dans votre clause d'exclusion de responsabilité. Cette exception garantit que l’exclusion de responsabilité est uniquement ajoutée au message d’origine.
Testez la clause d'exclusion de responsabilité. Lorsque vous créez la règle de flux de messagerie, vous avez la possibilité de commencer à l’utiliser immédiatement (Appliquer), ou de la tester en premier et de journaliser les résultats. Nous vous recommandons de tester toutes les règles de flux de messagerie avant de les définir sur Appliquer.

Ce qu'il faut savoir avant de commencer

Durée estimée d’exécution de chaque procédure : 7 minutes.
Pour plus d’informations sur le Centre d’administration Exchange (EAC), consultez Centre d’administration Exchange dans Exchange Online. Pour vous connecter à Exchange Online PowerShell, voir Connexion à Exchange Online PowerShell. Pour vous connecter à EOP PowerShell autonome, consultez Se connecter à Exchange Online Protection PowerShell autonome.
Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter ces procédures. Pour connaître les autorisations dont vous avez besoin, consultez l’entrée « Flux de courrier » dans l’article Autorisations des fonctionnalités dans Exchange Online article.
Pour plus d’informations sur les raccourcis clavier qui peuvent s’appliquer aux procédures décrites dans cet article, voir Raccourcis clavier pour le Centre d’administration Exchange.

Conseil

Vous rencontrez des difficultés ? Demandez de l’aide en participant aux forums Exchange. Visitez les forums à Exchange Online ou Exchange Online Protection.

Utiliser le CAE pour ajouter une clause d’exclusion de responsabilité ou un autre en-tête/pied de page de courrier électronique

Dans le Centre d’administration Exchange à l’adresse https://admin.exchange.microsoft.com, accédez àRègles de flux de messagerie>. Ou, pour accéder directement à la page Règles , utilisez https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.
Dans la page Règles , sélectionnez +Ajouter une règle, puis sélectionnez Appliquer les clauses d’exclusion de responsabilité.
Dans l’Assistant Nouvelle règle qui s’ouvre, configurez les paramètres suivants dans la page Définir des conditions de règle :
- Nom : entrez un nom unique pour la règle.
- Appliquez cette règle si : sélectionnez les conditions qui identifient les messages qui obtiennent l’exclusion de responsabilité. Par exemple :
  - Le destinataire>est externe/interne
  - Dans le menu volant Sélectionner l’emplacement du destinataire qui s’ouvre, sélectionnez En dehors du organization, puis cliquez sur Enregistrer.
  Ou, si vous souhaitez que cette règle s’applique à chaque message qui entre ou quitte le organization, sélectionnez Appliquer à tous les messages dans la liste déroulante Appliquer cette règle si.
- Procédez comme suit : Vérifiez que l’option Appliquer une clause d’exclusion de responsabilité au message et ajouter une clause d’exclusion de responsabilité sont sélectionnées. Si vous préférez placer le texte de l’exclusion de responsabilité en haut du message, sélectionnez ajouter une clause d’exclusion de responsabilité à la place.
  - Sélectionnez le lien Entrer du texte pour entrer le texte de l’exclusion de responsabilité, puis sélectionnez Enregistrer.
    
    Le texte de la clause d’exclusion de responsabilité peut inclure des balises HTML et des balises CSS (feuille de style en cascade). Vous pouvez ajouter des images à l’aide de la balise IMG. Le texte d’exclusion de responsabilité prend également en charge les jetons suivants qui utilisent les valeurs de l’expéditeur :
    - %%Ville%%
    - %%Company%%
    - %%CountryOrRegion%%
    - %%Department%%
    - %%DisplayName%%
    - %%Fax%%
    - %%FirstName%%
    - %%HomePhone%%
    - %%Initials%%
    - %%LastName%%
    - %%Manager%%
    - %%MobilePhone%%
    - %%Notes%%
    - %%Office%%
    - %%Pager%%
    - %%Phone%%
    - %%PostalCode%%
    - %%PostOfficeBox%%
    - %%StateOrProvince%%
    - %%StreetAddress%%
    - %%Title%%
    - %%UserPrincipalName%%
    - %%WindowsEmailAddress%%
  - Sélectionnez le lien Sélectionner un pour entrer l’action de secours si l’exclusion de responsabilité ne peut pas être insérée dans le message.
  - Dans la page spécifier l’action de secours , choisissez une valeur dans la liste déroulante, puis sélectionnez Enregistrer.
- Sauf si : pour ajouter une exception qui empêche l’ajout de plusieurs exclusions de responsabilité dans une conversation par e-mail, configurez les paramètres suivants :
  - Sélectionnez L’objet ou le corps et l’objet ou le corps correspond à ces modèles de texte.
  - Dans le menu volant Spécifier des mots ou des expressions qui s’ouvre, entrez les mots ou expressions dans l’exclusion de responsabilité, sélectionnez Ajouter, puis enregistrer.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
Dans la page Définir les paramètres de règle , configurez les paramètres suivants :
- Mode de règle : laissez la valeur par défaut Appliquer sélectionnée pour activer immédiatement la règle, ou sélectionnez Tester sans conseils de stratégie pour enregistrer les résultats sans ajouter réellement l’exclusion de responsabilité aux messages.
- Gravité : affectez le niveau de gravité qui apparaît dans le journal des messages. Les valeurs valides sont les suivantes :
  - Faible
  - Moyenne
  - High
  - Ne pas auditer
  - Non précisé
- Activer cette règle et Désactiver cette règle sur : Si vous le souhaitez, sélectionnez une plage de date et d’heure lorsque la règle est active.
- Arrêter de traiter d’autres règles : si vous le souhaitez, arrêtez d’appliquer d’autres règles à un message après que la règle d’exclusion de responsabilité a traité le message.
- Différer le message si le traitement de la règle ne se termine pas : si vous le souhaitez, différer le message si la règle n’est pas en mesure de traiter le message.
- Faire correspondre l’adresse de l’expéditeur dans le message : sélectionnez l’une des valeurs suivantes :
  - En-tête : seuls les en-têtes de message sont examinés. Cette valeur est la valeur par défaut.
  - Enveloppe : seule l’enveloppe du message SMTP est examinée.
  - En-tête ou enveloppe : les en-têtes de message et l’enveloppe du message SMTP sont examinés.
- Commentaires : si vous le souhaitez, entrez des commentaires pour décrire la règle.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
Dans la page Vérifier et terminer , passez en revue les paramètres de la règle, puis sélectionnez Terminer.

Utilisation du Exchange Online PowerShell pour ajouter une clause d'exclusion de responsabilité ou un autre en-tête ou pied de page de courrier électronique

Utilisez la cmdlet New-TransportRule pour créer la règle de clause d'exclusion de responsabilité. Pour plus d’informations sur les paramètres, consultez Conditions et exceptions des règles de flux de messagerie (prédicats) dans Exchange Online.

L’exemple suivant crée une règle de flux de messagerie qui ajoute une clause d’exclusion de responsabilité avec une image à la fin de tous les messages électroniques envoyés en dehors du organization :

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

L’exemple suivant crée une règle de flux de courrier qui ajoute une publication d’un mois au début de tous les messages sortants :

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

Comment savoir si cela a fonctionné ?

Pour vérifier qu’une clause d’exclusion de responsabilité a bien été créée et qu’elle fonctionne comme prévu, procédez comme suit :

Envoyez-vous un message électronique en texte brut et un message HTML correspondant aux conditions et exceptions que vous avez définies, et vérifiez que le texte apparaît comme prévu.
Si vous avez ajouté une exception pour éviter d’ajouter l’exclusion de responsabilité aux messages successifs dans une conversation, transférez vos messages de test à vous-même pour vérifier que vous n’obtenez pas une copie supplémentaire de l’exclusion de responsabilité.
Envoyez-vous des messages qui ne doivent pas recevoir l’exclusion de responsabilité et vérifiez que l’exclusion de responsabilité n’est pas incluse.

Options de secours relatives aux règles de clauses d’exclusion de responsabilité

Si une règle de flux de courrier ne peut pas modifier le message pour ajouter l’exclusion de responsabilité (par exemple, le message est chiffré), vous devez spécifier ce qu’il faut faire. Cette éventualité est appelée option de secours pour la règle. Les options de secours disponibles pour les règles d’exclusion de responsabilité sont les suivantes :

Wrap : un nouveau message est créé et le message d’origine y est ajouté en tant que pièce jointe. Le texte d’exclusion de responsabilité est ajouté au nouveau message, qui est remis aux destinataires. Ce nom d’option de secours est la valeur par défaut.
- Les règles de flux de courrier suivantes qui examinent les propriétés du message (par exemple, l’objet ou le texte du message dans le corps du message) examinent le nouveau message, et non le message d’origine (qui est maintenant une pièce jointe dans le nouveau message). Si vous souhaitez que d’autres règles examinent et agissent sur le message d’origine, assurez-vous que ces règles sont appliquées avant la règle d’exclusion de responsabilité en utilisant une priorité inférieure pour la règle d’exclusion de responsabilité et une priorité plus élevée pour les autres règles.
- Si le processus d’insertion du message d’origine en tant que pièce jointe dans le nouveau message échoue, le message d’origine n’est pas remis. Le message d’origine est retourné à l’expéditeur dans un rapport de non-remise (également appelé notification d’échec de remise ou message de rebond).
Ignorer : la règle est ignorée et le message d’origine est remis sans exclusion de responsabilité.
Reject : le message d’origine est retourné à l’expéditeur dans une remise.

Dans le CAE, vous devez sélectionner l'option de secours dans l'action de la règle. Dans Exchange Online PowerShell, vous utilisez le paramètre ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction.

Pour plus d'informations

Après avoir configuré une règle d’exclusion de responsabilité, consultez Gérer les règles de flux de courrier pour plus d’informations sur l’affichage, la modification, l’activation, la désactivation ou la suppression de la règle.