Clauses d’exclusion de responsabilité, signatures, pieds de page ou en-têtes à l’échelle de l’organisation dans Exchange 2016

[Cette rubrique est une documentation préliminaire et peut être modifiée dans les versions ultérieures. Des rubriques vides sont incluses comme espaces réservés. N’hésitez pas à nous transmettre vos commentaires. Envoyez-nous un e-mail à l’adresse ExchangeHelpFeedback@microsoft.com.]  

S’applique à :Exchange Online Protection

Découvrez comment utiliser les règles de flux de messagerie (règles de transport) pour ajouter des clauses d’exclusion de responsabilité aux messages électroniques dans Exchange 2016.

Vous pouvez ajouter une clause d’exclusion de responsabilité de messagerie électronique, une clause d’exclusion de responsabilité juridique, un énoncé de divulgation, une signature ou toute autre information en haut ou au bas des messages électroniques qui entrent dans votre organisation ou qui en sortent. Ceci peut être nécessaire pour des raisons professionnelles, juridiques ou réglementaires, afin d’identifier les messages électroniques potentiellement dangereux ou encore pour d’autres raisons propres à votre organisation.

Pour créer une clause d’exclusion de responsabilité, vous devez créer une règle de flux de messagerie (également appelée règle de transport) avec une action ajoutant le texte spécifié dans les messages électroniques. Vous pouvez configurer la règle pour appliquer la clause d’exclusion de responsabilité à tous les messages (sans conditions) ou vous pouvez définir des conditions qui déterminent quand la clause d’exclusion de responsabilité est ajoutée (par exemple lorsque l’expéditeur appartient à un groupe spécifique, lorsque le message inclut des mots ou des modèles de texte spécifiques ou encore uniquement pour les messages sortants). Vous pouvez également définir des exceptions qui empêchent la clause d’exclusion de responsabilité d’être ajoutée aux messages (par exemple aux messages provenant d’expéditeurs spécifiques, aux messages envoyés à des destinataires spécifiques ou aux messages contenant déjà la clause d’exclusion de responsabilité). Afin d’appliquer plusieurs clauses d’exclusion de responsabilité au même message, vous devez utiliser plusieurs règles. Pour plus d’informations sur les règles de flux de messagerie, voir Règles de flux de messagerie dans Exchange 2016.

Vous recherchez des procédures ? Voir Décharges à l’échelle de l’organisation, les signatures, les pieds de page ou les en-têtes dans Office 365.

Voici quelques idées d’utilisation de clauses d’exclusion de responsabilité.

noteRemarque :
Les exemples présentés ici ne sont pas destinés à être utilisés en l’état. Modifiez-les en fonction de vos besoins.

 

Type d’exemple Exemple de texte ajouté

Juridique : messages sortants

Ce courrier électronique et tous les fichiers associés sont confidentiels. Seule la personne ou l’entité à laquelle ils sont adressés peut les utiliser. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez en avertir le gestionnaire du système.

Juridique : messages entrants

Les employés sont expressément priés de ne pas faire de déclarations diffamatoires, de ne pas porter atteinte au copyright et de ne pas autoriser toute violation de copyright ou de tout autre droit via leurs communications par messagerie électronique. Les employés qui reçoivent ce type de courrier électronique doivent en informer immédiatement leur superviseur.

Note indiquant que le message a été envoyé à un alias

Ce message a été envoyé au groupe de discussion des ventes.

Signature : utilise des données uniques pour chaque employé

Kathleen Mayer
Service des ventes
Contoso
www.contoso.com
kathleen@contoso.com
Mobile : 111-222-1234

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Vous pouvez choisir d’insérer la clause d’exclusion de responsabilité en début ou en fin de message.

Dans le CAE, vous devez sélectionner l’action Ajouter une exclusion de responsabilité ou Appliquer une exclusion de responsabilité au message > ajouter une clause d’exclusion de responsabilité.

Dans l’Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell, vous devez utiliser le paramètre ApplyHtmlDisclaimerTextLocation avec la valeur Append (valeur par défaut) ou Prepend.

Voici la mise en forme à utiliser dans le texte de votre clause d’exclusion de responsabilité.

 

Type d’information Description

Texte simple

La longueur maximale est de 5 000 caractères, y compris toutes les balises HTML et les feuilles de style CSS incluses.

Balises HTML et feuilles de style CSS incluses

Vous pouvez utiliser les styles HTML et CSS pour mettre en forme le texte. Par exemple, utilisez la balise <HR> pour ajouter une ligne avant la clause d’exclusion de responsabilité.

Le style HTML est ignoré si la clause d’exclusion de responsabilité est ajoutée à un message en texte brut.

Images

Utilisez la balise <IMG> pour pointer vers une image disponible sur Internet. Par exemple, <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">.

Par défaut, Outlook et Outlook sur le web (anciennement appelés Outlook Web App) bloquent tout contenu web externe, y compris les images. Les utilisateurs doivent confirmer et télécharger le contenu externe bloqué. Nous vous recommandons de tester les clauses d’exclusion de responsabilité contenant des balises IMG afin de vérifier qu’elles s’affichent de la manière souhaitée.

Informations utilisateur concernant les signatures personnalisées

Vous pouvez utiliser des jetons pour ajouter des attributs uniques à partir du compte Active Directory de chaque utilisateur (DisplayName, FirstName, LastName, PhoneNumber, Email, FaxNumber et Department par exemple). La syntaxe consiste à utiliser deux symboles pourcentage avant et après le nom de l’attribut (%%DisplayName%% par exemple).

Pour obtenir la liste complète des attributs pouvant être utilisés dans les clauses d’exclusion de responsabilité et dans les signatures personnalisées, reportez-vous à description de la propriété ADAttribute dans la rubrique Conditions de règle de flux de messagerie et exceptions (prédicats) dans Exchange 2016.

Voici un exemple de clause d’exclusion de responsabilité HTML comprenant une signature, une balise IMG et une feuille de style CSS incorporée.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%</br>
%%title%%</br>
%%company%%</br>
%%street%%</br>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;</br>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span></br>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.  </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span></br></br>
</div>

Exchange ne peut pas modifier le contenu de certains messages (les messages chiffrés, par exemple). Pour les règles qui ajoutent des clauses d’exclusion de responsabilité aux messages, vous devez indiquer l’action à appliquer si la clause d’exclusion de responsabilité ne peut pas être ajoutée. Il s’agit de l’option de secours de la règle de clause d’exclusion de responsabilité. Les options de secours disponibles sont les suivantes :

  • Inclure dans un wrapper   Le message d’origine est inclus dans une nouvelle enveloppe de message et le texte de la clause d’exclusion de responsabilité est inséré dans le nouveau message. Il s’agit de la valeur par défaut.

    • Les règles de flux de messagerie suivantes s’appliquent à la nouvelle enveloppe de message et non au message d’origine. Par conséquent, vous devez attribuer à ces règles une priorité inférieure à celle des autres règles.

    • S’il est impossible d’inclure le message d’origine dans une nouvelle enveloppe, alors il n’est pas remis. Le message est renvoyé à l’expéditeur dans une notification d’échec de remise (également appelée notification de non-remise).

  • Ignorer   La règle n’est pas prise en compte et le message est remis sans clause d’exclusion de responsabilité

  • Rejeter   le message est renvoyé à l’expéditeur dans une notification d’échec de remise.

Dans le CAE, vous devez sélectionner l’option de secours dans l’action de la règle. Dans l’Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell, vous devez utiliser le paramètre ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction.

Lorsque vous travaillez sur vos clauses d’exclusion de responsabilité, réfléchissez aux messages auxquels elles doivent s’appliquer. Par exemple, vous aurez peut-être besoin de clauses d’exclusion de responsabilité différentes pour les messages internes et externes ou pour les messages envoyés par des utilisateurs appartenant à des services spécifiques. Pour vous assurer que seul le premier message d’une conversation contient une clause d’exclusion de responsabilité, ajoutez une exception qui évite de retrouver le texte de clause d’exclusion de responsabilité à chaque fois sur les mêmes messages.

Voici quelques exemples de conditions et d’exceptions que vous pouvez utiliser.

 

Description Conditions et exceptions dans le CAE Conditions et exceptions dans l’Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour les cmdlets New-TransportRule ou Set-TransportRule

Le destinataire est situé en dehors de votre organisation Exchange. Une exception est configurée afin de ne pas appliquer une nouvelle fois la clause d’exclusion de responsabilité aux messages contenant déjà le texte de clause d’exclusion de responsabilité « CONTOSO LEGAL NOTICE ».

Condition : Le destinataire est situé >À l’extérieur de l’organisation

Exception : L’objet ou le corps >L’objet ou le corps correspond à ces modèles de texte >CONTOSO LEGAL NOTICE

-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE"

Messages entrants comportant des fichiers exécutables en pièce jointe

Condition 1 : L’expéditeur est situé >À l’extérieur de l’organisation

Condition 2 : Toute pièce jointe >contient un exécutable

-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent

L’expéditeur fait partie du service marketing.

Condition : L’expéditeur >est membre de ce groupe > group name

-FromMemberOf "Marketing Team"

Chaque message envoyé par un expéditeur externe au groupe de discussion des ventes

Condition 1 : L’expéditeur est situé >À l’extérieur de l’organisation

Condition 2 : Le message >La zone À ou Cc contient cette personne > group name

-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group"

Ajouter une annonce publicitaire aux messages sortants pendant un mois

Condition 1 : Le destinataire est situé >À l’extérieur de l’organisation

Entrez les dates dans les champs Activer cette règle à la date suivante et Cette règle expire à la date suivante.

-ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -SentToScope NotInOrganization -ActivationDate '03/1/2016' -ExpiryDate '03/31/2016'

Pour obtenir la liste complète des conditions que vous pouvez utiliser pour cibler la clause d’exclusion de responsabilité, voir Conditions de règle de flux de messagerie et exceptions (prédicats) dans Exchange 2016.

 
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