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Considérations relatives à la création de rapports Microsoft Dynamics 365 (en ligne)

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Date de publication : novembre 2016

S’applique à : Dynamics CRM 2015

Microsoft Dynamics CRM Online contient plusieurs fonctionnalités qui permettent aux clients d’exposer les données commerciales qui les aident à prendre des décisions et à interagir avec leurs clients plus efficacement. Les fonctionnalités disponibles dans CRM Online incluent les vues, les graphiques, les tableaux de bord et les rapports Microsoft SQL Server Reporting Services . Également incluse est l’intégration Microsoft Office Excel qui permet aux utilisateurs de créer facilement des rapports libre-service à l’aide des fonctionnalités Power BI PowerView, PowerPivot et PowerQuery. Comme le volume de données contenues dans la base de données CRM Online continue d’augmenter, il devient plus important que jamais de réfléchir à votre stratégie BI et de déterminer les mécanismes les plus efficaces pour créer des rapports et visualiser de grands ensembles de données.

Dans un environnement CRM Online, l’infrastructure de création de rapports est partagée et distincte de la base de données. Dans cette architecture, bien que les clients partagent les ressources requises pour exécuter le rapport, chaque rapport s’exécute sur l’instance de base de données individuelle des clients. En outre, avec CRM Online, les utilisateurs peuvent exécuter autant de rapports que nécessaire pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Nous n’imposons aucune restriction de temps sur les rapports.

Les fonctionnalités de création de rapports incorporées dans CRM Online sont conçues pour permettre aux utilisateurs d’exécuter des rapports sur des ensembles de données qui couvrent des périodes plus courtes. Compte tenu de ces informations, Microsoft Dynamics 365 contient les paramètres fixes suivants :

  • Les rapports et requêtes peuvent s’exécuter pendant une durée n’excédant pas cinq minutes. Lorsque la durée maximale est atteinte, le rapport expire et un message est renvoyé à l’utilisateur. Pendant les cinq minutes, les rapports et requêtes peuvent couvrir de grands ensembles de données qui dépassent 50 000 enregistrements, ce qui fournit une grande flexibilité pour répondre à la plupart des besoins opérationnels de création de rapports.

  • Pour améliorer la réponse aux requêtes, il est recommandé que les rapports détaillés réduisent l’affichage d’un grand nombre d’enregistrements. Pour cela, appliquez le filtre approprié pour réduire le nombre d’enregistrements retournés. Lorsque vous créez des rapports agrégés ou synthétisés, les requêtes doivent transmettre l’agrégation à la requête au lieu d’extraire des enregistrements détaillés pour effectuer une agrégation dans le rapport. Pour ce faire, utilisez l’agrégation Fetch XML. Pour plus d’informations, voir Utiliser l’agrégation FetchXML

  • Pour les graphiques et les grilles affichés dans les tableaux de bord, Microsoft Dynamics 365 permet aux utilisateurs d’exécuter des requêtes contenant un ensemble de données de moins de 50 000 lignes. Si un utilisateur exécute une requête de tableau de bord qui couvre un ensemble de données de 50 000 lignes ou plus, Microsoft Dynamics 365 retourne le message « La limite maximale d’enregistrement a été dépassée. Réduisez le nombre d'enregistrements. » Le paramètre pratique de jeu de données aide à garantir des performances optimales de l’application CRM Online.

Contenu de la rubrique

Astuces et solutions pour la création de rapports

Adaptateurs Microsoft Dynamics CRM tiers pour SSIS

Outils ETL

Astuces et solutions pour la création de rapports

Généralement, ces paramètres sont adaptés aux besoins de création de rapports de la plupart des organisations. Pour veiller à ce que vos utilisateurs ne dépassent pas ces paramètres et pour améliorer les performances de recherche de rapports en général, tenez compte des recommandations suivantes.

  • Lorsque vous créez des rapports ou des tableaux de bord personnalisés, concevez-les pour interroger de plus petits ensembles de données sur des période plus courtes en ajoutant un filtre temporel dans le rapport pour limiter les résultats, par exemple le mois ou le trimestre actuel.

  • Nous vous recommandons de limiter le nombre d’entités nécessaires pour retourner le résultat. Cela aide à réduire le temps nécessaire pour exécuter la requête et retourner l’ensemble de résultats.

  • Nous vous recommandons de réduire le nombre d’enregistrements affichés dans les rapports détaillés. Un filtrage approprié peut être utilisé pour réduire le nombre d’enregistrements retournés par la requête pour réduire les délais d’expiration.

  • Pour les rapports agrégés ou synthétisés, les requêtes doivent être utilisées pour transmettre l’agrégation à la base de données, et non pour extraire des enregistrements détaillés et effectuer une agrégation dans le rapport Microsoft SQL Server Reporting Services.

  • Si cela est approprié pour votre entreprise, les utilisateurs doivent exécuter les rapports et les tableaux de bord par défaut (prêts à l’emploi). Ces rapports et tableaux de bord sont généralement conçus pour créer des requêtes par ensemble de données utilisateur ; par conséquent, ils ne dépassent pas la limite de l’ensemble de données dans la plupart des cas.

Si les utilisateurs CRM Online doivent exécuter des rapports qui dépassent ces paramètres, nous vous recommandons d’examiner les options suivantes pour répondre aux besoins de création de rapports complexes. Ces deux options déchargent efficacement les charges de travail liées à la création de rapports de CRM Online vers un autre magasin de données SQL Server en utilisant une solution d’intégration de données CRM.

  • Des Adaptateurs Microsoft Dynamics CRM tiers pour SSIS sont utilisés conjointement avec SQL Server Integration Services (SSIS) pour étendre les fonctionnalités d’intégration avec les données de CRM Online.

  • Les Outils ETL fournissent un nouvel ensemble d’outils pour créer une analyse des données de CRM Online en combinant plusieurs sources de données ou en extrayant les données vers la solution d’entrepôt de données si SSIS n’est pas utilisé. Les outils ETL fournissent des solutions complètes pour connecter les systèmes CRM aux données de déplacement.

Important

Notez que lorsque vous utilisez ces outils, nous vous recommandons de déplacer ou de synchroniser les données pendant les heures de bureau.

Si nécessaire, de nombreux partenaires Microsoft Dynamics peuvent vous aider à fournir une solution pour vos besoins spécifiques de création de rapports, par exemple la création d’une copie hors connexion des données spécialement utilisées pour exécuter des rapports volumineux. Ces partenaires connaissent les outils d’intégration de données CRM disponibles. Pour plus d’informations, voir Rechercher le partenaire approprié

Adaptateurs Microsoft Dynamics CRM tiers pour SSIS

Outils ETL

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