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Boîtes aux lettres d’archivage dans Exchange Online

Exchange Online
 

Sapplique à :Exchange Online, Office 365

Dernière rubrique modifiée :2017-09-29

Les boîtes aux lettres d’archivage (appelées archive inaltérable, archive permanent ou archive locale dans Exchange Online) aident les utilisateurs dans votre organisation Office 365 à prendre le contrôle des données de messagerie en fournissant un stockage de messagerie supplémentaire. À l’aide d’Outlook ou d’Outlook Web App, les utilisateurs peuvent afficher les messages dans leur boîte aux lettres d’archivage et déplacer ou copier des messages entre leurs boîtes aux lettres principale et d’archivage. Une fois que la boîte aux lettres d’archivage est activée, la rétention par défaut qui est attribuée à chaque nouvelle boîte aux lettres créée dans votre organisation fait ce qui suit :

  • Elle déplace les éléments datant de deux ans ou plus de la boîte aux lettres principale d’un utilisateur à sa boîte aux lettres d’archivage.

  • Elle déplace les éléments datant de 14 jours ou plus du dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres principale de l’utilisateur vers le dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres d’archivage.

Pour obtenir des instructions sur la création d’une boîte aux lettres d’archive, consultez Activer ou désactiver une boîte aux lettres d’archivage dans Exchange Online. Ou bien, regardez cette vidéo, qui vous indique comment activer une boîte aux lettres d’archive.

Contenu

How users access their archive mailboxes

Exigences en matière de licence Outlook pour accéder à une boîte aux lettres d'archivage

How messages are moved to the archive mailbox

Archive policies

Archive policies included in the default retention policy

Archive mailboxes and other Exchange Online features

Managing archive mailboxes

Helping users with their archive mailbox

Les utilisateurs peuvent utiliser Microsoft Outlook ou Outlook Web App pour afficher leur boîte aux lettres d’archivage, et pour déplacer ou copier des messages entre leurs boîtes aux lettres principale et d’archivage. L’utilisateur ne peut pas accéder à sa boîte aux lettres d’archivage à l’aide d’Outlook ou d’Outlook Web App sur un appareil mobile, tel qu’un smartphone. En effet, Exchange ActiveSync ne prend pas en charge les boîtes aux lettres d’archivage.

La capture d’écran suivante illustre les boîtes aux lettres principale et d’archivage d’un utilisateur dans Outlook Web App.

Capture d’écran de la boîte aux lettres d’archivage dans Outlook Web App

Pour accéder à leur boîte aux lettres d’archivage à l’aide d’Outlook, les utilisateurs ont besoin d’une des licences suivantes.

Outlook dans les abonnements Office 365

  • Outlook dans Office 365 ProPlus

  • Outlook dans Office 365 Enterprise E3

  • Outlook dans l’activité de Office 365

  • Outlook dans Office 365 Business Premium

Licences Outlook vendues au détail

  • Outlook 2016 autonome

  • Outlook 2013 autonome

Licences Outlook en volume

  • Outlook 2013 autonome

  • Outlook 2013 inclus avec Microsoft Office Professional Plus 2013

  • Outlook 2010 autonome

  • Outlook 2010 inclus avec Microsoft Office Professional Plus 2010

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Il existe plusieurs façons de déplacer des messages vers la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur.

  • Déplacer ou copier des messages manuellement   Les utilisateurs peuvent déplacer ou copier des messages manuellement de leur boîte aux lettres principale vers leur boîte aux lettres d’archivage. La boîte aux lettres d’archivage apparaît sous la forme d’une autre boîte aux lettres dans la racine de leur boîte aux lettres dans Outlook et Outlook Web App.

  • Déplacer des messages à l’aide de la stratégie de rétention   Une stratégie de rétention attribuée à la boîte aux lettres d’un utilisateur est utilisée pour déplacer automatiquement des messages vers la boîte aux lettres d’archivage. En fait, la stratégie de rétention par défaut qui est attribuée à chaque nouvelle boîte aux lettres créée dans Exchange Online déplace automatiquement les éléments de la boîte aux lettres datant de 2 ans vers la boîte aux lettres d’archivage de l’utilisateur. Vous pouvez également utiliser des balises personnelles avec l’action de rétention Déplacer vers l’archive (également appelée balises d’archivage) pour déplacer des messages vers leur boîte aux lettres d’archivage.

    ImportantImportant :
    Si la boîte aux lettres d’archivage n’est pas activée pour un utilisateur, aucune action n’est effectuée sur des éléments qui datent de 2 ans ou plus. Ces éléments demeurent dans la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Lorsque la boîte aux lettres d’archivage est activée, les éléments de boîte aux lettres datant de 2 ans et plus seront automatiquement déplacés vers l’archive dans les 7 jours qui suivent l’activation de la boîte aux lettres d’archivage. Aucune action n’est effectuée sur ces éléments si la boîte aux lettres d’archivage n’est pas activée.
  • Déplacer ou copier des messages à l’aide de règles de boîte de réception   Les utilisateurs ne peuvent pas créer des règles de boîte de réception dans Outlook et Outlook Web App pour déplacer ou copier des messages directement à leur boîte aux lettres d’archive. Toutefois, ils peuvent créer une règle de boîte de réception pour déplacer les messages vers un autre dossier de leur boîte aux lettres principale et ensuite affecter une balise d’archives personnelles à ce dossier qui déplace les éléments à leur boîte aux lettres d’archive. Pour plus d’informations, consultez règles de boîte de réception dans Outlook Web App.

  • Importer des messages à partir de fichiers PST  Les utilisateurs peuvent utiliser Outlook pour importer un fichier de données Outlook (qui est appelé un fichier PST) dans leur boîte aux lettres d’archive.  Les utilisateurs ne peuvent pas utiliser Outlook Web App pour importer des fichiers PST. Pour plus d’informations, consultez éléments d’importation d’Outlook à partir d’un fichier de données Outlook (.pst).

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Les stratégies d’archivage sont des balises de rétention qui utilisent l’action de rétention Déplacer vers l’archive. Comme indiqué précédemment, les stratégies d’archivage déplacent automatiquement des messages de la boîte aux lettres principale d’un utilisateur vers sa boîte aux lettres d’archivage après une période spécifiée.

Lorsqu’une stratégie d’archivage est attribuée à une boîte aux lettres, à un dossier de boîte aux lettres ou à des éléments de boîte aux lettres spécifiques, les messages sont déplacés vers la boîte aux lettres d’archivage après l’expiration de la période de rétention. Les messages sont déplacés dans un dossier de la boîte aux lettres d’archivage qui porte le même nom que le dossier source dans la boîte aux lettres principale. Si un dossier portant le même nom n’existe pas dans la boîte aux lettres d’archivage, il est créé lorsque le message est déplacé.

Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, les balises de rétention et l’action de rétention Déplacer vers l’archive, voir la rubrique Balises et stratégies de rétention.

Comme expliqué précédemment, une stratégie de rétention par défaut nommée Stratégie MRM par défaut est automatiquement attribuée à toutes les nouvelles boîtes aux lettres Exchange Online lorsqu’elles sont créées. Cette stratégie de rétention contient des stratégies d’archivage qui déplacent des messages vers la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur. Lorsque ces stratégies d’archivage sont appliquées aux messages dans une boîte aux lettres où la boîte aux lettres d’archivage est activée, les messages sont déplacés vers la boîte aux lettres d’archivage en fonction de la période de rétention définie par la balise. Si la boîte aux lettres d’archivage n’est pas activée, aucune action n’est effectuée sur ces messages.

La Stratégie MRM par défaut dans Exchange Online contient les stratégies d’archivage suivantes.

 

Nom de stratégie d’archivage Type de balise Action exécutée

Déplacement vers l’archive après 2 ans - Par défaut

Balise de stratégie par défaut (DPT)

Les messages sont automatiquement placés dans la boîte aux lettres d’archivage après 2 ans. S’applique aux éléments dans la boîte aux lettres entière auxquels aucune autre balise de rétention n’est appliquée.

Déplacement vers l’archive après 14 jours - Éléments récupérables

Balise de stratégie de rétention (RPT) attribuée au dossier Éléments récupérables

Les messages sont automatiquement déplacés du dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres principale de l’utilisateur vers le dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres d’archivage après 14 jours. Les utilisateurs qui tentent de récupérer ou de purger des éléments supprimés dans la boîte aux lettres d’archivage doivent utiliser la fonctionnalité Récupérer les éléments supprimés sur la boîte aux lettres d’archivage.

Déplacement vers l’archive après 1 ans - Personnel

Balise d’archivage personnelle

Lorsqu’un utilisateur applique cette balise, les messages sont déplacés vers la boîte aux lettres d’archivage après 1 an.

Déplacement vers l’archive après 5 ans - Personnel

Balise d’archivage personnelle

Lorsqu’un utilisateur applique cette balise, les messages sont déplacés vers la boîte aux lettres d’archivage après 5 ans.

Ne jamais déplacer vers l’archive - Personnel

Balise d’archivage personnelle

Lorsqu’un utilisateur applique cette balise, les messages ne sont jamais déplacés vers la boîte aux lettres d’archivage.

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Cette section décrit la fonctionnalité entre les boîtes aux lettres d’archivage et d’autres fonctions Exchange Online.

  • Conservation pour litige et conservation inaltérable   Lorsque vous placez une boîte aux lettres en conservation pour litige ou inaltérable, la conservation est placée sur la boîte aux lettres d’archivage et la boîte aux lettres principale. Pour plus d’informations sur les conservations, consultez Conservation inaltérable et conservation pour litige.

  • Découverte électronique inaltérable   Quand un gestionnaire de découverte effectue une recherche de découverte électronique inaltérable, la recherche inclut les boîtes aux lettres d’archivage des utilisateurs. Pour plus d’informations sur la découverte électronique, voir Découverte électronique locale.

  • Recherche Exchange   Lorsqu’un utilisateur utilise la recherche Exchange pour rechercher des éléments dans sa boîte aux lettres, il n’existe aucune différence entre la boîte aux lettres principale et la boîte aux lettres d’archivage. Le contenu des deux boîtes aux lettres est indexé. Lorsqu’un utilisateur effectue une recherche dans sa boîte aux lettres dans Outlook et Outlook Web App, et qu’il choisit d’effectuer la recherche dans Toutes les boîtes aux lettres, les résultats de recherche incluent les messages dans sa boîte aux lettres principale et de la boîte aux lettres d’archivage.

  • Archivage de contenu Lync dans Exchange Online   Vous pouvez archiver des conversations de messagerie instantanée et des documents de réunion en ligne partagés dans la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Archivage des conversations Lync et du contenu de réunion dans Exchange.

Dans Exchange Online, vous pouvez activer ou désactiver des boîtes aux lettres d’archivage. Vous pouvez également obtenir les statistiques de boîte aux lettres (par exemple, la taille actuelle) de la boîte aux lettres d’archivage, et tester la connectivité à des boîtes aux lettres d’archivage. Pour plus d’informations, voir Activer ou désactiver une boîte aux lettres d’archivage dans Exchange Online.

  • Activer une boîte aux lettres d’archivage   Lors de la création d’une boîte aux lettres, l’archive n’est pas activée par défaut. Vous pouvez activer l’archive à tout moment après avoir créé une boîte aux lettres.

  • Désactiver une boîte aux lettres d’archivage   Vous pouvez désactiver la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur pour des raisons de conformité. Si vous désactivez la boîte aux lettres d’un utilisateur, vous pouvez la reconnecter à la boîte aux lettres principale de l’utilisateur dans les 30 jours qui suivent sa désactivation. Dans ce cas, le contenu d’origine de la boîte aux lettres d’archivage est restauré. Au bout de 30 jours, le contenu de la boîte aux lettres d’archivage d’origine est supprimé définitivement et ne peut pas être récupéré. Par conséquent, si vous réactivez l’archive plus de 30 jours après l’avoir désactivée, une nouvelle boîte aux lettres d’archivage est créée.

  • Tester la connectivité à une boîte aux lettres d’archivage   Dans Exchange Online, vous pouvez tester la connectivité à la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur à l’aide du commutateur Archive avec la cmdlet Test-MapiConnectivity.

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Avant d’activer la boîte aux lettres d’archivage pour les utilisateurs, il est recommandé de les informer sur les stratégies d’archivage qui sont appliquées à leur boîte aux lettres et de leur offrir une formation ou de la documentation pour les aider à utiliser leur boîte aux lettres d’archivage. Cela peut inclure de l’aide et des informations sur :

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