Configurer les règles de suivi par dossier d'Exchange ou d'Outlook

Date de publication : février 2017

S’applique à : Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Vous pouvez activer une fonction de suivi par dossier pour les dossiers Microsoft Exchange afin de mapper un dossier de boîte de réception Exchange sur un enregistrement Microsoft Dynamics 365, de sorte que tous les messages électroniques contenus dans le dossier Exchange soient automatiquement suivis par rapport à l'enregistrement mappé dans Dynamics 365. Par exemple, vous avez un compte intitulé « Adventure Works » dans Dynamics 365. Vous pouvez créer un dossier dans Microsoft Outlook intitulé Adventure Works under your Inbox folder, sous votre dossier de boîte de réception, puis créer des règles Exchange pour acheminer automatiquement les messages électroniques vers le dossier Adventure Works en fonction de leur objet ou de leur contenu. Ensuite, dans Dynamics 365 vous pouvez mapper le dossier Exchange (Adventure Works) avec l'enregistrement de compte (Adventure Works) pour suivre automatiquement tous les messages électroniques de Dynamics 365 qui atterrissent dans le dossier Exchange Adventure Works, puis définir l'objet concerné comme enregistrement de compte Adventure Works dans Dynamics 365.

Activation du suivi au niveau des dossiers

1. Dans Dynamics 365, cliquez sur Paramètres > Configuration de la messagerie.

2. Cliquez sur Paramètres de configuration de la messagerie.

3. Vérifiez que Traiter le courrier électronique avec est défini sur Synchronisation côté serveur.

4. Activez Utiliser le suivi par dossier pour les dossiers Exchange (la synchronisation côté serveur doit être activée).

5. Configurez d'autres options de suivi sur cette page, puis cliquez sur OK.

Une fois que vous avez activé le suivi par dossier, les utilisateurs doivent configurer les règles de suivi des dossiers dans Dynamics 365 avec Paramètres () > Options > Courrier électronique > Configurer des règles de suivi des dossiers.

Quelques aspects importants sur le suivi au niveau des dossiers

• Le suivi par dossier des messages électroniques ne fonctionnera que si votre organisation est configurée avec la synchronisation côté serveur pour les messages électroniques. La synchronisation côté serveur doit être configurée pour les boîtes aux lettres Exchange (et pas POP3). Pour plus d'informations, voir Configuration de la synchronisation côté serveur des messages électroniques, rendez-vous, contacts et tâches.

• Vous ne pouvez suivre les messages électroniques que dans les dossiers qui se trouvent sous le dossier de boîte de réception dans Exchange. Les autres dossiers de messages électroniques ne peuvent pas être suivis.

• Vous pouvez suivre un maximum de 25 dossiers par compte utilisateur.

• Les modifications effectuées manuellement sur l'objet concerné dans les enregistrements d'activités suivies, créés dans Dynamics 365 suite à la règle de suivi par dossier, seront écrasées à la synchronisation côté serveur suivante. Par exemple, si vous avez configuré un mappage entre le dossier Adventure Works et le compte Adventure Works, tous les messages électroniques du dossier Exchange Adventure Works seront suivis en tant qu'activités dans Dynamics 365 avec l'objet défini sur l'enregistrement de compte Adventure Works. Si vous modifiez l'objet Concernant en un autre enregistrement, il sera automatiquement écrasé à la prochaine synchronisation côté serveur. Pour modifier le champ Concernant pour un message, déplacez le message dans un autre dossier, comme la boîte de réception.

Voir aussi

Suivre le courrier électronique Outlook en le déplaçant vers un dossier Exchange suivi
Configuration de la synchronisation côté serveur des messages électroniques, rendez-vous, contacts et tâches
Boîte de dialogue Paramètres du système - Onglet Courrier électronique
Présentation du suivi des enregistrements dans Dynamics 365 pour Outlook

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