Planifier l'actualisation des données PowerPivot

Configuration requise

Pour créer une planification d'actualisation des données, vous devez disposer au moins du niveau d'autorisation Collaboration sur le classeur.

Les sources de données externes utilisées pendant l'actualisation des données doivent être disponibles et les informations d'identification que vous spécifiez dans la planification doivent avoir l'autorisation d'accéder à ces sources de données. L'actualisation des données planifiée requiert un emplacement de source de données accessible sur une connexion réseau (par exemple, sur un partage de fichiers réseau plutôt qu'un dossier local sur votre station de travail).

La source de données ne peut pas être un document Office ou une base de données Access. Office ne prend pas en charge l'utilisation des composants de la connectivité des données d'Office dans un environnement serveur. Si votre classeur contient des données de ces sources, assurez-vous de supprimer ces sources de la liste de sources de données dans votre planification d'actualisation des données.

Le classeur doit être archivé au moment où l'opération d'actualisation se termine. Un verrou sur le classeur est placé sur le fichier à l'issue de l'actualisation des données, lors de l'enregistrement du fichier plutôt qu'au démarrage de l'actualisation.

Vue d'ensemble de l'actualisation des données

Les données PowerPivot dans un classeur Excel peuvent provenir de plusieurs sources de données externes, notamment de bases de données externes ou de fichiers de données auxquels vous accédez à partir de serveurs distants ou de partages de fichiers réseau. Pour les classeurs PowerPivot qui contiennent des données importées à partir de sources de données connectées ou externes, vous pouvez configurer l'actualisation des données de façon à planifier une importation automatique des données mises à jour de ces sources d'origine. Il ne peut être créé qu'une seule planification d'actualisation des données pour chaque classeur PowerPivot. En règle générale, c'est la personne qui a créé le classeur qui définit la planification.

L'accès à une source de données externe s'effectue au moyen d'une chaîne de connexion incorporée, d'une URL ou d'un chemin d'accès UNC spécifié lors de l'importation des données d'origine dans le classeur à l'aide de l'application cliente PowerPivot. Les informations de connexion d'origine stockées dans le classeur PowerPivot sont réutilisées pour les opérations d'actualisation des données suivantes. Bien que vous puissiez remplacer les informations d'identification utilisées pour se connecter aux sources de données, vous ne pouvez pas remplacer les chaînes de connexion à des fins d'actualisation des données ; seules les informations de connexion existantes sont utilisées.

Il n'existe qu'une seule page de planification d'actualisation des données pour chaque classeur, et toutes les informations sur la planification sont spécifiées sur cette page. En règle générale, c'est la personne qui a créé le classeur qui définit la planification.

En tant que propriétaire de la planification, vous réalisez les tâches suivantes :

• Définissez la planification par défaut. Il s'agit de la planification utilisée si aucune planification n'est définie au niveau de la source de données.

• Spécifier les informations d'identification utilisées pour exécuter l'actualisation des données

• Sélectionnez les sources de données à inclure dans l'opération d'actualisation.

• Vous pouvez éventuellement spécifier des planifications et des informations d'identification individuelles incluses pour chaque source de données interrogée lors de l'actualisation des données. Chaque source de données peut être actualisée de manière indépendante. Si vous créez des planifications personnalisées pour toutes les sources de données, la planification par défaut est ignorée.

La création de planifications avec précision pour des sources de données individuelles permet d'adapter la planification de l'actualisation aux fluctuations des sources de données externes. Par exemple, si une source de données externe contient des données transactionnelles générées pendant la journée, vous pouvez créer une planification d'actualisation des données individuelle pour cette source de données de façon à obtenir ses informations mises à jour de nuit.

Activer et planifier l'actualisation des données

Utilisez les instructions suivantes pour planifier l'actualisation des données PowerPivot d'un classeur Excel publié dans une bibliothèque SharePoint.

1. Dans la bibliothèque qui contient le classeur, sélectionnez ce dernier, puis cliquez sur la flèche orientée vers le bas pour afficher une liste de commandes.

2. Cliquez sur Gérer l'actualisation des données PowerPivot. Si une planification d'actualisation des données est déjà définie, vous verrez à la place la page Historique d'actualisation des données. Vous pouvez cliquer sur Configurer l'actualisation des données pour ouvrir la page de définition de la planification.

3. Dans la page de définition de la planification, sélectionnez la case à cocher Activer.

4. Dans Détails de la planification, spécifiez le type de planification et ses détails. Cette étape crée la planification par défaut.

   Important

   Veillez à activer la case à cocher Aussi actualiser dès que possible. Cela vous permet de vérifier que l'actualisation des données est opérationnelle pour ce classeur. Notez qu'une fois que vous avez enregistré la planification, le démarrage de l'actualisation des données peut prendre jusqu'à une minute.

5. Dans Heure de début (au plus tôt), choisissez l'une des options suivantes :

   1. Après les heures d'ouverture spécifie une période de traitement en dehors des heures d'ouverture, lorsque les serveurs de base de données sont le plus susceptibles de contenir les données actuelles générées pendant la journée de travail.

   2. Heure de début (au plus tôt) spécifique est l'indication exacte (heure et minutes) du moment où vous souhaitez que la demande d'actualisation des données soit ajoutée à une file d'attente de traitement. Les minutes peuvent être spécifiées par intervalles de 15 minutes.

   L'heure de début au plus tôt définit le moment où une requête est ajoutée à la file d'attente de traitement. Le traitement en lui-même intervient lorsque le serveur dispose des ressources adéquates pour commencer le traitement des données. L'heure réelle du traitement est enregistrée dans l'historique d'actualisation des données à la fin du traitement.

6. Dans Notifications par courrier électronique, entrez l'adresse de messagerie de la personne qui doit être notifiée en cas d'erreur de traitement.

7. Dans Informations d'identification, spécifiez un compte utilisé pour exécuter l'opération d'actualisation des données. Comme le compte sera utilisé pour ouvrir le classeur afin de traiter l'actualisation des données, le classeur doit avoir les autorisations Collaboration. Il doit s'agir d'un compte d'utilisateur de domaine Windows. Dans la majorité des cas, ce compte doit également avoir des autorisations d'accès en lecture sur les sources de données externes utilisées lors de l'actualisation des données. Si vous avez importé les données à l'aide de l'option Utiliser l'authentification Windows, alors la chaîne de connexion est générée pour utiliser les informations d'identification Windows de l'utilisateur actuel. Si l'utilisateur actuel est le compte d'actualisation des données, ce compte doit avoir des autorisations en lecture sur la source de données externe afin que l'actualisation de données réussisse. Choisissez l'une des options suivantes :

   1. Choisissez Utilisez le compte d'actualisation des données configuré par l'administrateur pour traiter l'opération d'actualisation des données à l'aide du compte d'actualisation des données PowerPivot sans assistance.

   2. Choisissez Connectez-vous à l'aide des informations d'identification d'utilisateur Windows suivantes si vous souhaitez entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe. Entrez les informations de compte au format domaine\utilisateur.

   3. Choisissez Connectez-vous à l'aide des informations d'identification enregistrées dans le service Banque d'informations sécurisé (SSS) si vous connaissez l'ID d'une application cible qui contient les informations d'identification préalablement stockées que vous souhaitez utiliser.

   Pour plus d'informations sur les paramètres de configuration qui activent ces options, consultez Configurer et utiliser le compte d'actualisation des données PowerPivot sans assistance, Activer et configurer l'actualisation des données PowerPivot et Configurer et utiliser les informations d'identification stockées pour l'actualisation des données PowerPivot.

8. Dans Sources de données, activez la case à cocher Toutes les sources de données si vous souhaitez que l'actualisation des données réinterroge l'ensemble des sources de données d'origine.

   Si vous sélectionnez cette option, toute source de données externe qui fournit des données PowerPivot est automatiquement incluse dans l'actualisation, même si la liste des sources de données évolue à mesure que vous ajoutez ou supprimez des sources de données qui fournissent des données au classeur.

   Désactivez la case à cocher Toutes les sources de données si vous souhaitez sélectionner manuellement les sources de données à inclure. Si, par la suite, vous modifiez le classeur en ajoutant une nouvelle source de données, veillez à mettre à jour la liste des sources de données dans la planification. Si vous ne le faites pas, les nouvelles sources de données ne seront pas incluses dans l'opération d'actualisation.

   La liste des sources de données que vous pouvez sélectionner est récupérée du classeur PowerPivot lorsque vous ouvrez la page Gérer l'actualisation des données PowerPivot pour le classeur.

   Veillez à ne sélectionner que des sources de données qui répondent aux critères suivants :

   • La source de données doit être disponible au moment où s'effectue l'actualisation des données et à l'emplacement indiqué. Si la source de données d'origine se trouve sur un lecteur de disque local de la personne qui a créé le classeur, vous devez soit exclure cette source de données de l'opération d'actualisation, soit trouver un moyen de publier cette source de données à un emplacement accessible via une connexion réseau. Si vous déplacez une source de données vers un emplacement réseau, veillez à ouvrir le classeur dans PowerPivot pour Excel et mettez à jour les informations de connexion à la source de données. Ces opérations sont nécessaires pour rétablir les informations de connexion stockées dans le classeur PowerPivot.

   • L'accès à la source de données doit se faire au moyen des informations d'identification incorporées dans le classeur PowerPivot ou de celles qui ont été spécifiées dans la planification. Les informations d'identification incorporées sont stockées dans le classeur PowerPivot lorsque vous importez des données à l'aide de PowerPivot pour Excel. Les informations d'identification incorporées sont souvent SSPI=IntegratedSecurity ou SSPI=TrustedConnection, ce qui signifie l'utilisation des informations d'identification de l'utilisateur actuel pour la connexion à la source de données. Si vous souhaitez remplacer les informations d'identification dans la planification de l'actualisation des données, vous devez spécifier des informations d'identification stockées prédéfinies. Pour plus d'informations, consultez Configurer et utiliser les informations d'identification stockées pour l'actualisation des données PowerPivot.

   • L'actualisation des données doit réussir pour toutes les sources de données que vous spécifiez. Si ce n'est pas le cas, les données actualisées sont ignorées, vous laissant avec la dernière version enregistrée du classeur. Excluez toutes les sources de données pour lesquelles vous avez un doute.

   • L'actualisation des données ne doit pas invalider d'autres données de votre classeur. Lorsque vous actualisez un sous-ensemble de vos données, il est essentiel que vous compreniez si le classeur est toujours valide une fois les données les plus récentes agrégées avec les données statiques qui ne s'inscrivent pas sur la même période. En tant qu'auteur du classeur, il vous appartient de connaître les dépendances de vos données et de faire en sorte que l'actualisation des données soit appropriée pour le classeur lui-même.

9. Vous pouvez éventuellement définir des planifications individuelles pour des sources de données spécifiques. Cela peut être utile si vous disposez de sources de données d'origine qui sont elles-mêmes mises à jour selon une planification. Par exemple, si une source de données PowerPivot utilise les données d'un mini-Data Warehouse actualisé chaque lundi à 02:00, vous pouvez définir une planification incluse pour le mini-Data Warehouse de façon à récupérer ses données actualisées chaque lundi à 04:00.

10. Cliquez sur OK pour enregistrer la planification.

Vérifier l'actualisation des données

Vous pouvez consulter les opérations d'actualisation des données actuelles et passées dans la page Historique d'actualisation des données du classeur. Cette page ne s'affiche que si une actualisation des données a été planifiée pour un classeur. Si ce n'est pas le cas, c'est la page de définition de la planification qui s'affiche à la place.

Pour afficher l'historique d'actualisation des données, vous devez disposer d'autorisations Collaboration ou supérieures.

1. Sur un site SharePoint, ouvrez la bibliothèque qui contient un classeur PowerPivot.

   Aucun indicateur visuel ne permet d'identifier les classeurs d'une bibliothèque SharePoint qui contiennent des données PowerPivot. Vous devez savoir à l'avance quels classeurs contiennent des données PowerPivot actualisables.

2. Sélectionnez le document, puis cliquez sur la flèche orientée vers le bas qui s'affiche à droite.

3. Sélectionnez Gérer l'actualisation des données PowerPivot.

La page d'historique s'affiche. Elle contient des informations complètes sur l'ensemble de l'activité d'actualisation des données PowerPivot du classeur Excel actif, notamment l'état de l'opération d'actualisation des données la plus récente.

Il peut arriver que vous constatiez des heures de traitement différentes de celles que vous avez spécifiées. Cela peut se produire si le serveur doit faire face à une charge de traitement importante. En cas de surcharge, l'instance du service PowerPivot attend pour lancer l'actualisation des données que les ressources système soient à nouveau suffisantes.

Le classeur doit être archivé à l'heure où l'opération d'actualisation se termine. Le classeur est enregistré avec les données actualisées à la même heure. Si le fichier est extrait, l'actualisation des données est ignorée jusqu'à l'heure planifiée suivante.

Si un message d'état inattendu s'affiche (indiquant par exemple qu'une opération d'actualisation a échoué ou a été annulée), vous pouvez étudier le problème en vérifiant les autorisations et la disponibilité du serveur.

Voir aussi

Tâches

Concepts