Vue d’ensemble de la gestion des biens numériques dans SharePoint Server 2013

**Sapplique à :**SharePoint Server 2013

**Dernière rubrique modifiée :**2017-07-13

Résumé : Découvrez la bibliothèque de biens et comment l’utiliser pour stocker et partager des fichiers image, audio ou vidéo.

Cet article décrit les ressources numériques (également connu sous le nom de média enrichi) et définit les termes clés qui sont utilisés pour la gestion des ressources numériques dans SharePoint Server 2013. Également explique les aspects de la gestion des ressources numériques à l’aide de la bibliothèque de ressources SharePoint Server 2013, décrit les principaux utilisateurs d’une bibliothèque de composants et décrit des scénarios courants pour l’utilisation de la bibliothèque de composants dans la SharePoint Server 2013.

Pour plus d’informations sur la planification d’une solution de gestion des biens numériques, voir Planifier les bibliothèques de biens numériques dans SharePoint Server 2013.

Un nombre croissant d’employés de bureau créer ou réutiliser des images et autres ressources multimédias dans le cadre de leurs tâches quotidiennes. Souvent, toutefois, aucun référentiel centralisé n’existe au niveau du département ou entreprise qui est optimisé pour le stockage de ces actifs. Un référentiel centralisé permet aux utilisateurs de facilement découvrir et réutilisez les ressources multimédias qu’ils ont déjà créés. La bibliothèque de composants dans la SharePoint Server 2013 peut enregistrer un temps d’organisation et d’autres ressources en fournissant un référentiel spécialisé pour le stockage et la gestion des ressources numériques. Les utilisateurs n’aient plus à rechercher des ressources dans plusieurs emplacements sur le réseau ou de recréer des ressources à partir de zéro. À l’aide d’un référentiel centralisé pour la gestion des ressources numériques, l’organisation exerce un contrôle plus étroit sur le contenu de marque sensible et s’assurer que seules les immobilisations approuvées pour les produits sont accessibles aux utilisateurs appropriés.

Contenu de cet article :

• À propos de la gestion des biens numériques

• Utilisateurs d’une bibliothèque de biens

• Gestion des ressources numériques dans les SharePointServer2013

• Scénarios d’utilisation de la bibliothèque de biens

À propos de la gestion de biens numériques

Une des ressources numériques est une image, un fichier audio ou vidéo, ou autre contenu riche réutilisable fragment qui une organisation utilise dans des applications de l’entreprise. La bibliothèque de composants dans la SharePoint Server 2013 permet aux utilisateurs de facilement de créer, de découvrir et de réutiliser les ressources numériques existantes au sein de l’organisation.

Dans SharePoint Server 2013, vous utilisez une bibliothèque de composants pour stocker et partager des ressources numériques avec les utilisateurs. La bibliothèque de composants est un modèle de bibliothèque de SharePoint Server 2013 qui est personnalisé pour utiliser des types de contenu conçus spécifiquement pour le stockage et le catalogage de ressources multimédias.

Une solution efficace pour la gestion des biens numériques spécifie les éléments suivants :

• les métadonnées fournies pour chaque type de bien ;

• la quantité d’espace de stockage requise pour les biens et les problèmes de performances à prendre en considération pour fournir les biens aux utilisateurs ;

• l’emplacement de stockage des biens à chaque étape du cycle de vie d’un bien ;

• le mode de contrôle de l’accès à un bien à chaque étape de son cycle de vie ;

• la façon dont le transfert de biens dans l’organisation en tant que membres de l’équipe contribue à la création, la révision, l’approbation, la publication et la suspension de biens ;

• les stratégies à appliquer aux biens pour que les actions liées aux biens soient vérifiées, que les biens soient correctement conservés ou supprimés et que les biens importants pour l’organisation soient protégés ;

• le mode de traitement des biens en tant que dossiers d’entreprise, qui doivent être conservés selon les exigences et les directives de celle-ci.

Pour plus d’informations sur la planification d’une solution de ressources numériques à l’aide de SharePoint Server 2013, consultez Planifier les bibliothèques de biens numériques dans SharePoint Server 2013.

Utilisateurs d’une bibliothèque de biens

Les utilisateurs d’une bibliothèque de composants dans la SharePoint Server 2013 peut appartenir à une des trois catégories suivantes :

• Créateurs de biens. Cette catégorie inclut les personnes qui créent des biens individuels, tels que les graphistes, les producteurs vidéo ou les rédacteurs marketing, et qui soumettent les biens à la bibliothèque de biens. Par exemple, un graphiste peut créer un logo de produit dans de multiples résolutions et tailles, en couleur et en noir et blanc, puis télécharger toutes les versions du logo dans la bibliothèque de biens pour que d’autres membres de l’équipe de commercialisation des produits puissent les utiliser.

• Gestionnaires de biens. Cette catégorie inclut les personnes qui gèrent les biens dans la bibliothèque. Celles-ci sont chargées du flux de travail de bout en bout, depuis la première soumission d’un bien jusqu’à son expiration, en passant par sa publication. Elles sont également responsables de la gestion et de l’organisation des biens dans la bibliothèque. Par exemple, un gestionnaire de biens peut prendre plusieurs versions d’un logo de produit et les classer de manière appropriée dans la bibliothèque, ajouter des métadonnées importantes telles que des mots clés, et définir une date à partir de laquelle le bien ne pourra plus être utilisé.

• Consommateurs de biens. Cette catégorie inclut les personnes qui doivent trouver des biens dans la bibliothèque et les utiliser pour créer d’autres produits de travail. Par exemple, les concepteurs web peuvent utiliser un logo de produit de la bibliothèque de biens lorsqu’ils créent des pages marketing pour des sites web de produits.

Selon le scénario, il peut y avoir un croisement entre ces utilisateurs. Par exemple, les utilisateurs autorisés à télécharger des biens dans la bibliothèque peuvent également être autorisés à classer et à gérer les biens qu’ils soumettent dans l’archive. Les créateurs de biens peuvent aussi être des consommateurs de biens s’ils recherchent et utilisent des biens ajoutés à d’autres produits de travail, qui sont à leur tour téléchargés comme des biens distincts. Par exemple, un producteur vidéo peut utiliser un logo de produit tout en réalisant une vidéo de promotion d’un produit, puis télécharger la vidéo dans la bibliothèque comme un bien distinct.

Gestion des ressources numériques dans les SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013 fournit un modèle de bibliothèque nommé bibliothèque de composants qui est personnalisé pour utiliser la nouvelle image, vidéo, audio et de types de contenu conçus spécifiquement pour le stockage et le catalogage de ressources multimédias. Ces nouveaux types de contenu utilisent de nouveaux types de colonne comme aperçu, taille de l’image, Date photo prise et la durée (en secondes) qui contribuent aux métadonnées pour un actif donné. La bibliothèque de composants a également un mode d’aperçu qui affiche une miniature et certains de ces métadonnées lorsque vous placez le pointeur sur un actif. Mots clés d’entreprise peuvent à affecter aux capitaux pour les rendre plus facilement découverts par la recherche. Mots clés peuvent être affectés par un créateur d’immobilisation lorsqu’une immobilisation est téléchargée, ou mots clés peuvent être ajoutés plus tard par le Gestionnaire de ressources. Les utilisateurs peuvent évaluer les actifs, une fonctionnalité qui fournit des métadonnées supplémentaires pour les immobilisations. Les métadonnées peuvent ensuite être utilisées lorsque les actifs sont affichées dans un composant WebPart. Par exemple, si vous avez une bibliothèque de vidéos de formation que les utilisateurs ont consulté et classés, vous pouvez utiliser un composant WebPart pour afficher les vidéos cotés sur une page web.

Les créateurs et les gestionnaires de biens travaillent directement dans la bibliothèque de biens pour télécharger, classer et gérer les biens. Les consommateurs de biens peuvent parcourir la bibliothèque pour trouver des biens à insérer dans des projets d’autres applications. Les consommateurs de biens peuvent parcourir une bibliothèque de biens dans des applications Office et insérer un bien dans l’application ouverte, telle que Word ou PowerPoint.

Vous pouvez afficher les ressources numériques aux utilisateurs de SharePoint Server 2013 dans l’une des manières suivantes :

• en permettant aux utilisateurs de parcourir la bibliothèque de biens ;

• en insérant un composant WebPart dans une page web sur un site d’équipe ;

• en utilisant le champ de contrôle vidéo dans une page de publication d’un site de publication ;

• en utilisant le composant WebPart Requête de contenu.

Les méthodes spécifiques que vous utilisez afin d’afficher les biens pour les utilisateurs de la bibliothèque de biens varient en fonction des utilisateurs, de leur utilisation des biens de la bibliothèque, ainsi que des méthodes d’affichage des biens les plus appropriées selon le scénario.

En plus des fonctionnalités qui font partie de la bibliothèque de composants, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités SharePoint Server 2013 telles que les workflows, le routage, les règles et les stratégies. Ces fonctions permettent de gérer les biens qu’ils sont fournis dans la bibliothèque de composants, le suivi des actifs, automatisez la publication de ressources sur l’approbation et définir l’expiration pour les immobilisations.

Scénarios d’utilisation de la bibliothèque de biens

Utilisateurs avec des autorisations de modification peuvent ajouter une bibliothèque à toute collection de sites de SharePoint Server 2013 ou d’un site. Le tableau suivant décrit des scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser une bibliothèque de ressources numériques.