Utilisation d’une archive d’enregistrements ou gestion des enregistrements sur place (SharePoint Server 2010)
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Avant Microsoft SharePoint Server 2010, vous gériez les enregistrements en créant un site du centre des enregistrements destiné à servir d’archive, puis en copiant les documents dans celle-ci lorsqu’ils devenaient des enregistrements. Un document avait la qualité d’enregistrement en raison de sa présence dans l’archive des enregistrements.
Dans Microsoft SharePoint Server 2010 vous pouvez gérer les enregistrements dans une archive ou vous pouvez gérer les enregistrements dans le même référentiel de documents que les documents actifs. Grâce à l’approche de type « sur place » de Microsoft SharePoint Server 2010, lorsque vous déclarez qu’un document est devenu un enregistrement, l’enregistrement demeure en place, mais Microsoft SharePoint Server 2010 le gère maintenant en tant qu’enregistrement. Par exemple, un document peut obtenir une stratégie de rétention différente lorsqu’il est déclaré comme étant un enregistrement ou les utilisateurs peuvent être dans l’impossibilité de le modifier.
Une approche hybride est également possible. Par exemple, vous pouvez conserver les enregistrements sur place avec les documents actifs pendant deux années, puis déplacer les enregistrements vers une archive d’enregistrements lorsqu’un projet est terminé.
Pour déterminer si vous devez gérer les enregistrements dans un centre d’enregistrements distinct ou dans le site de collaboration dans lequel les documents ont été créés, posez-vous les questions suivantes :
La gouvernance du site de collaboration est-elle appropriée pour la gestion des enregistrements ? Votre secteur d’activité est-il soumis à une réglementation spécifique obligeant à séparer les enregistrements des documents actifs ? L’administrateur d’un site de collaboration doit-il être approuvé pour gérer un site qui contient des enregistrements ? Vous souhaitez peut-être stocker les enregistrements dans un site dont l’accès est plus limité que le site de collaboration ou dans un site sauvegardé selon une planification spécifique.
Pendant combien de temps le site de collaboration sera-t-il utilisé ? Si les enregistrements doivent être conservés au-delà du déroulement du projet, le choix d’une stratégie de gestion des enregistrements sur place suppose que le site de collaboration soit géré même après son utilisation.
Les membres du projet auront-ils besoin d’accéder fréquemment aux documents une fois que ceux-ci seront devenus des enregistrements ? Si vous utilisez une approche de type « sur place », les membres du projet peuvent accéder aux documents de la même manière, que ceux-ci soient actifs ou qu’ils soient des enregistrements.
Les responsables des enregistrements dans votre organisation doivent-ils gérer uniquement les enregistrements ou toutes les informations, qu’il s’agisse de documents actifs ou d’enregistrements ? Si les responsables des enregistrements gèrent uniquement les enregistrements officiels, avoir un centre d’enregistrements distinct pourrait leur être plus facile.
Le tableau suivant compare les possibilités offertes par les enregistrements situés dans un centre d’enregistrements et celles offertes par les enregistrements gérés sur place dans un site de collaboration. Les différences sont présentées du point de vue des responsables des enregistrements et des employés collaborant au sein d’une équipe de projet.
Différences entre une archive d’enregistrements et des enregistrements sur place
| Facteur | Archive d’enregistrements | Enregistrements sur place |
|---|---|---|
Gestion de la rétention des enregistrements |
L’organisateur de contenu met automatiquement les nouveaux enregistrements dans le dossier adéquat au sein du plan de gestion de fichiers de l’archive, en fonction des métadonnées. |
En fonction de l’emplacement et du type de contenu actuel, des stratégies différentes peuvent être associées aux enregistrements et aux documents actifs. |
Spécifier les utilisateurs pouvant afficher les enregistrements |
Oui. L’archive spécifie les autorisations associées à l’enregistrement. |
Non. Les autorisations ne changent pas lorsqu’un document devient un enregistrement. Toutefois, vous pouvez spécifier les utilisateurs pouvant modifier et supprimer des enregistrements. |
Facilité de recherche des enregistrements (pour les responsables des enregistrements) |
Plus facile. Tous les enregistrements se trouvent à un même emplacement. |
Plus difficile. Les enregistrements sont répartis sur plusieurs sites de collaboration. |
Gérer toutes les versions des documents en tant qu’enregistrements |
L’utilisateur doit explicitement envoyer chaque version d’un document à l’archive. |
Automatique, sous réserve que la gestion des versions soit activée. |
Facilité de recherche des informations (pour les collaborateurs d’une équipe) |
Plus difficile, bien qu’un lien vers le document puisse être ajouté au site de collaboration lorsque le document devient un enregistrement. |
Plus facile. |
Encombrement du site de collaboration |
Le site de collaboration ne contient que des documents actifs. |
Le site de collaboration contient des documents actifs et des documents inactifs (enregistrements), bien que vous puissiez créer des vues pour n’afficher que les enregistrements. |
Possibilité d’auditer les enregistrements |
Oui |
Suivant la stratégie d’audit du site de collaboration. |
Étendue d’eDiscovery |
Les documents actifs et les enregistrements sont explorés séparément. |
La même recherche eDiscovery inclut les enregistrements et les documents actifs. |
Sécurité administrative |
Un responsable des enregistrements peut gérer l’archive des enregistrements. |
Les administrateurs des sites de collaboration sont habilités à gérer les enregistrements et les documents actifs. |
Le tableau suivant compare les deux approches de gestion des enregistrements du point de vue de leur incidence sur la gestion des ressources informatiques.
Différences de ressources entre une archive d’enregistrements et des enregistrements sur place
| Facteur | Archive d’enregistrements | Enregistrements sur place |
|---|---|---|
Nombre de sites à gérer |
Davantage de sites ; en d’autres termes, il existe une archive distincte en plus des sites de collaboration. |
Moins de sites. |
Évolutivité |
La pression exercée par la taille des bases de données sur les sites de collaboration est atténuée. |
La taille maximale des collections de sites est atteinte plus rapidement. |
Facilité de gestion |
Batterie de serveurs ou site distincts pour les enregistrements. |
Aucune mise en service de site supplémentaire au-delà de ce qui est déjà nécessaire pour les sites comportant des documents actifs. |
Stockage |
Peut stocker les enregistrements sur un support de stockage différent. |
Les documents actifs et les enregistrements sont stockés ensemble. |