Planifier les processus d’approbation et de révision dans les flux de travail (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Dans le cadre de la planification des flux de travail pour le déploiement de Microsoft SharePoint Server 2010, vous pouvez planifier l’utilisation de flux de travail pour les processus d’approbation et de révision.

Contenu de cet article :

• Présentation du flux de travail d’approbation

• Fonctionnement du flux de travail Approbation

  • Exemple : gérer le processus d’approbation de document à l’aide d’un flux de travail

• Modèle de révision hybride

Présentation du flux de travail d’approbation

Le processus du flux de travail d’approbation dans Microsoft SharePoint Designer 2010 permet aux utilisateurs de Microsoft SharePoint Server 2010 de personnaliser des tâches spécifiques, dans un flux de travail, qui requièrent une approbation.

Par exemple, vous pouvez être amené à réduire le délai habituel d’une tâche dans le cadre d’un projet, comme l’achèvement d’un document spécifique. Vous pouvez définir le processus du flux de travail d’approbation de telle sorte que le document soit automatiquement rejeté si la tâche n’est pas achevée avant une heure indiquée.

Le processus d’approbation fait transiter l’élément par une ou plusieurs personnes, à chacune desquelles a été affectée une tâche de révision de l’élément et qui doivent décider de ce qu’il faut faire de celui-ci. Par exemple, si un document est téléchargé vers une bibliothèque de documents, les approbateurs peuvent approuver ou rejeter le document, réaffecter la tâche d’approbation à une autre personne ou demander que des modifications soient apportées au document.

Fonctionnement du flux de travail Approbation

Le flux de travail Approbation envoie à un groupe de personnes un document ou un élément enregistré dans une liste ou une bibliothèque pour approbation. Ce flux de travail étant par défaut associé au type de contenu Document, il est automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents.

Le flux de travail Approbation prend en charge les processus de gestion qui impliquent l’envoi d’un document ou d’un élément à des collègues ou des responsables pour approbation. Il améliore l’efficacité des processus d’approbation en gérant toutes les tâches humaines du processus, en assurant leur suivi et en enregistrant le processus une fois ce dernier terminé.

Vous pouvez démarrer un flux de travail Approbation directement à partir d’un document ou d’un élément d’une liste ou d’une bibliothèque. Pour démarrer un flux de travail, sélectionnez-le, puis complétez un formulaire d’initiation de flux de travail spécifiant les participants du flux de travail (approbateurs), une échéance et les instructions relatives aux tâches. Après le démarrage du flux de travail, le serveur affecte des tâches à tous les participants. Si des alertes de messagerie sont activées pour le serveur, ce dernier envoie également ces alertes à tous les participants. Les participants peuvent cliquer sur un lien de l’alerte de tâche de messagerie pour ouvrir le document ou l’élément à approuver. Les participants peuvent approuver, rejeter ou réaffecter leurs tâches d’approbation. Ils ont également la possibilité de demander qu’une modification soit apportée au document ou à l’élément à approuver. Les participants peuvent exécuter leurs tâches directement à partir de certains programmes faisant partie des suites Microsoft Office System 2007 et Microsoft Office 2010 ou à partir du site Web SharePoint Server 2010. Lorsque le flux de travail est en cours, son propriétaire ou ses participants peuvent afficher la page État du flux de travail pour identifier les participants ayant achevé leurs tâches. Lorsque les participants terminent leurs tâches, le flux de travail prend fin et son propriétaire en est automatiquement informé.

Lorsque le flux de travail est en cours, son propriétaire ou ses participants peuvent afficher la page État du flux de travail pour identifier les participants ayant achevé leurs tâches. Lorsque les participants terminent leurs tâches, le flux de travail prend fin et son propriétaire en est automatiquement informé.

Le flux de travail Approbation par défaut des bibliothèques de documents est un flux de travail en série, dans lequel les tâches sont affectées à un seul participant à la fois. Par défaut, une version du flux de travail Approbation est également associée aux bibliothèques Pages d’un site de publication et le flux de travail permet de gérer le processus d’approbation de la publication des pages Web. Suivant ce que vous souhaitez personnaliser, vous pouvez utiliser Office SharePoint Designer, voire SharePoint Server 2010, pour personnaliser ces versions préalablement associées du flux de travail Approbation en fonction des besoins de votre organisation ou vous pouvez ajouter une nouvelle version du flux de travail Approbation à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu.

Exemple : gérer le processus d’approbation de document à l’aide d’un flux de travail

S’il vous est déjà arrivé de solliciter l’approbation de plusieurs personnes au sujet d’un plan de projet, d’une proposition ou de tout autre document important, vous savez probablement à quel point cette démarche peut s’avérer frustrante. Premièrement, comment gérez-vous la logistique visant à ce que le document parvienne à la personne appropriée ? Envoyez-vous le document par courrier électronique et demandez-vous des réponses au moyen du même procédé ? Planifiez-vous une réunion ? Deuxièmement, comment effectuez-vous le suivi des personnes qui ont approuvé le document et quelle procédure formelle suivez-vous pour enregistrer leur approbation ? Enregistrez-vous plusieurs messages électroniques ? Enregistrez-vous des notes de réunion ?

Envisagez les problèmes auxquels vous pourriez être confronté dans plusieurs semaines ou mois si vous ne pouviez pas vous souvenir que telle personne a approuvé tel élément ou que telle autre a envoyé tel élément de commentaire. À moins que votre organisation ait développé des processus d’approbation formels, vous pourriez ne pas être en mesure de retrouver ce type d’informations lorsque vous en aurez besoin.

Vous pouvez éviter les problèmes de ce type en utilisant le flux de travail Approbation disponible sur un site SharePoint Server 2010 pour acheminer vos documents vers des collaborateurs pour approbation. Les flux de travail réduisent le délai de coordination des processus d’entreprise courants, tels que l’approbation d’un document, en gérant les tâches humaines impliquées dans ces processus et en effectuant leur suivi. Étant donné que le flux de travail Approbation affecte les tâches, envoie les rappels, effectue le suivi de la participation et crée un enregistrement de la totalité du processus, vous pouvez vous concentrer sur la réalisation de votre travail au lieu de gérer les personnes et la logistique du processus d’approbation de document. Si vous devez documenter le fait d’avoir reçu une approbation pour un élément, vous pouvez fournir aux parties prenantes un lien vers l’historique du flux de travail pour le document, qui indique qui a approuvé ou rejeté celui-ci ou qui n’a pas terminé une tâche de flux de travail. Ainsi, le flux de travail Approbation rend le processus d’approbation plus transparent.

Modèle de révision hybride

Le modèle de flux de travail Approbation hybride est un modèle d’approbation staged. Les approbations peuvent être créées en fonction de jeux ou d’étapes ; ainsi, le premier jeu d’approbateurs peut accomplir le processus de révision et d’approbation, puis ce sera au tour du jeu d’approbateurs suivant, et ainsi de suite. Toutefois, chaque étape ou jeu d’approbations peut également posséder son propre ordre d’événements ; en d’autres termes, les membres du premier groupe d’approbateurs peuvent effectuer leur tâche de révision dans un ordre d’approbation en série, tandis que les membres du deuxième groupe peuvent effectuer leur tâche de révision en parallèle, et ainsi de suite.