Planifier des termes et des ensembles de termes (SharePoint Server 2010)

Article
01/19/2017

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Les métadonnées gérées constituent une collection hiérarchique de termes gérés de façon centralisée que vous pouvez définir, puis utiliser comme attributs d’éléments dans Microsoft SharePoint Server 2010. Avant de lire cet article, vous devez assimiler les concepts décrits dans l’article Vue d’ensemble des métadonnées gérées.

Les métadonnées gérées et la façon dont vous les structurez peuvent affecter votre solution SharePoint Server dans plusieurs aspects, notamment les suivants :

Les valeurs valides pour des colonnes et la façon dont les utilisateurs les saisissent.
Les mots clés d’entreprise que les utilisateurs peuvent appliquer aux éléments SharePoint Server 2010.
La façon d’affiner les résultats de recherche.
La façon de router les documents.
Les flux de travail appliqués aux éléments SharePoint Server.
La façon dont les utilisateurs peuvent trier et filtrer les éléments SharePoint Server.
Si vous utilisez les liens de mise en réseau, les balises que les utilisateurs peuvent appliquer aux éléments non-SharePoint Server.

Dans cet article :

Planifier : maintenant ou ultérieurement
À propos de la planification des métadonnées gérées
Identifier les ensembles de termes
Identifier les propriétaires des ensembles de termes
Déterminer les groupes d’ensembles de termes
Définir les ensembles de termes
Feuilles de planification des métadonnées gérées

Planifier : maintenant ou ultérieurement

SharePoint Server 2010 permet d’utiliser des métadonnées gérées même sans avoir préalablement défini tous les termes et les ensembles de termes. Vous pouvez commencer sans aucun ensemble de termes et laisser simplement les utilisateurs ajouter des mots clés d’entreprise aux éléments. La croissance de l’ensemble des mots clés d’entreprise vous amènera probablement à organiser celui-ci afin d’y faciliter la recherche ou la résolution d’ambiguïté de mots clés. À ce stade, vous pouvez créer des ensembles de termes et y placer certains mots clés. Vous pouvez également nettoyer les termes du nouvel ensemble en supprimant les mots mal orthographiés, ou en indiquant que certains mots sont synonymes d’autres mots.

Même si vous optez pour l’approche moins formelle de démarrage avec les mots clés d’entreprise en différant la création des ensembles de termes, vous devez comprendre comment planifier et organiser les métadonnées gérées.

À propos de la planification des métadonnées gérées

La planification et l’organisation des métadonnées gérées comprennent les étapes suivantes :

Identifier les ensembles de termes.
Identifier le propriétaire de chaque ensemble de termes.
Déterminer les groupes d’ensembles de termes.
Définir les ensembles de termes.

Les trois premières tâches sont souvent exécutées par un groupe, un architecte de solution ou un taxinomiste. La quatrième tâche, consistant à définir les ensembles de termes, peut être attribuée aux propriétaires des ensembles de termes.

La section Feuilles de planification des métadonnées gérées contient des liens vous permettant de télécharger des feuilles dans lesquelles vous pouvez enregistrer vos termes et vos ensembles de termes.

Notes

Si vous réorganisez des colonnes dans la feuille de planification détaillée des ensembles de termes, vous pouvez également utiliser celle-ci pour importer un ensemble de termes dans SharePoint Server 2010.

Cet article contient la marche à suivre pour déterminer les métadonnées gérées que votre organisation utilisera. Il n’explique pas comment répartir les métadonnées entre les magasins de termes ni où déployer les services qui hébergent ces magasins. Pour des informations sur la planification des services de métadonnées gérées, par exemple sur le choix de l’emplacement de stockage des mots clés d’entreprise, voir Planifier le partage de terminologie et de types de contenu.

Identifier les ensembles de termes

Au cours de la conception de votre solution, vous allez découvrir des attributs (métadonnées) qui devraient être associés à certains éléments dans SharePoint Server. Vous pouvez également envisager d’implémenter certaines stratégies de gouvernance de votre organisation en utilisant des métadonnées. Cette section fournit des instructions pour identifier les métadonnées et explique lesquelles doivent être gérées. Chaque élément des métadonnées gérées sera représenté par un ensemble de termes.

Tout d’abord, examinez dans votre solution les informations représentables par des métadonnées. Le tableau suivant vous suggère où rechercher des métadonnées possibles.

Métadonnées potentielles	Exemple
Colonnes personnalisées associées à des documents ou à des listes	La confidentialité d’un document : public, propriétaire, confidentiel, secret commercial, etc.
Dans les cas où le système ou un utilisateur peut effectuer des actions différentes en fonction d’une caractéristique d’un élément, cette caractéristique constitue probablement une métadonnée.	Si une demande soumise par une personne spécifique est automatiquement approuvée, « Soumise par » pourrait constituer une métadonnée.
Des options courantes en fonction desquelles les utilisateurs voudront trier ou filtrer des éléments	Si les utilisateurs sont susceptibles de filtrer des éléments en fonction du jalon associé, « Jalon » pourrait constituer une métadonnée.
Des mots ou des phrases que les utilisateurs sont susceptibles d’utiliser pour baliser des éléments	Le sujet d’une image, par exemple « Logo de la société » ou « Icône XYZ de produit »
Colonnes Choix ou Recherche dans un site SharePoint Server existant

Les métadonnées ne sont pas toutes des métadonnées gérées, c’est-à-dire un ensemble de termes. Le tableau suivant suggère des cas où les métadonnées identifiées sont susceptibles d’être gérées. Si la décision de créer un ensemble de termes pour un élément de métadonnée reste floue, il est sans doute préférable de ne pas le créer. Analysez plutôt les mots clés que les utilisateurs ajoutent aux éléments et créez un ensemble de termes lorsque plusieurs mots clés créés pourraient y être regroupés.

Si la métadonnée potentielle…	… est-elle susceptible d’être gérée ?
Est une option pour laquelle l’utilisateur sélectionnera une valeur valide	Oui
Représente une information susceptible d’être utilisée plusieurs fois	Oui
Possède des valeurs valides qui peuvent être organisées de façon hiérarchique	Oui
Inclut des synonymes ou des abréviations qui devraient être regroupés	Oui
Est applicable à une seule langue, mais pourrait être visible dans d’autres langues	Oui
Est représentée par une colonne intégrée (comme Date de modification)	Non
Possède une infinité de valeurs valides	Non
Possède des valeurs valides différentes à chaque emplacement d’utilisation (par exemple, des valeurs différentes pour l’attribut Version en fonction du site d’équipe produit sur lequel l’élément apparaît)	Non (ou, si elle est représentée par une métadonnée gérée, elle peut être planifiée et gérée au niveau du site)
A comme seules valeurs valides Oui ou Non	Non

Enregistrez les ensembles de termes dans la feuille de planification des ensembles de termes, et ajoutez une brève description pour chacun.

Identifier les propriétaires des ensembles de termes

Pour chaque ensemble de termes, vous devez déterminer un propriétaire. Ce dernier peut ensuite définir les termes dans l’ensemble.

Si l’ensemble de termes doit être utilisé partout dans l’organisation, ou si ses termes doivent être étroitement contrôlés, il existe probablement déjà un groupe qui gère ces informations. Ce groupe est susceptible de gérer cet ensemble de termes. Si ces informations ne sont pas étroitement contrôlées, vous pourrez désigner un propriétaire de cet ensemble de termes, qui procédera périodiquement au nettoyage des termes.

Enregistrez le propriétaire de chaque ensemble de termes dans la feuille de planification des ensembles de termes.

Déterminer les groupes d’ensembles de termes

Un groupe d’ensembles de termes constitue une frontière de sécurité. Seul le collaborateur désigné pour le groupe peut gérer les ensembles de termes du groupe et créer de nouveaux ensembles de termes. Cependant, tous les utilisateurs peuvent généralement voir la totalité des ensembles de termes. Pour savoir comment empêcher certains utilisateurs de voir un ensemble de termes, voir Planifier le partage de terminologie et de types de contenu.

Organisez les ensembles de termes en groupes en fonction des utilisateurs qui auront la capacité de gérer les ensembles de termes. Si vous avez identifié une personne comme étant la propriétaire de 25 ensembles de termes, ces 25 ensembles appartiennent peut-être au même groupe. Si différentes personnes possèdent chacune un seul ensemble de termes, alors que ces personnes appartiennent au même département, cela peut constituer une bonne raison de placer tous ces ensembles dans un même groupe. Il est courant de créer les groupes en fonction de la structure de l’organisation et de laisser celle-ci chargée de désigner un responsable pour le groupe des ensembles de termes. Ce responsable peut ajouter des personnes au rôle de collaborateur pour gérer les ensembles de termes dont elles sont propriétaires.

Si des ensembles de termes ne doivent pas être visibles par certains utilisateurs, attribuez ces ensembles à des groupes distincts. Par exemple, si cinq des ensembles de termes ne doivent être visibles que par les membres du département juridique, définissez un nouveau groupe d’ensembles de termes et incluez-y ces cinq ensembles uniquement. Vous créerez éventuellement des instances différentes de service de métadonnées gérées pour les groupes publics et privés, comme décrit dans l’article Planifier le partage de terminologie et de types de contenu.

Définir les ensembles de termes

À ce stade, vous avez identifié un propriétaire pour chaque ensemble de termes. Les propriétaires peuvent utiliser la suite de ce processus pour définir leurs ensembles de termes.

Pour définir un ensemble de termes, vous devez répondre aux questions suivantes :

Quels sont les termes constituant cet ensemble ?
Comment les termes devraient-ils être organisés ?
Qui devrait être autorisé à ajouter des termes à cet ensemble ?

Utilisez les instructions des sections suivantes pour définir et organiser les termes, et pour déterminer si l’ensemble de termes est ouvert ou fermé. Enregistrez les ensembles de termes et leurs descriptions dans la feuille de planification détaillée des ensembles de termes.

Identifier les termes

Identifiez les termes de l’ensemble de termes. Si vous voulez autoriser la représentation du même concept par plusieurs termes (par exemple, « XYZ version 2 » et « XYZ v2 » peuvent être deux noms possibles du même produit), incluez les deux termes. Identifiez un terme comme le terme principal, et indiquez que le second terme est synonyme du premier.

Organiser les termes

Le premier principe d’organisation d’un ensemble de termes doit être sa facilité de navigation. Les utilisateurs finals vont souvent interagir avec l’ensemble de termes en y sélectionnant un des termes. Par conséquent, vous devez organiser l’ensemble afin de faciliter la recherche du terme correct sans trop de défilement. Cela suggère une structure hiérarchique.

Notes

Comme vous pouvez spécifier un ordre de tri personnalisé pour un ensemble de termes (par exemple, mercredi doit être présenté avant jeudi, bien que cet ordre ne soit pas alphabétique), vous n’avez pas à vous soucier de l’ordre dans lequel vous répertoriez les termes.

Vous pouvez imbriquer les termes jusqu’à sept niveaux de profondeur au maximum. Comme vous avez la possibilité de déclarer un terme comme non disponible pour le marquage (c’est-à-dire, un terme que l’utilisateur ne peut pas sélectionner), vous disposez de souplesse pour organiser la hiérarchie, comme illustré dans les exemples fournis dans les feuilles.

Les suggestions suivantes peuvent vous aider à déterminer comment structurer un ensemble de termes.

Dans un domaine bien connu, l’organisation est probablement standard. Par exemple, les termes dans un ensemble de termes représentant les bureaux de vente pourraient être organisés au moyen d’une hiérarchie géographique. Les termes du premier niveau peuvent être pensés comme les continents. Les termes du second niveau peuvent être les pays, ceux du troisième niveau, les provinces à l’intérieur de chaque pays, et ceux du quatrième niveau, les villes où sont situés les bureaux. Comme l’ensemble de termes représente les bureaux de vente, seuls les termes du quatrième niveau seront disponibles pour le marquage.
Existe-t-il déjà des moyens bien connus d’organiser les informations dans votre entreprise ? Par exemple, la structure des dossiers sur un partage de fichiers représente-t-elle la façon dont la plupart des utilisateurs organiseraient les informations ? La structure de navigation de votre portail intranet est-elle pratique pour la recherche des informations ? Vous pouvez vous reporter à ces exemples de structuration actuelle des informations pour organiser votre ensemble de termes.

Notes

Réfléchissez de façon approfondie avant d’utiliser la structure interne de votre entreprise pour organiser un ensemble de termes. Si votre entreprise procédait à une réorganisation la semaine qui suit, vous faudrait-il réorganiser également l’ensemble de termes ? Le bénéfice sera-t-il à la hauteur de la peine ?
Si les termes de l’ensemble de termes constituent simplement une liste sans méthode évidente d’organisation, envisagez une organisation alphabétique. Définissez les lettres de l’alphabet comme termes du premier niveau, et les termes à proprement parler comme termes du second niveau. Si l’ensemble de termes est trop vaste pour cette structure, vous pouvez créer un second niveau d’organisation alphabétique (par exemple, AA – AF, AG – AI, AJ – AR et AS – AZ) et inclure les termes à proprement parler au troisième niveau. Les termes des niveaux servant simplement à l’organisation alphabétique doivent être marqués comme non disponibles pour le balisage.

Identifier les utilisateurs autorisés à ajouter des termes

Tout le monde peut ajouter un nouveau terme à un ensemble de termes ouvert. Seules les personnes identifiées comme des collaborateurs pour un groupe d’ensembles de termes peuvent ajouter des termes à un ensemble de termes fermé du groupe. Par exemple, un ensemble de termes représentant des centres de coûts serait probablement fermé. Un ensemble de termes représentant les donateurs d’une œuvre caritative pourrait être ouvert.

Enregistrez les détails de chaque ensemble de termes dans un exemplaire distinct de la feuille de planification détaillée des ensembles de termes.

Feuilles de planification des métadonnées gérées

Téléchargez une version Excel de la Feuille de planification des ensembles de termes (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0x40C).

Téléchargez une version Excel de la Feuille de planification détaillée des ensembles de termes (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0x40C).