À propos des formulaires dans SharePoint Server 2010

Article
01/19/2017

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Dans cet article, vous allez découvrir les avantages de l’utilisation de formulaires InfoPath pour rassembler des données dans des solutions Microsoft SharePoint Server 2010. Il décrit le rôle des formulaires dans des solutions métiers d’une certaine ampleur, ainsi que les types de formulaires que vous pouvez créer à l’aide de Microsoft InfoPath 2010.

Dans cet article :

Vue d’ensemble des formulaires InfoPath
Rôle des formulaires dans les solutions SharePoint
Types de formulaires InfoPath
Déploiement de formulaires
Déploiement des formulaires

Vue d’ensemble des formulaires InfoPath

Tous les processus d’entreprise impliquent la collecte de données d’un certain type, et la réussite de tout processus d’entreprise repose sur la qualité et sur l’intégrité de ces données. En utilisant des formulaires InfoPath dans vos solutions SharePoint, vous pouvez faire en sorte que seules des données valides et de bonne qualité soient collectées. En effet, InfoPath 2010 vous permet de standardiser, de personnaliser et d’optimiser le processus de collecte de données sans écrire de code.

Les fonctionnalités clés fournies par InfoPath pour garantir l’intégrité des données sont par exemple les suivantes :

La validation de données personnalisée empêche les utilisateurs d’envoyer des formulaires qui contiennent des données non valides.
Disposition personnalisée. À l’aide de plusieurs affichages, vous pouvez simplifier l’expérience de remplissage de formulaire en scindant les formulaires en plusieurs pages ou en créant des affichages distincts optimisés pour des utilisateurs ou des tâches spécifiques. La mise en forme conditionnelle vous permet d’optimiser l’expérience de remplissage de formulaire. Par exemple, vous pouvez afficher ou masquer des champs dans le formulaire en fonction de valeurs entrées par les utilisateurs.
Les connexions de données à d’autres sources telles que des listes SharePoint ou des services Web vous permettent d’intégrer des données de prise en charge et contextuelles à vos formulaires.

Aucun code n’est requis pour l’implémentation des fonctionnalités ci-dessus. Toutefois, vous pouvez écrire du code managé à l’aide de Visual Studio Tools for Applications (VSTA) pour ajouter des fonctionnalités plus avancées à vos formulaires.

Rôle des formulaires dans les solutions SharePoint

Les formulaires jouent un rôle dans toutes les solutions de gestion de processus d’entreprise. Voici quelques exemples de types de solutions et d’applications métiers qui utilisent des formulaires InfoPath :

Les applications pilotées par des formulaires reposent sur un formulaire permettant de rassembler des données auquel sont associées d’autres fonctionnalités SharePoint en vue du traitement des données et de la création de rapports à partir de celles-ci sous des formes telles que des flux de travail, des pages Web personnalisées ou des listes externes. À titre d’exemples, citons un site Web de support technique, un centre d’achat ou un centre d’embauche pour un département de ressources humaines.
Les applications de flux de travail de documents automatisent les processus d’entreprise basés sur des documents. L’ajout de formulaires InfoPath aux flux de travail vous permet de rassembler des informations auprès des utilisateurs à des moments prédéfinis pendant le cycle de vie du flux de travail et permet aux utilisateurs d’interagir avec les tâches liées à ce flux de travail. À titre d’exemples, citons l’approbation de contrat, la révision de spécifications techniques ou le traitement de documents juridiques.
Les applications de données métiers reposent sur des données d’un système externe rendues disponibles dans SharePoint Server par le biais de Business Connectivity Services. Les données dans les systèmes externes sont accessibles dans SharePoint Server par le biais de listes externes et peuvent être ajoutées, affichées, mises à jour et supprimées à l’aide de formulaires InfoPath. À titre d’exemples, citons la gestion de la relation client et la planification des ressources d’entreprise.
Les processus d’entreprise ad hoc peuvent être gérés à l’aide de listes SharePoint. Les formulaires utilisés pour la création, la lecture et la mise à jour des éléments de ces listes peuvent être personnalisés à l’aide d’InfoPath 2010. À titre d’exemples, citons le suivi simplifié des problèmes et les listes de tâches.
Les panneaux Information sur le document utilisent des formulaires InfoPath pour afficher des métadonnées du document dans une application cliente Microsoft Office System.

Types de formulaires InfoPath

Suivant l’organisation et ses ressources et besoins en termes de gestion, les concepteurs de formulaire peuvent être des professionnels spécialisés dans la conception et le développement basés sur des formulaires ou d’autres utilisateurs tels que des travailleurs de l’information, des concepteurs de solution globale, des concepteurs de site, des administrateurs de collection de sites, des développeurs Web ou des administrateurs de batterie de serveurs ayant d’autres responsabilités principales.

Le type de formulaire qu’ils conçoivent dépend des contraintes de la solution métier.

Composants InfoPath

InfoPath comprend les deux composants principaux suivants :

InfoPath 2010 est une application cliente Office System qui possède les deux modes suivants :
- Microsoft InfoPath Designer 2010 permet de créer des modèles de formulaire. Ceux-ci définissent la structure des données, l’apparence et le comportement d’un formulaire. Une fois le processus de conception achevé, les concepteurs de formulaire publient le modèle de formulaire dans SharePoint Server afin que les utilisateurs puissent commencer à remplir les formulaires basés sur ce modèle.
- Microsoft InfoPath Filler 2010 permet de remplir les formulaires basés sur les modèles de formulaire créés dans SharePoint Designer.
InfoPath Forms Services dans Microsoft SharePoint Server 2010 permet l’affichage des formulaires dans le navigateur Web. Ce composant est disponible en tant que fonctionnalité d’entreprise de SharePoint Server 2010. Les administrateurs de batterie de serveurs configurent les paramètres d’InfoPath Forms Services sur le site Web Administration centrale de SharePoint.

Formulaires de navigateur Web ou formulaires Filler uniquement

La première décision conceptuelle que doivent prendre les concepteurs de formulaire consiste à déterminer s’il faut créer un formulaire de navigateur Web ou un formulaire Filler uniquement. Les formulaires de navigateur peuvent être remplis dans un navigateur Web, tandis que les formulaires Filler uniquement ne peuvent être remplis que dans InfoPath Filler 2010.

Le principal avantage de la création de formulaires de navigateur réside dans le fait que les utilisateurs peuvent remplir les formulaires sans qu’InfoPath 2010 soit installé sur leurs ordinateurs. Ces formulaires peuvent être remplis dans le navigateur. InfoPath Forms Services est requis pour publier les formulaires de navigateur dans SharePoint Server et pour les afficher dans le navigateur. Toutefois, il est important de noter que certaines fonctionnalités et certains contrôles ne sont pas pris en charge dans les formulaires de navigateur Web. C’est essentiellement cette raison qui explique le recours à la création d’un formulaire Filler uniquement.

Formulaires de navigateur Web

Les types de formulaires de navigateur sont les suivants :

formulaires de liste ;
formulaires de liste externe ;
formulaires de la bibliothèque de formulaires ;
formulaires de flux de travail.

Formulaires de liste SharePoint

Dans SharePoint Server 2010, vous pouvez désormais étendre et améliorer les formulaires utilisés pour la création, la modification et l’affichage des éléments dans les listes SharePoint à l’aide d’InfoPath 2010. Les modèles de formulaire InfoPath publiés dans les listes SharePoint remplacent le formulaire de liste SharePoint par défaut.

Chaque type de contenu pour la liste possède son propre formulaire de liste SharePoint qui peut être personnalisé dans InfoPath Designer.

La personnalisation des formulaires de liste dans InfoPath Designer vous permet d’améliorer vos listes SharePoint en ajoutant les fonctionnalités suivantes qui ne sont pas prises en charge dans les formulaires de liste SharePoint par défaut :

Ajouter des règles pour valider les données que les utilisateurs ajoutent aux formulaires. Par exemple, si vous utilisez des formulaires pour effectuer le suivi des commandes pour une organisation, vous pouvez imposer une limite de dépenses pour chaque commande.
Ajouter des règles afin d’appliquer une mise en forme conditionnelle aux données. Les concepteurs de formulaire peuvent afficher ou masquer des champs, activer ou désactiver des contrôles, changer d’affichage ou définir des valeurs pour les données dans un champ. Par exemple, dans un modèle de formulaire de suivi d’inventaire, vous pouvez afficher des informations différentes à un utilisateur qui demande de nouveaux produits en stock et à l’administrateur d’organisation qui en achète.
Interroger des données à partir d’autres sources. Par exemple, vous pouvez vérifier la disponibilité de produits en stock dans un système externe et permettre aux utilisateurs de savoir immédiatement si un article particulier n’est pas non disponible.
Modifier la disposition et l’aspect des formulaires. Par exemple, vous pouvez déplacer les champs obligatoires vers une position bien visible dans le formulaire afin que les utilisateurs puissent les rechercher et les renseigner plus facilement ou ajouter des affichages optimisés pour différentes tâches ou autorisations utilisateur.

Ces options de personnalisation, ainsi que les affichages et les options de filtrage prédéfinis disponibles pour les listes SharePoint, permettent d’utiliser les formulaires de liste dans de nombreux types de solutions métiers, allant des processus ad hoc aux processus d’entreprise structurés plus complexes.

Les modèles de formulaire de liste SharePoint ne peuvent pas contenir de code managé ou de données imbriquées ou récurrentes. Si la solution globale requiert du code managé ou des structures de données complexes dans les formulaires, vous devez utiliser une bibliothèque de formulaires.

Formulaires de liste externe

Business Connectivity Services vous permet d’utiliser des données de systèmes externes tels que des bases de données ou des services Web à l’aide de listes externes SharePoint. Les listes externes sont créées à partir de types de contenu externe. Comme dans le cas des listes SharePoint ordinaires, InfoPath 2010 permet de personnaliser les formulaires utilisés pour la création, la lecture, la mise à jour et la suppression d’éléments dans les listes externes.

Formulaires de la bibliothèque de formulaires

Une bibliothèque de formulaires est une bibliothèque de documents SharePoint qui utilise un formulaire InfoPath en guise de type de contenu par défaut. Les nouveaux formulaires sont créés par le biais du bouton Nouveau dans la bibliothèque de formulaires et les différents formulaires remplis par les utilisateurs sont stockés sous la forme de fichiers XML dans la bibliothèque.

Des formulaires de bibliothèque de formulaires doivent être utilisés si votre solution requiert l’une des fonctionnalités suivantes :

données imbriquées ou récurrentes ;
signatures numériques ;
code managé ;
données de formulaire stockées en tant que données XML.

Formulaires de flux de travail

Les concepteurs de formulaire peuvent utiliser InfoPath Designer pour personnaliser les formulaires que les utilisateurs remplissent pour interagir avec des tâches dans les flux de travail SharePoint.

Pour plus d’informations sur la conception de modèles de formulaire, voir Aide et procédure InfoPath (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185225&clcid=0x40C).

Pour plus d’informations sur la conception de modèles de formulaire possédant du code personnalisé, voir InfoPath Forms Services (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185226&clcid=0x40C) dans le centre pour les développeurs SharePoint.

Déploiement de formulaires

Les options de publication disponibles pour les formulaires de bibliothèque de formulaires dépendent de la présence de code managé dans le modèle de formulaire, des autorisations du concepteur de formulaire et des paramètres InfoPath Forms Services.

Publication de formulaires de navigateur dépourvus de code

Les formulaires de navigateur Web dépourvus de code managé peuvent être publiés directement dans SharePoint Server par tout concepteur de formulaire disposant du niveau d’autorisation de création. Les concepteurs de formulaire publient les modèles de formulaire à l’aide d’InfoPath Designer.

Les administrateurs de batterie de serveurs peuvent restreindre la possibilité de publier des formulaires de navigateur dans SharePoint Server en désactivant la publication des modèles de formulaire activés pour le navigateur sur la page des options de configuration d’InfoPath Forms Services dans l’Administration centrale. Cette option s’applique uniquement aux formulaires de bibliothèque de formulaires et permet aux organisations qui souhaitent un contrôle plus centralisé des modèles de formulaire d’imposer l’approbation de l’administrateur avant la publication de formulaires de navigateur dans SharePoint Server. Cette option n’empêche pas les utilisateurs de publier des formulaires Filler uniquement dans SharePoint Server. Ces formulaires ne peuvent être remplis qu’à l’aide d’InfoPath Filler.

Publication de formulaires de navigateur possédant du code

Les concepteurs de formulaire peuvent ajouter du code managé à leurs formulaires à l’aide de Visual Studio Tools for Applications (VSTA). VSTA est un composant d’installation facultatif disponible dans le programme d’installation d’InfoPath 2010. Les modèles de formulaire qui comportent du code managé peuvent être publiés des deux façons suivantes :

Solutions en bac à sable Les administrateurs de collection de sites peuvent publier les modèles de formulaire comportant du code dans les bibliothèques de formulaires sous la forme de solutions en bac à sable.
Formulaires approuvés par l’administrateur Les administrateurs de batterie de serveurs peuvent télécharger les modèles de formulaire vers une bibliothèque dans l’Administration centrale, puis activer les modèles de formulaire sur les collections de sites en tant que types de contenu de site pouvant être sélectionnés par les utilisateurs qui disposent du niveau d’autorisation de création.

Modèles de formulaire en tant que solutions en bac à sable

Les administrateurs de collection de sites peuvent publier les modèles de formulaire comportant du code dans des bibliothèques de formulaires en tant que solutions en bac à sable, sous réserve que le service de code en mode bac à sable Microsoft SharePoint Foundation soit en cours d’exécution sur la batterie de serveurs. Cela permet à un concepteur de formulaire qui est administrateur de collection de sites de publier les formulaires sans solliciter l’approbation de l’administrateur de batterie de serveurs. Les solutions en bac à sable s’exécutent dans un environnement ayant accès à un sous-ensemble du modèle objet serveur. L’administrateur de batterie de serveurs peut définir des limites d’utilisation pour protéger le serveur contre tout code malveillant.

Les modèles de formulaire qui contiennent du code dont l’exécution requiert une autorisation de confiance totale ne peuvent pas être publiés en tant que solutions en bac à sable. Ils doivent être approuvés par un administrateur de batterie de serveurs. Pour plus d’informations sur les solutions en bac à sable, voir Vue d’ensemble de solutions en bac à sable (SharePoint Server 2010).

Modèles de formulaires approuvés par l’administrateur

Les administrateurs de batterie de serveurs peuvent télécharger les modèles de formulaire comportant du code, y compris du code dont l’exécution requiert l’autorisation de confiance totale, vers une bibliothèque de modèles de formulaire dans l’Administration centrale. Cette option peut être privilégiée dans les organisations qui souhaitent un contrôle plus centralisé des formulaires et du code managé au détriment de la facilité de déploiement. Les modèles de formulaire téléchargés vers la bibliothèque de modèles de formulaire dans l’Administration centrale sont appelés modèles de formulaire approuvés par l’administrateur.

Après avoir enregistré le modèle de formulaire, le concepteur de formulaire contacte l’administrateur de batterie de serveurs. Ce dernier révise le modèle de formulaire afin de s’assurer qu’il satisfait aux standards de l’organisation en termes de performances et de sécurité. Si le modèle de formulaire satisfait à ces standards, l’administrateur de batterie de serveurs le télécharge vers la bibliothèque de modèles de formulaire dans l’Administration centrale pour la batterie de serveurs.

Un administrateur de batterie de serveurs doit activer un modèle de formulaire pour une collection de sites spécifique afin qu’il puisse être utilisé sur celle-ci. L’activation d’un modèle de formulaire place celui-ci dans une bibliothèque de modèles de formulaire pour le site. Les utilisateurs peuvent ensuite ajouter le modèle de formulaire en tant que type de contenu à une bibliothèque de formulaires. Toute personne disposant du niveau d’autorisation de création peut ajouter un type de contenu de modèle de formulaire.

Pour plus d’informations, voir Gérer les modèles de formulaire approuvés par l’administrateur (SharePoint Server 2010).

Remplissage de formulaires

Une fois qu’un modèle de formulaire a été publié, les utilisateurs peuvent commencer à remplir des formulaires basés sur ce modèle de formulaire.

Formulaires de navigateur Web ou formulaires Filler

Il existe deux environnements de remplissage de formulaire principaux : le navigateur Web et InfoPath Filler. Tout formulaire peut être rempli dans InfoPath Filler. Seuls les formulaires activés pour le navigateur peuvent être remplis dans un navigateur Web.

Les administrateurs de batterie de serveurs peuvent désactiver l’affichage des formulaires dans le navigateur Web en configurant les paramètres de la page de configuration d’InfoPath Forms Services dans l’Administration centrale. Cela s’applique uniquement aux modèles de formulaire utilisateur qui ont été publiés dans des bibliothèques de formulaires ; les modèles de formulaire approuvés par l’administrateur ou les modèles de formulaire publiés dans des listes ne sont pas concernés. Si l’affichage des formulaires de navigateur Web est désactivé, les formulaires s’ouvrent dans InfoPath Filler si InfoPath est installé sur l’ordinateur de l’utilisateur.

Remplissage de formulaire en mode hors connexion

Les formulaires de liste SharePoint peuvent être remplis en mode hors connexion à l’aide de SharePoint Workspace, tandis que les formulaires de bibliothèque de formulaires peuvent être remplis en mode hors connexion à l’aide d’InfoPath Filler.

Composant WebPart Formulaire InfoPath

Les formulaires de navigateur InfoPath peuvent également être hébergés sur des pages Web à l’aide du composant WebPart Formulaire InfoPath. Pour plus d’informations sur le composant WebPart Formulaire InfoPath, voir À propos du composant WebPart Formulaire InfoPath (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187903&clcid=0x40C).