Planification d’eDiscovery (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

La découverte électronique, ou eDiscovery, consiste à localiser et à produire des informations électroniques permettant de prendre en charge des événements tels que des litiges, des audits ou des enquêtes. Si vous utilisez Microsoft SharePoint Server 2010 pour gérer des informations électroniques, songez à utiliser eDiscovery lorsque vous planifiez votre solution SharePoint Server. L’audit, les stratégies d’expiration et la recherche sont des considérations que vous devez étudier. Il convient de prendre vos décisions en matière de planification dans ces domaines avant toute utilisation d’eDiscovery.

Dans cette section :

• Prise en charge d’eDiscovery dans SharePoint Server 2010

• Audit

• Expiration

• Recherche

Prise en charge d’eDiscovery dans SharePoint Server 2010

Dans SharePoint Server, eDiscovery s’articule autour de deux parties : la recherche de documents pertinents et la limitation de ce que les utilisateurs peuvent en faire après qu’ils ont été identifiés.

Une suspension est un ensemble de documents qui peuvent être produits dans le cadre d’une requête eDiscovery. Dans SharePoint Server, vous activez ou désactivez la fonctionnalité Suspension et eDiscovery au niveau d’un site individuel. Cette fonctionnalité est activée par défaut dans un site Centre des enregistrements et est désactivée par défaut dans tous les autres types de sites. La fonctionnalité Suspension et eDiscovery vous permet de créer et de gérer des suspensions, d’ajouter des éléments à une suspension, d’utiliser la recherche pour découvrir des contenus et copier le contenu vers un autre emplacement et de verrouiller le contenu de manière à ce qu’il ne puisse pas être modifié ou supprimé.

Lorsque vous effectuez une recherche eDiscovery, vous pouvez procéder de deux façons. Vous pouvez copier tous les documents qui sont récupérés dans un organisateur de contenu, qui achemine les documents vers l’emplacement adéquat en fonction des métadonnées des documents. Ou vous pouvez laisser les documents en place et les verrouiller. Le verrouillage d’un document empêche les utilisateurs de le modifier ou de le supprimer.

Pour prendre en charge eDiscovery dans SharePoint Server, vous activez la fonctionnalité Suspension et eDiscovery dans chaque collection de sites dans laquelle des informations pertinentes peuvent exister. Ensuite, vous configurez le service de recherche pour analyser les sites pour lesquels eDiscovery est activé.

Lorsque des circonstances exigent que votre organisation produise certains documents, un processus eDiscovery peut être lancé. Un gestionnaire d’enregistrements, un avocat ou une autre personne peut prendre les mesures suivantes pour produire les documents requis.

1. Créer une suspension pour contenir les documents pertinents.

2. Lancer une recherche eDiscovery pour les documents pertinents.

   La recherche eDiscovery s’exécute à une heure qui est contrôlée par le travail de minuteur Recherche et processus. Par défaut, la recherche est lancée à 22h30 chaque jour. Les résultats de la recherche sont automatiquement ajoutés à la suspension.

3. Passer en revue les éléments dans la suspension et créer des recherches eDiscovery supplémentaires.

4. Rechercher manuellement les documents et les ajouter à la suspension.

5. Exécuter des rapports sur la suspension.

   Les rapports de suspension sont exécutés à l’heure contrôlée par le travail de minuteur Suspension du traitement et des rapports. Par défaut, l’exécution a lieu à 23h30 tous les jours.

6. Passer en revue les documents dans la suspension et supprimer les documents non pertinents.

7. Identifier les documents spécifiques dans la suspension pour laquelle d’autres informations sont nécessaires, et consulter le journal d’audit pour ces documents.

8. Remettre tous les documents associés à la suspension.

Audit

Lorsque vous envoyez un document à un organisateur de contenu, l’historique des versions du document est effacé. Pour conserver un historique des personnes qui ont modifié un document et de la date à laquelle chacune des modifications a été apportée, vous avez besoin d’un journal d’audit. Nous vous recommandons d’activer la stratégie d’audit dans toutes les collections de sites qui contiennent des bibliothèques de documents actives. Pour plus d’informations sur la stratégie d’audit, voir Vue d’ensemble de la gouvernance ? (SharePoint Server 2010).

Expiration

Toutes les informations stockées par une organisation sont sujettes à la découverte. En outre, les documents électroniques occupent de l’espace disque. Songez à implémenter une stratégie d’expiration pour supprimer automatiquement les documents lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Pour plus d’informations sur la stratégie d’expiration, voir Vue d’ensemble de la gouvernance ? (SharePoint Server 2010).

Recherche

Lorsqu’une organisation doit produire des documents en cas de litige, elle doit souvent les produire rapidement, sous peine de payer une amende. Assurez-vous que la recherche est configurée correctement avant votre première utilisation d’eDiscovery. Veillez particulièrement à ce que la recherche soit configurée pour analyser tous les sites dans lesquels du contenu peut être découvert.

Les moteurs de recherche sont généralement optimisés pour retourner uniquement quelques résultats extrêmement pertinents. Dans eDiscovery , l’objectif de la recherche est de retourner tous les résultats qui correspondent à une requête, et pas seulement les résultats les plus pertinents. La recherche dans SharePoint Server 2010 a été améliorée pour mieux répondre aux besoins d’eDiscovery.

Pour vous protéger contre les attaques malveillantes courantes, les recherches SharePoint Server 2010 qui s’exécutent au-delà d’une durée spécifique sont arrêtées. Si votre recherche eDiscovery peut s’exécuter pendant un long moment, envisagez les options suivantes :

• Créez une recherche avec une étendue plus étroite. Si, par exemple, vous recherchez des documents liés à un partenariat potentiel avec Contoso, Ltd., envisagez de rechercher des documents qui contiennent le mot « Contoso » et qui ont été créés dans une plage de dates spécifique, au lieu de rechercher uniquement le mot « Contoso ».

• Exécutez plusieurs recherches plus étroites. Par exemple, supposons que vous recherchiez les documents liés au recrutement du nouveau PDG de Fabrikam, Inc. Au lieu de lancer la recherche « Fabrikam (CEO, “Anders Riis”, recruit) », exécutez trois recherches distinctes : « Fabrikam CEO », « Fabrikam “Anders Riis » et « Fabrikam recruit ».