Vue d'ensemble de la co-création dans SharePoint 2013

S’APPLIQUE À :2013 2016 2019 Édition d’abonnement SharePoint dans Microsoft 365

Public concerné: professionnels de l'informatique

La co-création dans SharePoint Server permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur un document, à tout moment, sans interférer avec les modifications des autres. La co-création supprime les obstacles à la collaboration de documents basée sur le serveur. Cette fonctionnalité permet aux organisations d’éviter les multiples versions involontaires de documents en réduisant la nécessité de partager des pièces jointes. Cette fonctionnalité ne nécessite aucune configuration de serveur supplémentaire et est l’état par défaut pour les documents stockés dans SharePoint Server. Vous parvenez à co-créer à l’aide des mêmes outils et technologies que vous utilisez déjà pour gérer SharePoint.

Office offre une fonctionnalité de co-édition pour Word, PowerPoint, OneNote et Visio. Si SharePoint Server est configuré pour utiliser Office Web Apps Server, les utilisateurs peuvent également co-créer des documents dans Word, PowerPoint, Excel et OneNote Web Apps.

Fonctionnalité de co-création dans SharePoint Server

Dans un environnement de collaboration traditionnel, les documents sont partagés par pièces jointes. Effectuer un suivi des versions et des modifications de plusieurs auteurs est une opération longue et laborieuse pour les utilisateurs. Les systèmes de messagerie doivent faire face au stockage de plusieurs copies d'un même document, et le trafic réseau augmente à mesure que les documents sont envoyés.

Le stockage de documents pour la collaboration sur SharePoint réduit ces problèmes en fournissant un accès cohérent aux versions à jour des documents, en permettant aux utilisateurs de suivre les versions antérieures et en centralisant la gestion. Le stockage d'un seul document, au lieu de plusieurs pièces jointes, réduit également le trafic réseau et les frais liés au stockage.

Toutefois, cette solution n'a pas été infaillible. Ainsi, lorsqu'un document est ouvert par un collaborateur, les autres utilisateurs ne peuvent pas travailler dessus. Le fait d’oublier de fermer un document ou de l’archiver peut verrouiller indéfiniment d’autres utilisateurs, ce qui peut nécessiter l’aide du service informatique pour le corriger.

La fonctionnalité de co-édition de SharePoint Server résout ces problèmes en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler sur un document, à tout moment, sans interférer sur les modifications de chacun. Cette approche simplifie de nombreuses situations de collaboration. Par exemple :

• Deux utilisateurs, ou plus, travaillent sur différentes parties d'un document composite. Alors qu’un auteur travaille sur la partie A du document, un autre auteur peut travailler sur la partie B, sans interrompre le travail de l’autre.

• Plusieurs utilisateurs travaillent sur un diaporama composite. Chaque auteur ajoute des diapositives à la présentation et les modifie, au lieu de travailler sur des présentations distinctes et d’essayer de les fusionner ultérieurement.

• Un document est envoyé à plusieurs experts et parties prenantes, et chacun d’eux fournit des modifications ou des ajouts. Aucune modification de l’utilisateur n’est perdue, car tous les utilisateurs travaillent sur un document central stocké sur un serveur.

Comprendre l’expérience de l’utilisateur final de la co-création dans SharePoint Server

La co-édition est simple d'utilisation. Lorsqu’un utilisateur souhaite travailler sur un document dans Word, PowerPoint, OneNote, Visio ou l’un des Web Apps Office, il l’ouvre à partir de SharePoint Server, comme d’habitude. Si un autre utilisateur a déjà ouvert le document, les deux utilisateurs peuvent modifier le document en même temps. Cependant, les utilisateurs peuvent co-éditer dans Excel Web App seulement s'ils utilisent tous Excel Web App pour accéder au classeur. Si quelqu’un utilise Excel (l’application cliente) pour accéder au classeur, la co-création dans Excel Web App désactive ce classeur lorsqu’il est ouvert dans l’application cliente.

Lorsqu’un utilisateur enregistre un document Word, PowerPoint ou Word, les autres utilisateurs actuels sont avertis qu’il y a de nouvelles modifications. Ils peuvent alors actualiser immédiatement leur affichage pour voir les changements apportés ou continuer leur travail et procéder à l'actualisation ultérieurement. PowerPoint Web App et Excel Web App enregistrent automatiquement les modifications afin que les utilisateurs puissent afficher automatiquement les modifications. Les auteurs voient le travail de l’autre et tout le monde sait qui travaille sur le document. Les outils de contrôle de version et de suivi de SharePoint Server protègent le document afin que les auteurs puissent annuler les modifications indésirables. Lorsque Skype Entreprise est disponible, les utilisateurs voient l’état en ligne des co-auteurs et commencent des conversations par messagerie instantanée sans quitter le document.

Dans OneNote et OneNote Web App, les blocs-notes partagés permettent aux utilisateurs de partager des notes en toute transparence. Lorsqu’un utilisateur modifie une page du bloc-notes, ces modifications se synchronisent automatiquement avec les autres utilisateurs de ce bloc-notes afin que tout le monde dispose d’un ensemble complet de notes. Les modifications apportées par plusieurs utilisateurs sur la même page s’affichent automatiquement pour une collaboration en quasi-temps réel. Le contrôle de version et d’autres fonctionnalités partagées dans OneNote permettent aux utilisateurs de restaurer les modifications, d’afficher les modifications qui sont nouvelles et de déterminer qui a apporté une modification spécifique.

L’application cliente Excel ne prend pas en charge la co-création de classeurs dans SharePoint Server. L’application cliente Excel utilise la fonctionnalité Classeur partagé pour prendre en charge les classeurs de co-édition en temps non réel stockés localement ou sur des chemins d’accès réseau (UNC). Les classeurs de co-édition dans SharePoint sont pris en charge par Excel Web App.

Considérations importantes relatives à la planification de la co-édition dans SharePoint Server

La fonctionnalité de co-création de SharePoint est conçue pour être facile à configurer et pour minimiser les efforts de gestion. Toutefois, plusieurs considérations doivent être prises en compte lors de la configuration et de la gestion de la co-création :

• Autorisations : chaque utilisateur qui souhaite modifier un document a besoin d’autorisations de modification pour la bibliothèque de documents dans laquelle ce document est stocké. Le moyen le plus simple de garantir cela consiste à donner à tous les utilisateurs l’accès au site SharePoint où sont stockés les documents. Dans les cas où seul un sous-ensemble d’utilisateurs doit avoir l’autorisation de co-créer des documents dans une bibliothèque particulière, les autorisations SharePoint peuvent être utilisées pour gérer l’accès. Pour plus d'informations, voir Vue d'ensemble des autorisations de site dans SharePoint Server.

• Contrôle de version : le contrôle de version SharePoint Server effectue le suivi des modifications apportées aux documents pendant qu’ils sont modifiés et stocke même les versions antérieures à des fins de référence. Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée dans SharePoint Server. SharePoint Server prend en charge deux types de contrôle de version, principal et secondaire. Le contrôle de version secondaire doit rester désactivé pour les bibliothèques de documents utilisées pour la co-création dans OneNote, car il peut interférer avec la synchronisation et le contrôle de version de OneNote. Cette limitation s’applique uniquement au contrôle de version secondaire. Le contrôle de version principal peut être utilisé avec OneNote. Pour plus d’informations, consultez Comment fonctionne le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque ?.

• Nombre de versions : le nombre de versions de document conservées affecte les exigences de stockage sur le serveur. Réglez ce numéro dans les paramètres de la bibliothèque de documents pour limiter le nombre de versions. Les blocs-notes OneNote fréquemment mis à jour peuvent entraîner le stockage de nombreuses versions sur le serveur. Pour éviter d’utiliser de l’espace disque inutile, définissez le nombre maximal de versions sur un nombre raisonnable sur les bibliothèques de documents utilisées pour stocker les blocs-notes OneNote. Pour plus d'informations, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

• Période de contrôle de version : la période de contrôle de version détermine la fréquence à laquelle SharePoint Server crée une version d’un document Word ou PowerPoint en cours de co-création. Définir cette période sur une valeur faible capture les versions plus souvent, pour un suivi des versions plus détaillé, mais peut nécessiter davantage de stockage serveur. La période de contrôle de version n’affecte pas les blocs-notes OneNote. Ajustez cette valeur avec la coAuthoringVersionPeriod propriété sur le serveur. Pour savoir comment ajuster ce paramètre, consultez l'article Configurer la période de contrôle de version de co-création dans SharePoint 2013.

• Extraction : quand un utilisateur extrait un document pour le modifier, il est verrouillé par l'utilisateur. Cette fonctionnalité empêche la co-création. N’activez pas la fonctionnalité Exiger l’extraction dans les bibliothèques de documents dans lesquelles la co-édition sera utilisée. Par défaut, Exiger l’extraction n’est pas activé dans SharePoint Server. Les utilisateurs ne doivent pas extraire les documents manuellement lorsque la co-édition est utilisée. Pour en savoir plus, consultez l'article relatif à la configuration d'une bibliothèque pour exiger l'extraction des fichiers.

Considérations à prendre en compte lors de la planification de la co-création dans les blocs-notes OneNote

Contrairement à Word et PowerPoint, OneNote stocke les informations de version dans le fichier lui-même. Ainsi, les administrateurs doivent respecter les recommandations suivantes pour stocker des blocs-notes OneNote dans une bibliothèque de documents SharePoint Server :

• N’activez pas le contrôle de version secondaire. Par défaut, le contrôle de version secondaire est désactivé dans SharePoint Server.

• Le contrôle de version principal est activé dans SharePoint Server par défaut. Définissez un nombre maximal raisonnable de versions à stocker.

Considérations relatives aux performances et à l’extensibilité pour la co-création dans SharePoint Server

Les applications SharePoint Server et Office réduisent l’impact sur les performances et la scalabilité associés à la co-création dans votre environnement. Les clients Office n’envoient ni ne téléchargent les informations de co-création à partir du serveur tant que plusieurs auteurs ne sont pas modifiés. Si un seul utilisateur modifie un document, l'impact sur les performances est semblable à celui des versions antérieures de SharePoint.

Pour réduire l’impact sur le serveur, les clients Office synchronisent moins souvent les actions de co-création lorsque le serveur est soumis à une charge importante ou lorsque les utilisateurs ne modifient pas activement le document. Ce minutage de la synchronisation permet de réduire l’impact global sur les performances.

Voir aussi

Planifier le contrôle de version, l’approbation du contenu et les contrôles d’extraction dans SharePoint Server