Vue d’ensemble de la co-création dans SharePoint 2013
**Sapplique à :**SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online, SharePoint Server 2013
**Dernière rubrique modifiée :**2017-07-19
Résumé : Informations sur la co-création, les autorisations et les versions de logiciels nécessaires à la co-création dans SharePoint 2013 et SharePoint Online.
Public concerné : professionnels de l’informatique
Utilisez la fonctionnalité de co-création dans SharePoint Server 2013 ou SharePoint Online pour permettre à plusieurs utilisateurs de travailler sur un document, à tout moment, et sans interférer sur les modifications de chacun. La co-création élimine les obstacles liés à la collaboration sur serveur et permet aux organisations de réduire les frais dérivés du partage de document traditionnel par pièces jointes. Cette fonctionnalité ne requiert aucune configuration de serveur supplémentaire et elle est utilisée par défaut pour les documents stockés dans SharePoint Server 2013 et SharePoint Online. L’utilisation de cette fonctionnalité requiert les mêmes outils et technologies que pour SharePoint, ce qui minimise la charge de travail des administrateurs.
Office offre une fonctionnalité de co-création pour Word, PowerPoint, OneNote, et Visio. Si vous utilisez SharePoint Online ou que SharePoint Server 2013 est configuré pour utiliser Office Web Apps Server, les utilisateurs peuvent également co-créer des documents dans les applications web Word, PowerPoint, Excel et OneNote.
Important
Cet article est destiné aux professionnels de l’informatique. Il traite de la planification de la co-création au sein d’une organisation.
Vous avez besoin d’aide concernant la co-création ? Consultez la rubrique Collaboration sur des documents et co-création de documents qui vous apprendra à utiliser les fonctionnalités de co-création et de gestion des versions de SharePoint Server 2013.
Dans cet article :
Fonctionnalité de co-création dans SharePointServer2013 et SharePoint Online
Comprendre la co-création du point de vue de l’utilisateur final dans SharePoint 2013 et SharePoint Online
Considérations importantes à prendre en compte lors de la planification de la co-création dans SharePoint 2013 et SharePoint Online
Considérations à prendre en compte lors de la planification de la co-création dans les blocs-notes OneNote
Considérations à prendre en compte concernant les performances et l’extensibilité pour la co-création dans SharePoint 2013 et SharePoint Online
Fonctionnalité de co-création dans SharePoint Server 2013 et SharePoint Online
Dans un environnement de collaboration traditionnel, les documents sont partagés par pièces jointes. Effectuer un suivi des versions et des modifications de plusieurs auteurs est une opération longue et laborieuse pour les utilisateurs. Les systèmes de messagerie doivent faire face au stockage de plusieurs copies d’un même document, et le trafic réseau augmente à mesure que les documents sont envoyés.
L’utilisation de SharePoint pour le stockage de documents de collaboration a permis de minimiser ces inconvénients en permettant aux utilisateurs d’accéder aux versions les plus à jour des documents, de suivre les versions antérieures et de bénéficier d’une gestion centralisée. Le stockage d’un seul document, au lieu de plusieurs pièces jointes, réduit également le trafic réseau et les frais liés au stockage.
Toutefois, cette solution n’a pas été infaillible. Ainsi, lorsqu’un document est ouvert par un collaborateur, les autres utilisateurs ne peuvent pas travailler dessus. Si une personne oublie de fermer ou d’archiver un document, les autres utilisateurs peuvent se retrouver indéfiniment bloqués, ce qui nécessite généralement de contacter le service informatique.
La fonctionnalité de co-création de SharePoint Server 2013 résout ces problèmes en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler sur un document, à tout moment, sans interférer sur les modifications de chacun. Cette approche simplifie de nombreuses situations de collaboration. Par exemple :
Deux utilisateurs, ou plus, travaillent sur différentes parties d’un document composite. Alors que l’un des collaborateurs travaille sur une section du document, un autre peut travailler sur une partie différente, sans interrompre le travail de l’autre.
Plusieurs utilisateurs travaillent sur un diaporama composite. Chaque collaborateur peut ajouter des diapositives à la présentation et les modifier, au lieu de travailler chacun de son côté et d’essayer de fusionner différents documents et de les rendre cohérents.
Un document est envoyé à plusieurs experts et intervenants, qui effectuent chacun des modifications ou des ajouts. Aucune modification n’est perdue car ils travaillent sur un document central, stocké sur le serveur.
Comprendre la co-création du point de vue de l’utilisateur final dans SharePoint 2013 et SharePoint Online
La co-création est une opération simple du point de vue de l’utilisateur final. Lorsqu’un utilisateur souhaite travailler sur un document dans Word, PowerPoint, OneNote, Visio ou l’une des applications web Office, il lui suffit de l’ouvrir dans SharePoint Server 2013 ou SharePoint Online, comme d’habitude. Si le document est déjà ouvert par un autre utilisateur, ils peuvent tous les deux modifier le document en même temps. Cependant, les utilisateurs peuvent co-créer dans Excel Web App seulement s’ils utilisent tous Excel Web App pour accéder au classeur. Si l’un deux utilise Excel (l’application cliente) pour accéder au classeur, la fonctionnalité de co-création est désactivée dans Excel Web App pour ce classeur lorsque celui-ci est ouvert dans l’application cliente.
Lorsqu’un utilisateur enregistre un document Word, PowerPoint ou Word Online, les autres utilisateurs sont prévenus des nouvelles modifications. Ils peuvent alors actualiser immédiatement leurs affichages pour voir les changements apportés ou continuer leur travail et procéder à l’actualisation ultérieurement. PowerPoint Web App et Excel Web App utilisent l’enregistrement automatique de sorte que les utilisateurs peuvent visualiser les modifications automatiquement. Les collaborateurs peuvent visualiser le travail de chacun et tous savent quelles sont les personnes qui travaillent sur le document. Les outils de suivi et de gestion des versions de SharePoint Server 2013 et SharePoint Online protègent le document de sorte que ses auteurs peuvent annuler les modifications non souhaitées. Lorsque Skype Entreprise est disponible, les utilisateurs peuvent connaître le statut de connexion des autres co-créateurs et peuvent démarrer une conversation de messagerie instantanée sans avoir à quitter le document.
Dans OneNote et OneNote Web App, les blocs-notes partagés permettent aux utilisateurs de partager des notes en toute transparence. Lorsqu’un utilisateur modifie une page du bloc-notes, ces modifications sont automatiquement synchronisées avec les autres utilisateurs de ce bloc-notes afin que tout le monde ait accès à un ensemble de notes complet. Les modifications apportées par plusieurs utilisateurs sur une même page apparaissent automatiquement, ce qui permet une collaboration quasiment en temps réel. La gestion des versions et les autres fonctionnalités de partage de OneNote permettent aux utilisateurs d’annuler les modifications, d’afficher les nouvelles modifications et de connaître l’auteur d’une modification donnée.
L’application cliente Excel ne prend pas en charge les classeurs de co-création dans SharePoint Server 2013 ou SharePoint Online. Toutefois, l’application cliente Excel utilise la fonction Classeur partagé pour prendre en charge les classeurs de co-création en temps non réel, stockés localement ou sur le réseau (chemins d’accès au réseau (UNC)). Les classeurs de co-création dans SharePoint sont pris en charge par Excel Web App.
Considérations importantes à prendre en compte lors de la planification de la co-création dans SharePoint 2013 et SharePoint Online
Les administrateurs doivent prendre en compte plusieurs facteurs lorsqu’ils planifient la co-création dans leur environnement.
La fonctionnalité de co-création de SharePoint est conçue pour être facile à configurer et pour minimiser les efforts de gestion. Toutefois, plusieurs considérations doivent être prises en compte lors de la configuration et de la gestion de la co-création :
Autorisations : pour que plusieurs utilisateurs soient en mesure de modifier le même document, ils doivent disposer d’autorisations de modification sur la bibliothèque de documents dans laquelle le document en question est stocké. La façon la plus simple de procéder est d’autoriser l’accès au site SharePoint sur lequel les documents sont stockés à tous les utilisateurs. Dans le cas où seul un sous-ensemble d’utilisateurs doit avoir l’autorisation de co-créer des documents dans une bibliothèque spécifique, il est possible de gérer les accès au moyen des autorisations SharePoint. Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble des autorisations de site dans SharePoint 2013.
Gestion des versions : la fonctionnalité de gestion des versions de SharePoint Server 2013 conserve la trace des modifications apportées aux documents lorsqu’ils sont en cours d’édition et stocke également les versions antérieures afin de les utiliser comme référence. Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée dans SharePoint Server 2013. SharePoint Server 2013 prend en charge deux types de versions, les principales et les secondaires. Il est préférable que les versions secondaires soient désactivées pour les bibliothèques de documents utilisées pour la co-création dans OneNote, car celles-ci peuvent avoir une incidence sur les capacités de synchronisation et de gestion des versions du produit. Cette limitation s’applique uniquement aux versions secondaires. Les versions principales peuvent être utilisées avec OneNote. Pour plus d’informations, voir Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou bibliothèque.
Nombre de versions : le nombre de versions conservées pour un document a une incidence sur les besoins de stockage sur le serveur. Il est possible de modifier ce nombre dans les paramètres de la bibliothèque de documents afin de limiter le nombre de versions conservées. Les blocs-notes OneNote fréquemment mis à jour peuvent entraîner le stockage de nombreuses versions sur le serveur. Pour éviter d’utiliser inutilement l’espace disque, il est conseillé à l’administrateur de définir un nombre maximal raisonnable de versions conservées dans le cas des bibliothèques de documents utilisées pour le stockage des blocs-notes OneNote. Pour plus d’informations, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.
Période de contrôle de versions : la période de gestion des versions détermine la fréquence à laquelle SharePoint Server 2013 crée une version d’un document Word ou PowerPoint ayant fait l’objet d’une co-création. La définition de cette période sur une valeur faible permet de capturer des versions plus souvent, pour une gestion des versions plus détaillée, mais cela peut exiger un espace stockage supplémentaire sur le serveur. La période de gestion des versions n’a aucune incidence sur les blocs-notes OneNote. Cette valeur peut être modifiée en définissant la propriété coAuthoringVersionPeriod sur le serveur. Pour plus d’informations sur le réglage de ce paramètre, voir Configurer la période de contrôle de version de co-création dans SharePoint 2013.
Extraire : lorsqu’un utilisateur extrait un document pour le modifier, celui-ci est verrouillé par l’utilisateur. Cette opération empêche la co-création. N’activez pas la fonctionnalité Exiger l’extraction dans les bibliothèques de documents dans lesquelles la co-création sera utilisée. Par défaut, la fonctionnalité Exiger l’extraction n’est pas activée dans SharePoint Server 2013. Les utilisateurs ne doivent pas extraire manuellement de documents lorsque la co-création est en cours. Pour plus d’informations, voir Configurer une bibliothèque de manière à ce qu’elle exige l’extraction des fichiers.
Considérations à prendre en compte lors de la planification de la co-création dans les blocs-notes OneNote
Contrairement à Word et PowerPoint, OneNote stocke les informations de version dans le fichier lui-même. Par conséquent, les administrateurs doivent respecter les recommandations suivantes lors du stockage de blocs-notes OneNote dans une bibliothèque de documents SharePoint Server 2013 :
N’activez pas la gestion des versions secondaires. Par défaut, la gestion des versions secondaires n’est pas activée dans SharePoint Server 2013.
Si la gestion des versions principales est activée, définissez un nombre maximal raisonnable de versions à stocker. Par défaut, la gestion des versions principales n’est pas activée dans SharePoint Server 2013.
Considérations à prendre en compte concernant les performances et l’extensibilité pour la co-création dans SharePoint 2013 et SharePoint Online
Les applications SharePoint Server 2013 et Office 2016 minimisent l’impact sur les performances et l’extensibilité lié à la co-création dans votre environnement. Les clients Office envoient et téléchargent sur le serveur les informations de co-création uniquement lorsque plusieurs utilisateurs sont en train de modifier un document. Lorsqu’un seul utilisateur modifie un document, l’impact sur les performances est semblable à celui des versions antérieures de SharePoint.
Les clients Office sont configurés pour réduire l’impact sur le serveur en limitant la fréquence des actions de synchronisation liées à la co-création lorsque le serveur est soumis à une charge élevée ou lorsqu’un utilisateur ne modifie pas activement un document. Cela permet de réduire l’impact sur les performances globales.