Lync Server 2010 : Lync et Microsoft Office

Les fonctionnalités de présence et de cocréation intégrées dans Microsoft Lync simplifient le processus de collaboration.

William Van Winkle

Dans un environnement d'entreprise d'aujourd'hui, le travail se fait en groupes. Même si c'est juste un commercial qui prépare une présentation PowerPoint, chaque élément du contenu provient d'une source ou d'un créateur différents. Il y a du texte des relations presse, des images du marketing et des tableurs de la comptabilité. Au moment où le commercial apporte les dernières touches à sa présentation, il a des questions à adresser aux autres membres de l'équipe. Vous devez suivre et gérer chaque changement et chaque révision.

Dans le passé-pas-si-bien-que-ça, il était plus difficile d'identifier les collaborateurs qui ont contribué à l'élaboration des documents. Avec Office 2010, vous pouvez consulter les informations de chaque fichier Word, Excel, PowerPoint disponibles sous Fichier | Info et vérifier les « Personnes associées ». Les auteurs et les rédacteurs connus du document y sont répertoriés.

Le bouton « Envoyer maintenant » enverra immédiatement à chaque collaborateur la version actuelle du document par la messagerie instantanée (IM) de Lync. Vous pouvez également choisir de leur montrer le document en partageant l'application avec le bouton « Partager maintenant ».

Utiliser Microsoft Lync Server avec les applications Microsoft Office peut vous permettre de créer plus de contenus utiles en moins de temps et de partager ces contenus de manière plus efficace avec les membres de l'équipe. Les tactiques de collaboration traditionnelles permettaient aux membres d'une équipe de collaborer à différents éléments ou parties. En général, une personne réunissait l'ensemble. Avec Lync Server et Office 2010, les coauteurs peuvent voir tous ceux qui ont le document ouvert et travaillent dessus ensemble en temps réel.

La puissance de la présence

Avec Lync Server, vous pouvez vérifier la disponibilité en ligne des collaborateurs passés et présents grâce aux codes couleur des boutons « présence » associées à leurs noms (voir Figure 1). Ces boutons indiquent si un collègue est disponible, occupé, en dehors du bureau et ainsi de suite.

Figure 1 Seeing who has edited passages and if they’re available for questions saves valuable time

Figure 1 Voir le nom des personnes qui ont rédigé des passages et savoir s'ils sont disponibles pour des questions fait gagner un temps appréciable

Par exemple, imaginons que Bob et Doug préparent un document dans Word 2010. Bob est à Duluth, Minnesota, et Doug est à Dublin en Irlande. Ni l'un ni l'autre ne veut entraîner les frais habituels d'appels internationaux, ni gérer les confusions liées aux fuseaux horaires. Les outils de cocréation dans Word 2010 montrent à Bob ce que Doug écrit lorsque son document est ouvert. Ils révèlent également l'état de présence de Doug et montrent quel paragraphe celui-ci a bloqué sur le moment pour sa propre révision.

Ce genre de collaboration est plus efficace et peut accélérer la production. Si Doug a eu un paragraphe bloqué pendant 15 minutes, mais que Bob a vraiment besoin de faire des corrections dans cette partie, Bob peut voir que Doug est bloqué dans une réunion et utiliser Lync pour envoyer un message instantané pour demander à Doug de débloquer le paragraphe en question. Quelques secondes plus tard, Bob peut continuer son travail. Sans l'intégration de Lync avec Word 2010, ces secondes peuvent facilement devenir des minutes ou de longs délais.

Lync avec Outlook, Exchange et SharePoint

Vous n'aurez plus à quitter une réunion importante à la première occasion pour vérifier votre messagerie vocale. Avec Lync, vous recevez la transcription automatique de votre messagerie vocale.

Les messages vocaux passent par un moteur qui change la parole en texte, que Microsoft affine depuis des années (voir Figure 2). Il affiche ensuite dans un courrier électronique l'expéditeur, ses informations de contact disponibles, son entreprise, son poste et sa présence Lync.

La précision de la parole au texte est généralement de l'ordre de 80 à 95 pour cent. Ce n'est pas parfait, mais c'est suffisamment efficace pour rendre le sens du message, son urgence et donner une idée de la réponse adéquate. Vous pouvez réaliser cela sans même quitter votre siège ou perturber la réunion.

Figure 2 Audio voicemail capabilities in Lync Server 2010 let you hear messages when you’re otherwise occupied

Figure 2 Les fonctionnalités audio de la messagerie vocale dans Lync Server 2010 vous permettent d'écouter des messages lorsque vous êtes occupé

L'élément « comment répondre » des suggestions Lync joue un rôle essentiel. La plupart des professionnels ont beaucoup d'informations et d'expertise mais très peu de temps. Ainsi, les outils qui vous permettent de partager immédiatement des données peuvent faire la différence en termes de productivité et de compétitivité. C'est la raison pour laquelle les éléments de présence et de contact intégrés que Lync affiche dans Outlook sont si importants. Ils donnent pratiquement un accès instantané à la bonne personne au bon moment.

Les informations de présence affichées dans Outlook proviennent des cartes de contact Lync (voir Figure 3). Les cartes de contact contiennent les numéros, adresses, état de présence, et emplacement de la personne, son poste et son temps de disponibilité basé sur le calendrier Exchange. L'onglet Organisation est un autre aspect des cartes de contact. Cette image montre des membres d'équipe ou des responsables avec leur présence et leur disponibilité (voir Figure 4).

Figure 3 Each Lync contact has a fly-out contact card loaded with individual and organization metadata

Figure 3 Chaque contact Lync a une carte de contact chargée avec des métadonnées individuelles et d'entreprise

Office 2010 et SharePoint Server ayant une intégration directe et puissante, il est donc difficile de parler de l'un sans mentionner l'autre. Les équipes commerciales créent régulièrement des sites SharePoint sur lesquels ils peuvent stocker des documents, des emplois du temps et d'autres ressources.

Les membres d'équipe s'affichent sur les sites de leurs équipes respectives. En utilisant les capacités de présence Lync, les informations de présence de chaque personne sont automatiquement affichées. Par SharePoint et Lync, les membres d'équipe peuvent simplement glisser-déplacer des noms dans une conversation instantanée ad hoc, dans des appels vocaux par Internet, ou dans des sessions de partage d'écran ou de tableau blanc.

Figure 4 Lync weaves “presence” status across many applications, showing whether users are available or away

Figure 4 Lync introduit l'état de « présence » dans beaucoup d'applications, en indiquant si les utilisateurs sont disponibles ou absents

« L'intérêt d'utiliser Lync avec Office et SharePoint est qu'il permet d'obtenir des détails pour que les projets soient plus harmonieux », déclare Douglas Splinter, ancien Directeur technique de Convergent. L'entreprise de Splinter a utilisé les Communications unifiées (UC) de Microsoft dans ses opérations quotidiennes et a créé des applications qui sont exécutées dans son système UC.

« Il nous fallait entre cinq à sept jours pour finaliser une proposition. Il y avait beaucoup de perte de temps », explique-t-il. « Maintenant il nous faut deux à trois jours. Cela a un impact énorme pour une entreprise de conseil. Les commerciaux obtiennent ces documents dans un délai réduit d'un tiers environ. La différence par rapport à nos pratiques de stockage est encore plus importante. Il était tellement difficile de coordonner les bons ingénieurs. Désormais, ce qui prenait une semaine et demie est maintenant ramené à quelques jours. »

Lync Server révèle une vérité simple concernant le travail au 21e siècle : Personne n'existe dans le vide. Nous sommes interdépendants. Plus nous utilisons nos connexions personnelles, plus nous sommes efficaces. Lync Server permet aux employés des entreprises modernes de faire un bon quantique dans le temps en changeant leur manière d'utiliser des outils de productivité comme Office.

William Van Winkle

William Van Winkle* est l'ancien responsable éditorial de* Reseller Advocate Magazine*. Il est rédacteur technologique indépendant depuis 1997 et a contribué à* PC Magazine, CPU, Smart Computing, Processor, Tom’s Hardware* et beaucoup d'autres. Il aime** bloguer** sur l'impact de la technologie sur la vie quotidienne. Il vit à Hillsboro, près de Portland, Oregon.*

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