Révision et suivi des classeurs d’une galerie PowerPivot à l’aide des flux de travail d’approbation SharePoint

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S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Vous pouvez utiliser Microsoft SQL Server 2008 R2 PowerPivot pour Microsoft SharePoint 2010 et PowerPivot pour Excel 2010 pour générer des flux de travail d’approbation qui effectuent le suivi de classeurs PowerPivot lorsqu’ils sont publiés dans une galerie PowerPivot.

Cet article suppose que PowerPivot pour SharePoint 2010 et PowerPivot pour Excel 2010 sont installés et que vous utilisez une galerie PowerPivot sur votre site PowerPivot pour SharePoint. Si PowerPivot pour SharePoint 2010 n’est pas installé ou que vous n’avez pas de galerie PowerPivot créée dans votre déploiement de SharePoint Server 2010, voir les articles Microsoft TechNet suivants :

Galerie PowerPivot

La galerie PowerPivot dans PowerPivot pour SharePoint 2010 est une bibliothèque de documents et permet donc de gérer les flux de travail d’approbation. Vous devez être membre du groupe Administrateurs SharePoint Server ou du du groupe Propriétaires SharePoint Server sur le site PowerPivot pour utiliser les procédures de cet article.

Générer des flux de travail d’approbation avec SharePoint Server 2010

SharePoint Server 2010 fournit plusieurs modèles de flux de travail qui permettent de créer et télécharger des documents dans une bibliothèque de documents ; dans cet article, nous utilisons une galerie PowerPivot comme bibliothèque de documents. Nous utilisons également le modèle de flux de travail Approbation - SharePoint 2010. Vous devez d’abord activer les flux de travail au niveau supérieur de la collection de sites où votre galerie PowerPivot réside dans votre installation SharePoint Server 2010. Ensuite, vous devez ajouter le flux de travail Approbation - SharePoint 2010 à la galerie. Lorsque vous avez terminé, tout nouveau classeur PowerPivot que vous enregistrez dans la galerie possède un flux de travail Approbation associé. Ainsi, le service informatique de votre organisation ou le responsable de votre équipe peut examiner chaque classeur.

Pour activer des flux de travail sur une collection de sites

  1. Ouvrez le site de niveau supérieur de la collection de sites qui héberge votre galerie PowerPivot dans SharePoint Server 2010.

  2. Depuis le niveau supérieur de la collection de sites, dans le menu Actions du site, cliquez sur Paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, dans la section Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.

  4. Dans la page Fonctionnalités, cliquez sur Activer à côté la fonctionnalité de flux de travail que vous souhaitez activer.

    La colonne État affiche Actif pour signaler que cette fonctionnalité est activée.

Pour ajouter le flux de travail « Approbation - SharePoint 2010 » à la galerie PowerPivot

  1. Sur le site Galerie PowerPivot, sous l’onglet Outils de bibliothèque, cliquez sur Bibliothèque.

  2. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail, puis sur Ajouter un flux de travail.

  3. Sur la page Ajouter un flux de travail, dans la section Flux de travail, sélectionnez le modèle de flux de travail que vous voulez associer à la galerie PowerPivot. Dans cet exemple, nous sélectionnons le modèle Approbation - SharePoint 2010.

  4. Dans la section Nom, tapez un nom pour ce flux de travail, par exemple « Approbation PowerPivot ».

  5. Dans la section Listes de tâches, sélectionnez Nouvelle liste de tâches, ou si vous avez une liste de tâches existante, vous pouvez la sélectionner.

  6. Dans la section Historique, sélectionnez Nouvel historique, ou si vous avez un historique existant, vous pouvez le sélectionner.

  7. Dans la section Options de démarrage, cliquez sur l’option que vous souhaitez utiliser pour démarrer ce flux de travail. Dans cet exemple, nous souhaitons que le flux de travail démarre lorsqu’un nouveau classeur PowerPivot est publié dans la galerie. Par conséquent, nous sélectionnons l’option Démarrer le flux de travail lorsqu’un nouvel élément est créé.

  8. Lorsque vous avez terminé la configuration du flux de travail, cliquez sur Suivant.

    Sur la page Personnaliser le flux de travail, vous pouvez assigner des approbateurs pour ce flux de travail, spécifier le routage des tâches, sélectionner la date d’échéance et spécifier la durée d’activité du flux de travail. Le seul paramétrage requis sur cette page est la section Approbateurs où vous affectez le flux de travail à une personne ou un groupe. Les autres paramètres sont facultatifs pour ce scénario.

  9. Dans la section Approbateurs, tapez les noms des individus ou des groupes auxquels le flux de travail attribuera des tâches, et sélectionnez l’ordre dans lequel ces tâches seront attribuées, si nécessaire.

    Comme indiqué précédemment, les autres sections de cette page sont facultatives pour ce scénario. Si vous devez personnaliser des flux de travail Approbation pour votre site Galerie PowerPivot ou souhaitez davantage d’informations, voir Utiliser un flux de travail Approbation (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=211508&clcid=0x40C).

    Notes

    Dans la page Personnaliser le flux de travail, vous pouvez utiliser l’option Cc pour avertir certaines personnes au démarrage et à la fin du flux de travail sans leur assigner de tâches. Si vous concevez des flux de travail personnalisés avec Microsoft SharePoint Designer 2010 ou Microsoft Visio Premium 2010, vous pouvez planifier l’envoi de messages électroniques par le flux de travail aux personnes appropriées à tout moment dans le cycle du flux. Pour plus d’informations, voir Utiliser l’éditeur de processus de tâches pour les flux de travail d’approbation (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=211034&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais) et Créer, importer et exporter des flux de travail SharePoint dans Visio (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=211032&clcid=0x40C).

  10. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé votre flux de travail Approbation.

  11. Sur la page Flux de travail, tous les flux de travail de la galerie PowerPivot sont listés avec le nombre total d’instances de chaque flux en cours. Là, vous pouvez ajouter de nouveaux flux de travail, supprimer des flux de travail ou afficher les rapports de flux de travail pour la galerie PowerPivot.

Maintenant, lorsqu’un nouveau classeur ou document est téléchargé, publié ou enregistré dans votre galerie PowerPivot, le flux de travail Approbation PowerPivot est démarré.

Pour afficher les classeurs de la galerie PowerPivot

  1. Sur le site Galerie PowerPivot, dans la section Listes, cliquez sur Tâches. La page Toutes les tâches affiche tous les flux de travail associés aux classeurs PowerPivot qui sont publiés dans la Galerie PowerPivot.

  2. Sur le site Galerie PowerPivot, vous pouvez afficher tous les classeurs qui sont publiés dans une liste détaillée. Dans la section Outils de bibliothèque, cliquez sur Bibliothèque, puis dans la section Vue actuelle, cliquez sur Galerie, qui est la vue par défaut, puis sélectionnez Tous les documents dans la liste déroulante.

  3. Dans la vue Tous les documents, pointez sur un classeur dans cette liste, puis cliquez sur la flèche qui apparaît et cliquez sur Flux de travail. Cette page affiche les flux de travail démarrés pour ce classeur.