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SharePoint en ligne : Mise en route de SharePoint en ligne

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SharePoint offre ses capacités de collaboration dans le nuage, simplifier la gestion et déploiement.

Joshua Hoffman

Nous vivons dans une économie d'idées. L'ère de l'information n'en est plus à ses débuts, mais est désormais en pleine lumière. La plupart des anciennes constructions de l'économie industrielle « traditionnelle » (emplois occupés de 9h à 17h pendant 20 ans, à fabriquer des produits physiques, etc.) sont passées en arrière-plan. Les données sont devenues la devise des affaires et la collaboration est l'essence.

La collaboration entre différents bureaux, fuseaux horaires et continents n'est pas toujours aisée. SharePoint a longtemps été la plateforme de pointe permettant ce processus de collaboration de plus en plus crucial. SharePoint facilite le partage des actualités et des informations, le partage de documents, de feuilles de calcul et d'autres données métiers structurées, ainsi que la promotion de nouveaux canaux de communication avec des partenaires, fournisseurs et clients.

Cependant, le paysage de l'infrastructure informatique évolue, les entreprises comprenant les avantages des services basés sur le nuage. Les économies réalisées via les ressources partagées et virtualisées, la capacité d'évoluer à la demande et la résistance de la redondance physique et géographique parlent d'elles-mêmes.

Vous pouvez désormais donner à la communauté d'utilisateurs l'accès à SharePoint 2010 via le nuage avec SharePoint Online. SharePoint Online fait partie de la suite Microsoft Office 365. Vous pouvez désormais améliorer et étendre votre installation traditionnelle « locale » à l'aide des services basés sur le nuage. La gestion de SharePoint Online est sans aucun doute différente de celle d'une installation locale, particulièrement du point de vue du déploiement et de la création et gestion des utilisateurs et sites.

Démarrage

Dans la mesure où SharePoint Online fait partie de la suite Office 365, l'inscription à un compte est finalement tout ce que vous devez faire pour commencer. Pour cela, accédez au site de la suite Office 365 et achetez un abonnement.

Office 365 propose un certain nombre de plans pour répondre à vos besoins, des « Plans P » destinés aux professionnels et petites sociétés (prenant en charge jusqu'à 50 utilisateurs) aux « Plans E » plus adaptés aux besoins des entreprises. Ils offrent non seulement une capacité accrue, mais également des fonctionnalités supplémentaires. Veillez à consulter le blog de l'équipe SharePoint pour obtenir des conseils sur le choix du plan le plus adapté à vos besoins.

Une fois que vous vous êtes inscrit, accédez à la page Vue d'ensemble de l'administration sur le portail d'Office 365 (voir la figure 1).

The Office 365 Admin Overview page in the Office 365 portal

Figure 1 La page Vue d'ensemble de l'administration du portail d'Office 365.

La page de présentation Admin est le concentrateur pour toutes les principales tâches administratives liées à Office 365. Celles-ci incluent la gestion des utilisateurs et domaines, y compris Lync en ligne et en ligne Exchange et votre infrastructure SharePoint en ligne des services de communications unifiées. Le portail d'administration vous permet également de gérer vos abonnements et licences pour les services Office 365.

Réfléchissez à la façon dont vous avez l'intention de déployer SharePoint Online au sein de votre organisation dans le contexte d'une infrastructure plus vaste. SharePoint Online remplacera-t-il ou étendra-t-il des parties de vos installations locales ? Quels utilisateurs auront besoin d'accéder aux sites et aux données SharePoint Online ? Quel volume des données existantes sera migré vers la nouvelle installation SharePoint Online (à partir d'où et de quel type) ? Déléguerez-vous les privilèges d'administration à d'autres utilisateurs ? Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous serez plus en mesure de commencer à déployer SharePoint Online pour vos utilisateurs.

Ajout de domaines

Si vous disposez déjà de votre propre nom de domaine, vous pouvez l'utiliser avec les services Office 365, dont SharePoint Online. Pour ajouter un domaine personnalisé, sélectionnez Domaines dans la section Gestion située dans la barre latérale de la page Vue d'ensemble de l'administration. À partir de là, sélectionnez « Ajouter un domaine ». Vous serez invité à entrer le nom de domaine que vous souhaitez utiliser (voir Figure 2).

Adding a custom domain to Office 365.

Figure 2 Ajout d'un domaine personnalisé à Office 365.

Après avoir vérifié que les informations sont correctes, cliquez sur Suivant. Vous devrez ensuite vérifier votre propriété du domaine (en créant un enregistrement TXT ou MX DNS avec votre serveur d'inscriptions). Le processus de vérification ne prend généralement pas plus de 15 à 30 minutes. Il peut durer jusqu'à 72 heures selon votre système DNS. Une fois la propriété de votre domaine vérifiée, vous recevrez des instructions relatives à la configuration du reste de vos enregistrements DNS de façon à les pointer vers Office 365.

Ajouter et gérer des utilisateurs

SharePoint Online propose une infrastructure complète permettant d'ajouter et de gérer les identités des utilisateurs, ainsi que de définir des modèles d'administration granulaires. Vous trouverez la première option permettant d'ajouter de nouveaux utilisateurs dans la section Utilisateurs de la page Vue d'ensemble de l'administration. Vous pouvez ajouter de nouvelles identités d'utilisateurs manuellement (voir la figure 3).

SharePoint Online fournit également un ensemble d'attributs utilisateur par défaut que vous pouvez enrichir afin de répondre encore plus aux besoins de votre organisation. Consultez l'article « Ajouter, modifier ou supprimer les propriétés d'un profil utilisateur » pour plus d'informations sur la personnalisation des attributs de profil utilisateur. (Remarque : vous aurez besoin d'un abonnement « E Plan » pour créer des au-delà de ce qui est inclus par défaut des attributs de profil utilisateur personnalisé.)

Adding a new user to Office 365

Figure 3 Ajout d'un nouvel utilisateur à Office 365.

Vous pouvez également ajouter des utilisateurs en bloc en important un fichier CSV comportant toutes les informations utilisateur. Vous trouverez un exemple de fichier CSV sur la page Ajout en bloc de la page Vue d'ensemble de l'administration.

Si votre organisation dispose d'un abonnement au « Plan E » au niveau de l'entreprise, vous pouvez utiliser la synchronisation Active Directory. Cela vous permet d'utiliser votre infrastructure Active Directory Domaine Services (AD DS) existante afin d'accorder l'accès aux ressources de SharePoint Online.

Vous pouvez également activer la fonctionnalité SSO (Single Sign-On). Elle est optimisée par AD FS (Active Directory Federation Services). SSO permet aux utilisateurs d'accéder de façon transparente aux ressources SharePoint Online sans qu'ils aient à saisir à nouveau leurs informations d'identification. SSO offre également des fonctionnalités supplémentaires. Vous pouvez gérer les stratégies de comptes et les restrictions d'accès via des outils d'administration Active Directory centralisés.

Pour utiliser SSO, vous devez tenir compte de quelques exigences. Il est important de les connaître au préalable :

Une fois ces exigences satisfaites, vous pouvez configurer la synchronisation SSO et Active Directory via la page Vue d'ensemble de l'administration. Veillez à lire « Préparation à Single Sign-On » et « Plan de synchronisation d'Active Directory » pour obtenir des instructions détaillées, étape par étape. Vous pouvez consulter la présentation en ligne, « Utilisation d'Active Directory avec Office 365 » pour obtenir des conseils avancés supplémentaires.

SharePoint Online accorde aux utilisateurs externes un accès aux ressources hébergées sur des sites SharePoint Online sécurisés afin de faciliter encore plus la collaboration. Le but est de simplifier le partage des documents et des informations. Cela ne répond pas aux demandes types d'une entreprise pour une solution extranet complète.

Pour autoriser les utilisateurs externes à accéder au site SharePoint Online, vous devez leur accorder l'accès en cliquant sur Paramètres | Gérer les utilisateurs externes dans le Centre d'administration de SharePoint Online (voir la figure 4).

Enabling access for external users in SharePoint Online

Figure 4 Activer l'accès pour les utilisateurs externes dans SharePoint Online.

Vous donnez ainsi à chaque administrateur de la collection de sites de l'environnement l'option d'autoriser le partage externe sur son site. Les administrateurs de la collection de sites peuvent ensuite activer les invitations d'utilisateurs externes pour leurs collections (voir la figure 5). Une fois cette opération terminée, les propriétaires et concepteurs de sites peuvent envoyer une invitation électronique aux utilisateurs externes afin de leur permettre d'accéder aux sites.

Enabling external user invitations in SharePoint Online

Figure 5 Activer les invitations envoyées aux utilisateurs externes dans SharePoint Online.

Établissement d'autorisation

Maintenant que les utilisateurs sont en place, vous devez réfléchir à la planification de l'octroi des autorisations dans le cadre de votre infrastructure SharePoint Online. Dans SharePoint Online, comme dans une installation locale de SharePoint, les niveaux d'autorisation représentent des collections d'autorisations qui permettent aux utilisateurs d'effectuer des tâches spécifiques. Par exemple, le niveau d'autorisation Lecture comprend les autorisations Afficher les éléments, Ouvrir les éléments, Afficher les pages et Afficher les versions, qui sont toutes nécessaires pour afficher les pages, les documents et les éléments dans SharePoint Online.

Vos autorisations peuvent être incluses dans plusieurs niveaux d'autorisation. Vous pouvez également hériter des autorisations, c'est pourquoi il est important d'examiner les autorisations que vous accordez aux utilisateurs et groupes d'utilisateurs.

Il est préférable d'éviter d'attribuer des autorisations directement à des utilisateurs individuels. Cela rend en effet difficile le suivi et la gestion des personnes ayant accès aux sites. L'attribution d'autorisations aux groupes est une meilleure stratégie. Attribuez ensuite les utilisateurs aux groupes appropriés.

SharePoint Online vous permet de créer des groupes de sécurité via la page Vue d'ensemble de l'administration. Si vous synchronisez avec Active Directory, vos groupes de sécurité existants seront également disponibles. Une fois les groupes de sécurité nécessaires établis, vous pouvez leur attribuer des autorisations (voir la figure 6) via la console d'administration de SharePoint Online (Paramètres du site | Personnes et groupes).

Granting permissions in SharePoint Online

Figure 6 Octroi d'autorisations dans SharePoint Online.

Solutions personnalisées

SharePoint Online vous permet de télécharger des solutions d'applications personnalisées susceptibles d'être exécutées au niveau de la collection de sites à l'aide d'un sous-ensemble de l'espace de noms Microsoft SharePoint. SharePoint Online prend en charge des solutions personnalisées développées avec Visual Studio 2010 et SharePoint Designer 2010.

Une fois que vous vous serez abonné à Office 365, que votre domaine sera configuré et que vos utilisateurs et groupes seront remplis, vous serez prêt à commencer à utiliser SharePoint Online. Vous retrouverez toutes les fonctionnalités connues de SharePoint, dont les bibliothèques de documents, les calendriers, les blogs, les Wikis, les groupes de discussion, etc.

Joshua Hoffman

Joshua Hoffmanest ancien éditeur en chef des TechNet Magazine*.*À présent auteur et consultant indépendant, il conseille ses clients sur la technologie et le marketing orienté public. M. Hoffman est également rédacteur en chef de ResearchAccess.com, un site consacré à faire croître la communauté de recherche du marché et à l'enrichir. Il vit à New York.

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