Gestion des rapports d’état dans Project Web App

Introduction à la gestion de rapports d’état

Les rapports d’état constituent une méthode simple pour communiquer des informations descriptives sur l’état de tâches spécifiques ou d’un projet complet. Les rapports d’état sont des descriptions narratives de l’état ou de l’avancement de tâches affectées, et ils vous permettent d’automatiser la demande et la réception d’informations d’état. Les responsables de projets peuvent envoyer aux membres d’équipe des demandes de rapports d’état et les membres d’équipe peuvent ensuite leur répondre en fournissant les informations demandées. Les membres d’équipe peuvent également commencer l’envoi de rapports d’état. Les responsables de projets peuvent configurer les rapports d’état afin de recevoir des envois individuels et un rapport d’état fusionné ou compilé qui consolide les réponses en une demande d’état unique. Vous pouvez gérer les rapports d’état, notamment les demandes de rapports d’état, dans la page Rapports d’état de Project Web App.

Le composant fonctionnel Rapports d’état dans Project Web App permet aux parties prenantes d’un projet d’envoyer des rapports d’état à toutes les personnes impliquées dans un projet (pour autant qu’elles soient également des utilisateurs de Project Web App) afin de fournir des informations sur l’état de leurs tâches. Lorsque vous configurez des rapports d’état, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Spécifier le titre d’un rapport d’état et la fréquence à laquelle il doit être envoyé.

• Identifier les membres d’équipe qui recevront la demande de rapport d’état et y répondront.

• Spécifier les informations que les membres d’équipe vont communiquer.

• Envoyer la demande.

Le tableau suivant répertorie les autorisations de Microsoft Project Server 2010 qui sont requises pour les utilisateurs de Microsoft Project Professional 2010 et de Microsoft Project Web App (PWA) pour travailler avec des rapports d’état.

Tableau 6 : Autorisations requises

Les rapports d’état sont généralement envoyés sur une base planifiée, récurrente. Par exemple, un responsable de projet pourrait souhaiter recevoir un rapport d’état hebdomadaire de chaque membre d’équipe affecté à des tâches dans un projet. Le formulaire de rapport d’état par défaut inclut des titres tels que Réussites majeures, Objectifs pour la prochaine période et Problèmes importants. Cependant, ceux-ci peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de rapports d’état de différentes organisations.

Vous pouvez effectuer les activités suivantes dans la page Rapports d’état :

• Demandes   Permet aux responsables de projets et aux parties prenantes d’un projet de créer un modèle de création de rapports et d’envoyer une demande d’état à des membres d’équipe pour communiquer l’avancement. Vous pouvez créer un nouveau rapport d’état pour votre équipe, modifier une demande de rapport d’état existante, supprimer une demande, afficher des réponses individuelles ou des réponses consolidées à des demandes.

• Réponses   Permet aux membres d’équipe de répondre à un rapport d’état envoyé par leur responsable de projet ou par un autre utilisateur de Project Web App.

• Envoyer un rapport non sollicité   Permet à toute partie prenante d’un projet de renvoyer une demande d’état ou définir et envoyer un rapport d’état à toute autre partie prenante sélectionnée d’un projet dans Project Web App. Les utilisateurs peuvent répondre aux demandes de rapports d’état à venir, ou créer et envoyer un rapport d’état non sollicité.

• Affichage d’une archive de rapports d’état envoyés   Vous permet d’afficher et de modifier des rapports d’état envoyés et non envoyés.

Par exemple, en tant que responsable de projet vous pourriez devoir créer un rapport hebdomadaire qui couvre l’avancement global d’un projet. En utilisant la fonction Demandes, vous pouvez définir un modèle de rapport d’état pour les membres d’équipe qui, lorsqu’il est complété, fournit des informations sur d’importantes activités pendant une période spécifiée. Vous pouvez configurer l’envoi automatique de demandes de rapports d’état à des membres de l’équipe, à intervalles définis. Les membres de l’équipe sont ensuite avertis sur leur page d’accueil de Project Web App de la présence du rapport d’état en attente qui nécessite une réponse. Les responsables de projets et les membres de l’équipe peuvent également utiliser le composant fonctionnel Alertes de tâches et Rappels de tâches pour personnaliser les notifications et rappels par courrier électronique. À l’aide du composant fonctionnel Réponses, les membres d’équipe peuvent remplir le rapport d’état et envoyer la réponse au responsable de projet. Vous pouvez regrouper les réponses, ce qui vous permet de vérifier le taux de réponse à une demande de rapports d’état, et vous pouvez ensuite fusionner les rapports d’état complétés et afficher les réponses consolidées des membres de l’équipe.

Les utilisateurs doivent obtenir les autorisations Modifier les réponses de rapport d’état ou Modifier les demandes de rapport d’étatProject Server de l’administrateur de Project Server pour envoyer des rapports d’état, afficher des rapports d’état, envoyer des rapports d’état non sollicités, et gérer des demandes de rapports d’état. Par défaut, seuls les membres des groupes de sécurité Project Server suivants ont les autorisations qui sont requises pour demander des rapports d’état et afficher des réponses groupées : direction, responsables de projet et responsables de ressources. Les utilisateurs Project Web App peuvent envoyer un rapport d’état en réponse à une demande d’état ou tout simplement à leur propre initiative.

Tenez compte des conseils suivants lors de la création de rapports d’état :

• Incluez un nom de service ou un nom de projet dans le titre du rapport d’état.

• Project Server 2010 génère automatiquement le premier rapport d’état à la date de début spécifiée dans les pages de configuration du rapport d’état, et génère par la suite des rapports d’état le premier jour de chaque période de rapport.

Demande et mise à jour de rapports d’état

Vous pouvez demander et mettre à jour des rapports d’état à l’aide de la page Rapports d’état dans Project Web App. Les rapports d’état sont des formulaires que les membres d’équipe utilisent pour fournir des informations spécifiées sur l’état actuel de leur travail. Contrairement aux mises à jour de tâches, les rapports d’état ne sont pas associés à un projet, ne contiennent pas d’informations sur un projet (sauf si elles sont ajoutées au texte du rapport d’état proprement dit), et ne peuvent pas être utilisés pour mettre à jour une planification de projet. Les rapports d’état peuvent être utilisés pour fournir des informations détaillées sur des réalisations, des objectifs, des problèmes et autres facteurs qui affectent le travail d’un membre d’équipe. Lorsque vous créez une demande de rapport d’état, vous devez définir les sections qu’il contient, qui doit y répondre et à quelle fréquence il est envoyé et obtient une réponse.

Lorsque vous demandez un rapport d’état, une notification apparaît dans les pages Accueil et Rapports d’état dans Project Web App. L’utilisateur peut répondre à la demande de rapport d’état en sélectionnant ce rapport dans l’une ou l’autre de ces deux pages. Les membres de l’équipe peuvent envoyer des rapports d’état non sollicités sur toute rubrique dans la section Réponses en utilisant l’option Soumettre un rapport non sollicité. Cela affiche une page dans laquelle un membre de l’équipe peut créer un rapport d’état et l’envoyer à l’utilisateur Project Web App approprié.

Pour demander un rapport d’état

1. Dans la page d’accueil de Project Web App, dans la barre de lancement rapide, dans la section Ressources, cliquez sur Rapports d’état.

2. Dans la page Rapports d’état, dans la section Demandes, cliquez sur Nouveau, puis sur Nouvelle demande.

3. Dans la section Titre du rapport, dans la zone Titre, spécifiez le nom du nouveau rapport d’état.

4. Dans la section Fréquence, spécifiez la fréquence à laquelle le rapport d’état doit être envoyé et le jour de la semaine, le mois et l’année d’échéance du rapport d’état.

5. Dans la section Date du début, dans la zone Début, spécifiez la date de début de la période que le rapport d’état va couvrir.

6. Dans la section Ressources, dans la liste Ressources disponibles, sélectionnez les ressources qui doivent répondre à la demande de rapport d’état.

   Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter les ressources à la liste Ressources devant répondre.

   Les ressources sélectionnées apparaissent dans la liste Ressources devant répondre.

7. Pour retirer une ressource de la liste Ressources devant répondre et la faire revenir dans la liste Ressources disponibles, mettez en surbrillance le nom de ressource, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

8. Pour créer les sections Rapports d’état, cliquez sur le bouton Insérer une section et indiquez les rubriques que vous souhaitez que vos ressources communiquent en spécifiant un titre et une brève description pour chaque section du rapport d’état. Par défaut, trois titres sont répertoriés : Réussites majeures, Objectifs pour la prochaine période et Problèmes importants. Vous pouvez supprimer ces lignes, changer le nom et inclure une description.

   Fournissez les informations suivantes :

   • Dans la colonne Nom, spécifiez les noms des sections du rapport d’état, par exemple, Nouvelle section d’informations.

   • Dans la colonne Description, fournissez un texte descriptif que vous souhaitez apporter, par exemple, Veuiller entrer des informations supplémentaires sur le projet.

   • Cliquez sur Insérer une section pour insérer une ligne en bas de la liste.

   • Cliquez sur Supprimer la section pour supprimer la ligne sélectionnée.

9. Pour envoyer la demande de rapport d’état aux membres d’équipe sélectionnés, cliquez sur le bouton Envoyer. Utilisez le bouton Annuler pour quitter la création du rapport d’état, en sachant que tout le travail précédent sur cette demande de rapport d’état ne sera pas sauvegardé.

   Le nouveau rapport d’état est disponible dans la page Rapports d’état dans la section Demandes.

Pour modifier une demande de rapports d’état

1. Dans la page Rapports d’état dans Project Web App, dans la section Demandes, sélectionnez la ligne où figure le nom du rapport d’état que vous souhaitez modifier. Cliquez sur le bouton Modifier la demande.

2. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Envoyer pour envoyer le rapport d’état aux personnes identifiées dans la liste Ressources devant répondre.

Affichage des rapports d’état

Vous pouvez afficher les réponses de rapports d’état d’un membre d’équipe individuel sous la forme d’un rapport d’état de groupe et les rapports d’état que vous n’avez pas demandés. Vous pouvez utiliser la fonction Regrouper les rapports fusionnés par pour afficher des réponses consolidées à une demande de rapports d’état par nom de ressource ou date de réponse. Une notification apparaît également dans la page d’accueil dans Project Web App si vous avez demandé un rapport d’état.

Le bouton Afficher les réponses montre les personnes qui ont répondu à la demande de rapport d’état, regroupées par période de création de rapport. Des icônes indiquent si un rapport a été envoyé, et s’il a été fusionné dans un rapport consolidé.

Divers rapports sont créés lorsque des rapports d’état non sollicités sont envoyés ou lorsqu’un membre d’équipe hors projet a été copié sur un rapport d’état demandé. Vous pouvez accéder à ces rapports par la page Rapports d’état dans la section Réponses, en sélectionnant Rapports d’état : Divers dans la liste déroulante Atteindre.

Les réponses peuvent être exportées dans Word sur la page Réponses de rapports d’état ou Excel dans la liste déroulante Action de la section Demandes dans la page Rapport d’état.

Pour afficher des réponses de rapports d’état

1. Dans la page Rapports d’état dans Project Web App, cliquez sur le nom du rapport dans la section Demandes.

2. Dans la page Afficher les réponses, mettez en surbrillance toutes les réponses de ressources que vous souhaitez afficher dans le fichier fusionné, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

3. La page Réponses de rapports d’état affiche les réponses fusionnées ou individuellement, selon le mode d’affichage choisi. Sélectionnez la commande Exporter vers Microsoft Word pour extraire les réponses dans Project Web App et les transférer dans Word.

   • Pour afficher les détails pour un utilisateur de Project Web App unique, sélectionnez l’utilisateur, puis cliquez sur Ouvrir.

   • Pour fusionner les détails d’un utilisateur Project Web App spécifique dans un rapport d’état consolidé, sélectionnez l’utilisateur, puis cliquez sur Fusionner.

   Notes

   Les réponses de rapport d’état en attente sont également répertoriées dans votre page d’accueil de Project Web App immédiatement après votre connexion.

Affichage de l’archive de rapports d’état

L’archive de rapports d’état contient tous les rapports d’état envoyés ou reçus par l’utilisateur actuel. Cette archive permet d’accéder à ces rapports pour les afficher et les mettre à jour. Il est possible d’ajouter du texte à chaque section de rubrique en spécifiant toute mise à jour dans les commentaires d’origine. Le bouton Envoyer renvoie le rapport d’état sélectionné dans l’archive de rapports d’état.

Pour afficher l'archive de rapports d’état

1. Dans la page Rapport d’état, dans la section Réponses, sélectionnez Rapports d’état : Archive dans la liste déroulante Atteindre.

2. Pour afficher un rapport d’état spécifique dans l’archive de rapports d’état, cliquez sur le nom du rapport dans la colonne Rapport. Après la sélection d’un rapport, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :

   • Ajouter des informations au rapport d’état.

   • Ajouter une section au rapport.

     L’affichage de mise à jour s’ouvre avec une nouvelle section dans laquelle vous pouvez taper des informations de rapport d’état mises à jour. Pour ajouter une section au rapport d’état mis à jour, cliquez sur le bouton Cliquez ici pour ajouter une section. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le rapport d’état mis à jour dans l’archive de rapports d’état. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le rapport d’état à l’utilisateur de Project Web App identifié dans le champ À.

   • Pour revenir à la page Rapport d’état, sélectionnez le lien Rapport d’état dans la section Ressources de la colonne de navigation gauche de Project Web App.

Autres chapitres

Pour plus d’informations, voir les autres chapitres de ce guide :

• Navigation dans Project Web App

• Gestion de projets dans Project Web App

• Gestion des ressources dans Project Web App

• Gestion des mises à jour de tâches dans Project Web App

• Gestion des problèmes, des risques et des documents dans Project Web App

• Configuration des notifications et rappels par courrier électronique dans Project Web App

See Also

Concepts

Guide du responsable de projet Microsoft Project Server 2010 pour Project Web App