Dossiers publics dans Microsoft 365, Office 365 et Exchange Online

Les dossiers publics sont conçus pour assurer un accès partagé et offrir une manière simple et efficace de collecter, d'organiser et de partager des informations avec d'autres personnes de votre groupe de travail ou de votre organisation. Les dossiers publics aident à organiser un contenu sous la forme d'une hiérarchie profonde, facile à parcourir. Les utilisateurs peuvent voir la hiérarchie complète dans Outlook, ce qui leur permet de parcourir aisément le contenu qui les intéresse.

Les dossiers publics peuvent également servir de méthode d'archivage pour des groupes de distribution. Lorsque vous activez la messagerie unifiée pour un dossier public et ajoutez ce dernier comme membre du groupe de distribution, le courrier envoyé au groupe est automatiquement ajouté au dossier public pour référence ultérieure.

Les dossiers publics ne sont pas conçus aux fins suivantes :

• Archivage de données. Les utilisateurs qui ont des limites de boîtes aux lettres utilisent parfois des dossiers publics au lieu de boîtes aux lettres pour archiver des données. Cette pratique est déconseillée, car elle affecte le stockage dans les dossiers publics et va à l'encontre de l'objectif des limites de boîtes aux lettres. Au lieu de cela, nous vous recommandons d'utiliser In-Place Archiving comme solution d'archivage.

• Collaboration et partage de documents. Les dossiers publics n'intègrent pas de fonction de contrôle de version ou d'autres fonctions de gestion des documents, telles que la fonctionnalité d'archivage et d'extraction contrôlée, et les notifications automatiques de modification du contenu. Au lieu de cela, nous vous recommandons d'utiliser SharePoint Online comme solution de partage de documentation.

Pour plus d’informations sur les dossiers publics et d’autres méthodes de collaboration dans Microsoft 365, Office 365 et Exchange Online, consultez Collaboration dans Exchange Online.

Pour plus d’informations sur les quotas de dossiers publics dans Microsoft 365, Office 365 et Exchange Online, consultez les articles de description du service Partage et collaboration et limites Exchange Online.

Pour obtenir la liste des tâches de gestion des dossiers publics, consultez Procédures de dossier public dans Microsoft 365, Office 365 et Exchange Online.

Pour plus d’informations sur les limites des dossiers publics dans Microsoft 365, Office 365 et Exchange Online, consultez limites Exchange Online.

Vous recherchez la version Exchange Server de cet article ? Consultez Dossiers publics dans Microsoft 365, Office 365 et Exchange Online.

Architecture des dossiers publics

L'architecture de dossiers publics utilise des boîtes aux lettres spécialement conçues pour stocker tant la hiérarchie et que le contenu des dossiers publics. Les principaux composants architecturaux des dossiers publics sont les boîtes aux lettres de dossiers publics.

Boîtes aux lettres de dossiers publics

Il existe deux types de boîtes aux lettres de dossiers publics : la boîte aux lettres de hiérarchie principale et la boîte aux lettres de hiérarchie secondaire. Les deux types de boîtes aux lettres peuvent accueillir du contenu :

• Boîte aux lettres de la hiérarchie primaire : la boîte aux lettres de hiérarchie principale est la seule copie accessible en écriture de la hiérarchie des dossiers publics. La hiérarchie de dossiers publics est copiée dans toutes les autres boîtes aux lettres de dossiers publics, mais ces dernières sont des copies en lecture seule.

• Boîtes aux lettres de hiérarchie secondaire : les boîtes aux lettres de hiérarchie secondaire contiennent également du contenu de dossier public et une copie en lecture seule de la hiérarchie de dossiers publics.

Vous pouvez gérer les boîtes aux lettres de dossiers publics de deux manières :

• Dans le Centre d’administration Exchange (EAC), accédez à Dossiers> publicsBoîtes aux lettres de dossiers publics.

• Dans Exchange Online PowerShell, utilisez l’ensemble d’applets de commande *-Mailbox.

Hiérarchie de dossiers publics

La hiérarchie de dossiers publics contient les propriétés des dossiers et des informations d'organisation, dont l'arborescence. Chaque boîte aux lettres de dossiers publics contient une copie de la hiérarchie de dossiers publics. Il n'existe qu'une seule copie accessible en écriture de la hiérarchie, à savoir la boîte aux lettres de dossiers publics principale. Pour un dossier spécifique, les informations de hiérarchie sont utilisées pour identifier les éléments suivants :

• Autorisations sur le dossier

• Place du dossier dans l'arborescence de dossiers publics (avec ses dossiers parents et enfants)

Synchronisation de hiérarchie

Le processus de synchronisation de la hiérarchie de dossiers publics utilise la synchronisation des modifications incrémentielle (ICS), qui fournit un mécanisme pour surveiller et synchroniser les modifications apportées à une hiérarchie ou à un contenu de magasin Exchange. Les modifications incluent la création, la modification et la suppression de dossiers et de messages. Lorsque les utilisateurs sont connectés aux boîtes aux lettres de contenu et utilisent, la synchronisation se produit toutes les 15 minutes. Si aucun utilisateur n’est connecté à la boîte aux lettres de contenu, la synchronisation est déclenchée moins souvent (toutes les 24 heures). Si une opération d’écriture telle que la création d’un dossier est effectuée sur la hiérarchie principale, la synchronisation est déclenchée immédiatement (de manière synchrone) dans la boîte aux lettres de contenu.

Pour plus d’informations, consultez Mettre à jour la hiérarchie des dossiers publics.

Contenu de dossier public

Le contenu de dossier public peut inclure des messages électroniques, des publications, des documents et des formulaires électroniques. Le contenu est stocké dans la boîte aux lettres de dossiers publics, mais n'est pas répliqué sur plusieurs boîtes aux lettres de dossiers publics. Tous les utilisateurs accèdent à la même boîte aux lettres de dossiers publics pour le même contenu. Bien qu’une recherche en texte intégral du contenu des dossiers publics soit disponible, le contenu des dossiers publics ne peut pas faire l’objet d’une recherche dans les dossiers publics (sauf lors de l’utilisation de l’outil eDiscovery de recherche de contenu dans le portail de conformité Microsoft Purview) et le contenu n’est pas indexé par Recherche Exchange.

Considérations

Bien qu’il existe de nombreux avantages à utiliser des dossiers publics dans Microsoft 365, Office 365 et Exchange Online, il existe quelques éléments à prendre en compte avant de les implémenter dans votre organisation :

• Outlook sur le web est pris en charge, mais dans certaines limites. Vous pouvez ajouter et supprimer des dossiers publics favoris, ainsi qu'effectuer des opérations au niveau élément, telles que la création, la modification et la suppression de publications, et la réponse à des publications. En revanche, vous ne pouvez pas créer ou supprimer des dossiers publics dans Outlook sur le web.

• Si une recherche en texte intégral de contenu de dossier public est possible, il n'est pas possible d'effectuer une recherche dans le contenu de plusieurs dossiers publics, et le contenu n'est pas indexé par Exchange Search.

• Vous devez utiliser Exchange Online client Outlook pris en charge ou une version ultérieure pour accéder aux dossiers publics dans Microsoft 365, Office 365 et Exchange Online.

Migration de dossiers publics vers Microsoft 365 ou Office 365 et Exchange Online

Lorsque vous migrez vos dossiers publics, vous utilisez un processus appelé « migration de dossiers publics par lots ». La migration de dossiers publics par lots (ou simplement la migration par lots) crée une demande de migration de boîtes aux lettres pour chaque boîte aux lettres de dossier public existant dans Exchange Online. L'utilisation de plusieurs demandes signifie que le processus de migration se réalise beaucoup plus rapidement, car il peut utiliser de manière plus efficace la bande passante disponible. Ce processus est également plus fiable, car il permet de réduire la probabilité d'un goulot d'étranglement ou d'une défaillance unique affectant la migration dans son intégralité.

Bien que les migrations par lots doivent être démarrées à l’aide de l’applet de commande New-MigrationBatch dans Exchange Online PowerShell, la progression et la fin de la migration peuvent être consultées et gérées dans le CAE. Étant donné que la cmdlet New-MigrationBatch lance une demande de migration de boîte aux lettres pour chaque boîte aux lettres de dossiers publics, vous pouvez consulter l'état de ces demandes à l'aide de la page de migration de boîte aux lettres. Vous pouvez accéder à la page de migration de boîte aux lettres et créer des rapports de migration qui peuvent vous être envoyé par courrier électronique, en ouvrant le Centre d’administration Exchange dans Exchange Online et en accédant àMigration de boîtes aux lettres>.

Pour utiliser la migration par lots pour migrer vos dossiers publics vers Exchange Online, votre serveur Exchange hérité doit répondre aux exigences répertoriées dans la liste suivante. Si c’est le cas et que vous êtes prêt à démarrer, consultez Utiliser la migration par lots pour migrer des dossiers publics hérités vers Microsoft 365 ou Office 365 et Exchange Online.

Exchange prend en charge le déplacement de vos dossiers publics vers Microsoft 365 ou Office 365 et Exchange Online à partir des versions héritées suivantes de Exchange Server :

• Exchange Server 2010 SP3 RU8 ou version ultérieure

Consultez Utiliser la migration par lots pour migrer Exchange Server dossiers publics vers Exchange Online pour migrer vos dossiers publics Exchange Server.

Nous vous recommandons d’utiliser la migration par lots au lieu de la fonctionnalité d’exportation PST d’Outlook pour migrer des dossiers publics vers Microsoft 365 ou Office 365 et Exchange Online. La croissance de la boîte aux lettres de dossiers publics microsoft 365 et Office 365 est gérée à l’aide d’une fonctionnalité de fractionnement automatique qui fractionne la boîte aux lettres de dossiers publics lorsqu’elle dépasse les quotas de taille. Le fractionnement automatique ne peut pas gérer la croissance soudaine des boîtes aux lettres de dossiers publics lorsque vous utilisez l’exportation PST pour migrer vos dossiers publics et que vous devrez peut-être attendre jusqu’à deux semaines pour le fractionnement automatique pour déplacer les données de la boîte aux lettres principale. Nous fournissons des instructions de migration par lots dans Utiliser la migration par lots pour migrer des dossiers publics hérités vers Microsoft 365 ou Office 365 et Exchange Online et Utiliser la migration par lots pour migrer Exchange Server dossiers publics vers Exchange Online. Toutefois, si vous avez choisi d’effectuer une migration PST et que vous avez rencontré un problème où la boîte aux lettres principale est pleine, vous avez deux options pour récupérer la migration PST :

1. Attendez que la fonctionnalité de fractionnement automatique ait déplacé les données de la boîte aux lettres principale. Cela peut prendre jusqu'à deux semaines. Toutefois, tous les dossiers publics d'une boîte aux lettres de dossiers publics complètement pleine ne seront pas en mesure de recevoir de nouveaux contenus tant que le fractionnement automatique n'est pas terminé.

2. Créez une boîte aux lettres de dossiers publics , puis utilisez l’applet de commande New-PublicFolder avec le paramètre Mailbox pour créer les dossiers publics restants dans la boîte aux lettres de dossiers publics secondaire. Cet exemple crée un dossier public nommé PF201 dans la boîte aux lettres de dossiers publics secondaire.

   New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx